Sales support là gì? Bạn đã thực sự hiểu về vị trí Sales support?

Sales support là cụm từ đang được các bạn trẻ tìm kiếm nhiều trên các công cụ tìm kiếm trực tuyến hiện nay. Vậy sales support là làm gì? Tại sao nó lại được săn đón và quan tâm đến vậy?

Sales support là gì? Công việc của vị trí nhân viên sales support là gì? Bạn muốn trải nghiệm vị trí việc làm sales support? Tại bài viết dưới đây chúng tôi sẽ giới thiệu chi tiết nhất với bạn về công việc này cùng với những chia sẻ giúp bạn đạt được mức thu nhập cao nhất với nghề.

I. Sales support là gì?

Sales support hay còn được biết đến với tên gọi nhân viên hỗ trợ bán hàng/nhân viên hỗ trợ kinh doanh. Sales support đảm nhận các công việc hành chính, nhiệm vụ văn phòng trong bộ phận kinh doanh nhằm hỗ trợ nhân viên kinh doanh tự do, tập trung vào công việc bán hàng bận rộn. Nhiệm vụ của sales support là đảm bảo đội ngũ kinh doanh có thiết bị, tài liệu phù hợp để thực hiện công việc của họ đồng thời hỗ trợ nhân viên kinh doanh lập các kế hoạch mới liên quan đến hoạt động kinh doanh hoặc các phương án cải thiện công việc.

Sales support là gì? Tất tần tật về nghề sales support

II. Yêu cầu của sales support

1.Trình độ

Yêu cầu đầu tiên của nhân viên hỗ trợ bán hàng đó là tốt nghiệp chuyên ngành liên quan đến kinh tế như: Tiếng anh, ngân hàng, tài chính kế toán, quản trị kinh doanh... Sales support trong các ngành kỹ thuật yêu cầu về chuyên ngành kỹ thuật cùng với khả năng quản lý, hỗ trợ và có kiến thức cơ bản trong hoạt động kinh doanh.

2. Kinh nghiệm

Đối với các thực tập sinh hỗ trợ bán hàng, các công ty thường không yêu cầu về kinh nghiệm, chỉ cần bạn có hiểu biết về lĩnh vực của công ty tuyển dụng, thành thạo các kỹ năng sử dụng tin học văn phòng và có nền tảng ngoại ngữ. Vì vậy các bạn sinh viên khi ứng tuyển vào vị trí này sẽ có cơ hội được đào tạo thêm về các công việc chuyên môn của sales support đồng thời được tiếp xúc, làm quen và hiểu được công việc của phòng kinh doanh.

Đối với các chuyên viên hỗ trợ bán hàng thường được yêu cầu có kinh nghiệm trong lĩnh vực ít nhất 2 năm, đã thành thạo với các kỹ năng cần có của sales support đồng thời có khả năng quản lý và dẫn dắt cho các nhân viên hỗ trợ bán hàng dưới trướng.

3. Đặc điểm

Sales support là vị trí cơ bản và phù hợp cho các bạn mới bước chân vào lĩnh vực kinh doanh, có mong muốn học hỏi thêm về các hoạt động bán hàng, tiêu thụ với mục tiêu trở thành nhân viên kinh doanh. Công việc của sales support liên quan trực tiếp đến đội ngũ bán hàng, vì vậy yêu cầu của nhân viên hỗ trợ bán hàng là phải có tinh thần học hỏi và có trách nhiệm trong công việc. Ngoài ra nhân viên hỗ trợ bán hàng cần thân thiện, năng động, kiên nhẫn và chi tiết theo định hướng bởi đặc thù công việc là làm việc với “những con ngựa hoang” là các nhân viên bán hàng.

