Pareto là gì? Ứng dụng nguyên tắc pareto trong quản lý hiệu suất doanh nghiệp

Nguyên tắc Pareto hay còn được gọi là quy luật 80/20 sẽ giúp cho bạn biết cách quản lý thời gian cũng như là tối ưu hóa lợi ích của mình trong lĩnh vực cuộc sống. Hãy theo dõi bài viết sau về nguyên tắc Pareto và cách ứng dụng trong doanh nghiệp nhé.

Nguyên lý Pareto hoặc nguyên tắc Pareto là gì? Có thể hiểu nôm na đó là một quy tắc 80/20 được biết đến đối với việc ứng dụng khả thi trong các lĩnh vực. Đặc biệt đó là Pareto có thể hỗ trợ mỗi người trong việc quản lý thời gian cá nhân tốt hơn, nâng cao hiệu suất của những doanh nghiệp và nhiều lĩnh vực khác nhau. Cùng 123job tìm hiểu khái niệm và các khía cạnh xoay quanh thuật ngữ này thông qua bài viết sau.

I. Nguyên tắc pareto là gì? 

Trong tiếng Anh thì nguyên tắc Pareto là Pareto Principle. Nhưng chúng còn được biết đến theo một cái tên đơn giản hơn, đó chính là quy tắc 80/20. Tên của nguyên tắc này đang được lấy theo tên của Vilfredo Pareto - là một trong những nhà kinh tế học vĩ đại của nước Ý. Nội dung của nguyên tắc Pareto chỉ ra rằng, có tương đương 80% kết quả xuất phát từ tương đương 20% nguyên nhân. Điều đó minh chứng rằng sự tương quan không đồng đều giữa giá trị đầu ra cũng như đầu vào.

Theo đó, quan sát đầu tiên về nguyên tắc pareto này liên quan tới mối quan hệ giữa dân số và tài sản sở hữu. Nhà kinh tế học Vilfredo Pareto cho thấy rằng, ở đất nước của ông, có khoảng 80% đất đai thuộc quyền sở hữu tương đương với khoảng 20% dân số. Vilfredo Pareto cũng đã thực hiện những cuộc khảo sát và thống kê đối với những quốc gia khác nhau và kết quả tương tự như ở đất nước của ông.

Khái niệm về nguyên tắc Pareto là gì?

Đa phần thì ở mọi tình huống, lĩnh vực hay trường hợp, sự xuất hiện của nguyên lý Pareto đã minh chứng rằng, không phải lúc nào thì mọi thứ trong cuộc sống cũng được phân phối một cách bình đẳng và đồng đều nhất. Ví như, 80% doanh thu trong một doanh nghiệp có thể xuất phát từ 20% nỗ lực của một nhân viên.

Xét về phương diện quản lý thời gian của mỗi người, có khoảng 30% thời gian của chúng ta đang sử dụng tại văn phòng làm việc cho ra số sản lượng liên quan đến công việc là khoảng 80%. Nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto cũng đã sử dụng nguyên lý Pareto này để giải thích cho 80% đất đai, tài sản được sở hữu và kiểm soát bởi 20% dân số.  

Xem thêm: SBU là gì? Chi tiết các áp dụng SBU trong các ma trận BCG, ADL

II. Ví dụ về nguyên lý pareto 

Trong một loạt những lĩnh vực như là quản trị con người, quản lý, sản xuất,... nguyên tắc 80/20 cũng đều có thể áp dụng tốt. Thông qua hàng loạt những ứng dụng công nghệ quản lý quan hệ khách hàng hay huấn luyện. Chẳng hạn như là một tổ chức công ty ứng dụng quy tắc 80/20 trong việc tối ưu hoạt động quản lý của người tiêu dùng hay khách hàng của họ.

Sự phụ thuộc của công ty đó đa phần đến như là năng lực cung cấp các dịch vụ khách hàng của cố vấn. Bởi vì ngân sách được chi sẽ phụ thuộc vào các mức độ thỏa mãn của khách hàng. Mặc dù vậy nhưng không phải toàn bộ khách hàng đều cho cố vấn ở một mức thu nhập ổn định nào đó. Nếu tuân theo nguyên tắc Pareto, có khoảng 100 khách hàng, thì 20 khách hàng tiềm năng nhất sẽ mang lại khoảng 80% doanh thu cho cố vấn tài chính. Trong 20 khách hàng này cũng chính là những khách hàng có thể chi trả các khoản phí cao nhất và họ cũng có thể là người sở hữu khối tài sản lớn nhất.

