Quản trị văn phòng là thuật ngữ khá mới và khá hot trong thời gian gần đây vậy chính xác ngành Quản trị văn phòng làm gì? Học quản trị văn phòng ở đâu? Hãy tự mình tìm đáp án qua bài viết dưới đây nhé!

Nghe đến công việc quản trị văn phòng mọi người sẽ nghĩ đến những người quản lý, lãnh đạo chứ không phải một phòng ban trong công ty. Quản trị văn phòng gồm những công việc gì, có liên quan đến phòng hành chính nhân sự hay không?

I) Quản trị văn phòng là gì?

Quản trị văn phòng (tiếng anh là Office Management) theo thuật ngữ chuyên ngành là ngành chuyên đào tạo công việc liên quan đến các lĩnh vực triển khai thực hiện, theo dõi đánh giá, thiết kế, lên kế hoạch các hoạt động của một văn phòng một cách hiệu quả. Quản trị văn phòng giúp phân tích và xây dựng nên hệ thống thông tin điện toán, thiết kế các trang mạng, trang thông tin phục vụ cho văn phòng và công tác quản lý dữ liệu, hồ sơ, giấy tờ của công ty, doanh nghiệp.

Qua khái niệm trên chúng ta cũng hình dung được tầm quan trọng của hoạt động quản trị văn phòng. Những cá nhân làm trong lĩnh vực này quản trị văn phòng của một tổ chức, quản trị nguồn nhân lực nhằm đảm bảo sử dụng nguồn lực hạn hẹp có hiệu quả để tạo nên sự phát triển bền vững cho công ty, doanh nghiệp, tổ chức.

II) Ngành quản trị văn phòng và những điều cần biết

Liệu các bạn có khi nào tự dự đoán về tương lai của kinh tế Việt Nam, liệu ngành nào sẽ nổi lên, ngành nào đi xuống? Trước những biến động đang diễn ra không ngừng, rất khó để khẳng định ngành nào sẽ chiếm ưu thế trong tương lai. Song với sự tăng trưởng mạnh mẽ tạo nên hãy tự tin rằng cơ hội việc làm cho ngành Quản trị văn phòng rất lớn. Tiếp theo đây ta hãy tiếp tục tìm hiểu ngành Quản trị văn phòng nhé.

1) Thông tin chung về ngành Quản trị văn phòng

Với hơn 90% sinh viên ngành Quản trị văn phòng ra trường và làm việc đúng với chuyên ngành của mình. Hơn nữa là ngành nằm trong top 100 các vị trí việc làm tốt nhất theo xếp hạng của tổ chức US News Rankings (Hoa Kỳ) vì thế rất nhiều bạn trẻ quan tâm đến ngành nghề này, đặc biệt là phái nữ. Sinh viên học ngành này, sẽ được cung cấp rất nhiều kiến thức chuyên môn kể kỹ năng mềm. Để khi ra trường đảm nhận được nhiều vị trí khác nhau đáp ứng với yêu cầu khắt khe về lao động chất lượng cao của doanh nghiệp, tổ chức hiện nay.

Xem thêm: Đào tạo kỹ năng quản trị thông tin cho nội bộ doanh nghiệp

Ngành Quản trị văn phòng cung cấp kiến thức về lí luận thực tiễn trong công tác văn thư, quản trị nguồn nhân lực, nhân lực phụ trách và các nhân viên văn phòng đáp ứng nhu cầu thiết yếu của các công ty, doanh nghiệp, tổ chức. Ngành này tập trung đào tạo những kiến thức nền tảng về nghiệp vụ trong công tác lưu trữ, quản trị văn thư, hành chính văn phòng tại các đơn vị, cơ quan, doanh nghiệp. Đặc biệt hiện nay hầu hết sinh viên sẽ được tiếp cận những môn học Quản trị văn phòng thời đại kỷ nguyên số như Công nghệ thông tin, Thương mại điện tử, Truyền thông,... Sau khi tốt nghiệp hầu như mọi sinh viên có thể sử dụng thành thạo các phần mềm máy tính, nhiều kỹ năng mềm hỗ trợ cho công việc như kỹ năng giao tiếp,kỹ năng thuyết trình, thu thập và xử lý thông tin, kỹ năng soạn thảo văn bản, kỹ năng quản lý và khai thác hồ sơ, kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng tổ chức hội họp và sự kiện...

quản trị văn phòng

Nhân viên văn phòng

2) Ngành Quản trị văn phòng học ở đâu?

