Hướng dẫn cách viết biên bản kỷ luật nhân viên chính xác nhất

Mẫu biên bản kỷ luật nhân viên là gì? Cách lập mẫu biên bản kỷ luật nhân viên như thế nào? Khi viết mẫu biên bản kỷ luật nhân viên cần lưu ý đến những điều gì? Hãy cùng 123job.vn đi giải đáp thắc mắc qua bài viết dưới đây nhé.

Trong kinh doanh mỗi doanh nghiệp sẽ có một lĩnh vực kinh doanh nhất định với chiến lược kinh doanh được đánh giá là phù hợp với doanh nghiệp. Để làm nên sự thành công của doanh nghiệp thì cần có sự góp sức của bộ máy lãnh đạo, nhân viên và người lao động. Doanh nghiệp sẽ có những chế độ đãi ngộ dành riêng cho nhân viên của mình nhưng cũng có những quy tắc phạt nhất định nếu nhân viên mắc sai phạm. Khi nhân viên mắc sai phạm thì doanh nghiệp sẽ lập mẫu biên bản kỷ luật nhân viên. Vậy mẫu biên bản kỷ luật nhân viên là gì? Cách lập mẫu biên bản kỷ luật nhân viên như thế nào? Khi viết mẫu biên bản kỷ luật nhân viên cần lưu ý đến những điều gì? Hãy cùng 123job.vn đi giải đáp thắc mắc qua bài viết dưới đây nhé.

I. Giới thiệu chung về mẫu biên bản kỷ luật nhân viên

1. Biên bản kỷ luật nhân viên là gì?

Biên bản kỷ luật nhân viên là gì?

Trong quá trình làm việc cho các doanh nghiệp thì nhân viên sẽ được hưởng những chế độ trợ cấp nhất định như được đóng bảo hiểm xã hội, tiền thưởng tết,... nhưng khi mắc sai phạm thì nhân viên sẽ phải chịu những hình phạt nhất định. Khi xử lý sai phạm thì doanh nghiệp sẽ lập mẫu biên bản kỷ luật nhân viên theo đúng với yêu cầu của pháp luật. Hiện nay, mẫu biên bản kỷ luật nhân viên được chia ra làm 2 loại là biên bản lập tại chỗ và biên bản lập trong quá trình họp ban lãnh đạo công ty.

Mẫu biên bản kỷ luật nhân viên sẽ bao gồm các thông tin như họ tên người sai phạm, sai phạm đó là gì, thời gian mắc sai phạm, tóm tắt lại quá trình mắc sai phạm. Ngoài ra, trong quá trình lập mẫu biên bản kỷ luật nhân viên thì những người làm chứng hoặc các bên có liên quan sẽ cần xác minh tính chính xác của biên bản đó.

2. Vai trò chức năng biên bản kỷ luật nhân viên

Vai trò chức năng biên bản kỷ luật nhân viên

Mẫu biên bản kỷ luật nhân viên là tài liệu xác thực sai phạm và đây là văn bản có tính thực tiễn cao nhất. Nhờ có mẫu biên bản kỷ luật nhân viên mà ban lãnh đạo sẽ xác thực được lỗi của nhân viên, xem xét ảnh hưởng của sai phạm đó đến doanh nghiệp và từ đó đưa ra những hình phạt thích đáng. 

Bên cạnh đó, mẫu biên bản kỷ luật nhân viên cũng là văn bản yêu cầu sự đóng góp và nêu ý kiến từ các nhân viên và nhân sự khác trong doanh nghiệp. Do đó mà doanh nghiệp có thể đề cao tính dân chủ của mỗi nhân viên và lấy đó làm bài học cho các nhân viên khác sẽ không mắc phải những sai phạm tương tự như vậy nữa. 

3. Ai là người lập biên bản kỷ luật nhân viên

Đối với mẫu biên bản kỷ luật nhân viên thì người có quyền ra quyết định lập biên bản có thể là đội ngũ giám sát, những lãnh đạo cấp cao, cấp trung có thẩm quyền phát hiện sai phạm trong quá trình kiểm tra công việc. Tuy nhiên đối với loại mẫu biên bản được lập tại chỗ thì người có chức quyền cao nhất sẽ là người lập biên bản. Trong các cuộc họp doanh nghiệp thì bộ phận thư ký, trợ lý hoặc đại diện bộ phận nhân sự sẽ là người ghi chép biên bản dựa vào những thông tin từ nhà lãnh đạo của doanh nghiệp. 

