Phân loại mẫu sơ đồ tổ chức công ty phổ biến nhất hiện nay 

Một tổ chức được cấu trúc hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp đủ ổn định để thực thi chiến lược thành công và duy trì lợi thế cạnh tranh hiện tại, đồng thời cũng đủ linh hoạt để phát triển các lợi thế cạnh tranh cho chiến lược tương lai.

Sơ đồ tổ chức là gì? Bất kể bạn làm việc ở đâu, thì việc biết được ai làm việc gì và họ phù hợp với vai trò nào có thể giúp mọi người hoàn thành công việc được tốt hơn. Sơ đồ tổ chức mang lại cho bạn cái nhìn tổng quan về cách tổ chức của mỗi doanh nghiệp, cho dù đó là văn phòng, một doanh nghiệp khởi nghiệp, hay nhà máy sản xuất và bất kể hình thức nào khác. 

Vậy trong bài viết này, chúng tôi sẽ trả lời cho bạn sơ đồ tổ chức là gì? Các đặc điểm của sơ đồ tổ chức là gì? Và các mô hình phổ biến của sơ đồ tổ chức là gì? 

I. Hiểu về sơ đồ tổ chức 

1. Sơ đồ tổ chức là gì? 

Sơ đồ tổ chức là gì? Có thể bạn đã nhìn thấy nhiều sơ đồ tổ chức công ty trước đây. Sơ đồ tổ chức hay còn được gọi là biểu đồ tổ chức hay organogram, hộp tính năng, hình dạng hoặc ảnh thể hiện mọi người với các vị trí. Các sơ đồ tổ chức cũng có thể gồm thông tin liên hệ, đường dẫn đến trang, biểu tượng và hình minh họa.

Khi được nối với nhau bằng các đường, những hộp này tạo nên một sơ đồ tổ chức sẽ mô tả cấu trúc bên trong của một tổ chức nào đó. Biểu đồ này cho thấy rằng ai báo cáo cho ai, các bộ phận nằm ở đâu và những phòng ban được kết nối như thế nào.

Sơ đồ tổ chức là gì? Cách vẽ sơ đồ tổ chức công ty

2. Các lợi ích 

Lợi ích của sơ đồ tổ chức là gì? Sơ đồ tổ chức công ty có thể giúp nhân viên mới tuyển dụng hoặc các tình nguyện viên tìm hiểu nhanh chóng về công ty bằng cách trợ giúp họ đưa tên với hình ảnh khuôn mặt vào các vai trò và nghĩa vụ công việc. Ngay cả đối với những nhân viên làm lâu năm, chủ doanh nghiệp và bộ phận nhân sự cũng có thể hưởng lợi từ sơ đồ tổ chức thuận tiện.

Sau đây là vai trò chủ yếu của sơ đồ tổ chức: 

- Hiển thị cấu trúc và hệ thống thứ bậc nội bộ trong tổ chức.

- Giúp nhân viên biết được người cần báo cáo cũng như người cần liên hệ khi xảy ra các vấn đề.

- Hỗ trợ làm rõ vai trò và trách nhiệm  của từng người.

- Giúp dễ dàng lưu giữ thông tin liên hệ của nhân viên một nơi thuận tiện.

- Giúp bộ phận quản lý biết được số lượng nhân viên trong mỗi phòng ban cũng như cách phân bổ nhân viên và những nguồn lực khác hiệu quả nhất 

- Mang lại thông tin chuyên sâu cho các nhân viên về các kênh thăng chức.

II. Đặc điểm của cơ cấu tổ chức

1. Tuyến mệnh lệnh

Một trong các yếu tố cơ bản để xây dựng nên mô hình tổ chức đó là tuyến mệnh lệnh. Suy cho cùng, thì mô hình tổ chức là sự sắp xếp quy trình nhận lệnh của các cấp. Việc xây dựng tuyến lệnh giúp tạo nên bộ khung cơ bản cho việc hoàn thiện mô hình sau này.

2. Số lượng kiểm soát tối ưu

Mục này đề cập đến số lượng cấp dưới mà nhà quản lý có thể quản lý hiệu quả. Càng nhiều nhân sự cấp dưới, thì số lượng nhân sự cấp trên ngày càng phải được tăng cường.

