OKR là gì? Cách quản trị doanh nghiệp theo mục tiêu và kết quả then chốt

OKR là gì mà nhiều doanh nghiệp lựa chọn phương pháp này để áp dụng quản trị doanh nghiệp? Liệu rằng việc áp dụng OKR có giúp cho việc quản trị doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn không?

Để điều hành và quản trị các hoạt động của doanh nghiệp một cách hiệu quả, hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã sử dụng OKR như một phương pháp điều hành công ty. OKR là gì? Tại sao doanh nghiệp lại sử dụng áp dụng thuật ngữ OKR là gì để liên kết các phòng ban của công ty? 

I. OKR là gì? 

Định nghĩa OKR là gì đang được nhiều doanh nghiệp quan tâm. OKR được viết tắt bởi Objective and Key Result được dùng để nói đến Mục tiêu và Kết quả then chốt. Đây là một hệ thống để liên kết nội bộ tổ chức hay các phòng ban với nhau bằng cách liên kếtmục tiêu nội bộ của doanh nghiệp, mục tiêu của phòng ban kết hợp với mục tiêu cá nhân.để đạt được những kết quả cụ thể. 

OKR là gì?

II. Để hiểu rõ hơn OKR là gì thì hãy thử tìm hiểu đặc điểm chủ yếu của OKR là gì và tầm quan trọng của nó.  

2.1 Cấu trúc

Cấu trúc của OKR là gì? Nó được tạo thành từ hai phần: Objective hay gọi là thiết lập mục tiêu kết hợp với Key Result là kết quả then chốt. Objective ở đây chính là mục tiêu của công ty để tạo thành mục tiêu của phòng ban và từ đó hỗ trợ phát triển mục tiêu cá nhân. Objective sẽ cho doanh nghiệp biết con đường doanh nghiệp sẽ đi trong thời gian ngắn và thời gian dài. Key Result được hiểu là những bước đo lường để doanh nghiệp đạt được mục tiêu và được duy trì theo từng tầng mục tiêu - từ bộ máy cấp cao như ban quản lý xuống từng phòng ban và xuống từng cá nhân cụ thể để tạo được hướng đi chung. 

2.2 Nguyên lý hoạt động

Hiểu được nguyên tắc hoạt động của OKR là gì bạn sẽ thấy đây không được xem là nguyên tắc quản lý những mục tiêu vì đây là một hệ thống hoạt động dựa trên niềm tin:

Tham vọng: Để doanh nghiệp đạt được mục tiêu một cách tối đa thì objective sẽ luôn được thiết lập cao hơn năng lực hiện tại. 

Đo lường: Key Result sẽ luôn được gắn với những mức đo lường được như những con số cụ thể.

Minh bạch: Objective được truyền đạt từ vị trí CEO xuống từng cá nhân nhỏ trong doanh nghiệp như thực tập sinh để cả công ty cùng theo dõi OKR là gì ở từng tổ chức. 

Hiệu suất: OKR không phải là một công cụ để đo lường hiệu suất làm việc của nhân viên vì đây chỉ là phương thức để liên kết mục tiêu cá nhân đi cùng mục tiêu của doanh nghiệp.

Nguyên lý hoạt động của OKR là gì?

Nguồn gốc của OKR được xuất phát từ một người tên Andy Grove làm việc tại Intel, sau đó phương pháp này được kế thừa bới John Doer và được sử dụng phổ biến tại Google hiện nay. Và khi áp dụng thành công OKR thì ngày nay càng nhiều doanh nghiệp đã sử dụng và nhận được kết quả ngoài mong muốn khi sử dụng OKR. 

III. OKR có lợi ích gì?

3.1 Liên kết nội bộ doanh nghiệp chặt chẽ: 

OKR được xây dựng nhằm kết nối những mục tiêu của doanh nghiệp để đưa xuống và trở thành mục tiêu của phòng ban và thiết lập mục tiêu của cá nhân. Tất cả quá trình tạo lập mục tiêu này nhằm giúp cho toàn thể công ty đi chung một định hướng.

3.2 Tập trung vào những vấn đề thiết yếu:

Một doanh nghiệp để có thể đi đúng OKR đề ra thì chỉ nên thiết lập từ 3 - 5 mục tiêu cho mỗi cấp độ. Số lượng mục tiêu vừa đủ sẽ giúp cho cả công ty và cá nhân đều có những mục tiêu cụ thể và quan trọng trong công ty.