Thoạt nhìn có vẻ đơn giản, tuy nhiên nguyên tắc Pareto là nguyên tắc khó thực thi đối với cố vấn tài chính. Nguyên tắc Pareto minh chứng rằng, cố vấn tài chính sẽ nhận được tối thiểu là 80% dịch vụ của khách hàng vì có khoảng 20 khách hàng tiềm năng vẫn đang chi trả cho 80% đó. Chính vì thế, 20 khách hàng tiềm năng hàng đầu nên được những cố vấn tài chính đặc biệt quan tâm, giữ gìn và có thể phát triển các mối quan hệ với họ.

Tuy nhiên đó chỉ là lời căn dặn có mang tính lý thuyết, bởi vì bản chất cho thấy, các cố vấn tài chính sẽ chẳng bao giờ là chú trọng đến vấn đề này. Họ thông thường sẽ phân bổ thời gian cũng như là dịch vụ cho toàn bộ mà không quan tâm mấy đến thực trạng hay tiềm năng của khách hàng. Họ cũng sẽ tiếp nhận và giải quyết sự cố hay vấn đề của khách hàng sau khi khách hàng có liên hệ tới. Tất nhiên, với bất kể khách hàng đó là ai? Có sở hữu khối tài sản lớn, có chi trả cá chi phí dịch vụ tốt nhất hoặc tiềm năng nhất hay không?

Nhìn chung, rất nhiều doanh nghiệp cũng có thể áp dụng nguyên tắc Pareto cho mình, nhất là các công ty có phát triển dựa trên dịch vụ có thể cung cấp cho khách hàng. Không chỉ được áp dụng trong các tổ chức, nguyên tắc Pareto cũng có thể được áp dụng theo cấp độ của cá nhân. Trong đó, nguyên tắc Pareto được ứng dụng khá phổ biến trong lĩnh vực quản lý về thời gian cá nhân. Bởi vì hầu như chúng ta đều đang có xu hướng phân bổ đồng đều thời gian của mình thay vì chỉ chú trọng thời gian vào một hoặc một vài nhiệm vụ hay công việc quan trọng nhất.

Xem thêm: OKR là gì? Cách quản trị doanh nghiệp theo mục tiêu và kết quả then chốt

III. Tại sao nguyên tắc pareto mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp 

Sau khi bạn đã hiểu nguyên tắc Pareto là gì thông qua những ví dụ, có thể thấy được chúng đã giúp cho chúng ta xây dựng nên động lực. Và đặc biệt chính là chỉ tập trung toàn bộ nỗ lực cũng như sự cố gắng vào 20% nhân tố thiết yếu nhằm mục đích tạo ra sự bứt phá của tổ chức, thay vì việc phân bố lãng phí nỗ lực ở 80% những nhân tố không cần thiết và thành quả không có gì đặc biệt.

Lấy một ví dụ đơn cử ở lĩnh vực nghệ thuật, có thể họa sĩ lừng danh Leonardo da Vinci dành 20% thời gian của mình để hoàn thiện khoảng 80% bức họa Mona Lisa nổi tiếng. Tuy nhiên, Mona Lisa đôi khi cũng sẽ chẳng trở thành một kiệt tác của nhân loại nếu như là họa sĩ này không đầu tư gấp nhiều lần thời gian cá nhân của mình để có thể hoàn thiện những chi tiết nhỏ nhặt nhất trên bức họa.

Thông qua đó, bạn có thể rút ra được một bài học: Bạn cần bỏ ra sự nỗ lực cho toàn bộ 100% nếu như bạn mong muốn thu được về kết quả chất lượng hàng đầu. Tuy nhiên nếu bạn mong muốn có được kết quả tương xứng đối với chi phí mà bạn đã bỏ ra, bạn có thể xem xét việc đầu tư vào khoảng 20% nhiệm vụ sinh ra kết quả với số lượng nhiều nhất.