Tùy từng cơ sở đào tạo, mà ngành Quản trị văn phòng có thể phân ra thành các chuyên ngành nhỏ hơn như: quản trị văn phòng, quản trị hành chính công và quản trị Hành chính-Văn phòng. Ngành học này rất đa dạng, có thể "dung nạp" người học với đa dạng thiên hướng, từ người thích sáng tạo, cho đến người ham mê làm việc với các con số và cả những người có thiên hướng lãnh đạo, có cái nhìn tổng thể nên ai cũng có thể thử sức với ngành này. Mỗi thiên hướng có thể giúp ích ngành Quản trị văn phòng theo các khía cạnh khác nhau.

Vậy học ngành này ở đâu? Tất nhiên ngoài chọn trường cũng là yếu tố quan tâm rất lớn của các bạn trẻ hiện nay. Ở nước ta hiện nay có khá ít trường đại học đào tạo chuyên ngành này. Tuy nhiên các trường đại học top đầu cũng đang nỗ lực phát triển thêm ngành Quản trị văn phòng để đáp ứng xu hướng 4.0 hiện nay. Bạn có thể tham khảo một số trường Đại học như:

2.1. Khu vực miền Bắc

2.2. Khu vực miền Nam

Điểm chuẩn của ngành này dao động từ 14 đến 25 điểm tuỳ thuộc vào tổ hợp môn mà các bạn chọn, các tổ hợp môn khối C, D thường có điểm chuẩn cao hơn một chút so với các tổ hợp khác.

III) Công việc quản trị văn phòng là làm gì?

Qua một số tìm hiểu bên trên bạn chắc hẳn đã hình dung được công việc mà một quản trị viên văn phòng là làm gì. Vậy thực sự họ làm những công việc gì? Làm việc trong môi trường như thế nào và mức lương của họ ra sao, cao hay thấp?

1) Quản trị văn phòng làm gì?

Quản trị viên văn phòng làm gì? Họ là một chuyên gia hành chính, người mà thực hiện nhiều nhiệm vụ văn thư để giúp triển khai các hoạt động của tổ chức có hiệu quả. Tuỳ thuộc vào vị trí cụ thể, nhiệm vụ chính của quản trị viên văn phòng có thể bao gồm: hỗ trợ hành chính cho nhân viên sắp giấy tờ, sắp xếp các việc đi lại cho giám đốc điều hành, thực hiện kế toán và xử lý bảng lương. Những trách nhiệm bổ sung có thể bao gồm:

- Giám sát các chức năng hành chính và giám sát, quản trị nguồn nhân lực của các bộ phận.

- Chào hỏi khách hàng, trả lời điện thoại và email của khách hàng, đối tác.

- Vận hành và bảo trì các máy móc văn phòng như máy photocopy, máy in, máy tính,...

- Tiến hành các nghiên cứu và tổng hợp báo các cho người giám sát và các bộ phận khác.

- Lên lịch các cuộc họp, sự kiện hay cuộc hội thảo cho tổ chức, chuẩn bị và triển khai các tài liệu cần thiết.

- Hỗ trợ phòng nhân sự với việc tuyển dụng nhân viên mới...