III. Công việc của sales support

Nhân viên hỗ trợ bán hàng có tính chất công việc như các nhân viên bán hàng, hỗ trợ nhân viên bán hàng và khách hàng. Trong một số công ty, hỗ trợ bán hàng có thể được gọi là điều phối viên bán hàng. Tùy vào lĩnh vực và quy mô của các công ty, sales support được giao các nhiệm vụ khác nhau, nhưng về cơ bản, nhân viên hỗ trợ bán hàng sẽ phụ trách các công việc sau:

- Một trong những nhiệm vụ chính của sales support là trả lời điện thoại và xử lý các yêu cầu được thực hiện qua email hoặc các phương thức khác.
- Xử lý các đơn đặt hàng, cung cấp hỗ trợ cho khách hàng và nhân viên kinh doanh đồng thời giúp giải quyết các khiếu nại của khách hàng.
- Nhập thông tin các đơn đặt hàng vào hệ thống máy tính công ty, đảm bảo rằng tất cả các thông tin là chính xác.
- Duy trì và cập nhật tài khoản khách hàng bao gồm thông tin mua hàng, khiếu nại hoặc các dữ liệu khác liên quan.
- Chịu trách nhiệm thông báo cho các nhân viên bán hàng nếu có vấn đề phát sinh như sự chậm trễ trong vận chuyển, khách hàng có câu hỏi hoặc khiếu nại cụ thể.
- Liên hệ với khách hàng khi cần thiết như thông báo về sản phẩm, tình hình đơn hàng, thời gian giao hàng.
- Tạo các báo cáo theo yêu cầu, soạn thảo các văn bản, giấy tờ theo yêu cầu công việc đồng thời dịch các tài liệu theo yêu cầu của phòng kinh doanh.
- Nhắc nhở khách hàng về các khoản nợ đến hạn và các khoản nợ khó đòi.
- Tổng hợp và theo dõi việc chi tiền hoa hồng cho khách hàng và nhân viên kinh doanh.

Như vậy, công việc của sales support là các nhiệm vụ hành chính - văn phòng, xử lý công việc hậu cần cho đội ngũ bán hàng và hỗ trợ nhân viên kinh doanh một số công việc khi có yêu cầu.

Mô tả công việc của nghề hỗ trợ bán hàng

IV. Các kỹ năng cần có của nhân viên hỗ trợ bán hàng

1. Có khả năng làm việc độc lập

Không giống như các vị trí khác như sales admin, sales supervisor hay sales assistant, sales support không yêu cầu phải làm việc với các phòng ban khác mà chỉ cần làm việc, hỗ trợ cho nhân viên bán hàng. Vì vậy, sales support cần có khả năng làm việc độc lập, tự tìm tòi, triển khai và quyết định các phương án, công cụ đảm bảo hoạt động bán hàng diễn ra trơn tru của đội ngũ bán hàng. Sales support nhận chỉ thị và nhiệm vụ qua hệ thống, làm việc độc lập và chỉ tiếp xúc với nhân viên bán hàng khi cần thiết.

2. Khả năng làm việc dưới áp lực và thời hạn

Không như các vị trí sales khác, sales support không phải đối mặt trực tiếp với áp lực doanh thu, doanh số nhưng lại có yêu cầu khắt khe về quá trình và thời gian hoàn thành công việc. Làm việc trực tiếp với đội ngũ kinh doanh tinh nhuệ của công ty sales support buộc phải nâng cao chất lượng công việc và đuổi kịp tốc độ làm việc chuyên nghiệp của những “chiến binh bán hàng”. Là một hỗ trợ bán hàng, bạn sẽ cần năng lượng và thái độ tích cực để xử lý khối lượng lớn yêu cầu của các nhân viên bán hàng và các khách hàng.Vì vậy, vị trí hỗ trợ bán hàng cần có khả năng chịu được áp lực công việc tốt cũng như đáp ứng được thời hạn hoàn thành nhiệm vụ được giao.

3. Kỹ năng giải quyết vấn đề

Sales support không chỉ phải giải quyết với các vấn đề mà đội ngũ bán hàng khó tính yêu cầu, đòi hỏi mà còn phải tìm cách đối mặt với các khiếu nại, phàn nàn của khách hàng gửi tới. Kết quả của việc giải quyết các vấn đề có tốt hay không ảnh hưởng đến quá trình hoạt động của đội ngũ kinh doanh cũng như chất lượng dịch vụ, hình ảnh của công ty. Vì vậy là một sales support bạn cần phải có kỹ năng giải quyết vấn đề thông minh và khéo léo. Tuy nhiên không phải ai cũng có kỹ năng giải quyết vấn đề tốt, vì vậy kỹ năng này cần được sales support học hỏi người đi trước, rèn luyện và rút kinh nghiệm qua từng vấn đề gặp phải.

