Hiện nay doanh nghiệp đã bước vào thời kì tập trung phát triển dựa trên dữ liệu. Đã xa thời kì đưa ra quyết định dựa trên cảm tính, mọi quyết định phải bắt nguồn từ dữ liệu và con số. Hãy theo dõi bài viết sau để hiểu rõ hơn về Silo là gì nhé.

Silo là gì? Liên kết nội bộ thích hợp hay còn gọi là "silo ảo" và kiến trúc trang web tốt đặt nền tảng để website của bạn được xếp hạng cho các cụm từ và cụm từ mong muốn của bạn. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu được Silo là gì, cách tổ chức SILO cho quản lý doanh nghiệp và cách để thu thậpthông tin khách hàng. Hãy cùng bắt đầu nào!

I. Silo dữ liệu là gì?

Silo là gì? "Data silo” là 1 nhóm dữ liệu thô mà một bộ phận, phòng ban có thể truy cập được nhưng bị cô lập với phần còn lại của doanh nghiệp đó. Điều này dẫn đến sự thiếu minh bạch, thiếu hiệu quả và mất lòng tin bên trong nội bộ doanh nghiệp. Việc này thường xảy ra do dữ liệu được thu thập bởi 1 công cụ kinh doanh được tách biệt khỏi phần còn lại trong hệ sinh thái công nghệ của bạn.

Silo là gì?

Silo là gì?

II. 2 Vấn đề data silo thường gặp trong doanh nghiệp

Những vấn đề thường gặp trong doanh nghiệp về data Silo là gì?  Hai vấn đề data silo thường hay gặp nhất trong quản lý doanh nghiệp đó là: 

1. Vấn đề với công nghệ

Có một thực tế là dữ liệu không thể dễ dàng được trao đổi giữa những phòng ban của một doanh nghiệp khi mà doanh nghiệp đó không sử dụng các công nghệ thích hợp. Các doanh nghiệp cần sở hữu các ứng dụng chất lượng cao có thể xử lý việc chuyển giao thông tin và kiểm tra chéo nhanh chóng. Ngoài ra, trong doanh nghiệp, một số phòng ban được đào tạo tốt hơn về cách sử dụng công nghệ cho việc truyền tải dữ liệu so với những phòng ban khác, điều này có thể dẫn đến nhiều vấn đề phức tạp hơn khi truy cập cùng một nguồn dữ liệu.

2. Sự phát triển của doanh nghiệp

Khi một doanh nghiệp đã đủ lớn mạnh, thật khó để có thể dễ dàng trao đổi và truyền tải dữ liệu trong toàn bộ những phòng ban. Các trường hợp có thể xảy ra như: có quá nhiều phòng ban, văn phòng đại diện trên toàn quốc hoặc thế giới; có quá nhiều nhân viên, dẫn đến cảm giác bị cô lập với phần còn lại của doanh nghiệp. Thêm vào đó, khi doanh nghiệp trở nên lớn mạnh quá nhanh, họ sẽ phát sinh những vấn đề về cấu trúc vận hành, gây khó dễ trong việc truyền tải dữ liệu trong nội bộ.  

Ngoài ra, khi các doanh nghiệp phát triển về quy mô, sự cạnh tranh giữa những nhân viên có thể sẽ gia tăng. Một số phòng ban sẽ không muốn show dữ liệu cho những phòng khác để tiện cho việc kiểm soát chất lượng và nguồn dữ liệu của mình.

Xem thêm: Các khía cạnh của hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp: Rủi ro

III. Tại sao doanh nghiệp không thể phát triển nếu xảy ra tình trạng silo dữ liệu

Ở phần này, chúng ta sẽ đi sâu hơn vào những vấn đề như tại sao data silo sẽ làm chậm quá trình tăng trưởng của doanh nghiệp khi hầu hết dữ liệu cần thiết cho việc đưa ra quyết định chiến lược bị tách biệt và không có tính hệ thống.

