Nhật ký thực tập: Bài học kinh nghiệm quý báu dành cho sinh viên

Thực tập là thời gian đáng nhớ của mỗi sinh viên, không sinh viên nào quên được quãng đường này. Tuy nhiên, làm sao để sinh viên đạt được kết quả tốt nhất sau thời gian thực tập chính là nỗi niềm của nhiều sinh viên.

Là một sinh viên, đặc biệt là sinh viên năm cuối không ai không thoát khỏi kỳ thực tập - một trong những cửa ải phải vượt qua để ra trường. Kỳ thực tập cũng giống như một môn học, tuy nhiên thay vì học kiến thức, sinh viên được áp dụng những kiến thức đã học trong thời gian qua vào công việc thực tế, môi trường doanh nghiệp. Trong quá trình thực tập, sinh viên sẽ phải viết báo cáo thực tập để đưa ra những bài học cũng như kinh nghiệm đáng quý sau khoảng thời gian này. 

I. Vấn đề cơ bản khi đi thực tập

1. Khái niệm về thực tập 

Khái niệm về thực tập chẳng còn xa lạ với bất kỳ ai, không chỉ sinh viên. Thuật ngữ này được sử dụng vô cùng phổ biến trong môi trường đại học nhằm chỉ đến một khoảng thời gian làm việc thực tế tại một doanh nghiệp ở vị trí thực tập sinh liên quan đến lĩnh vực và ngành nghề mà sinh viên đang theo học. 

Khái niệm thực tập sinh là gì?

Ai rồi cũng sẽ trở thành thực tập sinh vì đây là “cửa ải” cuối cùng mà bất cứ sinh viên nào cũng cần thực hiện nếu muốn ra trường. Nói một cách dễ hiểu, sau thời gian học tập, tiếp nạp kiến thức thì sinh viên cần được tiếp xúc với công việc thực tế giúp họ được áp dụng những kiến thức đã học, đồng thời có thêm kinh nghiệm cơ bản về lĩnh vực mà mình đang theo học. Trên thực tế, những kiến thức mà sinh viên được học vẫn chỉ được xem là lý thuyết, có những ngành nghề, lĩnh vực phải làm mới học hỏi thêm được nhiều kinh nghiệm cũng như kiến thức hữu ích. Chính vì vậy, kỳ thực tập vô cùng quan trọng với bất cứ sinh viên nào. 

Đây là một khoảng thời gian giúp sinh viên biết được năng lực thực sự của bản thân thay vì ảo tưởng về điểm số trong thời gian học tập. Thời gian và môi trường làm việc giúp bạn nhìn nhận và rèn luyện bản thân vì có những trường hợp bạn chưa từng gặp trên trường lớp. 

2. Đối tượng – thời gian thực tập 

2.1. Đối tượng thực tập 

Như đã đề cập ở trên thì hoạt động thực tập chủ yếu dành cho những sinh viên năm cuối tại những trường đại học, cao đẳng, trung cấp,... tuy nhiên vẫn có những trường yêu cầu sinh viên phải thực tập hai lần trong suốt quá trình đào tạo. Ví dụ như 2 năm một lần, mỗi lần thực tập, sinh viên phải thực hiện báo cáo thực tập với những yêu cầu riêng nhằm ghi lại kết quả đạt được sau khi thực tập. 

Trong doanh nghiệp, họ vẫn sẽ tiếp nhận những thực tập sinh giúp sinh viên có mỗi trường để tôi luyện bản thân và học hỏi thêm kinh nghiệm thực tế. Bên cạnh những sinh viên chưa tốt nghiệp vẫn có những bạn sinh viên đã tốt nghiệp nhưng kinh nghiệm làm việc chưa nhiều vẫn có thể tham gia chương trình internship của ngành mình học.

Hiện tại, có những nhóm thực tập như:

• Thực tập dài hạn (thực tập từ năm nhất đến hết quá trình đào tạo) và ngắn hạn (3 - 6 tháng cho sinh viên năm 3-4)
• Thực tập sinh là sinh viên mới ra trường nhưng chưa có nhiều kinh nghiệm được xem là Fresher.

Một sinh viên được đánh giá cáo bởi doanh nghiệp khi họ vừa có kiến thức nền tảng vừa trang bị những kỹ năng cần thiết cho bản thân và công việc như kỹ năng thuyết trình, kỹ năng giao tiếp.

Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách trình bày báo cáo thực tập chuyên nghiệp nhất

2.2. Thời gian thực tập 

Thời gian tùy thuộc vào yêu cầu của nhà trường cũng như quy định của doanh nghiệp. Hiện nay chương trình internship mở ra rất nhiều, tuy nhiên chất lượng chương trình chưa được đảm bảo, vì vậy là một sinh viên, bạn cần nắm rõ yêu cầu của bản thân để tìm hiểu chương trình phù hợp nhất. 

Thời gian thực tập bao lâu?

Với những sinh viên năm 2-3, yêu cầu thời gian từ 2 tháng có thể thử sức ở những công việc part - time để tránh ảnh hưởng đến việc học. Có nhiều doanh nghiệp vẫn chấp nhận sinh viên đang đi học và vẫn có thể làm việc tại doanh nghiệp như một thực tập sinh với yêu cầu thời gian lên văn phòng khoảng 4 buổi/ tuần. Những sinh viên năm cuối với yêu cầu cao hơn từ 3 - 6 tháng thì bắt buộc sinh viên phải làm việc full- time tại văn phòng. Thời gian này chính là thời gian thách thức ứng viên, giúp họ đánh giá và xem xét năng lực của bản thân để biết mình còn khuyết điểm gì, đây cũng là một cách để phân tích SWOT bản thân hiệu quả.

3. Đơn vị đến thực tập 

Doanh nghiệp còn tùy thuộc vào chuyên ngành học của sinh viên tại trường đại học. Thực tập sinh đến doanh nghiệp không phải để làm những việc vặt như rót nước, pha trà, vì vậy để có được kết quả đạt được sau khi thực tập là những kiến thức cũng như kỹ năng mềm thì sinh viên cần cần thận khi lựa chọn công ty.

Hiện nay, khi mọi thông tin đều được công khai thì không khó để bạn có thể tìm được một danh sách những công ty tuyển thực tập sinh, tuy nhiên chất lượng tuyển dụng nhân sự không hoàn toàn chuẩn chỉnh. Tùy vào ngành học bạn có thể lựa chọn doanh nghiệp như chi nhánh của công ty đa quốc gia, bệnh viện, nhà máy, phòng khám,... kèm theo đó, bạn cũng có thể lựa chọn địa điểm làm việc thuận tiện nhất.

4. Mục đích của việc đi thực tập 

Mục đích không phải cuốn nhật ký thực tập mà là những kết quả đạt được sau khi thực tập. Bạn đã làm được gì cho doanh nghiệp, học được điều gì hay phát triển được kỹ năng mềm đặc biệt nào. Hãy luôn nhớ rằng, bạn ở vị trí thực tập sinh để áp dụng những kiến thức của mình vào môi trường và công việc thực tế để rèn luyện bản thân.

5. Các loại hình thực tập 

Sau 1 năm học tập tại trường học, sang hết năm thứ hai, sinh viên sẽ phải tham gia kỳ thực tập nhận thức trong thời gian từ 6 -  8 tuần với hai hình thức là thực tập tích lũy và thực tập ở nước ngoài. 

Các loại hình thực tập

Thực tập tích lũy là một hình thức được công nhận khi sinh viên tích lũy đủ 320 giờ làm việc thực tế tại doanh nghiệp, không yêu cầu là nhân viên full - time. Ngoài ra, sinh viên có thể thay thế bằng những dự án hay hoạt động xã hội tại trường do Đoàn thanh niên tổ chức. Dù là thực tập tích lũy thì sinh viên vẫn phải báo cáo kết quả đạt được sau khi thực tập và có ghi lại nhật ký thực tập đầy đủ.

Thực tập ở nước ngoài là một chương trình internship được phòng hỗ trợ sinh viên tư vấn, hỗ trợ mọi thủ tục và giấy tờ cần thiết theo quy định công ty. Không chỉ vậy nhà trường cũng sẽ hỗ trợ một phần tài chính cho việc học tại nước ngoài cho sinh viên.

Thực tập tốt nghiệp dành riêng cho những sinh viên năm cuối trước khi ra trường với kết quả đạt được sau khi thực tập được ghi lại trong một cuốn báo cáo thực tập. Nhiều sinh viên sợ thời gian này, tuy nhiên đây chính là lúc bạn được phát huy những tài năng của mình để tạo ra giá trị cho doanh nghiệp.