Xem thêm: Ikigai là gì? Ứng dụng Ikigai trong quản trị doanh nghiệp

2) Môi trường làm việc của Quản trị văn phòng

Quản trị văn phòng đúng với với tên gọi của nó, hầu hết thời gian bạn làm việc trong văn phòng của các công ty, doanh nghiệp. Có một số ít người khác có thể kết hợp giữa ngồi văn phòng, gặp gỡ khách hàng hay đối tác hoặc có thể đi công tác cùng lãnh đạo. Họ làm việc trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau như giáo dục, y tế, kinh doanh,.. hay có thể làm việc trong văn phòng Chính phủ. Quản trị viên văn phòng thường xuyên để ngồi tại bàn và sử dụng thiết bị của công ty như máy tính, điện thoại, máy in,... Thoạt nhìn về việc thường xuyên phải ngồi một chỗ bạn có thể lầm tưởng nó nhàm chán nhưng thực ra trong đó là sự kết nối, liên kết của nhiều người tạo nên bầu không khí mà bạn khó có thể thấy ở nơi khác.

3) Mức thu nhập trung bình của nghề Quản trị văn phòng

Mức lương của quản trị viên văn phòng khác nhau tùy thuộc vào mức độ kinh nghiệm, trình độ, sự cống hiến và trách mà nhân viên đóng góp cho công ty, vị trí địa lý,... Tuy nhiên với công việc này sinh viên mới ra trường tại Việt Nam, bạn có thể nhận mức lương trung bình từ khoảng 5,5 triệu đến 7 triệu ở vị trí toàn thời gian. Còn ở những vị trí có trình độ cao như trưởng phòng, quản lý,... có thể mức hầu bao có thể hơn 10 triệu/tháng.

IV) Làm thế nào để trở thành một Quản trị viên văn phòng?

Sau khi hiểu rõ Quản trị viên văn phòng là gì và bạn cảm thấy mình phù hợp với ngành nghề này thì bước tiếp theo bạn phải làm gì để bước vào ngành nghề này?

quản trị văn phòng

Kỹ năng quản trị văn phòng

1) Kỹ năng của nghề Quản trị văn phòng

Dưới đây là một số kỹ năng cần thiết mà quản trị viên văn phòng cần phải có để làm việc một cách hiệu quả:

- Kỹ năng tổ chức: Với công việc quản trị thì kỹ năng tổ chức là điều đương nhiên bạn phải có. Vì quản trị viên văn phòng thường thực hiện các nhiệm vụ cho nhiều nhân viên hay bộ phận trong công ty như duy trì lịch sự kiện, lịch họp của công ty,...

- Kỹ năng giao tiếp: Quản trị viên văn phòng cần có kỹ năng giao tiếp tuyệt vời và kỹ năng lắng nghe để cộng tác với nhân viên. Chính kỹ năng giao tiếp là cầu nối để kết nối mọi người lại, giải quyết các nhu cầu cụ thể của bộ phận cho các nhiệm vụ chung của của công ty.

- Kỹ năng máy tính: Kiến thức về các phần mềm máy tính là điều thiết yếu, vì phần lớn thời gian của Quản trị viên văn phòng dành cho các công cụ trên máy tính như nhập dữ liệu, tạo báo cáo trả lời email hay làm các cuộc khảo sát trực tuyến.

- Kỹ năng nghiên cứu và phân tích: Quản trị viên văn phòng có thể được yêu cầu so sánh thống kê số liệu qua các năm để cho thấy sự tăng trưởng của công ty.

- Chú ý đến chi tiết: Quản trị viên có những nhiệm vụ đòi hỏi sự chính xác cao như nhập dữ liệu, so sánh các tài liệu. Một sự sai sót nhỏ trong công việc của quản trị viên đôi khi có thể ảnh hưởng rất lớn tới các bộ phận khác, xa hơn nữa có thể ảnh hưởng đến công ty.

- Tính linh hoạt: Loại công việc này có thể thay đổi liên tục đôi khi là hàng ngày hàng giờ. Thế nên quản trị viên văn phòng cần có khả năng thích ứng và sắp xếp lại ngày của họ để cung cấp và hỗ trợ khi có nhu cầu.

- Kỹ năng quản trị nguồn nhân lực: Với nguồn nhân lực hữu hạn và nhu cầu con người là vô hạn thì biết quản trị nguồn nhân lực để tối ưu hoá là một điều không thể thiếu. 