1. Silo dữ liệu cản trở việc nhìn nhận bức tranh tổng quan vận hành cho doanh nghiệp

Thông thường, C-levels là những người có thẩm quyền truy cập và xem xét tất cả dữ liệu của doanh nghiệp, tuy nhiên các dữ liệu đó lại tồn tại độc lập mà không có tính liên kết. Nếu bạn là một người giám đốc điều hành, bạn sẽ biết nhóm team sale chia sẻ data về thông tin khách hàng mới, team marketing sẽ cung cấp số liệu về thông tin khách hàng tiềm năng và lưu lượng truy cập, team kế toán có thể cung cấp cho bạn báo cáo về chi phí và lợi nhuận. Nhưng điều gì liên kết tất cả các thông tin đó với nhau, bạn có thể nhìn được bức tranh tổng quan về vận hành của doanh nghiệp bạn hay không?

Cố gắng quản lý doanh nghiệp với dữ liệu tách biệt cũng giống như việc cố gắng lắp ráp một trò chơi ghép hình mà không có hình mẫu. Data silo sẽ ngăn bạn có cái nhìn tổng quan về công ty của bạn khi nó chỉ cung cấp các dữ liệu tách biệt của từng phòng ban, mà không thể liên kết chúng với nhau.

2. Silo data tạo ra môi trường thiếu tính hợp tác

Data Silo là gì? Data silo xảy ra khiến mỗi nhóm phải hoạt động riêng lẻ, chỉ có quyền truy cập và làm việc với data của riêng họ. Điều này tạo ra 1 tổ chức bị chia rẽ. Các nhóm không hợp tác với nhau trong những dự án khiến doanh nghiệp gần như không thể chia sẻ tầm nhìn chung.

Như đã đề cập ở trên, nhiều doanh nghiệp hiện tại đều đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Nhưng nếu những team leader không thể nhìn thấy bức tranh lớn vì chỉ có quyền truy cập vào kho dữ liệu của riêng họ, thì quyết định cá nhân của họ sẽ hiếm khi “hòa hợp” với các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.

Ngoài ra, trong môi trường nơi data silo diễn ra phổ biến, văn hóa làm việc minh bạch và tin cậy sẽ rất khó để duy trì. Thay vào đó, sự ganh đua và cạnh tranh giữa những team sẽ vô hình chung diễn ra khi họ chỉ muốn tập trung vào mục tiêu vi mô của riêng họ mà không hề nghĩ tới mục tiêu vĩ mô của doanh nghiệp.

3. Silo data có thể ảnh hưởng xấu tới trải nghiệm khách hàng

Trước khi được bán hàng, các khách hàng sẽ tương tác qua vô số “điểm chạm” với thương hiệu. Những tương tác này xảy ra thông qua nhiều kênh và giai đoạn khác nhau của quá trình mua hàng. Điều này đồng nghĩa với việc, một khách hàng sẽ phải tiếp xúc với rất nhiều nhân viên trong quá trình mua sắm: khi bị thu hút thì tiếp xúc với marketer, lúc mua hàng thì trao đổi với sale còn khi đã chốt deal thì lại làm việc nhiều với team dịch vụ.

Khi dữ liệu bị cô lập, bạn có thể dễ dàng mất dấu hành trình của khách hàng với doanh nghiệp của mình và không gì khiến khách hàng khó chịu hơn việc phải lặp lại vấn đề của họ với thương hiệu cho nhiều người khác nhau. 

4. Silo dữ liệu ảnh hưởng đến độ chính xác của dữ liệu

Dữ liệu là một trong các tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp bạn. Việc có một số công cụ thu thập thông tin khách hàng, đối tác và khách hàng tiềm năng sẽ làm tăng giá trị của doanh nghiệp bạn. Nhưng khi dữ liệu đó đã lỗi thời, không đầy đủ hay thiếu chính xác, giá trị mà bạn có thể nhận được từ nó sẽ giảm đi đáng kể.

