Kaizen ngày nay đã xuất hiện trong cộng đồ kinh doanh Việt Nam và gây tò mò với nhiều người. Vậy Kaizen là gì? Điều gì đã khiến Kaizen được áp dụng nhiều và có cách nào áp dụng Kaizen hay không?

Gần đây đã xuất hiện thêm một thuật ngữ khá lạ lẫm đối với thị trường Việt Nam là Kaizen. Tuy vậy, khái niệm này đã phổ biến và được áp dụng khá nhiều ở các nước phát triển khác. Vậy thì, Kaizen là gì?  Điều gì đã khiến nó trở nên phổ biến và liệu ta có thể hiểu về nó như thế nào đây? Bài viết hôm nay sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về Kaizen.

I. Tìm hiểu về Kaizen

1. Kaizen là gì?

Ta sẽ bắt đầu với khái niệm Kaizen là gì? Kaizen là một từ tiếng Nhật, được ghép bởi hai từ ‘kai’ (thay đổi) và zen (tốt lên). Thực ra, trả lời cơ bản cho câu hỏi Kaizen là gì cũng khá đơn giản khi Kaizen trong tiếng Nhật và Cải tiến trong tiếng Việt phát âm không khác nhau mấy. Nói chung, Kaizen là một thuật ngữ kinh tế của Nhật Bản, được dùng để chỉ khái niệm cải tiến, thay đổi và phát triển liên tục trong công việc của kinh tế hay doanh nghiệp. Nhưng Kaizen cũng được dùng để chỉ cho con người, ý bảo con người nên luôn luôn kaizen, luôn luôn cải tiến để bắt kịp với nhịp sống của xã hội và khai thác tốt bản thân.

Kaizen là gì?

Kaizen là gì?

2. Phương pháp Kaizen là gì?

Sau khi tìm hiểu được Kaizen là gì, ta nên xét đến phương pháp của nó. Giống như bất cứ phương pháp nào, nó đều có mục đích là quản lý mọi việc tốt hơn và hợp lý hơn. Tuy đã xuất hiện và phổ biến từ thế chiến thứ II, Phương pháp Kaizen vẫn luôn được ưa chuộng và áp dụng bởi lợi ích và hiệu quả của nó:

  • Bước 1: Tiêu chuẩn hóa: Ta nên đặt ra một tiêu chuẩn chung cho cả một tập thể và lặp đi lặp lại tiêu chuẩn này để mọi người có thể làm quen và thích ứng với những ngưỡng tiêu chuẩn này.
  • Bước 2: Đo lường: Chúng ta sẽ tiến hành xem xét xem liệu mô hình này có hiệu quả hay không? Những số liệu đo lường này thường được thu thập qua số lượng, thời gian, số giờ yêu cầu,...
  • Bước 3: So sánh: Sau khi ta có được những số liệu đo lường cụ thể này, ta có thể so sánh được với những yêu cầu ban đầu được đặt ra và liệu những tiêu chuẩn vừa được đặt ra này có phù hợp hay không? Liệu có đáng để kỳ vọng hay có sai xót ở đâu không.
  • Bước 4: Cái tiến: Nếu những tiêu chuẩn đã có được yêu cầu, ta có thể tạm dừng ở bước thứ 3. Nhưng nếu không, ta sẽ buộc phải chỉnh sửa những điều không phù hợp hay tìm cách để có thể hiệu quả hơn, đáp ứng được những nhu cầu đặt ra ban đầu.
  • Bước 5: Tiêu chuẩn hóa: Những nhà quản trị doanh nghiệp sẽ lại tiếp tục áp dụng những tiêu chuẩn đã qua bước cải tiến để phù hợp hơn vào trong doanh nghiệp.
  • Bước 6: Lặp lại: Khi đã đến bước số 5, điều này có thể được lặp đi lặp lại và trở thành một chu kỳ trong công ty. 