3. Phân bổ quyền quyết định

Ai nắm quyền ra quyết định trong mỗi tổ chức? Trả lời được câu hỏi này, thì doanh nghiệp sẽ biết tổ chức của mình thuộc loại cơ cấu nào. Nếu quyền quyết định chỉ tập trung vào tay của một cá nhân, tổ chức sẽ thuộc cơ cấu tập trung. Còn nếu quyền được chia cho nhiều người, thì đó là biểu hiện của cơ cấu phân cấp.

4. Phân chia phòng ban

Phân chia phòng ban hay còn được gọi là chuyên môn hóa phòng ban. Tính chuyên môn hóa càng cao, thì doanh nghiệp càng có nhiều lợi ích bởi nó cho phép nhân viên có thể làm chủ trong từng lĩnh vực cụ thể. Tuy nhiên, chuyên môn hóa thấp lại mang đến sự linh hoạt vì nhân viên có thể dễ dàng giải quyết đa dạng các nhiệm vụ.

5. Phân chia bộ phận

Điều này liên quan đến quá trình làm việc giữa những phòng ban với nhau. Nếu tổ chức có sự phân chia cứng nhắc, thì sự tương tác giữa các phòng ban sẽ bị hạn chế. Sau đây là 5 phương thức phân chia bộ phận doanh nghiệp có thể áp dụng:

• Theo chức năng.
• Theo sản phẩm..
• Theo khu vực.
• Theo quy trình.
• Theo khách hàng.

III. Các mô hình tổ chức phổ biến 

1. Mô hình 1: Tổ chức phân quyền (Hierarchical Organization)

Hiện nay, đây là hình thức tổ chức đơn giản và lâu đời nhất. Cơ cấu tổ chức phân quyền hoạt động theo trình tự sau: chỉ thị được ban hành từ cấp cao nhất, sau đó sẽ truyền đạt xuống các quản lý cấp trung rồi đến cấp nhân viên. Và nếu nhân viên có mong muốn đề xuất ý kiến, họ sẽ gửi đề xuất lên quản lý trực tiếp. Sau khi phê duyệt, thì đề xuất lại được chuyển tiếp lên quản lý cấp cao. Kết quả sau đó sẽ được trả về cho nhân viên theo trình tự ngược lại.

Kiểu mô hình này mang xu hướng quan liêu và có sự phân biệt khá lớn. Mối quan hệ giữa người chủ và các nhân viên trở nên xa cách do không có sự giao tiếp thường xuyên. Nhân viên chỉ đi làm vì họ cần đồng lương và họ không có nhu cầu gắn kết với công ty.

Tổ chức phân quyền trước kia được áp dụng với tất cả công ty, bất kể quy mô, ngành nghề hay vị trí địa lý nào. Tuy nhiên, khi câu chuyện tuyển dụng ngày càng trở nên “hot” hơn, các doanh nghiệp đã nỗ lực thay thế mô hình cứng nhắc này bằng những mô hình tổ chức “phẳng”, tạo được sự liên kết giữa nhà quản lý và nhân viên.

Sơ đồ tổ chức công ty là gì? Mô hình sơ đồ tổ chức

Tổ chức doanh nghiệp theo mô hình phân quyền mang lại những lợi ích như sau:

- Trách nhiệm được cố định và thống nhất ở mỗi cấp, thẩm quyền và trách nhiệm nêu rõ ràng. Vì thế, mỗi cá nhân đều biết mình chịu trách nhiệm với ai và ai là người chịu trách nhiệm thật sự với mình.

- Lộ trình thăng tiến rõ ràng.

- Tập trung phát triển nhân viên dựa trên các kỹ năng chuyên môn.

- Cấu trúc này giúp xác định những nhóm chia sẻ nguồn lực một cách dễ dàng, đồng thời xác định được sự trùng lặp hoặc chồng chéo trách nhiệm.

Tuy nhiên, mô hình này lại quá cồng kềnh, gây ra nhiều điểm bất lợi:

- Cần rất nhiều thời gian để đưa ra và thực hiện những quyết định khả thi vì chuỗi mệnh lệnh phải được xử lý và thông qua bởi nhiều cấp độ lãnh đạo.

