Kỹ năng thuyết trình là gì? Các kỹ năng để giúp bạn thuyết trình thành công

Kỹ năng thuyết trình là một loại kỹ năng mềm không thể thiếu trong thời đại hiện nay, đặc biệt là đối với các bạn trẻ. 123job sẽ cung cấp cho bạn đọc những phương pháp để có một bài thuyết trình hay và thuyết phục. 

Thuyết trình là hoạt động mà chúng ta thường xuyên phải thực hiện trong cuộc sống hằng ngày. Nó xuất hiện từ trong hoạt động học tập đến làm việc và là một kỹ năng không thể thiếu được. Bài viết này 123job sẽ trình bày khái niệm về kỹ năng thuyết trình là gì, những kỹ năng thuyết trình cần thiết phải học, cách thuyết trình hay, bí quyết thuyết trình thành công và những điều cần tránh trong một bài thuyết trình.

I. Khái niệm thuyết trình là gì và kỹ năng thuyết trình là gì?

Khái niệm thuyết trình là gì và kỹ năng thuyết trình là gì?

Thuyết trình là quá trình truyền đạt một cách trực tiếp những thông tin đến người khác nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể là bày tỏ suy nghĩ, hiểu, tạo dựng mối quan hệ và thực hiện.

• Trình bày: những nhận định, chiến lược phát triển, quan điểm, lĩnh vực chuyên môn,…

• Thuyết phục những người nghe nghe theo ý định của mình, chấp nhận các quan điểm mình đưa ra, cùng chung suy nghĩ với mình và hành động theo kế hoạch, ý muốn của mình đã đề ra.

Kỹ năng thuyết trình có thể hiểu đây là khả năng truyền đạt các thông điệp với những lý lẽ và lập luận hợp lý chặt chẽ để tạo sự thuyết phục và tương tác với mọi người nghe bằng cách thu thập và giải đáp tất cả câu hỏi phản biện. Hơn nữa, kỹ năng thuyết trình đặc biệt quan trọng trong quá trình bán hàng, thuyết phục khách hàng và thể hiện những sứ mệnh, tầm nhìn và mục tiêu của doanh nghiệp.

Xem thêm: Vì sao kỹ năng thuyết trình lại quan trọng đối với sinh viên hiện nay?

II. Vì sao thuyết kỹ năng trình quan trọng?

Nếu bạn là một nhân viên của phòng Marketing thì việc thuyết trình các chiến lược thực hiện dự án cho ban giám đốc, ban quản lý hay cấp trên về kế hoạch ra mắt sản phẩm mới là vô cùng quan trọng. Nhiệm vụ của những bài thuyết trình này là tạo ra tương tác giữa người thuyết trình và những người cấp cao hơn và phải có tính thuyết phục để chương trình đưa ra được cấp trên chấp nhận phê duyệt. Như vậy kỹ năng thuyết trình quan trọng như thế nào?

Dưới đây là 3 mục tiêu một bài thuyết trình mà người nói muốn đạt được:

• Giúp các cá nhân có cơ hội để phát triển bản thân, nâng cao sự tự tin và bản lĩnh khi đứng trước cấp trên, đứng trước nhiều người để thuyết trình.

• Thông điệp của bài thuyết trình sẽ hướng đúng trực tiếp đến các đặc điểm của đối tượng khách hàng mục tiêu.

• Doanh nghiệp nên tổ chức các buổi hội thảo định kỳ để đánh giá, rèn luyện và nâng cao kỹ năng thuyết trình của bộ phận nhân viên và trao cho họ những cơ hội thành công.

Xem thêm: Đào tạo kỹ năng thuyết trình cho nội bộ doanh nghiệp

III. Sự tự tin là yếu tố quan trọng nhất khi thuyết trình

Sự tự tin giúp bạn truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và chính xác nhất. Khi bạn có đủ sự bình tĩnh và tập trung vào người nghe, bạn sẽ có thể kiểm soát được dòng suy nghĩ của mình tốt hơn. Những người tự tin trong khi thuyết trình cũng sẽ trình bày vấn đề một cách hết sức chậm rãi để người nghe có thể hiểu được. Đồng thời, có thể lắng nghe và trả lời câu hỏi, giải quyết những vấn đề mà họ còn đang thắc mắc.