Những phương pháp Kaizen này sẽ giúp công ty tìm ra được những thiếu xót, những hạn chế của những tiêu chuẩn mình đã và đang áp dụng cho công ty. Từ đó có thể sửa chữa những lỗi còn thiếu xót, sai lầm, đồng thời phát triển những điểm tốt, những lợi ích. Hơn nữa, việc áp dụng Kaizen liên tục có thể giúp các CEO có thể áp dụng được những xu hướng mới vào trong công ty của mình. Tuy nhiên, những Kaizen này rất phức tạp vì không dễ để có thể thay đổi một tiêu chuẩn đã được chấp nhận từ trước. Nhưng nếu Kaizen này áp dụng thành công thì tiềm năng phát triển là rất lớn cho những doanh nghiệp này.

3. Kaizen 5s là gì?

Khi đã hiểu Kaizen là gì, những phương pháp của Kaizen thì ta sẽ tiếp tục tìm hiểu thêm một khái niệm nữa là Kaizen 5S. 5S này bao gồm năm từ của Nhật được bắt đầu bằng S: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke. Nhiều người khi đọc đến đây đều không hiểu nó là gì. Nhưng Seiri chính là sàng lọc, việc này chính là chọn ra những điều sai, những thiếu xót, đồng thời nhận thấy những tiềm năng, những hiệu quả của Kaizen. Seiton là sắp xếp, tiếp sau khi đã sàng lọc được thì ta phải sắp xếp lại những điều này theo một trật tự nhất định để ta có thể biết bắt đầu từ đâu và như thế nào. Seiso là sạch sẽ, việc giữ môi trường làm việc luôn sạch sẽ thoáng mát sẽ làm con người thoải mái đồng thời thuận tiện cho việc xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp rất nhiều. Seiketsu là săn sóc, ta nên tiếp tục giữ cho 3S đầu được xảy ra và duy trì trong một thời gian dài để có thể đạt được những hiệu quả tốt nhất. Cuối cùng là sẵn sàng, luôn trau dồi bản thân và cải thiện nề nếp, tác phong để có thể lôi kéo những người khác tham gia và làm theo.

Kaizen 5S là một công cu để quản lý tốt môi trường làm việc

Kaizen 5S là một công cu để quản lý tốt môi trường làm việc

Những điều trên sẽ giúp bạn thấy rằng Kaizen 5S là một cơ chế giúp cho duy trì hoạt động của Kaizen luôn xảy ra liên tục và đạt được những kết quả tốt nhất dựa trên việc không ngừng thay đổi, không ngừng tiếp thu và không ngừng phát triển. Việc Kaizen có hiệu quả hay không phụ thuộc rất nhiều vào việc bạn có duy trì được Kaizen 5S không nên điều này rất là quan trọng và tối ưu trong công việc của bạn. 

II. Ưu điểm và nhược điểm của Kaizen là gì?

1. Ưu điểm của Kaizen

  • Kaizen là một phương pháp mà trong đó sự thay đổi luôn diễn ra một cách đều đặn và có kế hoạch rõ ràng, vì vậy cũng có một cách tiếp cận đơn giản hơn so với những cách làm mới và cũng sẽ không gây ra sự phản kháng hay kích động từ nhân viên.

  • Việc áp dụng Kaizen khuyến khích mọi người xem xét và nhận ra được những sai lầm và có thể có những phương pháp hiệu quả hơn,

  • Tần suất kiểm tra và quản lý sẽ giảm, vì lỗi đã được tối ưu hóa và chỉnh sửa thường xuyên

  • Giúp tăng tinh thần làm việc nhóm khi nhân viên có thể thoải mái suy nghĩ và hợp tác với nhau

  • Tinh thần làm việc của từng cá nhân trong tổ chức cũng sẽ trở nên cao hơn khi được coi trọng và có mục đích.

  • Chăm sóc khách hàng tốt hơn khi mọi người đã hiểu được yêu cầu cũng như thách thức của khách hàng.

  • Sẽ có những phần mềm được đưa ra để hỗ trợ cho những chương trình quản lý như thế này.

2. Nhược điểm Kaizen

  • Phương pháp này không phù hợp với các công ty theo chủ nghĩa lãnh thổ và khép kín giao tiếp, nếu muốn sử dụng Kaizen thì họ sẽ cần một thời gian dài để thay đổi văn hóa.