Xem thêm: Mẫu biên bản đối chiếu công nợi mới nhất 2021 - hướng dẫn lập chi tiết

II. Những căn cứ về mặt pháp luật khi kỷ luật nhân viên

1. Mục đích kỷ luật

Mục đích kỷ luật

Mục đích của việc lập mẫu biên bản kỷ luật nhân viên không phải để cho ban lãnh đạo đổ lỗi sai không đúng cho nhân viên mà nhờ có nó mà doanh nghiệp sẽ đi vào hoạt động đúng quy củ hơn dựa trên tình thần hợp tác phát triển. Ở đây hình thức kỷ luật tốt nhất chính là tự kỷ luật. Các nhà quản trị, ban lãnh đạo công ty có nhiệm vụ là khiến nhân viên nhận ra trách nhiệm của bản thân đối với doanh nghiệp, đối với xã hội và hiểu được sai phạm mà bản thân đã mắc phải để tự cải thiện bản thân. 

Cùng với đó thì hình thức kỷ luật nhân viên cũng phải dựa vào yếu tố văn minh như số liệu cụ thể để chứng minh sai phạm ấy như chất lượng công việc, mục tiêu công việc, thời gian làm việc, nội quy của doanh nghiệp đặc biệt là những trường hợp vi phạm pháp luật thì doanh nghiệp cần phải minh bạch, rõ ràng, cụ thể đối với những trường hợp như thế. Đặc biệt, vì đã lập mẫu biên bản kỷ luật nhân viên nên không được xuất hiện tình trạng lăng mạ, dùng hành động để giải quyết.

2. Quy trình xử lý kỷ luật lao động

Quy trình xử lý kỷ luật lao động

Đối với quy trình xử lý kỷ luật lao động thì việc xử lý kỷ luật lao động được quy định theo luật của Bộ Lao động như sau:
- Người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi của người lao động
- Phải có sự tham gia của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở
- Người lao động có thể thuê luật sư để bào chữa hoặc cần có người giám hộ nếu chưa đủ 18 tuổi
- Việc xử lý kỷ luật lao động cần được lập thành mẫu biên bản kỷ luật nhân viên

Xem thêm: Biên bản điều chỉnh hóa đơn là gì? Tổng hợp mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn

III. Hướng dẫn viết văn bản kỷ luật nhân viên

1. Biên bản kỷ luật nhân viên tại chỗ

Biên bản kỷ luật nhân viên tại chỗ

Đối với các cửa hàng hoạt động theo chuỗi hoặc các doanh nghiệp có hoạt động nhượng quyền thì đây là hình thức kỷ luật nhân viên phổ biến nhất. Đội ngũ giám sát của doanh nghiệp có trách nhiệm đến kiểm tra đột xuất hoặc định kỳ để kiểm tra tình hình hoạt động cùng phong cách làm việc, ứng xử của nhân viên. Ngoài ra đội ngũ giám sát cũng cần kiểm tra hàng hóa, vật tư trong doanh nghiệp để tránh tình trạng thất thoát trong doanh nghiệp. Nếu như có phát hiện sai phạm của nhân viên cũng như việc quản lý nhân viên phải chịu xử lý sai phạm theo đúng quy định của pháp luật. 

Ngoài ra, các doanh nghiệp cũng cần đột xuất kiểm tra những bộ phận nhất định của doanh nghiệp để có thể phát hiện kịp thời những sai phạm mà nhân viên mắc phải để kịp thời xử lý. Nếu phát hiện sai phạm ngay trong quá trình kiểm tra thì bộ phận giám sát sẽ tiến hành lập mẫu biên bản kỷ luật nhân viên tại chỗ để thực hiện những hình thức phạt đúng nhất theo quy định của pháp luật.