Một trong những lý do lớn nhất khiến nhiều người bị mất tự tin khi thuyết trình là vì họ tập trung quá nhiều vào bản thân mình, thay vì những gì mà khán giả cần. Đây là một sai lầm lớn. Tập trung quá nhiều vào bản thân sẽ gây ra tâm lý lo lắng, sợ hãi mình sẽ mắc lỗi, sợ nói gì sai sự thật,... Thay vào đó, những người tự tin sẽ tập trung vào người nghe, vào những nhu cầu, vấn đề của họ và tập trung giải quyết chúng một cách ổn thỏa. Khi đó, bài thuyết trình của họ sẽ đi đúng trọng tâm, tập trung vào những thông tin quan trọng nhất thay vì sự lo lắng hay sợ hãi.

Tự tin sẽ giúp bài thuyết trình thành công, gây ấn tượng nhiều hơn 

Các sự cố bất ngờ về kỹ thuật trước và trong khi thuyết trình, những câu hỏi khó từ khán giả,... là điều không thể tránh khỏi. Sự tự tin cũng sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này một cách khéo léo. Một ví dụ rất đơn giản là thay vì lo lắng, run rẩy hay xấu hổ vì không thể trả lời một câu hỏi khá lắt léo của khán giả ở phía dưới, bạn có thể xin thông tin liên hệ của họ để gửi lại câu trả lời vào một ngày gần nhất sau khi bạn đã có thời gian tìm hiểu kỹ lưỡng. Cách xử lý những tình huống tương tự như vậy dù đã được viết khá chi tiết trong những cuốn sách dạy kỹ năng thuyết trình; tuy nhiên, nếu không tự tin, bạn sẽ không thể làm được.

Nắm được cách cải thiện kỹ năng thuyết trình sẽ giúp bạn mở rộng mở hội nghề nghiệp cho những vị trí cao hơn. Bởi những nhà quản lý, ngoài kỹ năng lãnh đạo thì kỹ năng thuyết trình, kỹ năng giao tiếp là yếu tố không thể thiếu để truyền tải mọi thông điệp cũng như chỉ đạo nhân viên. Bên cạnh đó, khi biết được vai trò quan trọng của kỹ năng thuyết trình trong công việc, dù bạn ứng tuyển vào vị trí nào thì cũng cần trau dồi, rèn luyện để gây ấn tượng tốt cũng như gia tăng cơ hội trúng tuyển cao.

Không chỉ có kỹ năng thuyết trình mà đối với nhân viên kinh doanh, nhân viên marketing,... kỹ năng lập báo cáo cũng vô cùng cần thiết. Một bản báo cáo đẹp, hoàn chỉnh với nội dung, hình thức rõ ràng, mạch lạc sẽ khiến người đọc cảm thấy hứng thú. Vì vậy, trước khi lập báo cáo, hãy tìm hiểu cách viết ra sao, bố cục như thế nào cho hợp lý, chuyên nghiệp để thể hiện bản thân là người cẩn thận, nghiêm túc với công việc và khả năng chuyên môn cao.

Xem thêm: Bật mí kỹ năng thuyết trình dự án gọi vốn đầu tư thành công

IV. Các kỹ năng cần thiết giúp thuyết trình thành công 

Các kỹ năng cần thiết giúp thuyết trình thành công 

1. Sự tự tin trong kỹ năng thuyết trình

Một trong những cách để nâng cao kỹ năng thuyết trình đó là tập trung rèn luyện phong thái tự tin. Với một phong thái tự tin thì bài thuyết trình hay cái nhìn đầu tiên sẽ gây ấn tượng rất tốt. Đầu tiên bạn phải thể hiện sự tự tin và tin tưởng vào những điều mình nói thì khán giả mới có thể đặt được sự tin tưởng vào nơi bạn. Vì vậy, hãy tập cho mình một phong thái chững chạc, nở nụ cười tự tin và chú ý giao tiếp ánh mắt với tất cả người nghe ở phía dưới. Như vậy mới thu hút được họ và cảm giác trong bạn cũng mới được nâng cao. 

