Quy trình tuyển dụng nhân viên bán hàng chọn lọc được nhân tài

Công ty nào cũng muốn tuyển được ứng viên hàng đầu nhưng dù nhân viên có giỏi đến đâu mà không phù hợp với công ty thì cũng khó làm việc hiệu quả được. Nắm vững quy trình tuyển dụng nhân sự sẽ là lợi thế để doanh nghiệp lựa chọn được ứng viên phù hợp

Một công ty xuất sắc sẽ có đội ngũ nhân sự xuất sắc. Để tuyển được những nhân sự xuất sắc thì chắc chắn phải có một quy trình tuyển dụng hiệu quả. 123job xin đưa ra một số hướng dẫn về quy trình tuyển dụng nhân sự để doanh nghiệp của bạn có thể có được những nhân viên tốt ưu.

I. Quy trình tuyển dụng là gì?

Tuyển dụng là quá trình sàng lọc để tuyển chọn những người có năng lực phù hợp với công việc của một tổ chức. Công việc tuyển dụng phải được lên kế hoạch từ trước và nếu kế hoạch tuyển dụng đó chỉ được đưa ra khi khối lượng công việc đã tăng nhiều tới mức nguồn nhân lực hiện tại không đáp ứng được thì việc tuyển dụng bị cho là không hiệu quả. Kế hoạch tuyển dụng quản lý nhân sự cần đề cập cụ thể về số lượng nhân sự, chức vụ cần tuyển, những chương trình hay phòng ban nào cần tuyển và việc tuyển dụng, quản lý nhân sự tiến hành vào thời gian nào trong năm. 

Quy trình tuyển dụng là gì?

Quy trình tuyển dụng là các bước tiến hành để thực hiện kế hoạch tuyển dụng đã được đề ra. Quy trình tuyển dụng của tổ chức cần đảm bảo sự công bằng với tất cả các ứng viên: Không có sự thiên vị, định kiến về sắc tộc, quốc tịch, tuổi tác, tín ngưỡng tôn giáo, địa vị gia đình hay thiên hướng giới tính... trong quá trình tuyển dụng, quản lý nhân sự.

II. Quy trình tuyển dụng nhân viên bán hàng

1. Bước 1: Xây dựng tiêu chí tuyển dụng

Trước khi bắt đầu quy trình tuyển dụng các tổ chức cần đưa ra được những tiêu chí cần thiết đối với nhân sự mình sẽ tuyển dụng. Để có được hình mẫu một nhân viên bán hàng tiềm năng bạn có thể nghiên cứu tố chất của những nhân viên giỏi nhất bạn đang có: Đặc điểm chung của họ là gì, phong cách bán hàng họ có và động lực làm việc của họ...

Dưới đây là một số tiêu chí mà các nhân viên bán hàng nên có: 

• Dễ tiếp thu: Bán hàng là ngành nghề yêu cầu cao sự linh hoạt. Khả năng tiếp thu tốt sẽ là vũ khí của những nhân viên tiềm năng. Có thể nhanh chóng tiếp nhận những lời nhận xét và học hỏi từ nó thì người bán hàng đó mới tốt lên mỗi ngày được. 
• Tò mò: Một trong những cách để nhân viên bán hàng có thể nhanh chóng hiểu rõ vấn đề và dễ dàng đáp ứng được nhu cầu khách hàng đó là chăm chỉ đặt câu hỏi.
• Thông minh: Một nhân viên bán hàng hoạt bát, có duyên và hiểu biết sâu rộng chắc chắn sẽ để lại ấn tượng tốt hơn là một nhân viên chậm chạp, không khéo léo. Khách hàng sẽ luôn muốn được nghe tư vấn và mua hàng từ những người khiến họ thoải mái, nhân viên thông minh thì luôn nằm trong số đó.
• Chăm chỉ: Chăm chỉ là đức tính cần thiết không chỉ trong mỗi ngành nghề nhân viên bán hàng. Chỉ chăm làm có thể không khiến một người trở thành nhân viên bán hàng giỏi nhưng chắc chắn những nhân viên bán hàng giỏi đều rất chăm chỉ và tận tâm. Và điều đó sẽ càng giúp họ trở nên xuất sắc hơn.
• Có thành tích: Mọi công sức bỏ ra đều cần được công nhận. Những thành tựu trong việc bán hàng không những chứng tỏ năng lực của nhân viên đó mà còn tạo thêm động lực để họ có ý chí hoàn thành nhiệm vụ tốt hơn.

