Bản mô tả công việc Trưởng phòng Hành chính nhân sự đầy đủ và chi tiết nhất

Bạn đang tìm hiểu về vị trí Trưởng phòng hành chính nhân sự tuy nhiên chưa biết cụ thể công việc và chức năng chính của họ ra sao? Dưới đây sẽ là tổng hợp đầy đủ thông tin giúp các bạn giải đáp những thắc mắc để định hướng sự nghiệp tương lai rõ hơn nhé

Cùng với sự thay đổi lớn mạnh của khoa học, công nghệ với nguồn lực lao động, hơn bao giờ hết, những doanh nghiệp cần dựa vào các chuyên gia để tuyển dụng nhân sự giữ chân cũng như gắn kết với nhân viên của họ. Nếu bạn đang mơ ước được làm việc cùng với vai trò của trưởng phòng hành chính nhân sự thì việc tìm hiểu tổng quan các thông tin về công việc, mức lương và trách nhiệm cụ thể của trưởng phòng hành chính nhân sự cũng như các bằng cấp, kỹ năng cần phải chính là cách đơn giản nhất để các bạn bắt đầu.

I. Hiểu đơn giản về vị trí việc làm trưởng phòng hành chính nhân sự   

Trưởng phòng hành chính nhân sự đang là vị trí việc làm chỉ những người đảm đương về trách nhiệm điều phối mọi vấn đề có liên quan tới bộ phận nhân sự và công tác hành chính trong một doanh nghiệp. Đây là những đánh giá chung nhất về các vị trí này, tưởng như là nhiệm vụ của họ sẽ không có gì nhiều tuy nhiên thực chất có rất nhiều đầu việc cần phải thực hiện. Nếu như bạn đang chuẩn bị tinh thần để có thể chinh phục vị trí hứa hẹn nhiều cơ hội phát triển này thì nhất định sẽ phải tìm hiểu thật kỹ về bản mô tả công việc trưởng phòng hành chính nhân sự nhé.

Công việc của trường phòng hành chính nhân sự là gì?

Ngay sau đây, các thông tin chi tiết nhất về mô tả công việc của trưởng phòng hành chính nhân sự sẽ giúp cho chúng ta hiểu về vị trí này, biết rõ hơn những khó khăn hay thử thách cần phải đối diện khi theo đuổi về vị trí trưởng phòng hành chính nhân sự để từ đó có sự chủ động trong công việc chuẩn bị tinh thần để chinh phục vị trí này.

II. Mô tả công việc của trưởng phòng hành chính nhân sự chi tiết nhất

Như những gì đã khẳng định thì công việc của trưởng phòng hành chính nhân sự cũng khá bận rộn bởi họ có quá nhiều đầu việc cần được giải quyết. Ngoài nhiệm vụ chuyên môn thì còn phải gánh vác cả về trách nhiệm quản lý. Khi có ý định chinh phục việc làm này, nhất định bạn không thể bỏ qua những bước tìm hiểu mô tả công việc trưởng phòng hành chính nhân sự. Các thông tin được  chia sẻ bên dưới đây sẽ giúp ích trong quá trình tìm hiểu của bạn nhanh chóng và được chính xác hơn.Về cơ bản, tất cả những đầu việc mà trưởng phòng hành chính nhân sự phải đảm đương sẽ được gọi tên cùng với 3 nhiệm vụ chính dưới đây.

1. Trưởng phòng hành chính nhân sự xây dựng và phát triển đội ngũ nhân sự

a. Hoạch định các chiến lược nhân sự cho công ty

Với vị trí cấp cao của mình ở trong bộ phận Hành chính nhân sự thì người trưởng phòng cũng có thể dựa vào nhu cầu của doanh nghiệp để đưa ra các chiến lược về nhân sự đáp ứng công ty, qua đó xác định được mức định biên phù hợp cho nhân sự. Đồng thời cũng là người trực tiếp để thiết lập nên các KPIs chung cho nhân sự thực hiện, theo đó thì trưởng phòng hành chính nhân sự cũng sẽ theo dõi để đưa ra những nhận xét và đánh giá theo định kỳ về năng lực của nhân viên, các kỳ đánh giá có thể theo tháng và theo quý.

b. Phối hợp công tác với những phòng ban trong công ty 

Sau khi đã đưa ra các hoạch định về chiến lược nhân sự, trưởng phòng hành chính nhân sự cũng sẽ tiến hành kết hợp với nhiều phòng ban khác để triển khai công việc. Cụ thể hơn, họ bắt tay cùng những trưởng bộ phận để xây dựng chi tiết mô tả công việc trong mọi vị trí việc làm và các phòng ban. Ngoài ra, sự hợp tác này còn có thể mang đến kết quả là những bản thảo để quyết định hoàn hảo về tiêu chí và quy trình để các phòng ban dễ dàng đánh giá về mức độ thực hiện KPI của nhân viên.

c. Thực hiện nhiệm vụ tuyển dụng, tạo nguồn

Trưởng phòng Hành chính nhân sự sẽ tham gia trực tiếp vào những hoạt động có liên quan tới tuyển dụng, trong đó cụ thể chính là công việc lập kế hoạch tuyển dụng phổ biến cho phòng tuyển dụng và xây dựng kế hoạch đào tạo nhân sự như sau tuyển dụng và nhân viên nội bộ để có thể thực thi chủ trương phát triển nguồn nhân lực. Công tác hoạt động này đã được tiến hành theo định kỳ quý, tháng, năm.