- Cách biệt trong giao tiếp, đặc biệt là cấp trên với cấp dưới.

- Không thống nhất về mục tiêu chung.

- Thiếu sự phối kết hợp giữa những phòng ban. Các nhà quản lý có xu hướng trở nên cạnh tranh hơn. Họ thay vì nhìn tổng thể tổ chức, thì chỉ lo lắng về bộ phận của mình.

- Tổ chức phản ứng chậm với áp lực môi trường và sự cạnh tranh.

2. Mô hình 2: Cơ cấu theo chức năng (Functional Organization)

Cơ cấu theo chức năng là một loại hình cơ cấu tổ chức, trong đó mỗi chức năng quản lý được tách riêng do một bộ phận của cơ quan đảm nhận. Cơ cấu này có đặc điểm sau những nhân viên chức năng phải là người am hiểu chuyên môn và thành thạo các nghiệp vụ trong phạm vi quản lý của mình .

Cơ cấu tổ chức theo chức năng được phát triển bởi F.W.Taylor khi ông làm việc với vai trò là người quản đốc, “chia công việc quản lý để mỗi người từ tổng giám đốc điều hành trở xuống sẽ đảm nhiệm ít chức năng nhất có thể”.

Theo Terry, "Tổ chức theo chức năng là tổ chức được chia thành một vài chức năng như tài chính, nhân sự, hành chính, sản xuất, bán hàng và bộ phận nghiên cứu phát triển. Mỗi chức năng sẽ được thực hiện bởi một chuyên gia". Quyền hạn của bộ phận điều hành, của các nhân viên và quyền hạn thuộc về chức năng như là một loại quyền lực thứ ba thuộc loại tổ chức này.

Sơ đồ tổ chức công ty là gì? Mô hình sơ đồ tổ chức

Ưu điểm của cơ cấu theo chức năng là:

- Đưa ra những chỉ dẫn rõ ràng cho mọi nhân viên trong bộ phận.

- Trách nhiệm của mọi nhân viên và tất cả các bộ phận được cố định, giúp cho trách nhiệm giải trình trở nên chính xác đối với công việc của họ. 

- Mỗi người quản lý sẽ là một chuyên gia trong lĩnh vực của mình và phải thực hiện một số lượng giới hạn các chức năng. Vì thế, chuyên môn hóa hoàn toàn sẽ là một phần của cơ cấu chức năng.

- Mức độ chuyên môn hóa cao dẫn đến sự cải thiện hơn về chất lượng sản phẩm.

- Vì yêu cầu công việc là xác định và hữu hình, tổ chức có sử dụng chuyên sâu nguyên tắc chuyên môn hóa lao động ở cấp quản lý.

- Chuyên môn hóa dẫn đến sản xuất hàng loạt và tiêu chuẩn hóa.

- Vì các chuyên viên có đủ thời gian để tư duy sáng tạo, và việc lập kế hoạch, giám sát được thực hiện hiệu quả.

Tuy nhiên, cơ cấu theo chức năng cũng có nhược điểm đem lại bất lợi cho doanh nghiệp:

- Vì không có người đứng đầu hoặc kiểm soát trực tiếp các công nhân, sự phối hợp là khó có thể đạt được.

- Thiếu khả năng đưa ra quyết định tức thì do hệ thống phân cấp.

- Tạo ra rào cản giữa những bộ phận chức năng khác nhau và có thể trở nên kém hiệu quả nếu doanh nghiệp có nhiều sản phẩm hoặc thị trường mục tiêu. Các rào cản được tạo ra cũng có thể làm hạn chế sự trao đổi và giao tiếp của các bộ phận, gây trở ngại nếu cần bất kỳ sự hợp tác nào.

- Do việc phân chia giám sát, và việc thực hiện không thể được thực hiện ngay lập tức.

- Vì sẽ có nhiều người quản lý có thứ hạng ngang nhau trong cùng một bộ phận, các xung đột lãnh đạo có thể sẽ phát sinh.