Như đã đề cập ở bên trên, dữ liệu bị cô lập càng tồn tại lâu thì càng có nhiều khả năng nó trở nên lỗi thời, từ đó không còn chính xác và không thể sử dụng được. Ngoài ra, mọi phòng ban có quyền truy cập vào tập hợp dữ liệu giống nhau của họ. Điều này dẫn đến tính khách quan trong data silo sẽ nghiêng về phòng ban nào sở hữu chúng.

Làm việc trong doanh nghiệp khi data silo xảy ra sẽ dẫn đến dữ liệu có chất lượng kém vì các phần thông tin phân mảnh này rất khó tập hợp. Nếu dữ liệu của bạn không được tích hợp hay đồng bộ, chắc chắn bạn sẽ thấy dữ liệu xung đột khi cố gắng kiểm tra chéo thông tin từ nhiều nguồn khác nhau hay các phòng ban khác nhau.

Xem thêm: Đào tạo nội bộ: Kỹ năng quản lý xung đột trong doanh nghiệp

IV. Những thách thức trong việc xử lý dữ liệu im lặng

Trong khi nhiều doanh nghiệp nhận ra rằng silo dữ liệu là một vấn đề, thì việc hoàn tác chúng có thể là một thách thức. Một khi bạn có văn hóa cố thủ trong việc tách dữ liệu silo, đó là một thách thức để thay đổi suy nghĩ của nhân viên. Ngoài ra, có thể khó hoàn tác một số silo do cách những hệ thống được thiết lập với nhiều quyền và phân cấp khác nhau. Ví dụ như các quyền thường được thiết lập theo nhóm, do đó, một khi dữ liệu được giữ lại cho một nhóm, thật khó để thay đổi tất cả những quyền cần thiết. Và nếu dữ liệu được lưu trữ trong nhiều hệ thống khác nhau (ví dụ như: dữ liệu cho nhóm hoạt động bảo mật được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu silo của Oracle, nhưng thông tin khách hàng lại nằm trong Salesforce), việc điều hòa các data silo lại càng khó hơn. Để đơn giản hóa quá trình này, hầu hết nhiều công ty chuyển dữ liệu của họ từ những hệ thống khác nhau của họ vào một kho dữ liệu. Kho dữ liệu là kho lưu trữ cho tất cả dữ liệu silo được thu thập bởi nhiều hệ thống hoạt động của doanh nghiệp. Kho dữ liệu silo được tối ưu hóa để truy cập và phân tích thay vì xử lý giao dịch và chúng được thiết kế để giúp ban quản lý doanh nghiệp có được cái nhìn 360 độ về dữ liệu silo của doanh nghiệp họ.

Quản lý thông tin khách hàng

Quản lý thông tin khách hàng

V. Cách giải quyết silo dữ liệu

Không ít doanh nghiệp đã phải “đau đầu” khi nghĩ cách đối phó với vấn đề data silo xảy ra trong doanh nghiệp mình. Chúng tôi xin gửi tới bạn 3 phương pháp thông dụng nhất để bạn đối mặt và vượt qua những vấn đề kể trên:

1. Tìm kiếm và ứng dụng data integration tool

Khi doanh nghiệp của bạn có nhiều bộ phận, ban ngành sử dụng nhiều loại dữ liệu khác nhau, giải pháp hàng đầu để hạn chế tình trạng data silo là sử dụng các data integration tool (công cụ tích hợp dữ liệu). 

Công cụ này sẽ giúp bạn tổng hợp, phân loại và mã hóa dữ liệu từ tất cả các nguồn trong doanh nghiệp tại một nơi duy nhất, giúp cho việc sử dụng dữ liệu silo trở nên dễ dàng hơn đối với không chỉ quản lý doanh nghiệp mà còn là từng phòng ban chuyên môn.
Vấn đề là, hiện nay có vô số đơn vị cung cấp data integration tool trên thế giới, vậy làm cách nào để bạn có thể lựa chọn được những giải pháp tốt nhất? 

Bạn cần lưu ý: Một data integration tool tốt, không phải là một công cụ sở hữu nhiều tính năng nhất hoặc nổi tiếng nhất. Thực tế, nó phải là công cụ phù hợp nhất với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp bạn.