Xem thêm: Mẫu lời cảm ơn trong báo cáo thực tập chuyên nghiệp nhất

II. Những vấn đề cần biết trước và trong quá trình thực tập

1. Các bước chuẩn bị trước khi đi thực tập

Trước khi tham gia một kỳ thực tập, sinh viên cần tham khảo và tìm hiểu kỹ về những yêu cầu để thực hiện nghiêm chỉnh và đầy đủ:

• 1 bản CV 
• Giấy giới thiệu sinh viên thực tập
• Phiếu tiếp nhận sinh viên thực tập do doanh nghiệp xác nhận
• Một vài chứng chỉ, thành tích liên quan
• Phiếu trao đổi giảng viên
• Mẫu sổ nhật kí thực tập, báo cáo thực tập
• Phiếu nhận xét sinh viên nộp cho Khoa 
• Báo cáo thực tập là kết quả đạt được sau khi thực tập

2. Công tác liên hệ với đơn vị thực tập 

2.1 Liên hệ với đơn vị trước khi thực tập 

Trước khi vào kỳ thực tập chính thức, sinh viên cần trình diện với đơn vị thực tập trước khoảng 1 tuần để tìm hiểu và có cái nhìn sơ bộ về doanh nghiệp. Khi biết được thông tin liên quan đến doanh nghiệp như văn hóa doanh nghiệp, quy định nơi làm việc, sinh viên sẽ có sự chuẩn bị kỹ càng hơn để đỡ bỡ ngỡ vào ngày đầu làm việc. 

Chủ động liên hệ với doanh nghiệp thực tập

Ngoài ra, cũng có một số trường hợp, doanh nghiệp từ chối tiếp nhận sinh viên do nhiều lý do khác nhau, tuy nhiên khi gặp vấn đề này, sinh viên cần liên hệ phòng hỗ trợ sinh viên để được trao đổi và hỗ trợ cụ thể hơn. 

Sinh viên có thể tìm hiểu thông tin liên hệ với doanh nghiệp bằng nhiều cách như:

• Tìm thông tin trên website, tổng đài, ứng dụng,...
• Đến trực tiếp công ty hay xin hẹn gặp trước
• Mang hồ sơ đến trình diện đúng giờ

2.2 Có nên tự liên hệ, tìm nơi thực tập

Nhà trường là nơi kết nối doanh nghiệp đến sinh viên, tuy nhiên có nhà trường vẫn khuyến khích sinh viên tự tìm và liên hệ với những doanh nghiệp phù hợp. Lý do đầu tiên kể đến là sự phù hợp, khi tự tìm hiểu, sinh viên có thể biết được liệu rằng nơi này có phù hợp với bản thân mình hay không. Ví dụ như trong chuyên ngành bạn học là Marketing, tuy nhiên ngành này không nhỏ và bạn chỉ muốn làm việc tại Agency thì bạn có thể chủ động tìm kiếm nơi phù hợp. 

Khi tìm nơi thực tập cũng là thời gian bạn được thử sức với kỹ năng nghiên cứu và tìm kiếm để sau này có thể tìm kiếm công việc chính thức cho mình. Sau đó, khi đã có được vị trí thực tập sinh phù hợp, bạn có thể có cơ hội được nhìn nhận và đánh giá tốt để trở thành nhân viên chính thức. 

Sinh viên là người hiểu rõ năng lực cũng như kiến thức của bản thân mình nhất, vì vậy khi đã hiểu mình thì sinh viên có quyền được lựa chọn những doanh nghiệp tốt nhất và phù hợp nhất với chính bạn. Khi đã tìm được môi trường tốt, bạn sẽ phát huy được nhiều kỹ năng cứng cũng như kỹ năng mềm để đạt hiệu quả cao trong công việc.

Xem thêm: Điểm danh các mẫu nhận xét thực tập chuẩn nhất được các đơn vị sử dụng 

3. Điều cần biết trong quá trình thực tập

Khi đã được tiếp nhận và trở thành thực tập sinh tại một doanh nghiệp, cũng đồng nghĩa với việc bạn phải tuân theo những quy định của doanh nghiệp. 