3.3 Tăng tính minh bạch:

Không chỉ CEO - những người lãnh đạo mới được quyền biết những mục tiêu hệ trọng của công ty mà cả những nhân viên hay thực tập sinh đều nên biết về những mục tiêu này. Nhân viên nắm được công việc và kế hoạch làm việc của cá nhân và phòng ban giúp cho mọi công việc trở nên minh bạch hơn trong hệ thống.

3.4 Nhân viên được trao quyền:

Khi sử dụng OKR, nhân viên sẽ nắm được mọi hoạt động của công ty và ban lãnh đạo cũng sẽ đưa ra những quyết định chính xác. Việc này có thể tạo được cơ hội cho nhân viên tự theo dõi kết quả công việc và tự chủ động được công việc của mình.

Lợi ích của OKR là gì

3.5 Đo lường được tiến độ hoàn thành mục tiêu:

OKR sẽ phản ánh được mục tiêu của từng cá nhân và phòng ban trong doanh nghiệp nên kết quả của OKR là gì sẽ đo lường được phần trăm hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp đề ra.

3.6 Tạo ra những kết quả vượt bậc:

OKR thường được đề ra trên mức khả năng nên khi dùng OKR, quản lý doanh nghiệp có thể phát huy được tối đa khả năng của mình và quản trị doanh nghiệp cũng như nhân viên đạt được kết quả vượt mức mong muốn.

IV. Làm thế nào để bắt đầu với OKR?

Để một doanh nghiệp có thể bắt đầu tạo dựng hệ thống mục tiêu với OKR thì cũng cần ít nhất 6 tháng để chuẩn bị trước khi bắt đầu một quý mới hay một năm mới. Dưới đây là lộ trình mẫu mà doanh nghiệp có thể tham khảo để xây dựng một hệ thống mục tiêu cho doanh nghiệp:

Tháng đầu tiên, bạn có thể suy nghĩ và xem xét về mục tiêu của doanh nghiệp và xác định hệ thống mục tiêu của tổ chức để hiểu rõ OKR là gì thật hiệu quả.

Tháng thứ hai, bạn nên phổ biến cho trưởng phòng ban và quản lý để phác thảo sơ bộ mục tiêuOKR cho toàn bộ doanh nghiệp. Sau khi đã làm việc với trưởng ban thì trưởng phòng ban cần làm việc với từng thành viên cụ thể để phác thảo từng mục tiêu cá nhân.

Tháng thứ ba được sử dụng để kết nối, phân tầng mục tiêu và trình bày cho toàn công ty về hệ thống OKR là gì.

Tháng thứ tư, khi đã hoàn thiện hệ thống mục tiêu thì hãy theo dõi và quản lý tiến độ của OKR là gì.

4.1 Xác định Objective và Key Result của doanh nghiệp

Việc đầu tiên để tạo dựng một hệ thống mục tiêu cần làm chính là tìm ra 3 - 5 mục tiêu cốt lõi mà quản lý doanh nghiệp muốn đạt được trong quý hoặc năm tiếp theo. Mục tiêu sẽ được tạo nên dựa trên sứ mệnh và tầm nhìn của doanh nghiệp và cấp quản lý kết hợp với con số cụ thể. 

Sau khi đã xác định được mục tiêu cụ thể thì doanh nghiệp cần chốt mục tiêu và thảo luận với các phòng ban trong công ty để xác định lại kết quả cần đạt được một cách cụ thể. 

Ví dụ: “Tăng lợi nhuận lên 200% trong 3 tháng kế tiếp” - đây là kết quả then chốt và để đạt được kết quả trên thì phòng ban phải “tuyển thêm 10 nhân viên kinh doanh”. Từ những mục tiêu của doanh nghiệp có thể giúp cho từng cá nhân có thể định hướng được hướng đi cụ thể.

4.2 Xác định hệ thống để tổ chức quản lý OKR

Để theo dõi và quản lý OKR là gì một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần một hệ thống để hỗ trợ theo dõi và đây cũng là một hệ thống chung giúp cả công ty theo dõi dễ dàng hơn. Nhận biết được sự quan trọng của OKR là gì nên Google cũng đã xây dựng riêng một công cụ nội bộ để theo dõi OKR là gì. Còn nhiều công ty nhỏ thì sử dụng Excel như một công cụ để theo dõi OKR dễ dàng hơn. Hiện nay, ngoài Excel thì cũng có một số phần mềm được xây dựng để theo dõi OKR tốt hơn như Base Goal, Perdoo, Lattice,...

Trước khi bắt đầu thực hiện OKR thì doanh nghiệp phải chuẩn bị một quy trình làm việc chi tiết để doanh nghiệp có thể đạt được những giá trị tối ưu mà OKR mang lại khi quyết định sử dụng.

Cách xây dựng OKR là gì?