Các mẹo sẽ giúp bạn có được sự tự tin và có cách thuyết trình hay:

• Thứ nhất, muốn nói được trơn tru đúng thời gian thì bạn phải có bản dàn ý những thứ sẽ nói trong khoảng thời gian cho phép đó. Sau đó, hãy tập luyện nói với chính bản thân trước gương, hãy nhớ đặt đồng hồ để biết bạn nói hết bao nhiêu thời gian. Khi nói thì phải kết hợp cả ngôn ngữ cơ thể, ánh mắt để luyện tập như thói quen.

• Thứ hai, nếu có thể thì các bạn hãy quay video lại bài diễn đó để tự xem lại hoặc nhờ bạn bè nhận xét để từ đó rút kinh nghiệm.

• Thứ ba, bạn hãy tự tin cởi mở, chủ động bắt chuyện làm quen, tham gia những hoạt động tập thể team building, hoạt động ngoài trời nhiều để tập khả năng phản ứng, phản xạ trong các tình huống trước đám đông.

2. Mở đầu bài ấn tượng trong kỹ năng thuyết trình

Để bài thuyết trình được lôi cuốn từ những giây phút đầu tiên thì không thể thiếu được đó là lời mở đầu thật ấn tượng với người nghe. Thông thường khi bắt đầu ở bất cứ buổi thuyết trình nào, cho dù đơn giản hay trang trọng, người nghe hầu như vẫn chưa thực sự chú tâm cho bài nói của bạn. Một mở đầu ấn tượng và khuấy động không khí của bạn sẽ giúp người nghe gạt bỏ những yếu tố gây nhiễu tác động từ bên ngoài. Nếu bạn thu hút được sự chú ý của khán giả ngay từ đầu thì sẽ có khả năng dõi theo bài thuyết trình đến khi nó kết thúc. 

Những cách thuyết trình hay giúp bạn có được phút mở đầu ấn tượng

• Một vài câu hỏi bất ngờ

• Mở màn bằng một câu chuyện hoặc một tình huống gây hài hước

• Một vài con số thống kê

• Chiếm lấy trái tim của người nghe

• Tạo ấn tượng thông qua giọng nói hoặc tác phong chuyên nghiệp

3. Trình bày khoa học 

Để một bài thuyết trình được thành công thì cách trình bày bài vô cùng quan trọng. Vì vậy, bài nói cần được chia ra làm các phần logic với nhau như: đặt vấn đề, phần nội dung chính, cuối cùng là kết luận tóm lại toàn bộ bài. Bạn không thể mở đầu bài thuyết trình bằng cách giải thích hay đưa ra hàng loạt các dẫn chứng số liệu nhưng quên mất giới thiệu chủ đề khiến người nghe không biết được là bạn đang nói về vấn đề gì và cũng không thể trình bày từ đầu đến cuối rất nhiều thông tin mà không kết luận để chốt lại vấn đề. Trong một bài thuyết trình bạn cũng nên chia rõ ràng các nội dung và trình bày hoàn tất từng đầu mục, tránh hiện tượng đang nói vấn đề này lại chuyển sang vấn đề khác làm mạch bài lộn xộn, khiến người nghe khó theo dõi và dễ chán nản. 

Chất lượng của bài thuyết trình của bạn phụ thuộc rất nhiều vào công sức mà bạn chuẩn bị trước đó. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp cho kỹ năng thuyết trình trở nên chủ động hơn với mọi loại tình huống. Trong đó, việc xác định mục tiêu đạt được của buổi thuyết trình phải là công việc quan trọng hàng đầu.

4. Giọng nói và ngôn ngữ cơ thể trong kỹ năng thuyết trình

Giọng nói và ngôn ngữ cơ thể trong kỹ năng thuyết trình

Một sai lầm ở trong kỹ năng thuyết trình mà bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp đó là việc quá tập trung vào bản tài liệu, quá tập trung nói, tập trung nhìn máy tính hay nhìn màn hình chiếu mà quên mất người nghe phía dưới, không tương tác ánh mắt, tương tác ngôn ngữ cơ thể. Thay vào đó, bạn hãy cười thật tươi, ngắm nhìn cả hội trường trong khi nói, nhấn nhá lên xuống, biểu cảm cả cơ mặt, di chuyển đều sang hai bên cánh gà, cả phía trên và dưới sân khấu. Sẽ không ai thích nghe và nhìn một bức tượng biết nói, cơ thể lại cứng đơ trên sân khấu.