4. Kỹ năng tiếng Anh tốt

Khả năng sử dụng thành thạo tiếng anh cũng là một trong những yêu cầu cơ bản của các nhà tuyển dụng dành cho vị trí sales support hiện nay. Tùy theo từng công ty mà có các yêu cầu khác nhau như: Yêu cầu tiếng anh đọc hiểu, yêu cầu tiếng anh giao tiếp, yêu cầu sử dụng thành thạo tiếng anh. Ngoài ra ở một số công ty khác, còn có thể yêu cầu thêm một ngoại ngữ bất kỳ để phụ trách dịch văn bản cũng như làm việc với các khách hàng nước ngoài. Hiện nay ở Việt Nam, các ngoại ngữ này có thể là tiếng Trung, tiếng Nhật hay tiếng Hàn.

5. Kỹ năng sử dụng MS office thành thạo

Đây là yêu cầu cơ bản của bất kỳ sales support nào cũng cần có. Do tính chất công việc là các nhiệm vụ hành chính,soạn thảo giấy tờ, sales support không thể không thành thạo về MS Word, MS Excel. Các dữ liệu về khách hàng, công việc của sales support đều được quản lý, xử lý và theo dõi trên bảng tính Excel. Vì vậy đây là công cụ sales support thường xuyên phải làm việc cùng. Ngoài ra, đôi khi sales support còn phải trình bày thuyết trình các báo cáo, doanh thu, chiến lược của đội ngũ bán hàng cho các nhân viên cấp cao, vì vậy kỹ năng MS powerpoint cũng được coi trọng.

V. Mức lương của sales support

Mức lương của sales support được đánh giá là có sự cạnh tranh cao. Thông thường các nhà tuyển dụng đăng tin tuyển dụng thường để mức lương thỏa thuận cho vị trí này. Theo khảo sát trên trang tuyển dụng của 123job.vn, các mốc lương được chia như sau:
- Mức lương thấp nhất: 4 triệu
- Mức lương bậc thấp: 10,2 triệu
- Mức lương bậc cao: 12,8 triệu
- Mức lương cao nhất: 33,8 triệu

Mức lương sales support dựa trên khảo sát từ 87 mẫu đăng tuyển trên 123job.vn

Mức lương dành cho sales support được chia theo cấp độ kinh nghiệm: Thực tập sinh, nhân viên, chuyên viên. Mức lương đầu vào của sales support cũng là mức lương thuộc dạng cao cho các bạn mới vào nghề. Sales support là công việc hậu cần nên mức lương nhận được là phần lương cứng, còn phần lương thưởng chỉ được hưởng 1 năm 1 lần theo % lương hàng tháng hay còn gọi là lương tháng thứ 13. Tuy nhiên trong trường hợp nếu sales support có vai trò lớn trong việc đạt được mục tiêu bán hàng của công ty thì cũng được nhận được tiền thưởng từ sự đóng góp này.

VI. Thuận lợi, khó khăn của nghề hỗ trợ bán hàng 

1. Thuận lợi

- Học hỏi được nhiều kiến thức trong hoạt động kinh doanh, quy trình làm việc của một hỗ trợ bán hàng đồng thời có được cái nhìn tổng quan về các vị trí liên quan như chuyên viên hỗ trợ bán hàng, nhân viên kinh doanh, giám sát bán hàng. Từ đó có thể trau dồi các kỹ năng và phấn đấu lên các vị trí khác trong phòng kinh doanh.

- Được làm việc và triển khai các ý tưởng, đề xuất với đội ngũ kinh doanh, hỗ trợ bán hàng có cơ hội được các nhân viên bán hàng nhìn nhận năng lực, từ đó hoan nghênh và triển khai, biến các ý tưởng mà bạn đề xuất thành hiện thực.

- Học hỏi được cách làm việc với bộ phận bán hàng đồng thời biết cách quản lý hoạt động kinh doanh về giải quyết các khiếu nại của khách hàng cũng như soạn thảo và xử lý các giấy tờ, hợp đồng, hóa đơn, chứng từ liên quan. Từ đó các sales support có thể hướng tới vị trí cao hơn về quản trị trong bộ phận kinh doanh như: Sales supervisor, sales representative, sales executive.