  • Kaizen là một phương pháp dài hạn, những kế hoạch theo hướng Kaizen nhưng ngắn hạn là một trong những sự nông cạn, thiếu hiểu biết, nên nó sẽ vừa không hiệu quả lại gây ra tốn thời gian và tiền bạc.

3. Ví dụ Kaizen ngoài đời thật

Sau khi thể hiện được những sự trỗi dậy to lớn từ Nhật Bản, Kaizen đã được nhiều nơi học tập và làm theo để có thể tạo ra những thứ tương tự. Ví dụ ta có thể thấy:

Lockheed Martin: Đây là một trong những nơi đề xuất suất sử dụng Kaizen sớm nhất. Nó đã thể hiện rằng Kaizen tiết kiệm được chi phí, giảm hàng tồn và giảm cả thời gian giao hàng.

Công ty Ford Motor: Khi Ally Mullaly - một tín đồ của sự sạch sẽ đã trở thành CEO của công ty vào năm 2006, gã đã áp dụng quy trình và vực dậy công ty của Ford và biến nó trở thành một huyền thoại vực dậy trong lịch sử.

Hãng phim Pixar: Đã thực hiện mô hình cải cách Kaizen một cách hợp lý và hiện nay trở thành một trong những xưởng phim hoạt hình lớn và gây được ảnh hưởng lớn trong giới hoạt hình.

III. Doanh nghiệp có nên áp dụng Kaizen không?

Nhật Bản luôn được biết đến như một quốc gia kiên cường và có những tiến bộ kỹ thuật cũng như vực dậy sau thế chiến thứ II một cách thần kỳ. Rất nhiều nước phát triển trên thế giới đều phải khâm phục và dè chừng trước một tinh thần bất khuất như Nhật Bản. Và rõ ràng để có thể làm được điều đó, Nhật Bản đã tự đúc kết và sáng tạo ra cho mình những phương pháp làm việc vô cùng chuyên nghiệp và có hiệu quả như phương pháp Ikigai hay điều ta đang nói đến là Kaizen. Vì vậy việc học tập và phát triển những phương pháp này là một điều cần thiết. Những lợi ích được đem lại bởi những phương pháp này đã chứng minh cho người ta thấy được tiềm năng của Kaizen:

  • Sử dụng phương pháp Kaizen sẽ có thể giải quyết được vấn đề về vấn đề tồn dư hàng hóa. Vấn đề này luôn là một sự việc được quan tâm và xem xét giải quyết nhất vì điều này không những không đem lại lợi nhuận cho công ty mà còn khiến công ty bị lỗ. Nhưng Kaizen sẽ xử lý được vấn đề này, đồng thời giảm thời gian vận chuyển và chi phí.

  • Là một phương pháp tạo cho những nhà quản trị, nhân viên trong một tập thể có động lực để có thể cải tiến, nâng cao quá trình sản xuất kinh doanh và gây ra những đột biến mới.

  • Giúp cho doanh nghiệp được liên kết với nhau chặt chẽ hơn và giúp cho doanh nghiệp cùng nhân viên học được cách tiết kiệm thời gian và tài nguyên, đồng thời tối ưu hóa được những việc làm nhưng vẫn đem lại hiệu quả tốt nhất.

  • Một lợi ích nữa là có thể xây dựng văn hóa doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp, năng động hơn mà vẫn xây dựng được hình ảnh của công ty, doanh nghiệp trên thị trường.

Những điều này tuy chỉ là một phần nhỏ lợi ích Kaizen đem lại, nhưng đã cho ta thấy được khả năng của Kaizen nếu được áp dụng tốt và đúng hướng. Nhưng để áp dụng thì cũng rất khó khăn khi áp dụng phương pháp này đồng nghĩa với việc thay đổi suy nghĩ của công nhân viên, loại bỏ được những định kiến của cấp trên và thay đổi môi trường làm việc được cho chính mình và cả công ty.