Quá trình thực tập tại doanh nghiệp

Về yêu cầu kỷ luật, bạn phải chấp nhận sự phân công của doanh nghiệp và làm việc như một nhân viên thực thụ về giờ giấc làm việc cũng như quy định nơi làm việc. Bên cạnh đó, sinh viên sẽ chịu sự hướng dẫn trực tiếp của một người hướng dẫn và đặc biệt không tự ý bỏ vị trí hay thay đổi mà chưa có sự chấp thuận từ phòng đào tạo. 

Về phong cách ứng xử, sinh viên cần giữ được thái độ ham học hỏi, khiêm tốn vì thực tế kiến thức của bạn chỉ là con kiến nhỏ trong thế giới kiến thức ngoài kia. Khi được làm việc với một tập thể, quan trọng nhất là bạn cần có kỹ năng giao tiếp để làm việc trơn tru và thuận lợi hơn. Bên cạnh đó, phong cách, trang phục phải luôn gọn gàng, chỉnh tề để không mất điểm và cũng thể hiện tác phong chuyên nghiệp của chính bạn.

Về yêu cầu đạt được sau khi thực tập, nhà trường sẽ không đưa ra yêu cầu bắt buộc nào tuy nhiên chính bạn cần đưa ra những mục tiêu cần tiếp thu được sau quá trình thực tập. Ví dụ như khả năng thích nghi và hội nhập tại doanh nghiệp, tinh thần trách nhiệm với chất lượng công việc cao.

Một số yêu cầu khác liên quan như ghi chép nhật ký thực tập để với đầy đủ, chi tiết những nhiệm vụ đã hoàn thành. Trình cho người hướng dẫn ký tên xác nhận quá trình thực tập của sinh viên.

4. Thuận lợi và khó khăn khi đi thực tập

4.1. Những thuận lợi trong quá trình thực tập

Khi sinh viên bước vào một doanh nghiệp với vị trí thực tập sinh sinh viên sẽ nhận được sự hướng dẫn tận tình từ doanh nghiệp vì họ hiểu rằng thực tập sinh thì chưa có nhiều kinh nghiệm làm việc. Những doanh nghiệp nói chung luôn tạo điều kiện tốt nhất cho thực tập sinh với những định hướng công việc cụ thể. Thực tập sinh cũng như nhân viên chính thức sẽ được làm việc trong môi trường có đầy đủ cơ sở vật chất với môi trường năng động, thân thiện.

Những thuận lợi khi làm thực tập sinh

4.2. Những khó khăn trong quá trình thực tập

Khó khăn đầu tiên mà những thực tập sinh gặp phải chính là sự khác biệt quá lớn giữa môi trường làm việc thực tế và ký thuyết. Khi bạn có kiến thức, bạn đã bước được ⅓ quãng đường rồi, vì vậy để tận dụng tốt những kiến thức ấy bạn mới cần đến thời gian này, vì vậy hãy làm quen với công việc thay vì ngồi suy nghĩ về sự khó khăn này. Sinh viên cần tận dụng tối đa kỹ năng quan sát của mình để nhìn nhận cách làm việc của mọi người xung quanh và chủ động tìm kiếm cơ hội cho mình.

Khó khăn thứ hai chính là áp lực thời gian. Quy định của công ty nghiêm ngặt hơn giờ học của bạn, nên có lẽ nhiều thực tập sinh sẽ khó khăn khi phải đến đúng giờ. Tuy nhiên, đây là thói quen xấu cần bỏ của sinh viên vì đúng giờ là một trong những nguyên tắc sống cần được rèn luyện. Thay vì than vãn, hãy thay đổi thời khóa biểu của mình để phù hợp hơn với thời gian làm việc quy định của doanh nghiệp.

Áp lực thứ ba chính là khó khăn trong quy trình làm việc tại doanh nghiệp. Thông thường, thực tập sinh thường về những khó khăn trong công việc và những lần bị phê bình. Tuy nhiên, bản chất của công việc là vậy, bạn cần phải nâng cấp bản thân để hoàn thành công việc tốt hơn thay vì than trách rằng sao công việc này khó quá. Tìm hiểu và nghiên cứu về công việc cũng là một cách không tồi đê cải thiện chất lượng công việc.