- Chuyên viên có ít cơ hội được đào tạo một cách toàn diện, nên khó có thể lên được các chức lãnh đạo mục tiêu cá nhân của họ, và họ bắt đầu bỏ qua các mục tiêu do tổ chức thiết lập.

3. Mô hình 3: Cấu trúc ma trận (Matrix Organization)

Cơ cấu tổ chức ma trận được vận hành dựa theo hệ thống quyền hạn và hỗ trợ đa chiều. Thông tin được luân chuyển theo cả chiều dọc (tuyến chức năng hoạt động) và chiều ngang (tuyến sản phẩm hay cơ sở hoạt động). 

Ban đầu, mô hình ma trận chỉ được áp dụng trong ngành hàng không điển hình là hai “ông lớn” Lockheed và General Dynamics. Lý do là bởi vì ngành hàng không có phần việc đòi hỏi cách xử lý riêng biệt, nếu áp dụng mô hình quản lý truyền thống sẽ gây trì trệ, thậm chí làm gián đoạn luồng xử lý công việc của toàn tổ chức. Sau này, cơ cấu ma trận được áp dụng trong những công ty đòi hỏi phải thực hiện nhiều dự án hay sản xuất nhiều sản phẩm trong cùng khoảng thời gian.

Ma trận này được coi là cấu trúc khó nhất trong tất cả vì các nguồn lực bị kéo theo nhiều hướng. Cấu trúc tổ chức ma trận phức tạp và đa chiều, nhưng nó có thể giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất và hiệu quả hơn nhiều nếu áp dụng thành công. Điểm hấp dẫn của cấu trúc ma trận chính là nó có thể cung cấp cả tính linh hoạt lẫn khả năng ra quyết định cân bằng hơn (vì có hai chuỗi lệnh thay vì chỉ một). Một dự án được giám sát bởi nhiều ngành kinh doanh cũng tạo ra cơ hội cho các bộ phận này chia sẻ nguồn lực và giao tiếp cởi mở hơn với nhau - những điều mà họ thường hay không làm được.

Sơ đồ tổ chức công ty là gì? Mô hình sơ đồ tổ chức

Mô hình ma trận có thể giải quyết được nhiều hạn chế của mô hình phân quyền truyền thống. Cụ thể, mô hình ma trận góp phần giúp:

- Nâng cao hiệu quả giao tiếp trong cả toàn bộ tổ chức. Luồng thông tin luôn xuyên suốt trong công ty: Luồng ngang cung cấp thông tin về hệ thống dự án giữa các đơn vị chức năng và luồng dọc thì cung cấp thông tin chi tiết về tính kỷ luật giữa các dự án và những cấp quản lý khác nhau.

- Cho phép các cá nhân sử dụng những kỹ năng chuyên môn trong nhiều bối cảnh khác nhau.

- Thúc đẩy sự phối hợp giữa những phòng ban.

- Rút ngắn quá trình đưa ra những quyết định.

- Tận dụng được nguồn lực giữa những phòng ban.

Tuy nhiên, sơ đồ ma trận cũng mang lại khá nhiều sự khó khăn:

- Những thành viên trong nhóm có thể bỏ bê trách nhiệm.

- Những nhân viên đang làm việc dưới quyền của nhiều quản lý.

- Phải mất khá nhiều thời gian để nhân sự có thể quen với cấu trúc vận hành này.

- Dễ xảy ra xung đột lợi ích giữa các quản lý dự án và quản lý chức năng. Người quản lý chức năng thường coi trọng chất lượng về mặt kỹ thuật ngay cả khi nó đang không tuân theo lịch trình, trong khi quản lý dự án thì coi trọng những vấn đề về chi phí và thời gian.

- Không dễ dàng để có thể đánh giá kết quả hoạt động của nhân viên khi họ làm việc đồng thời trên các dự án khác nhau.

4. Mô hình 4: Cấu trúc phẳng (Flat Organization)

Những công ty áp dụng hình thức tổ chức theo cấu trúc phẳng thường không có chức danh công việc. Tất cả mọi người ở trong tổ chức đều bình đẳng với nhau. Hình thức tổ chức công ty theo cấu trúc phẳng hay còn được gọi là tổ chức tự quản lý. 