Bước 1: Xây dựng tiêu chí tuyển dụng

2. Bước 2: Lên bộ câu hỏi và kỹ thuật phỏng vấn

Sau khi có được các tiêu chí cho hình mẫu nhân viên mà tổ chức mong muốn tuyển dụng được thì việc tiếp theo cần làm đó làm lên một vài bộ câu hỏi và kỹ thuật phỏng vấn. Bộ câu hỏi đó phải giúp chúng ta tìm hiểu được các đặc điểm của ứng viên.

Một trong những cách thông dụng khi đặt câu hỏi quản trị nhân sự giúp bạn nhìn nhận đầy đủ nhất về ứng viên là:

• Đặt ứng viên vào các tình huống: Các câu hỏi này sẽ giả định một trường hợp và yêu cầu ứng viên đặt mình vào vị trí ứng tuyển để xử lý tình huống đó. Chẳng hạn như các câu hỏi sau: “Bạn sẽ xử lý như thế nào khi khách hàng phàn nàn khiếu nại về sản phẩm?”, “Bạn sẽ làm thế nào nếu đang cho khách sử dụng thử thì sản phẩm lỗi?”... 
• Yêu cầu ứng viên chứng minh một số đặc điểm của bản thân thông qua các câu chuyện thực tế: Chẳng hạn bạn có thể đặt các câu hỏi về hành vi như: “Bạn hãy nói về những trải nghiệm thể hiện được tính tháo vát của mình”.
• Hồ sơ năng lực: Hồ sơ là công cụ dễ nhận thấy nhất để đánh giá ứng viên. Không phải tất cả ứng viên có hồ sơ năng lực tốt đều là nhân sự tốt, tuy nhiên hầu hết nhân sự tiềm năng đều sẽ có những thành tựu đáng kể.  

3. Bước 3: Viết bản mô tả công việc

Sau khi đã có các tiêu chí để đánh giá và cách nhận biết đặc điểm của ứng viên tiềm năng thì bước tiếp theo cần làm là viết chúng lại thành một bản mô tả công việc. Bản mô tả đó sẽ ảnh hưởng đến cả số lượng và chất lượng của ứng viên cho nên công việc này cần phòng ban nhân sự đặc biệt chú tâm. Để có thể viết một bản mô tả công việc hấp dẫn nhưng vẫn cho thấy được các yêu cầu chính xác công việc cần có thì cần tránh những lỗi thường gặp sau đây:

• Cóp nhặt bản mô tả công việc từ các công ty khác: Việc tham khảo về cách thức viết bản mô tả là hoàn toàn cần thiết. Tuy nhiên nếu sao chép hết tất cả về miêu tả vị trí làm việc, văn hoá công ty, chế độ đãi ngộ... thì bản mô tả của công ty bán sẽ khó có được tính độc đáo riêng. 
• Viết ra một danh sách các yêu cầu về kỹ năng và kinh nghiệm không thực tế: Mong muốn có một nhân viên xuất sắc là hoàn toàn chính đáng nhưng bạn cũng cần cân nhắc các tiêu chí mình đưa ra để tuyển dụng nhân sự có sát với yêu cầu thực tế hay không. Bạn có thể chia các tiêu chí đó theo các mục tối thiểu, ưu tiên và bổ sung để tránh được sai lầm đó.  
• Sử dụng những thuật ngữ mơ hồ: Một sai lầm nữa nhiều nhà tuyển dụngquản trị nhân sự cũng hay mắc phải đó là sử dụng các từ mô tả không định lượng được. Chẳng hạn như các cụm từ “nhạy bén trong công việc, nhiệt huyết, đam mê” còn khá mơ hồ. Nếu bạn mong muốn nhân sự mình tuyển được là người có khả năng tiếp thu tốt thì hãy viết mô tả là: “thích lắng nghe những lời góp ý”.  
• Miêu tả công việc một cách kém hấp dẫn: Có một điều không thể phủ nhận đó là bản mô tả công việc càng hấp dẫn cơ hội bạn gặp được các ứng viên đáp ứng được yêu cầu tuyển dụng sẽ càng cao. Bản mô tả đó phải đưa ra những lý do thuyết phục, thể hiện đây là công việc tốt đáng mơ ước. Bạn có thể dựa vào những đặc quyền mà chỉ ở công ty bạn mới có để thu hút nhân sự. 
• Đưa ra những thông tin sai lệch: Một bản mô tả hấp dẫn nhưng cũng không được phép xuyên tạc tính chất công việc. Mọi sự giả dối sẽ sớm bị lật tẩy và cơ hội tuyển dụng của công ty bạn có thể sẽ vì thế mà không bao giờ hoàn thành được.