Nhiều người cho rằng nội dung của bài phát biểu mới là quan trọng nhất; điều đó đúng nhưng không thể chỉ quan tâm đến nó. Bởi vì nếu bạn không khơi gợi được những hứng thú trong người nghe, vậy ai sẽ cảm thụ được những thông tin đó? Không ai cả. Vì vậy, những kỹ năng thuyết trình về giọng nói, ngôn ngữ là thứ để duy trì sự chú ý của người nghe đối với người nói. Nếu bạn trình bày một vấn đề hài hước nhưng trên mặt lại mang vẻ buồn bã, hay bạn mời gọi khách hàng sử dụng sản phẩm mới của công ty nhưng lại xuất hiện với nét mặt nghiêm trọng thì khó mà đạt được mục đích đã đặt ra.

Nhất thanh nhì sắc! Khi thể hiện kỹ năng thuyết trình cần chú ý giọng phải có điểm nhấn nhá trầm bổng kèm theo có nhịp điệu (giống như một bài hát bạn sẽ thấy luyến láy trong từng câu chữ, có cao trào, có lắng đọng nhẹ nhàng), đừng đọc đều đều từ đầu đến cuối, không khác một giọng sẽ ru ngủ khán giả. Cơ thể đóng một vai trò quan trọng ảnh hưởng đến âm thanh phát ra. Khi bạn buồn thì giọng nói phát ra mang âm hưởng buồn, ngược lại khi bên trong mình vui giọng sẽ vui tươi, vì vậy hãy hiểu tình huống phù hợp để có được giọng nói truyền đạt đúng được cảm xúc.

5. Giao lưu với khán giả trong kỹ năng thuyết trình

Kỹ năng thuyết trình này giúp bạn thoải mái không bị bí lời và phụ thuộc nhiều vào tài liệu đã chuẩn bị. Hãy đặt một vài câu hỏi mở để khán giả tự nói chuyện trao đổi với bạn và với những người xung quanh để cuối cùng bạn là người chốt lại vấn đề. Hãy để cho khán giả thấy được bạn có vẻ hòa hợp và gần gũi hơn. Việc làm thuyết trình không phải là quá trình chỉ có một mình bạn nói, hãy hỏi khán giả cùng tham gia để thảo luận và tìm ra đáp án.

6. Kết thúc ấn tượng trong kỹ năng thuyết trình

Kết thúc bài thuyết trình một cách đầy ấn tượng và chắc chắn chốt lại vấn đề đã đặt ra. Đừng để buổi thuyết trình của bạn ban đầu nhiệt cao nhưng kết thúc lại giảm nhiệt dần. Hãy đưa ra kết luận cho những vấn đề đặt ra và tiếp tục gắn kết với người nghe trong khi nhấn mạnh những vấn đề quan trọng nhất trong bài thuyết trình.

Xem thêm: 10 bí quyết giúp bạn cải thiện kỹ năng thuyết trình trước đám đông

V. Cần kỹ năng thuyết trình như thế nào để chuyên nghiệp nhất?

Cần kỹ năng thuyết trình như thế nào để chuyên nghiệp nhất?

1. Lên nội dung thuyết trình những gì?

Khi bạn muốn thể hiện ra bất cứ điều gì thì bạn phải hình dung chắc những điều sẽ nói sắp tới, những thứ muốn thể hiện cho mọi người thấy. Để đảm bảo nói đủ, nói đúng và nói có logic thì hãy chuẩn bị theo dàn bài thuyết trình những thứ sẽ thể hiện. 

2. Đơn giản trong kỹ năng thuyết trình chuyên nghiệp

Để có cách thuyết trình hay hãy đơn giản hóa những thứ bạn định nói vì người nghe không có quá nhiều thời gian để suy nghĩ sâu xa về một vấn đề. Người nghe phải theo dõi một mạch các thông tin bạn đưa ra, do vậy, đừng khiến họ cảm thấy khó hiểu, phải bỏ những thông tin tiếp theo để suy nghĩ về thông tin bạn vừa nói.

3. Ngắn gọn trong kỹ năng thuyết trình chuyên nghiệp

Một bài nghiên cứu có thể dài đến 50 - 100 trang, nhưng thời gian cho bạn nói chỉ có từ 10 đến 15 phút, tức khoảng từ 5 đến 7 trang giấy. Hãy lựa chọn các thông tin chính nhất để nói.