Bạn thắc mắc rằng cấu trúc phẳng vận hành không cần người quản lý, vì vậy làm thế nào doanh nghiệp có thể hoàn thành mọi việc? Đây chính là lý do mô hình phẳng chỉ có thể áp dụng với các doanh nghiệp có ít nhân sự hoặc doanh nghiệp phải thật sự cần tạo dựng văn hóa hợp tác mạnh mẽ giữa các nhân viên. 

Cấu trúc phẳng hoạt động tốt nhất khi các nhân viên có sự gắn kết chặt chẽ. Truyền thông nội bộ chính là chìa khóa kết nối mọi người với nhau và đảm bảo tất cả đều tham gia với nhiệm vụ thống nhất. Hơn nữa, nền tảng quản lý công việc với chức năng giám sát và kiểm soát quá trình vận hành rất hữu ích cho các doanh nghiệp áp dụng mô hình tổ chức phẳng.

Sơ đồ tổ chức công ty là gì? Mô hình sơ đồ tổ chức

Ví dụ điển hình nhất của hình thức cấu trúc phẳng đó chính là Valve - công ty cho ra đời các sản phẩm game công nghệ kinh điển như Half-Life, Portal hay Counter-Strike. Tại Valve không hề tồn tại chức danh công việc và sẽ không có ai nói bạn phải làm gì. Thay vào đó, tất cả nhân sự tại Valve đều được tự do tham gia vào bất kỳ dự án nào mà họ cảm thấy mình đủ năng lực đảm nhận. Nếu nhân viên muốn chạy dự án riêng, thì họ phải chịu trách nhiệm về vấn đề kinh phí và xây dựng đội ngũ của riêng cho mình.

Sơ đồ cấu trúc phẳng có thể áp dụng trong những công ty nhỏ, công ty startup hoặc công ty xác định sẽ áp dụng cấu trúc phẳng ngay cả khi tăng trưởng.

Việc áp dụng mô hình cấu trúc phẳng mang lại những lợi ích sau:

- Tiết kiệm chi phí: Không có nhiều cấp quản lý trong một cơ cấu tổ chức phẳng, thì công ty phải chi ít hơn về tiền lương, và phúc lợi... cho cấp quản lý. 

- Nâng cao độ trách nhiệm của nhân viên.

- Tinh gọn bộ máy, loại bỏ các lớp quản lý dư thừa.

- Tăng mức độ giao tiếp giữa mọi người.

- Rút ngắn thời gian phê duyệt quyết định: Có ít người hơn mà bạn phải tham khảo trước khi đưa ra các quyết định quan trọng. Cấu trúc phẳng thường cho người quản lý quyền đưa ra quyết định độc lập và điều này dẫn đến quá trình ra quyết định sẽ nhanh hơn.

Tuy nhiên, cấu trúc phẳng cũng có khá nhiều điểm hạn chế như:

- Khả năng mất kiểm soát cao: Cơ cấu tổ chức phẳng có vấn đề khi số lượng nhân viên quá lớn vì dễ gây mất kiểm soát tình hình. Loại hình này không phù hợp với những tập đoàn lớn - kiểu tổ chức không thể thiếu quản lý cấp trung. 

- Một nhà quản lý có trách nhiệm với rất nhiều người làm việc dưới quyền của mình, không dễ dàng để giám sát họ hàng ngày. Việc duy trì kết nối cũng trở nên khó khăn hơn vì trách nhiệm công việc không cho người quản lý đủ thời gian.

- Trong một cơ cấu tổ chức phẳng, thì nhân viên phải đảm nhận nhiều trách nhiệm cùng một lúc, điều này tạo ra khó khăn trong suy nghĩ về vai trò thực tế và trách nhiệm giải trình của họ trong công ty.

- Tạo sự tranh giành quyền lực giữa các cấp quản lý cho nhân viên không có quản lý cố định để báo cáo.

- Là rào cản đối với sự tăng trưởng của tập thể. 

- Khó khăn trong việc phê duyệt bởi không có sự phân định rõ ràng về mặt quyền hạn.

- Hình thành khoảng trống về quyền lực

- Ít có cơ hội thăng tiến cho nhân viên, nhân viên sẽ trở nên thiếu động lực hơn.