Mẫu biên bản kỷ luật nhân viên tại chỗ sẽ được trình bày như sau:
- Ngày … tháng … năm
- Họ tên người lập biên bản
- Họ tên người làm chứng
- Họ tên người có liên quan
- Nội dung sự việc
- Chữ ký xác nhận

2. Biên bản kỷ luật nhân viên trong cuộc họp 

Biên bản kỷ luật nhân viên trong cuộc họp 

Mẫu biên bản kỷ luật nhân viên trong cuộc họp thường là mẫu biên bản rất quen thuộc đối với thư ký, đại diện nhân sự, công đoàn nếu như có yêu cầu lập biên bản hoặc ghi chép từ nhà quản trị của doanh nghiệp. Với mẫu biên bản kỷ luật nhân viên trong cuộc họp thì nội dung chi tiết của biên bản sẽ giống với các loại văn bản hành chính công vụ. Dưới đây là một mẫu biên bản kỷ luật nhân viên chi tiết nhất:

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Ngày …. tháng .... năm

Biên bản xử lý vi phạm trong cuộc họp

Họ tên người đại diện
Địa điểm diễn ra nơi lập biên bản
- Thành phần tham dự
- Nội dung
Ký tên xác nhận

Xem thêm: Biên bản thỏa thuận và những điều cần chú ý khi viết biên bản thỏa thuận

IV. Lưu ý khi viết biên bản kỷ luật

Lưu ý khi viết biên bản kỷ luật

1. Lưu ý về hình thức

Đối với việc lập mẫu biên bản kỷ luật nhân viên khi mắc sai phạm thì biên bản có thể được đánh máy hoặc viết tay, điền vào mẫu có sẵn theo như yêu cầu của doanh nghiệp. Trong trường hợp nào thì người lập mẫu biên bản kỷ luật nhân viên cũng cần giữ gìn, bảo lưu biên bản hoặc gửi mẫu biên bản đến bộ phận hành chính, phòng ban theo quy định. Đặc biệt, mẫu biên bản kỷ luật nhân viên cần được in hoặc viết tay ít nhất là 2 bản để ban lãnh đạo công ty hoặc bộ phận quản lý nhân sự và nhân viên mắc sai phạm giữ để đối chứng khi cần thiết.

2. Lưu ý về nội dung

Trong mẫu biên bản kỷ luật nhân viên thì người lập cần ghi chính xác địa điểm lập mẫu biên bản để phục vụ cho việc đối chứng sau này. Ngoài ra, ban lãnh đạo cấp cao của công ty không được phép lập biên bản khi chưa có đủ chứng cứ xác thực hoặc lập theo cảm tính. Trong trường hợp doanh nghiệp tư ý lập biên bản khi chưa có chứng cứ chính xác thì người lao động hoàn toàn có thể kiện ngược lại doanh nghiệp.

Về nội dung của mẫu biên bản kỷ luật nhân viên thì cần xác định rõ điều lệ vi phạm trong luật doanh nghiệp, sai phạm đó là gì, số lỗi sai phạm, mức độ sai phạm để ban lãnh đạo có thể đưa ra những hình thức kỷ luật đúng đắn nhất. Khi xét kỷ luật nhân viên sai phạm thì cũng cần dựa vào quá trình cống hiến, thành tích làm việc để xem xét giảm nhẹ hình phạt. 

Xem thêm: Tất tần tật những điều bạn cần chú ý về biên bản hủy hợp đồng

V.  Mẫu biên bản kỷ luật nhân viên

1. Mẫu biên bản về việc vi phạm kỷ luật số 1

Mẫu biên bản về việc vi phạm kỷ luật số 1

2. Mẫu biên bản về việc vi phạm kỷ luật số 2

Mẫu biên bản về việc vi phạm kỷ luật số 2

Xem thêm: Biên bản đối chiếu công nợ và cách lập biên bản chuẩn nhất

VI. Kết luận

Với bài viết trên thì 123job.vn đã cung cấp đến bạn đọc những thông tin hữu ích nhất về mẫu biên bản kỷ luật nhân viên đặc biệt là dành cho những ai làm việc tại bộ phận nhân sự hoặc bộ phận giám sát của các doanh nghiệp. Mong bạn đọc hãy đón đọc bài viết một cách tích cực nhất.