Bước 3: Viết bản mô tả công việc 

4. Bước 4: Tìm nguồn ứng viên

Sau khi đã có trong tay bản mô tả công việc thì điều bạn cần làm tiếp theo là lan truyền thông tin tuyển dụng đến các ứng viên. Đăng lên nhiều kênh truyền thông là một cách hiệu quả để thông tin tuyển dụng tiếp xúc được đến nhiều nguồn ứng viên.

Một số kênh truyền thông tuyển dụng nhân sự thường sử dụng như:

• Trang thông tin tuyển dụng: Một số website chuyên dùng để tuyển dụng và khá hiệu quả ở Việt Nam có thể kể đến là 123job.vn, Vietnamworks, CareerBuilder.vn, Careerlink… Bạn nên cân nhắc đối tượng sử dụng hay thuật toán dò tìm của từng website để có được lựa chọn phù hợp với điều kiện của công ty.
• LinkedIn: Đây là trang mạng xã hội chủ yếu có người dùng là cá nhân và doanh nghiệp có nhu cầu kết nối tuyển dụng, tìm việc làm.   
• Mạng xã hội: Mạng xã hội cũng là một kênh truyền thông cung cấp khá nhiều nguồn ứng viên cho các nhà tuyển dụng. Với kênh truyền thông này, bạn không chỉ đăng tuyển thông tin tuyển dụng lên các hội, nhóm, diễn đàn việc làm mà còn có thể chia sẻ trên trang cá nhân của mình và các nhân viên trong công ty.  
• Các mối quan hệ: Với vị trí công việc quan trọng, yêu cầu cao về năng lực thì nhờ các mối quan hệ đang có để tìm nguồn nhân sự là cách tối ưu nhất. Kênh truyền thông này vừa đỡ tốn kém chi phí lại đáng tin cậy. Các mối quan hệ có thể thông qua giao dịch hàng ngày để liên kết, chẳng hạn như giám đốc kinh doanh ở công ty bạn duy trì được mối quan hệ với nhân viên bán hàng tại công ty khác.
• Công ty tuyển dụng: Trong trường hợp công ty bạn cần bổ sung nhân sự gấp thì thuê dịch vụ bên ngoài là một giải pháp nhanh chóng. Tuy nhiên phương pháp tuyển dụng quản trị nhân sự này có nhược điểm là khá tốn kém và có khả năng cao sẽ khó tìm được nguồn nhân sự phù hợp.

Bước 4: Tìm nguồn ứng viên

5. Bước 5: Đo lường và tối ưu

Bất cứ kế hoạch nào cũng cần có sự tham khảo kinh nghiệm từ hoạt động trước đó. Các phòng ban làm về quản lý nhân sự nên theo dõi và ghi chú lại tất cả vấn đề trong quá trình tuyển dụng, quản lý nhân sự để rút kinh nghiệm. Những mặt tốt và mặt xấu của các quá trình tuyển dụng, quản trị nhân sự sẽ là tư liệu hữu ích để bạn tìm kiếm được nguồn nhân sự dễ dàng hơn cho lần sau.

6. Bước 6: Sàng lọc trước phỏng vấn

Để có thể kiểm tra một số kỹ năng của ứng viên trước khi bước vào vòng phỏng vấn các nhà tuyển dụng có nhiều hình thức áp dụng như làm bài kiểm tra ngắn, gọi qua điện thoại, phỏng vấn nhanh 10 phút... Mỗi phương pháp sàng lọc có một ưu điểm riêng: Nói qua điện thoại kiểm tra phản ứng nhanh nhạy; bài kiểm tra ngắn thể hiện khả năng viết lách; phỏng vấn nhanh thử thách tư duy nhạy bén... Tất cả đều là những kỹ năng mà một nhân viên bán hàng cần có.

7. Bước 7: Vòng kiểm tra kỹ năng bán hàng (demo/pitching)

Ở bước này bạn có thể kiểm tra kỹ năng bán hàng của ứng viên bằng cách quan sát cách họ thực hiện đề bài bán sản phẩm của công ty bạn. Thông qua đó có thể kiểm tra kỹ năng bán hàng, thái độ của ứng viên với công việc... Việc đánh giá quản trị nhân sự ở vòng này sẽ là cơ sở quan trọng để bạn đưa ra quyết định cuối cùng khi tuyển dụng, nhất là khi bạn cần cân nhắc giữa nhiều ứng viên.