2. Khó khăn

- Đội ngũ bán hàng thường khét tiếng vì làm việc không thường xuyên, thời gian làm việc khác nhau, vì vậy rất khó khăn trong việc hỗ trợ cho cả nhóm. Vì vậy, là 1 sales support bạn cần linh hoạt thời gian sao cho phù hợp với từng nhân viên bán hàng để giúp họ có được sự hỗ trợ tốt nhất trong công việc.

- Việc giải quyết các khiếu nại của khách hàng cũng là một khó khăn, thách thức lớn cho các bạn hỗ trợ bán hàng mới vào nghề, ít kinh nghiệm. Làm sao để giải quyết vấn đề một cách khéo léo vừa thỏa mãn khách hàng lại vừa ít chi phí phát sinh nhất đồng thời không để lại tiếng xấu cho công ty. Có nhiều trường hợp do giải quyết các khiếu nại cho khách hàng không khôn khéo và hợp lý, sales support không chỉ làm đánh mất khách hàng mà còn gây tiếng xấu về sản phẩm, dịch vụ của công ty. Từ đó gây ảnh hưởng trực tiếp đến tên tuổi và uy tín của công ty. Vì vậy, khi gặp bất cứ khó khăn nào trong công việc, các bạn sales support cần học hỏi và rút kinh nghiệm từ các đồng nghiệp trong phòng kinh doanh.

Những thuận lợi, khó khăn của nghề sales support

VII. Cơ hội thăng tiến của sales support

Bất kỳ công ty nào có đội ngũ bán hàng chuyên dụng đều có cần các nhân viên hỗ trợ bán hàng, điều đó có nghĩa là bạn có cơ hội làm việc trong tất cả các ngành, từ ngân hàng và kỹ thuật đến bán hàng thời trang và công nghệ. Sales support có thể được chỉ định để hỗ trợ một khu vực địa lý cụ thể hoặc một hay nhiều nhóm tài khoản được đặt tên cho đội ngũ bán hàng.

Từ vị trí nhân viên hỗ trợ bán hàng, bạn có thể trở thành giám đốc hỗ trợ bán hàng/chuyên viên hỗ trợ bán hàng phụ trách nhóm, khi đó bạn sẽ đảm nhận việc quản lý cho nhóm hỗ trợ. Vai trò này sau đó sẽ đưa bạn vào một vị trí lý tưởng để theo dõi và học hỏi trực tiếp từ đội ngũ bán hàng để sau này chuyển sang bán hàng. Nhiều nhân viên hỗ trợ bán hàng tiếp tục nỗ lực phấn đấu trở thành giám đốc bán hàng và quản lý tài khoản thành công và trong một số trường hợp, trưởng nhóm.

VIII. Làm thế nào để trở thành sales support giỏi

Để có thể hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao cũng như tìm kiếm cơ hội thăng tiến trong công việc, các hỗ trợ bán hàng đầu tiên cần phải biết một số yếu tố để trở thành một sales support giỏi dưới đây.

1. Thành thạo CNTT

Yếu tố không thể thiếu của sales support đó là thành thạo các phần mềm công nghệ thông tin như Microsoft Office Suite bao gồm word, excel, powerpoint và các hệ thống CRM. Đây là những công cụ cơ bản và cần thiết trong công việc của sales support vì tính chất công việc liên quan đến một lượng lớn dữ liệu nhập và truy xuất.

2. Lắng nghe và thấu hiểu

Công việc của sales support chính là hỗ trợ cho các nhân viên bán hàng. Vì vậy, để hoàn thành công việc một cách xuất sắc, bạn cần biết cách lắng nghe, phân tích các yêu cầu hỗ trợ từ đội ngũ bán hàng sao cho hoạt động bán hàng được vận hành một cách trơn tru nhất. Việc trao đổi, làm việc với các salesman là thường xuyên và quan trọng vì vậy sales support không chỉ cần phát hiện ra vấn đề khó khăn của đồng nghiệp mà còn cần biết thấu hiểu con người, hoàn cảnh, cách làm việc của từng nhân viên bán hàng để đưa ra các phương án hỗ trợ tốt nhất cho họ.