Đừng hiểu lầm rằng nguyên tắc Pareto khuyên bạn chỉ cần đầu tư sự cố gắng của bản thân cho khoảng 80% nhiệm vụ thiết yếu và quan trọng. Chúng ta vẫn nên dành thời gian để có thể hoàn thiện lại những chi tiết nhằm mang lại một tổng thể chất lượng nhất. Do đó, quy tắc 80/20 cũng không phải là một quy luật tất yếu trong tự nhiên, đó chính là một kết quả được rút ra từ thực tiễn. Nếu mỗi người nhận thức được rằng nguyên lý Pareto có thể ứng dụng trong hầu hết những hoạt động và khía cạnh có liên quan đến doanh nghiệp. Bạn có thể chủ động trong công việc quyết định nguồn lực, phân bổ khoảng thời gian và tối ưu sự cố gắng nhất có thể.

Xem thêm: Định giá doanh nghiệp (Business valuation) là gì? Cách định giá doanh nghiệp VN

IV. Ứng dụng vào thực tiễn nguyên tắc pareto 

1. Nguyên tắc pareto trong quản lý thời gian

80% thời gian của bạn sẽ bị chiếm bởi 20% sự nỗ lực của bạn. Điều này chứng minh được gì? Nghĩa là bất kỳ bạn có dậy sớm hơn hoặc bỏ qua những buổi đi chơi cùng với bạn bè đi chăng nữa, công việc của bạn cũng sẽ không được hoàn thành theo đúng với tiến độ đã đề ra. Hãy thử ứng dụng nguyên tắc Pareto nếu bạn mong muốn để tận dụng quỹ thời gian của mình một cách tối đa nhất. Thông qua việc tập trung giải quyết 20% nhiệm vụ được xem là quan trọng nhất, và đừng để bị ảnh hưởng hay làm phiền bởi 80% nhiệm vụ không mấy quan trọng.

Hay bạn cũng có thể dành nhiều thời gian hơn để có thể tập trung xử lý những công đoạn quan trọng nhất trong quá trình xử lý công việc nhất định. Điều này chính là cơ sở có thể giúp cho các bạn dễ dàng hoàn thành toàn bộ những quy trình nhiệm vụ.

Ví dụ, hãy dành là khoảng 10 phút để tìm kiếm và khám phá một số mẫu báo cáo công việc có hướng dẫn và các ví dụ cụ thể, sau đó dành khoảng thời gian còn lại để có thể thử nghiệm việc xây dựng báo cáo cho riêng mình thay vì dành nguyên khoảng 1 giờ đồng hồ chỉ để loay hoay mãi với việc làm báo cáo tuy nhiên không hề có sự am hiểu hay kinh nghiệm trước đó.

2. Nguyên tắc pareto trong quản lý hiệu suất của doanh nghiệp 

80% lợi nhuận của công ty đến từ 20% khách hàng tiềm năng nhất. Khi hiểu được điều này thì bạn có thể dễ dàng hoạch định các chiến lược, thay vì việc cung cấp các dịch vụ ưu đãi cho toàn bộ khách hàng một cách bình đẳng nhất, bạn có thể chỉ tập trung vào việc cung cấp những dịch vụ VIP hơn, đặc biệt hơn để làm hài lòng 20% khách hàng tiềm năng nhất.

Trong lĩnh vực phân phối về sản phẩm, có khoảng 20% dịch vụ và sản phẩm của một tổ chức cần được xem trọng, đó là những sản phẩm mang tính chủ chốt, tạo ra nhiều doanh thu nhất. Do đó, cần đầu tư khoảng 80% nhân lực, thời gian cho 20% sản phẩm chủ chốt đó. Thay vì chỉ sử dụng một phương thức để có thể tung ra một loạt những sản phẩm, hãy tập trung sự nỗ lực nhiều hơn cho những sản phẩm chủ chốt, và những sản phẩm còn lại bạn có thể được phân phối dưới các hình thức như là: khuyến mãi, cho thêm, đính kèm. 

Những nguyên tắc Pareto bạn cần biết trong quản lý doanh nghiệp

Thậm chí, khi áp dụng nguyên tắc Pareto ở trong một sản phẩm nhất định, thì có khoảng 20% công dụng của sản phẩm sẽ được xem là thiết yếu nhất và chúng nắm sẽ nắm giữ khoảng 80% giá trị của toàn bộ sản phẩm đó. Do đó, doanh nghiệp có thể phân công cho những bộ phận về marketing, kinh doanh, sản xuất tập trung vào việc thúc đẩy, giới thiệu và nâng cao những công dụng này của sản phẩm tới người tiêu dùng.