Nếu yêu cầu tuyển dụng nhân sự của bạn chấp nhận ứng viên chưa có kinh nghiệm thì bước kiểm tra kỹ năng bán hàng là không cần thiết.

8. Bước 8: Phỏng vấn

Phỏng vấn là một trong những bước quan trọng của quy trình tuyển dụng. Tất nhiên không thể đánh giá một người có phải nhân viên tiềm năng hay không chỉ qua 15 phút phỏng vấn, đó là lý do cần có các bước sàng lọc và kiểm tra bên trên.

Để đạt được kết quả tốt nhất, buổi phỏng vấn phải được chuẩn hoá bằng việc sử dụng thống nhất những phiếu ghi điểm và bộ câu hỏi. Bộ câu hỏi đó sẽ tương ứng với các tiêu chí bạn đang tìm kiếm ở ứng viên.

Phương pháp này đảm bảo tính công bằng khá cao, nó có thể loại bỏ sự chủ quan hay thiên vị trong quá trình phỏng vấn, đồng thời cũng dễ để so sánh các ứng viên với nhau hơn. Nếu có kỹ năng nào bạn muốn đánh giá sâu ở ứng viên thì hãy nhấn mạnh vào câu hỏi chứa vấn đề đó trong buổi phỏng vấn.

Bước 8: Phỏng vấn

9. Bước 9: Ra quyết định tuyển dụng

Để ra được quyết định tuyển dụng cần sự thống nhất của toàn bộ hội đồng tuyển dụng. Một cuộc họp sau quá trình phỏng vấn là hoàn toàn cần thiết để có những quyết định tuyển dụng nhân sự phù hợp.

Trong trường hợp bạn số lượng ứng viên phù hợp với vị trí nhân viên bán hàng đang tuyển dụng nhiều hơn số lượng bạn tuyển thì đừng vội từ chối hay cắt đứt liên lạc. Rất có thể trong tương lai bạn sẽ cần tuyển thêm nhân sự mới.

III. Những điều cần biết trước khi tuyển dụng nhân viên bán hàng

1. Cân nhắc kỹ về hình mẫu nhân viên bán hàng bạn cần

Có một thực tế rằng không bao giờ có mẫu nhân viên hoàn hảo. Điều bạn cần cho vị trí tuyển dụng là một nhân viên phù hợp với công việc đó chứ không phải là nhân viên chuyện gì cũng biết. Hãy tập trung vào một vài đặc điểm bạn thật sự cần ở ứng viên cho vị trí bạn đang cần tuyển dụng.

2. Mất bao lâu để nhân viên bán hàng mang lại lợi nhuận cho công ty?

Tùy thuộc vào nhiều yếu tố sẽ dẫn đến thời gian mang lại lợi nhuận cho công ty của mỗi nhân viên là khác nhau. Thông thường nhân viên bán hàng mới sẽ phải trải qua ba giai đoạn: không có doanh thu, thu hồi vốn và sinh ra lợi nhuận.

Để có thể tính được thời gian tạo ra lợi nhuận của nhân viên bán hàng bạn hãy lấy doanh thu nhân viên tạo ra được trừ đi số tiền chi trả cho nhân viên (tiền lương, tiền thưởng, tiền hoa hồng...). Từ số liệu này bạn có thể ước tính được thời gian cần thiết để nhân viên của mình tạo ra lợi nhuận cho công ty.

Những điều cần biết trước khi tuyển dụng nhân viên bán hàng

3. Bạn sẽ trả lương cho họ như thế nào?

Tùy vào cơ chế đãi ngộ của công ty mà có các cách trả lương khác nhau: Trả thông qua lương cứng, trả lương qua doanh thu, trả lương theo thâm niên...Tuy nhiên dù trả lương theo cách nào thì một nhân viên tốt sẽ luôn có được mức thu nhập cao.

IV. Kết luận

Có một quy trình tuyển dụng tốt là điều cần thiết để doanh nghiệp không những ít tốn kém chi phí, gây mất thời gian mà còn tuyển được những nhân viên thực sự chất lượng. Trên đây là một số gợi ý về quy trình tuyển dụng, chúc bạn sẽ tìm được những nguồn nhân sự tốt cho doanh nghiệp của mình.