5. Mô hình 5: Quản lý phi tập trung (Holacratic Organizations)

Mô hình quản lý phi tập trung không cần đến chức danh và cấp bậc. Quyền lực giữa các cá nhân được phân bổ là như nhau. Khác với mô hình phẳng, thì mô hình quản lý phi tập trung, công việc sẽ được phân công theo vai trò.

Một nhân viên có thể sẽ đảm nhận nhiều vai trò khác nhau và nằm trong một vòng tròn gọi là circle. 

Hiểu một cách đơn giản Holacracy là một mô hình quản lý không có cấp trên, nhân viên sẽ tự quản lý và đóng vai trò là sếp của chính bản thân mình. Trong mô hình phi tập trung, thì sự minh bạch luôn là yếu tố được đề cao. Tất cả nhân viên và các cấp quản lý đều phải tuân thủ theo cùng một nguyên tắc rõ ràng. Hiện nay, quản lý phi tập trung được áp dụng tại các doanh nghiệp SME và tổ chức phi lợi nhuận tại các nước tiên tiến.

Sơ đồ tổ chức công ty là gì? Mô hình sơ đồ tổ chức

Lợi ích của mô hình quản lý phi tập trung mang lại cho doanh nghiệp là:

- Thay đổi sức mạnh của doanh nghiệp: Holacracy đặt ra quy tắc chung cho mọi người một cách cụ thể và có thể hành động. Các quy tắc này sẽ không cho bạn biết cách cấu trúc tổ chức mà chỉ cung cấp cho bạn một bộ khung giúp bạn tùy chỉnh quy trình cụ thể bạn cần thực hiện để mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của mình.

- Xác định rõ ràng vai trò và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong doanh nghiệp: Điều này tạo ra sự rõ ràng về người chịu trách nhiệm cho công việc của mình. Mỗi nhân viên trong doanh nghiệp đều là một người “sếp” tự quản lý công việc của chính mình. Tuy nhiên, một số cá nhân có năng lực hơn thì có thể có phạm vi quyền hạn rộng hơn so với người khác.

- Tạo cho doanh nghiệp một quy trình quản lý mới hợp lý chứng minh năng lực của tổ chức: Quản lý phi tập trung cho phép doanh nghiệp thay vì tái tổ chức lớn cứ sau vài năm thì có thể thay đổi cấu trúc của công ty ngay khi cảm thấy rằng điều gì đó có thể được cải thiện. Điều này có thể sẽ xảy ra ở mọi cấp độ của tổ chức – mỗi nhóm có một quy trình quản trị riêng. Từ đó công ty của bạn có thể liên tục được phát triển để đáp ứng với môi trường của nó. 

- Thực hiện tốt nhất mọi hoạt động: Sẽ thường xuyên có các cuộc họp chiến thuật để hoạt động được thực hiện tốt nhất. Chúng sẽ hiệu quả và làm kết quả đầu ra có thể hành động với quyền sở hữu rõ ràng. Quản lý phi tập trung còn hỗ trợ tự chủ đồng thời đảm bảo sự phù hợp với các mục tiêu của tổ chức.

Thoạt nhìn có vẻ mô hình Holacracy là mô hình lý tưởng cho mọi doanh nghiệp hiện đại. Tuy nhiên, mô hình này lại khiến nhiều công ty phải lao đao khi triển khai. Lý do vì bởi Holacracy vận hành không cần các nhà quản lý, do vậy việc tranh giành lợi ích giữa các nhóm và tình trạng rối loạn thông tin thường xuyên xảy ra.

Ví dụ điển hình như việc áp dụng quản lý phi tập trung là Zappos. Khi giám đốc điều hành áp dụng mô hình quản trị Holacracy đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đã mất đi khoảng 14% nhân sự và chỉ giữ lại những nhân viên đồng ý làm việc với mô hình này. Điều này khiến công ty tại thời điểm đó thiếu nhân lực trầm trọng và việc tuyển dụng được nhân sự làm việc theo mô hình này rất khó. Đây chính là nhược điểm đáng quan tâm của các doanh nghiệp nếu có dự định áp dụng quản lý phi tập trung vào công tác quản lý doanh nghiệp trong thời gian tương lai.