Nguyên tắc Pareto hay còn là quy tắc 80/20 cũng có thể được ứng dụng dành cho những công ty sở hữu nhiều chi nhánh và các cửa hàng khác nhau, khi một vài chi nhánh có hoạt động kinh doanh và khả năng bán hàng vượt trội hơn.

Xem thêm: Compliance là gì? Thành công đến từ sự tuân thủ các nguyên tắc

V. Mẹo áp dụng nguyên tắc 80/20 trong quản trị năng suất chung của doanh nghiệp 

Ban đầu, Nguyên tắc Pareto để có thể đề cập đến kết quả kiểm nghiệm cho rằng 80% tài sản của nước Ý sẽ thuộc quyền sở hữu của chỉ 20% dân số.

Sau này, tổng quát hơn, Nguyên tắc 80/20 trở nên nổi tiếng hơn so với cái tên khác là Nguyên tắc 80/20, và được coi như là một quy định ngầm (không phải luật bắt buộc thực hiện) có mang ý nghĩa đại đa số mọi thứ trong cuộc sống và không được phân phối đều nhau: Khoảng 80% kết quả chính là do 20% nguyên nhân gây ra.

Nguyên tắc Pareto này có thể bao hàm tất cả những nhận định sau:

• 20% công nhân sẽ tạo ra 80% kết quả
• 20% khách hàng có đóng góp vào 80% doanh thu
• 20% khiếm khuyết để gây ra 80% sự cố
• 20% tính năng tạo ra 80% về nhu cầu sử dụng 

Cần chú ý rằng các con số phân phối không phải lúc nào cũng chính xác là 20% và 80%. Điểm mấu chốt mà Nguyên tắc Pareto muốn đề cập tới là hầu hết mọi thứ trong cuộc sống (như là: nỗ lực, phần thưởng, đầu ra,...) không được phân phối đồng đều - là một số đóng góp nhiều hơn những thứ khác.

Thử tưởng tượng, nếu mà bạn đang sống trong một thế giới hoàn hảo thì mọi nhân viên sẽ đóng góp cùng một số giá trị cho tổ chức, mọi lỗi sai đều quan trọng như nhau, trong mọi tính năng đều được người dùng yêu thích như nhau. Một cá nhân nếu có cố gắng làm việc gấp đôi thì kết quả thu về cũng sẽ nhiều gấp đôi tương ứng. Khi ấy việc lập kế hoạch công việc sẽ trở nên rất dễ dàng.

Tuy nhiên trong thực tế không đi theo một đường thẳng như vậy. Cùng xem biểu đồ thể hiện Nguyên tắc Pareto như sau:
Trong sự phân tích của Nguyên tắc Pareto thì cứ trong số 5 phương án lựa chọn (đồ vật, ý tưởng, con người,...) của đội nhóm thì chúng sẽ có một đáp án tuyệt vời. Đáp án đó sẽ dẫn đến phần lớn khi tác động tích cực lên đội nhóm (hay là đường màu xanh lá cây). Còn lại, đường màu đỏ sẽ tượng trưng cho giả định sẽ không bao giờ xảy ra: mỗi đơn vị đầu vào đóng góp chính xác cùng với một lượng đầu ra giống nhau.

Sự phân phối điển hình này cũng có thể được minh hoạ dễ hiểu hơn dưới dạng biểu đồ hình tròn - một phần lớn thành quả sẽ chiếm 80% được tạo thành từ 20% sự nỗ lực. Dĩ nhiên, tỷ lệ này cũng có thể thay đổi, dao động xung quanh những tỷ lệ nguyên tắc 80/20, 90/10 hay là 90/20. Điểm mấu chốt chính là hầu hết mọi thứ không phải là 1:1.

Xem thêm: Hồ sơ năng lực cá nhân là gì? Bí quyết đạt được công việc mơ ước

VI. Kết luận 

Trên đây là những thông tin giúp cho các bạn đọc hiểu rõ hơn nguyên tắc Pareto là gì? Hiểu chi tiết hơn về bản chất của nguyên tắc pareto này, bạn sẽ biết cách áp dụng chúng trong hàng loạt những lĩnh vực, từ cấp độ cá nhân cho tới cấp độ tập thể!