Xem thêm: Những điều thực tập sinh cần tránh trong buổi phỏng vấn tìm việc làm

III. Tổng kết, kết luận báo cáo sau khi thực tập  

Kết thúc thời gian thực tập cũng là lúc sinh viên phải hoàn thành nhật ký thực tập cũng như báo cáo thực tập ghi lại kết quả đạt được sau khi thực tập. Những thủ tục về giấy tờ cần nộp sẽ được phòng đào tạo thông báo, vì vậy bạn chỉ cần tuân theo hướng dẫn và nộp đúng thời hạn. Song song đó bạn cần gửi một thư cảm ơn đến nơi tiếp nhận đã trao cho bạn cơ hội được làm việc và trải nghiệm môi trường làm việc thực tế như thế nào. 

Tổng kết trong báo cáo thực tập

Cuối cùng chính là buổi bảo vệ luận án của sinh viên với những kết quả đạt được sau khi thực tập. Trước khi tham gia buổi báo cáo này, bạn cần có sự chuẩn bị kỹ càng về tâm lý cũng như nội dung thuyết trình, đồng thời rèn luyện kỹ năng nói chuyện trước đám đông để không bị áp lực khi báo cáo trực tiếp. Sau đó, rút kinh nghiệm về những ưu và nhược điểm của bản thân trong quá trình thực tập.

IV. Bài học làm báo cáo mà bạn có thể tham khảo

1. Bài học về sự chủ động và tự tin 

Tinh thần chủ động là một bài học lớn mà hầu như sinh viên nào cũng học hỏi được sau quá trình làm thực tập sinh. Vào một môi trường mới, làm việc với những con người hoàn toàn xa lạ chủ động nói chuyện, chủ động làm việc và đưa ra quan điểm cá nhân giúp sinh viên hòa nhập nhanh hơn. 

Sự chủ động và tự tin cũng giúp cho sinh viên làm chủ được công việc của mình và hướng mọi việc theo ý mình, đồng thời hạn chế rủi ro khi làm việc. Những bài học dù nhỏ nhoi nhưng sau nhiều lần tích góp có thể gây dựng nên một thói quen tốt cho bạn và trở thành tính cách của bạn.

2. Kỹ năng mềm cực kỳ quan trọng  

Kỹ năng mềm chưa bao giờ là thừa với sinh viên hay người đã đi làm. Những kỹ năng mềm như kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, kỹ năng lắng nghe,... thấy thì đơn giản nhưng khi làm việc bạn sẽ thấy nó đòi hỏi bạn phải tư duy rất nhiều. 

Kỹ năng mềm là chìa khóa thành công

Trong môi trường công sở yêu cầu bạn phải khéo léo khi giao tiếp và ứng xử thì những kỹ năng mềm này chính là chìa khóa giúp bạn sống sót tốt. Đồng thời những kỹ năng mềm này cũng tạo ra những cơ hội thăng tiến cho công việc sau này của sinh viên. Chỉ cần bạn đủ tự tin và ứng xử linh hoạt thì dù ở môi trường doanh nghiệp như thế nào, bạn vẫn có thể dễ dàng thích nghi.

Xem thêm: Thực tập sinh cần làm gì để tìm được công việc khi chưa ra trường?

3. Tích cực học hỏi kinh nghiệm từ trải nghiệm thực tế 

Thời gian thực tập là thời gian vô cùng quý giá giúp sinh viên trau dồi kiến thức chuyên ngành đồng thời học hỏi thêm công việc cũng như kinh nghiệm thực tế. Môi trường làm việc tại doanh nghiệp như thế nào và thực tập sinh cần biết điểm mạnh của mình ở đâu để nhận những công việc phù hợp. 

Thời gian này bạn sẽ nhận ra có những bài học không thể tóm gọn lại trong vài câu chữ, cũng không thể trải nghiệm hết qua lời kể mà chỉ có thể được trải nghiệm thực tế, bạn mới thấy nó thấm thía ra sao. Môi trường thực tế, cơ hội thực nghiệm giúp bạn tìm ra những thiếu sót của bản thân để có thể trau dồi và rèn luyện tốt hơn. 

V. Kết luận

Kỳ thực tập là thời gian quý báu cho sinh viên được mở mang tầm hiểu biết và trải nghiệm thêm nhiều tình huống cũng như bài học thực tế. Mỗi cá nhân sẽ có những trang nhật ký thực tập riêng nhưng dẫu sao kết quả đạt được sau khi thực tập mới nói lên hiệu quả làm việc của bạn thời gian qua. Dù tự tin thế nào, giỏi đến đâu bạn vẫn cần biết mình ở đâu và mình là ai để học hỏi thêm những kiến thức mà mình chưa với tới được.