4.3 Phổ biến với các trưởng phòng ban, bộ phận để cùng phác thảo mục tiêu phòng ban bộ phận

Sau khi đã thống nhất được hệ thống dùng để theo dõi OKR là gì, doanh nghiệp cần họp cùng các trường phòng ban để bàn về kế hoạch thực hiện OKR. Đầu tiên, nội dung sẽ bao gồm khái quát về OKR để hiểu được OKR là gì và vai trò của nó để biết được lý do tại sao ban lãnh đạo đưa ra quyết định sử dụng hệ thống này. Nội dung thứ hai chính là cách để một doanh nghiệp có thể áp dụng OKR trong công việc đồng thời đưa ra mặt lợi và mặt bất lợi khi sử dụng OKR. Nội dung thứ ba cần bàn luận chính là cách truyền đạt OKR để những phòng ban và các cá nhân để lấy ý kiến phản hồi. 

Sau khi nhận được mục tiêu của doanh nghiệp, trưởng phòng ban có thể lên kế hoạch OKR cho phòng ban của họ.

4.4 Phổ biến OKR tới toàn doanh nghiệp

Sau khi đã phổ biến cho từng phòng ban thì bạn cần phổ với với toàn thể nhân viên trong công ty để từng cá nhân hiểu được lý do vì sao phải sử dụng OKR trong quá trình làm việc. Khi đã có cái nhìn khái quát về OKR là gì, nhân viên sẽ dễ dàng hơn trong việc đặt ra kỳ vọng phù hợp với định hướng doanh nghiệp.

4.5 Trưởng phòng ban bộ phận làm việc với các thành viên để phác thảo mục tiêu cá nhân

Việc phổ biến OKR với từng cá nhân để họ hiểu được vấn đề chung và đưa ra định hướng nghề nghiệp cho bản thân. Sau đó, quản lý phòng ban sẽ nói chuyện cùng từng cá nhân để lên ý tưởng cho mỗi người. Đây được xem là một cuộc thảo luận hai chiều để quản lý biết nhân viên muốn làm gì cũng như quản lý muốn nhân viên làm gì. 

Kết thúc buổi thảo luận thì hai bên phải chốt được kỳ vọng của cá nhân với doanh nghiệp. Nếu cuộc thảo luận này luôn được duy trì một cách thường xuyên thì nhân viên sẽ cảm thấy được sự tôn trọng, được phần quyền trong việc ra quyết định về công việc của họ.

4.6 Kết nối, phân tầng và trình bày OKR

Khi toàn thể công ty hiểu được OKR là gì và được hướng dẫn về nó thì lãnh đạo phòng ban và ban quản trị doanh nghiệp cần ngồi lại thảo luận lần nữa để xem góc nhìn của nhân viên về hệ thống nnayf và điều chỉnh nếu cần thiết. 

Sau khi đã ngồi lại nhìn nhận lần cuối thì doanh nghiệp sẽ thống nhất OKR là gì cho quý đó hoặc năm đó. Khi đã chốt, ban quản trị cần thông báo lại lần cuối để chốt và thống nhất hướng đi cụ thể trong thời gian tới. 

4.7 Theo dõi và quản lý OKR cá nhân

Trong suốt giai đoạn áp dụng OKR thì doanh nghiệp cũng cần theo dõi và kiểm tra tiến độ của việc áp dụng thường xuyên. Việc theo dõi này giúp cho doanh nghiệp đảm bảo được hướng đi đã định sẵn. 

V. Cách đánh giá OKR

OKR thường được chấm điểm theo thang điểm 0 - 1:

0: Không hoàn thành được bất cứ mục tiêu nào trong OKR

0.6 - 0.7: Kết quả khả quan về mức độ hoàn thành và đi đúng hướng 

1: Hoàn thành xuất sắc 

5.1 Có hai loại kết quả then chốt

Đối với những mục tiêu không đo lường được bằng con số cụ thể như triển khai lập fanpage mới thì sẽ được đánh giá theo thang điểm nhị phân. 

0: Không hoàn thành

1: Hoàn thành

Đối với những mục tiêu đo lường được bằng con số như liên hệ 15 nhà cung cấp mới thì sẽ được định tính theo tỷ lệ phần trăm hoàn thành.

0.6 - 0.7: Được xem là thành công

Nếu điểm thấp hơn thì chứng tỏ hoạt động của tổ chức chưa tốt còn điểm cao hơn thì có thể do OKR được thiết lập thấp.