Mỗi dạng cấu trúc trên đây lại phù hợp với những đặc trưng về quy mô, chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu hoạt động của các  tổ chức cụ thể. Trong thực tiễn, những nhà quản lý có thể vận dụng linh hoạt, mềm dẻo các dạng loại hình nêu trên để thiết lập cơ cấu tổ chức giúp mang lại hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp.

IV. Vẽ sơ đồ tổ chức với chức năng SMART ART

1. Bước 1: Tạo mẫu sơ đồ

Trong tab Insert, bạn hãy chọn chức năng Smart Art.

Trong cửa sổ Smart Art Graphic, bạn chọn chức năng Hierarchy để chọn loại sơ đồ tổ chức phù hợp, sau đó nhấn ok để insert mẫu sơ đồ tổ chức đó ra.

Sơ đồ tổ chức công ty là gì? Cách vẽ sơ đồ tổ chức công ty

2. Bước 2: Thiết lập định dạng

Quay trở lại tab Home, bạn thấy font chữ mặc định của toàn bộ Smart Art vừa tạo đang là font mặc định của Word (dù bạn có thiết lập font mặc định cho Word từ trước đó).

Chọn lại Font chữ, cỡ chữ sao cho phù hợp.

Bạn cũng có thể chọn màu chữ hay màu nền để phân biệt các bộ phận cho nổi bật.

Sơ đồ tổ chức công ty là gì? Cách vẽ sơ đồ tổ chức công ty

Bạn cũng có thể chọn toàn bộ khung sơ đồ tổ chức công ty để định dạng cho tất cả các ô trong sơ đồ tổ chức đó, hoặc chọn từng ô để định dạng riêng.

3. Bước 3: Xử lý nội dung

Vào mục Type your text here: Bạn nhập nội dung cho từng vị trí ô vào vùng này. Ví dụ nhập chức danh cho từng bộ phận như sau:

Sơ đồ tổ chức công ty là gì? Cách vẽ sơ đồ tổ chức công ty

Khi muốn thêm 1 ô (Shape) tại vị trí nào đó, bạn nhấn chuột phải vào vị trí ô liên quan tới ô đó và tìm đến mục Add Shape:

• Add Shape After: Thêm một Shape ngang hàng, về phía bên phải so với Shape đó.
• Add Shape Before: Thêm một Shape ngang hàng, về phía bên trái so với Shape đó.
• Add Shape Above: Thêm một Shape cấp dưới của Shape cũ, cấp được thêm này là cấp dưới gần nhất so với vị trí gốc.
• Add shape Below: Thêm một Shape cấp dưới của Shape cũ, cấp được thêm này là cấp dưới cuối cùng so với vị trí gốc.
• Add Assistant: Thêm cấp trung gian, trợ lý và hỗ trợ. Cấp này nằm dưới cấp gốc, và nằm phía bên trái, còn các cấp được thêm ở Above / Below nằm phía bên phải.

Sơ đồ tổ chức công ty là gì? Cách vẽ sơ đồ tổ chức công ty

Để tô màu cho Shape, bạn vào tab Format trong mục SmartArt Tools:

Sơ đồ tổ chức công ty là gì? Cách vẽ sơ đồ tổ chức công ty

Định dạng cho Shape:

• Shape Fill: Tô màu nền cho shape.
• Shape Outline: Đường kẻ viền cho Shape.
• Shape Effects: Hiệu ứng của Shape.

Định dạng cho chữ trong Shape:

• Text Fill: Màu chữ.
• Text Outline: Đường viền cho chữ.
• Text Effects: Hiệu ứng của chữ.

V. Kết luận 

Qua bài viết trên, 123job.vn đã giải thích cho bạn về sơ đồ tổ chức là gì? Các đặc điểm của sơ đồ tổ chức là gì? Và các mô hình phổ biến của sơ đồ tổ chức là gì? Nếu bạn còn thắc mắc về sơ đồ tổ chức là gì thì hãy để lại câu hỏi dưới phần bình luận, chúng tôi sẽ giải đáp nhanh nhất.