3. Khả năng quản lý dữ liệu tốt

Sales support chủ yếu làm các công việc văn phòng liên quan đến các dữ liệu về khách hàng, tài khoản của khách hàng, các đơn hàng, báo cáo sơ bộ… Vì vậy việc quản lý được các dữ liệu rất khó khăn cho các hỗ trợ bán hàng. Để trở thành một sales support giỏi, bạn không thể bỏ qua kỹ năng quản lý dữ liệu. Vậy làm thế nào để quản lý được cả một dữ liệu khổng lồ? Bí kíp cơ bản cho kỹ năng này là bạn hãy sắp xếp các dữ liệu theo độ quan trọng và tính cần thiết của dữ liệu để tránh bỏ sót công việc. Lập lịch trình theo dõi, giải quyết cho từng kho dữ liệu mình quản lý. Đồng thời cài đặt công cụ checklist cho công việc hàng ngày của mình.

Làm thế nào để trở thành một sales support giỏi

IX. Mô tả công việc của nhân viên hỗ trợ bán hàng trong một số ngành, nghề

1. Logistic

- Làm việc như một kỹ sư hỗ trợ kỹ sư bán hàng, Tổng Giám đốc và hợp tác với các đồng nghiệp.
- Làm báo giá theo yêu cầu của kỹ sư bán hàng. 
- Kỹ thuật hỗ trợ khách hàng, trình bày kỹ thuật, đề xuất kỹ thuật. 
- Cung cấp hỗ trợ kỹ thuật cho khách hàng để hỗ trợ thiết kế, đấu thầu, cấu hình hệ thống
- Hiểu biết và đánh giá các yêu cầu dự án và cơ sở. Nhận xét CAD bản vẽ, sơ đồ, mô hình, tài liệu, tính toán chuẩn bị của nhà thầu hoặc chủ sở hữu.
- Các nhiệm vụ khác theo sự phân công.

2. Ngân hàng

- Nhận hồ sơ từ sau khi có phê duyệt RCC, thông báo kết quả phê duyệt, điều kiện giải ngân.
- Hỗ trợ CVKH các thủ tục công chứng, đăng ký giao dịch đảm bảo, kiểm kê kho, định giá tài sản.
- Hỗ trợ CV KHCN trong việc quản lý Danh mục khách hàng (cung cấp báo cáo nợ đến hạn định kỳ, các số liệu khách hàng…), nhận biết các yếu tố rủi ro.
- Cập nhật, theo dõi tình trạng Khách hàng trên cơ sở: Thông tin từ CV KHCN cung cấp, thông tin từ hệ thống.
- Phục vụ các yêu cầu của KH về các giấy tờ liên quan đến tài sản (như đề nghị mượn giấy tờ nhà, cấp giấy lưu hành xe ôtô)
- Thực hiện các công việc khác có liên quan theo yêu cầu của Trưởng nhóm hoặc GĐ khách hàng cá nhân.

3. Kỹ thuật

- Làm việc như một kỹ sư hỗ trợ kỹ sư bán hàng, Tổng Giám đốc và hợp tác với các đồng nghiệp.
- Làm báo giá theo yêu cầu của các kỹ sư bán hàng. 
- Kỹ thuật hỗ trợ khách hàng, trình bày kỹ thuật, đề xuất kỹ thuật.
- Cung cấp hỗ trợ kỹ thuật cho khách hàng để hỗ trợ thiết kế, đấu thầu, cấu hình hệ thống.
- Hiểu biết và đánh giá các yêu cầu dự án và cơ sở. Nhận xét CAD bản vẽ, sơ đồ, mô hình, tài liệu, tính toán chuẩn bị của nhà thầu hoặc chủ sở hữu.

X. Sự khác nhau giữa sales support và sales assistant

Nhiều bạn khi mới tìm hiểu về các vị trí sales trong phòng kinh doanh thì đều bị nhầm lẫn và không phân biệt được giữa 2 vị trí sales support và sales assistant. Vậy 2 vị trí này khác nhau ra sao, các bạn có thể tham khảo ở bảng dưới đây.

Bảng so sánh sự khác nhau giữa sales support và sales assistant

XI. Kết luận

Như vậy chúng tôi đã giúp bạn hiểu được sales support là gì. Nghề sales support hiện đang là một trong những nghề đón xu thế mới của quá trình vận hành kinh doanh. Đây thực sự là một lựa chọn không tồi cho các bạn muốn tham gia vào lĩnh vực kinh doanh nhưng chưa biết phải làm như thế nào. 123job.vn hy vọng thông qua bài viết này, bạn đã hiểu thêm về 1 trong những nghề sales hot hiện nay đó là sales support.