IV. Phương pháp Kaizen: Hệ thống sản xuất của Toyota.

Toyota là một công ty ô tô đã có truyền thống từ lâu tại Nhật bản và trở thành một trong những công ty hàng đầu và có giá trị cao nhất thế giới. Vậy điều gì đã khiến Toyota có thể làm được điều này khi chỉ là một công ty sinh sau đẻ muộn từ một quốc gia bại trận thảm hại trong thế chiến thứ II? Chính là Toyota đã áp dụng phương pháp Kaizen từ rất sớm, bên cạnh việc thay đổi liên tục thì Toyota còn cho phép nhân viên của mình được phát biểu ý kiến và góp ý vào trong quá trình làm việc của nhà máy mà không bị cấm cản từ cấp trên. 

Kaizen luôn là một phương pháp dài hạn và tạo ra những đột phá lớn

Kaizen luôn là một phương pháp dài hạn và tạo ra những đột phá lớn

Chuyện kể là hồi xưa những công ty nước ngoài đã sang và đi vào trong nhà máy của Toyota để tìm hiểu tại sao Toyota có thể sản xuất với một năng suất cao và rất hiệu quả trong khi vẫn tối ưu được chất lượng sản phẩm cũng như tài nguyên sản xuất. Công ty của họ cũng cho sản xuất với số lượng và năng suất lớn nhưng thường sẽ phát hiện lỗi ngay bước cuối cùng, khi mọi thứ đã gần hoàn thiện và sắp đưa ra thị trường. Điều này khiến họ tốn rất nhiều tài nguyên, thời gian, chi phí đồng thời làm giảm năng suất làm việc khi họ cứ phải liên tục sửa lại những sản phẩm đã sản xuất để bảo đảm chất lượng. Và họ đã rất bất ngờ khi được chứng kiến mô hình làm việc của Toyota. Họ đã thấy có một nhân viên, người mà chỉ là người đứng cạnh và sản xuất máy móc cũng có thể cho dừng toàn bộ hệ thống sản xuất mà không cần thông qua lệnh cấp trên. Nhân viên đó sau đó cũng có quyền đi thẳng lên phòng cấp trên để đưa ra những lỗi này và những ý kiến sửa chữa mà không cần phải dè chừng gì cấp trên. Điều này đi ngược lại với Logic thông thường hồi đó khi Logic thông thường là nhân viên chỉ có thể làm theo lệnh cấp trên hoặc quản lý, và hoàn toàn không có quyền cho dừng hệ thống nếu chưa có được sự cho phép của một người cấp cao hơn. Bên cạnh đó, những nhân viên này cũng sẽ được khen thưởng và được khuyến khích tiếp tục tìm ra những lỗ hổng và lỗi sai để có thể kịp thời sửa chữa  và cải tiến để có thể hoạt động hiệu quả hơn. 

Điều chính ở đây là Toyota đã áp dụng tốt phương pháp Kaizen, cho phép những nhân viên được nói lên cái nhìn của bản thân và cũng tạo môi trường làm việc thoải mái và kích thích được sự sáng tạo của nhân viên. Hơn nữa, Toyota cũng không ngại sai mà liên tục thay đổi, liên tục cải tiến để có thể đưa ra những mô hình công việc hiệu quả nhất và tốt nhất để có thể đưa ra những cách làm tối ưu nhất, đồng thời làm tới đâu chắc tới đó cũng giúp rất nhiều cho Toyota.

Kaizen có thể là một phương pháp khó để thực hiện khi bạn buộc phải thay đổi cách tiếp cận của nhân viên đối với công việc, đồng thời việc áp dụng những phương pháp mới hay những thay đổi cũng có thể khiến nhân viên cảm thấy mệt mỏi. Nhưng hãy thay đổi từ từ và chậm rãi, rồi bạn sẽ thấy được tiềm năng to lớn của Kaizen.

V. Từ khái niệm Kaizen là gì đến hoạt động quản trị sản xuất

Cho dù doanh nghiệp hay các nhà quản trị kinh doanh và các ban quản trị có cho công ty tiếp cận Kaizen theo phương pháp nào đi chăng nữa thì hoạt động quản trị sản xuất trong doanh nghiệp cũng sẽ đóng góp trong thay đổi không chỉ về phương thức sản xuất mà còn cả mối quan hệ giữa người với người và cả công ty cùng với những công ty ngoài.