Xem thêm: Kỹ năng giao tiếp cởi mở nơi công sở - Bài toán khó cho nhà quản trị 

2) Cách để trở thành một Quản trị viên văn phòng

- Đáp ứng điều kiện giáo dục và những kỹ năng cần thiết

Khi ứng tuyển việc làm hành chính văn phòng ở bất kỳ đâu trước hết bạn phải có những bằng cấp giáo dục về chuyên ngành Quản trị văn phòng. Nếu không thể thì ít nhất bạn cũng tham gia các khóa học kỹ thuật hay chương trình chứng nhận có thể giúp ứng viên đạt được các kỹ năng cần thiết để thực hiện nhiệm vụ quản trị viên văn phòng.

- Tạo một CV ấn tượng

Thường xuyên cập nhật CV và cover letter của mình làm nổi bật các kỹ năng và phù hợp với các mô tả công việc mà nhà tuyển dụng đưa ra càng sát với JD có thể nâng cao cạnh tranh với các ứng viên khác. Một lưu ý nhỏ là bạn phải thực sự hiểu rõ về công ty, sản phẩm dịch vụ công ty có gì, khách hàng họ là ai hay công việc mà mình ứng tuyển cần yêu cầu gì?

- Chuẩn bị thật tốt cho các cuộc phỏng vấn

Bạn có thể chuẩn bị các cuộc phỏng vấn bằng cách đưa ra các câu trả lời mẫu thể hiện các kỹ năng của bạn. Ví dụ như kỹ năng giao tiếp,kỹ năng máy tính,.... Một tips nhỏ cho các bạn là bạn phải tìm hiểu và thực sự hiểu rõ về công ty, sản phẩm dịch vụ công ty có gì, khách hàng họ là ai hay công việc mà mình ứng tuyển cần yêu cầu gì? Để đề phòng những cuộc phỏng vấn du kích gọi phỏng vấn qua điện thoại. Nếu nhà tuyển dụng biết bạn không đầu tư thời gian vào họ thì họ không có lý do gì để đầu tư vào bạn.

V) Thực trạng trong ngành quản trị văn phòng

Văn phòng là khu vực hoặc bộ phận có mặt trong tất cả các cơ quan, doanh nghiệp bất kể nhà nước hay tư nhân, bất kể quy mô lớn hay nhỏ, bất kể hoạt động trong lĩnh vực nào,.. nên vấn đề Quản trị văn phòng - là việc tổ chức, điều hành hoạt động toàn bộ khu vực hoặc bộ phận sao cho hiệu quả nhất. Đối với các cơ quan, doanh nghiệp nước ngoài, từ lâu Quản trị văn phòng rất được coi trọng, áp dụng phổ biến cho tất cả mọi ngành nghề. 

Với sự hội nhập kinh tế hiện, Việt Nam đang dần chuyển mình để thay đổi và thích ứng với thế giới thì việc đào tạo nguồn nhân lực về Quản trị văn phòng (gồm nguồn nhân lực quản lý, phụ trách và nhân viên làm việc trong văn phòng) là điều tất yếu. Theo tổng cục thống kê, hiện nay ở Việt Nam số sinh viên được đào tạo ngành Quản trị văn phòng còn khá ít chỉ dừng lại ở con số vài trăm cử nhân/năm. Trong khi đó, có hàng ngàn văn phòng của các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, tổ chức phi chính phủ, đặc biệt là văn phòng của khoảng 500 nghìn doanh nghiệp (con số này đang tăng lên từng ngày) và thường xuyên có nhu cầu tuyển dụng nguồn nhân lực về Quản trị văn phòng. như vậy có thể khẳng định rằng nhu cầu và cơ hội việc làm của ngành học này sẽ tiếp tục tăng cao trong thời gian tới.

VI) Kết luận

Giờ đây, chắc hẳn bạn đã đúc kết được Quản trị văn phòng là gì cũng như Quản trị văn phòng ra làm gì và công việc cụ thể ra sao. Cập nhật thông tin tuyển dụng tại website 123job để biết thêm chi tiết nhé!