Khi đặt ra mục tiêu ban đầu, bạn cần cân nhắc thật cẩn thận vì những mục tiêu cao ban đầu có thể khá khó khăn để đạt được nhưng nếu đưa ra được cách áp dụng đúng thì tổ chức có thể đạt được kết quả ngoài mong muốn. 

Nếu điểm đánh giá thấp hơn 0.4 thì cũng không nói lên được rằng họ đã thất bại mà có thể do mục tiêu đặt ra quá cao hoặc nhân viên làm việc chưa hiệu quả và chưa đạt năng suất.

Kết quả của Objective là trung bình cộng của kết quả các Key Result của doanh nghiệp. Ví dụ như objective của một phòng ban kinh doanh là phát triển doanh thu gấp 2 lần quý trước. Vậy từ objectives, phòng kinh doanh sẽ đưa ra 3 key result để đạt được objectives trên như “kết hợp với 10 nhãn hàng mới phù hợp với thời trang trẻ - 0.6”, “tạo 2 chiến dịch sale off 50% - 1”, “quảng cáo trên facebook - 0.5”. Từ kết quả của 3 key result thì ta tính được kết quả của objective se rơi vào khoảng 0.8 - kết quả khá khả quan khi áp dụng OKR. 

Cách đánh giá OKR là gì?

5.2 Hệ thống chấm điểm OKR không phải là công cụ đánh giá hiệu quả công việc

OKR được dùng như một công cụ để đánh giá một cá nhân hoặc một tổ chức nhưng đây không phải là một thước đo để phân tích hiệu quả công việc. Nếu doanh nghiệp xem OKR đồng nhất với hoạt động đánh giá hiệu suất công việc thì các nhân viên sẽ đặt ra những nhiệm vụ dễ thực hiện để hoàn thành xuất sắc hơn. Và đây chính là lỗ hổng cũng như điểm yếu khi áp dụng OKR mà chưa thật sự hiểu OKR là gì.

5.3 Buổi họp chốt lại về OKR rất cần thiết

Khi kết thúc một quý, toàn thể ban quản trị cần ngồi lại cùng phòng ban để đánh giá độ hoàn thành và mức độ OKR đã đạt được và đưa ra những đề xuất cần đề thay đổi cho quý tiếp theo. Việc rà soát lại toàn bộ quá trình áp dụng OKR sẽ là dữ liệu cơ bản để nâng cao hiệu suất làm việc của doanh nghiệp và nhân viên.

VI. Các lỗi OKR thường gặp nhất

6.1 Sử dụng OKR làm bảng danh sách công việc

Mục đích của doanh nghiệp khi áp dụng OKR không phải để nhân viên dùng làm to do list cho những công việc hàng ngày phải hoàn thành. OKR nên được dùng để liên kết mục tiêu của toàn doanh nghiệp và đo lường giá trị của công việc. Ban quản trị và toàn thể nhân viên nên tìm hiểu giá trị cốt lõi của OKR là gì và sự khác biệt của kết quả then chốt dựa trên giá trị. 

6.2 Đặt ra quá nhiều OKR

Một hệ thống mục tiêu chỉ nên có từ 3 - 5 OKR để có thể tập trung vào những nhiệm vụ trọng điểm để nhân viên luôn nhớ đến và định hướng đường đi. Việc lập ra quá nhiều OKR sẽ làm cho nhân viên hay ban quản trị sao nhãng và nhầm lần OKR là danh sách công việc.

6.3 Không điều chỉnh OKR

OKR được xây dựng dựa trên sứ mệnh và định hướng của doanh nghiệp, tuy nhiên kế hoạch kinh doanh khác với thực tế nên doanh nghiệp nên theo dõi dữ liệu và xem xét hiệu quả làm việc để điều chỉnh cho phù hợp với hiện tại của doanh nghiệp.

6.4 Tạo ra OKR và không tập trung vào nó

Nếu đã tốn công sức và thời gian để tạo lập hệ thống mục tiêu thì hãy tập trung và đi đúng hướng đã lập ra. Tạo ra OKR mà không tập trung vào nó thì việc đi lệch hướng sẽ rất dễ xảy ra dẫn đến mục tiêu không hoàn thành. 

VII. Kết luận   

Một doanh nghiệp để quản trị tốt sứ mệnh và định hướng trong thời gian dài thì cần phải liên tục cập nhật, nhắc lại nhiều lần để từng nhân viên ghi nhớ và đi đúng định hướng ban đầu của doanh nghiệp. Và đây chính là một trong những công cụ hỗ trợ doanh nghiệp liên kết những con người có cùng định hướng để phát triển công ty. Nếu muốn áp dụng, trước tiên bạn cần hiểu OKR là gì để áp dụng nó và đạt được hiệu quả tốt nhất.