Tăng cường tinh thần đồng đội: Phương thức làm việc nhóm luôn là một phần quan trọng trong bất cứ một phương pháp nào, mà đặc biệt là Kaizen. Những nhóm làm việc theo hướng cải tiến của Kaizen sẽ là kết hợp của các phòng ban với nhau vì những Kaizen bao giờ cũng tác động lên cả công ty chứ không phải chỉ là một bộ phận nhỏ. Vậy nên việc làm việc cùng nhau không chỉ liên kết được các phòng ban này lại với nhau, mà còn có thể cùng nhau phát hiện ra những bất lợi, lỗi sai hay những hậu quả nếu áp dụng sai, đồng thời đưa ra những ý kiến có giá trị và hiệu quả hơn. Một tổ chức hoạt động nhịp nhàng và phối hợp tốt với nhau sẽ giúp công ty phát triển nhanh và áp dụng tốt được phương pháp Kaizen.

Toyota là một trong những doanh nghiệp đã tạo nên thành công nhờ Kaizen

Toyota là một trong những doanh nghiệp đã tạo nên thành công nhờ Kaizen

Cải thiện kỹ năng lãnh đạo: Những đội nhóm này đều cần phải có một người đứng ra quản lý, chịu trách nhiệm điều phối, tổ chức và thực hiện các giai đoạn trong Kaizen. Những người này đều phải có những cái nhìn bao quát, nắm bắt tốt được kĩ năng của từng người để có thể xếp họ vào đúng vị trí để họ có thể hỗ trợ điểm mạnh điểm yếu lẫn nhau đồng thời khai thác tốt tiềm năng của một người nhân viên. Những người này cũng thường là người có ý tưởng và quản lý nhân sự tốt.

Hiệu quả sản xuất được cải thiện: Những hiệu quả có thể được nâng cao thông qua những thay đổi nhỏ nhất. Nên khuyến khích và cho phép những nhân viên trên dây chuyền lắp ráp loại bỏ đi những gì không cần thiết hay quá mang tính thủ tục. Kaizen luôn yêu cầu sự thay đổi ngay, cải tiến ngang chứ không phải chờ một thời gian mặc kệ lãng phí chỉ để chờ được thông qua hay cho phép.

Cải thiện các quy định có sẵn: Những tập thể luôn có những quy tắc, luật lệ riêng. Những quy định này cũng nên được thay đổi và cập nhật thường xuyên để có thể phù hợp với những giai đoạn trong Kaizen. Điều này sẽ khắc phục được nhiều mặt và phù hợp hơn cho công việc phát triển và cải tiến công ty.

Cải thiện sự hài lòng của nhân viên: Chúng ta phải làm sao để có thể làm hài lòng được nhân viên của mình. Một công ty không thể là một công ty nếu thiếu đi những thành phần nhỏ như vậy. Việc nhân viên có thoải mái và chấp nhận làm việc hay không ảnh hưởng rất lớn đến quá trình sản xuất vì họ là người trực tiếp thi hành. Có hài lòng họ mới thoải mái để làm việc và cống hiến được cho công ty.

Cải thiện tính an toàn:  Đây là một điều tất yếu trong hệ thống Kaizen. Khi đã trừ bỏ được những điều không cần thiết và tìm đến những nơi chất lượng nhưng vẫn tiết kiệm được chi phí sẽ giúp giảm thiểu được những tai nạn lao động. Cùng với việc sử dụng các công cụ như hệ thống 5S cũng sẽ bảo đảm được sức khỏe của nhân viên, cải thiện được năng xuất sản xuất. Người nhân viên cũng có thể yên tâm hơn để có thể tập trung làm việc.

VI. Kết luận

Bài viết trên là những thông tin về phương pháp Kaizen đã được tổng hợp lại. Hy vọng bài viết này sẽ giải quyết được thắc mắc của bạn đồng thời giúp bạn tìm ra một phương pháp mới hiệu quả hơn để bạn có thể áp dụng vào doanh nghiệp hay công ty của mình.