4. Nhấn mạnh trong kỹ năng thuyết trình chuyên nghiệp

Tập trung nhấn mạnh vào những luận điểm quan trọng xung quanh của chủ đề. Chắc chắn rằng bạn không bao giờ muốn những điều bạn nói ra sẽ gây những rắc rối do truyền đạt hay thiếu sự nhấn trọng tâm. Hãy để cho người nghe nhớ rõ được chủ đề đang nói của bạn và cách tốt nhất để họ ghi nhớ được chủ đề là nhấn mạnh và nhắc lại.

5. Hãy thể hiện mà không chỉ nói đơn thuần

Dùng ngôn ngữ cơ thể, ngôn ngữ trong ánh mắt và khuôn mặt để thể hiện cảm xúc hiện tại. Cách thể hiện này sẽ mang lại hiệu quả tốt hơn và mọi người hứng thú theo dõi bài hơn. 

6. Thuyết trình thế nào để xây dựng kỹ năng thuyết trình chuyên nghiệp?

Xây dưng kỹ năng thuyết trình như thế nào để toát lên vẻ chuyên nghiệp nhất. Nói năng rõ ràng, chậm rãi, dễ hiểu kết hợp với những yếu tố ngôn ngữ cơ thể. Kết hợp chỉ những nội dung có trên màn hình sẽ khiến bạn trông chuyên nghiệp thực sự. Hãy quan sát, để ý đến toàn bộ thính giả của bạn, hãy là một người có khả năng điều khiển thông thông minh nhất trong phòng thuyết trình nhé.

7. Đừng quên nhắc đến thính giả trong khi thuyết trình

Đừng quên đồng hành bên cạnh bạn luôn là người nghe. Đừng biến họ thanh vô hình mà hãy nhắc đến họ trong quá trình nói. Thay vì dùng xưng hô “tôi” thì thỉnh thoảng hãy dùng “chúng ta” để nhắc rằng, đồng hành với họ luôn có bạn đi cùng. 

Xem thêm: Tiết lộ bí quyết phát huy kỹ năng thuyết trình thành công

V. Vấn đề cần tránh của kỹ năng thuyết trình 

Vấn đề cần tránh của kỹ năng thuyết trình

• Ăn mặc luộm thuộm không đúng chủ đề

• Luôn cử động lắc lư, rung chân

• Thuyết trình như đọc từ văn bản mẫu viết sẵn

• Không chịu tiếp xúc ánh mắt với người nghe

• Đứng yên giống như pho tượng

• Lạm dụng quá nhiều vào slide trình chiếu  

• Nói dông dài không đúng trọng tâm

• Không tạo được không khí sôi nổi phấn khích

• Kết thúc bài phát biểu một cách sơ sài nhạt nhẽo

Xem thêm: Đọc cuốn sách “Kỹ năng đi trước đam mê” để nhận ra công thức để thành công

VI. Có nên đi học kỹ năng thuyết trình không? 

Kỹ năng thuyết trình là thứ bạn phải trau dồi học hỏi nhiều, trải nghiệm bản thân là chính. Tuy nhiên, để bắt đầu thì cũng nên đi học những điều cơ bản của thuyết trình. Những khóa học đào tạo thuyết trình này cung cấp cho bạn những lưu ý nhỏ nhất để thể hiện sự chuyên nghiệp của bản thân. Khóa học kỹ năng thuyết trình họ sẽ hướng dẫn cho bạn cách nói trôi chảy nhưng vẫn lồng ghép được sự dí dỏm, hài hước… Ngoài ra, việc chuẩn bị các thiết bị hỗ trợ như cách làm slide, chọn mẫu slide powerpoint theo đúng chuẩn mùa, thời tiết, màu sắc cũng vô cùng bổ ích. 

Xem thêm: Kỹ năng mềm là gì? Các kỹ năng mềm cần thiết trong công việc

VIII. Kết luận

Vậy là qua bài viết, 123job đã cung cấp cho bạn đọc những thông tin hữu ích về kỹ năng thuyết trình là gì, những vấn đề cần lưu ý trong kỹ năng thuyết trình là gì, cách thuyết trình haythì cần thể hiện thế nào. Hi vọng các bạn rút ra được những kinh nghiệm cho chính cá nhân mình.