Không chỉ lên kế hoạch để tuyển dụng mà trưởng phòng hành chính nhân sự còn chỉ đạo hoạt động tuyển dụng, để đưa ra những hoạch định về nguồn nhân lực và phục vụ mọi chiến lược trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty. Trách nhiệm của họ là đảm bảo để làm sao cho công tác tuyển dụng này cũng có thể đáp ứng được định hướng phát triển trong doanh nghiệp của Ban lãnh đạo.

d. Giải quyết các vấn đề liên quan tới nhân sự
Trưởng phòng nhân sự chính là người xây dựng nên quy chế về lương thưởng và những chế độ phúc lợi, các chính sách và các biện pháp khuyến khích tinh thần làm việc của người lao động. Nói một cách cụ thể hơn, đó là những chính sách thay đổi nhân sự, thăng tiến trong công việc và các chương trình phát triển nghề nghiệp cho nguồn nhân lực. Thêm nữa, những dự thảo về ngân sách nhân sự cũng sẽ do chính tay trưởng phòng hành chính nhân sự soạn thảo nên.

Xem thêm: Quản trị văn phòng là gì? Thông tin chi tiết về ngành học quản trị văn phòng

2. Nhiệm vụ quản trị công tác về hành chính nhân sự

Với công tác quản trị này thì người trưởng phòng hành chính nhân sự sẽ được thực hiện các đầu viên sau đây:

- Thứ nhất, dựa trên sự chỉ đạo chung về Ban lãnh đạo công ty, người Trưởng phòng hành chính nhân sự cũng sẽ tổ chức thực hiện nhiều công tác thuộc về hành chính đúng cùng với từng nhiệm vụ, từng chức năng của nhiều phòng ban.

- Thứ hai, ai trong công ty cũng cần phải thực hiện theo các nguyên tắc thống nhất trong những bản nội quy. Các nội quy này do chính trưởng phòng hành chính nhân sự đã xây dựng nên và đồng thời họ cũng sẽ đảm đương chỉ đạo, theo dõi việc chấp hành nội quy trong nội bộ nhân sự, bao gồm về nội quy lao động, các quy định quy chế công ty. Kèm theo đó không quên đưa ra các giải pháp tham mưu cho ban lãnh đạo để duy trì và thực thi quy định đó.

- Thứ ba, có thể trưởng phòng hành chính nhân sự sẽ không đảm đương công việc này ở một số ít doanh nghiệp thế tuy nhiên đại đa số các doanh nghiệp trên toàn cả nước đều giao chức trách này cho trưởng phòng hành chính nhân sự để thực hiện chủ trì. Đó là tổ chức mọi hoạt động về hành chính sau đó lập ra các kế hoạch về sử dụng tài nguyên công ty như là quy định sử dụng tài sản công ty, chỉ đạo quản lý những vấn đề về y tế, quản lý hoạt động trông giữ xe để giữ gìn an ninh công ty của tổ bảo vệ; phổ biến và quản lý công việc lưu tài liệu; tham gia vào hoạt động tổ chức những chương trình ngoại khóa doanh nghiệp như là: hội thảo, tiệc tùng,…

- Thứ tư, trưởng phòng hành chính nhân sự còn là người ban hành nhiều chính sách, quy định giúp cho công ty đảm bảo những yếu tố về mặt hoạt động, trong đó:
+ Đưa ra đề xuất để tổ chức cơ cấu bộ máy công ty
+ Xây dựng chính sách nhân sự như là chính sách thử việc, chế độ lương thưởng, quy tắc nghỉ phép hàng tháng/ năm với chế độ hợp đồng làm việc cho nhân viên, chế độ bảo hiểm,… Bên cạnh những cơ chế thưởng thì trưởng phòng hành chính nhân sự cũng sẽ xây dựng rõ những quy chế để xử phạt đối với các vi phạm trong quá trình làm việc để tuân thủ nội quy công ty của cán bộ nhân viên, giải quyết mọi thắc mắc về người lao động nếu có.

- Thứ tư, người trưởng phòng hành chính nhân sự còn tham gia cùng các bộ phận khác nhau để quản lý nhân sự. Bất cứ khi nào có quy định và các nội quy mới sẽ gửi xuống từng phòng ban để có thể thông báo và hướng dẫn thực hiện.

3. Xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Xây dựng văn hóa doanh nghiệp 

Đây là nhiệm vụ thứ ba cũng khá quan trọng của trưởng phòng hành chính nhân sự. Trong hầu hết những bản mô tả công việc trưởng phòng hành chính nhân sự đều sẽ có đưa ra các thông tin nhiệm vụ này. Vậy họ sẽ tiến hành các đầu việc nào để có thể xây dựng văn hóa trong doanh nghiệp?

Đó là nhiệm vụ lên kế hoạch để tổ chức nhiều hoạt động có giá trị, ý nghĩa gắn kết các thành viên trong công ty. Đi cùng những hoạt động kết nối thành viên, trưởng phòng còn xây dựng cả nhiều chương trình hoạt động vì cộng đồng trong chính doanh nghiệp. Phổ biến cho toàn bộ về nhân sự nội bộ về việc thực hiện nét đẹp của văn hóa công ty bao gồm văn hóa ứng xử cũng như văn hóa làm việc.

4. Trưởng phòng hành chính nhân sự thực hiện nhiệm vụ quản trị nhân lực

Đi kèm với tuyển dụng để điều phối các công tác hành chính thì người trưởng phòng hành chính nhân sự cũng phụ trách quản lý nhân sự trong công ty. Sẽ có khá nhiều nhiệm vụ cần phải thực hiện để quản trị nhân tài trong doanh nghiệp. Vậy đó là các nhiệm vụ gì?
- Cùng với những trưởng phòng chuyên môn khác đưa ra hệ thống varen để đánh giá chính xác và hiệu quả nhân lực
- Lên khung chương trình đào tạo nhân sự, bao gồm cả các hoạt động đào tạo nội bộ và bên ngoài để có thể phục vụ đưa chất lượng nguồn nhân lực đủ khả năng hội nhập.
- Tham mưu cùng với Ban lãnh đạo về chính sách thu hút và giữ chân cho nhân tài, vạch ra lộ trình để thăng tiến rõ ràng cho nhân viên.

III. Những yêu cầu nào được đưa ra trong bản mô tả công việc về trưởng phòng hành chính nhân sự?

Hầu hết để đứng vào vị trí của trưởng phòng Hành chính nhân sự thì ứng viên sẽ phải đáp ứng một lý lịch đẹp qua bằng cấp, tất nhiên điều đó không hoàn toàn được áp dụng đối với toàn bộ các doanh nghiệp tuy nhiên những người có trình độ học vấn, bằng cấp từ bậc Đại học trở lên, tốt nghiệp ra từ những chuyên ngành có liên quan tới mảng nhân sự, hành chính, ngành kinh doanh hoặc luật thì sẽ được ưu tiên hơn.

Cùng với đó cũng không thể thiếu yêu cầu về số năm kinh nghiệm. Một ứng cử viên sáng giá cho chức vụ của trưởng phòng hành chính nhân sự thì không thể có xuất phát điểm giống với một nhân viên hành chính nhân sự bình thường về kinh nghiệm, các bạn cần có từ 3 tới 5 năm kinh nghiệm để có thể đảm bảo với nhà tuyển dụng rằng, bạn có thể hiểu công việc và đủ sức để gánh vác nó.

Ngoài những đòi hỏi nghề nghiệp cơ bản trong vị trí này, những doanh nghiệp còn mong muốn ở ứng viên cần phải có khả năng quyết đoán, khéo léo trong giao tiếp và luôn nắm bắt thấu đáo về tâm lý người khác để phục vụ công việc hiệu quả nhất.

IV. Trách nhiệm của trưởng phòng hành chính nhân sự        

Đứng đầu trong phòng ban nhân sự và cũng là người chịu trách trách nhiệm về mặt nhân sự cho doanh nghiệp, Trưởng phòng hành chính nhân sự còn phải giám sát tất cả các nhân viên trong bộ phận của mình và đồng thời đảm bảo tất cả nguồn nhân lực đang được hoạt động trong công ty sẽ được sử dụng hiệu quả nhất.

Trưởng phòng hành chính nhân sự có trách nhiệm quản lý, điều phối và đánh giá tổng thể các kế hoạch, chương trình về nhân sự được thực hiện, phát triển và quản lý những kế hoạch, quy trình tuyển dụng nhân viên có liên quan đến nguồn nhân sự của doanh nghiệp. Lập kế hoạch, tổ chức, kiểm soát những hoạt động của phòng nhân sự, góp phần để phát triển mục tiêu, hệ thống nhân sự, hiệu quả khi tổ chức.

V. Mức lương cơ bản của vị trí trưởng phòng hành chính nhân sự  

Dựa trên những đánh giá so sánh về mức lương tại 123job.vn thì mức lương cơ bản ở vị trí trưởng phòng hành chính nhân sự sẽ dao động từ trong khoảng 15 đến 20 triệu đồng. Tuy nhiên ở những công ty lớn, vị trí này có thể còn được trả lương cao hơn nữa nhưng chắc chắn với khả năng của bạn sẽ phải đáp ứng các yêu cầu khắt khe của nhà tuyển dụng.

VI. Kết luận

Như vậy, những mô tả công việc của trưởng phòng hành chính nhân sự trên đây đã được tổng hợp và đưa ra khá chi tiết để bạn có nhu cầu có thể dễ dàng hình dung và nắm bắt được. Mong rằng, bài viết sẽ trở thành tư liệu quan trọng giúp cho bạn ứng tuyển công việc thành công nhé.