Chẳng hạn, với các tập đoàn lớn, có quy mô khổng lồ cùng hệ thống những phòng ban cồng kềnh, việc thay thế hoàn toàn các công cụ làm việc với dữ liệu cũ là gần như bất khả thi. Lúc này, một data integration tool lý tưởng phải có khả năng tích hợp với những công cụ cũ, đảm bảo hoạt động vận hành, kinh doanh vẫn được diễn ra liên tục, không bị gián đoạn trong quá trình chuyển giao công nghệ.
Một tiêu chí nữa để lựa chọn integration tool, là việc nó phải có năng lực xử lý dữ liệu từ nhiều nguồn, nhiều hình thức khác nhau: như từ unstructured, structured, cho đến semi-structured data. 

Thêm vào đó, tốc độ xử lý data cũng là một điểm cộng lớn, bởi dòng chảy dữ liệu trong doanh nghiệp là vô cùng lớn. Một integration tool đủ tốt phải đáp ứng được việc xử lý lưu lượng dữ liệu liên tục, cả về số lượng kèm chất lượng.

Ngoài ra, integration tool cũng cần phải có tính năng “soi chiếu” được cơ sở dữ liệu hiện tại của doanh nghiệp. Bởi để tổng hợp được dữ liệu từ những data silo, bạn nên biết dữ liệu đó nằm ở đâu, dưới định dạng nào và việc tích hợp các dữ liệu đó sẽ đem lại lợi ích như thế nào. 

Cuối cùng, trong tương lai, công nghệ tiếp tục phát triển rất nhanh và bạn rất có thể sẽ tiếp tục đầu tư thêm cho doanh nghiệp các công cụ, hệ thống mới. Lúc này, một integration tool tốt phải có khả năng mở rộng và được thiết kế để hoạt động với nhiều hệ thống và data khác nhau. Điều này đảm bảo khả năng dễ sử dụng và hiệu quả của dữ liệu silo trong công ty. 

Một số data integration tool tốt nhất trên thị trường hiện nay có thể được kể đến bao gồm: Azure Data Factory, Fivetran, Oracle GoldenGate,…

2. Trực quan hoá dữ liệu (data visualization)

Phương pháp thứ hai, ít tốn kém cũng dễ tiến hành hơn việc chi trả cho một integration tool, là sử dụng sức mạnh của việc trực quan hóa dữ liệu qua những bản phân tích “real-time”. Phương pháp này giúp những bản báo cáo dễ hiểu hơn và làm nổi bật chỉ số quan trọng, hạn chế được được tình trạng thiếu kết nối giữa các data đến từ silo khác nhau.

Trực quan hóa dữ liệu có nhiều hình thức ứng dụng khác nhau, được sử dụng theo nhiều cách khác nhau. Dưới đây là một vài cách phổ biến nhất được sử dụng trực quan hóa dữ liệu: 

  • Theo dõi sự thay đổi theo thời gian của data
  • Xác định tần suất dữ liệu silo theo thời gian
  • Xác định mối quan hệ (tương quan) của dữ liệu
  • Kiểm tra mạng lưới dữ liệu
  • Lập kế hoạch dựa trên dữ liệu
  • Phân tích giá trị và rủi ro dựa trên các dữ liệu

3. Kiểm tra chất lượng dữ liệu

Không hẳn là một giải pháp, nhưng để hạn chế tình trạng chất lượng dữ liệu xấu đi trong data silo, bạn phải thường xuyên rà soát lại các dữ liệu lạc hậu hay bị cô lập, đảm bảo rằng tất cả dữ liệu luôn được cập nhật kịp thời. 

Bên cạnh đó, việc đảm bảo chất lượng dữ liệu silo ngay từ khi mới thu thập sẽ cho các bạn thấy kết quả rõ rệt hơn và tiết kiệm thêm nhiều thời gian hơn trong quản lý doanh nghiệp của mình.

Xem thêm: Đón đầu công nghệ tối ưu để quản lý dữ liệu ứng viên tuyển dụng hiệu quả

VI. Kết luận

Có thể thấy rằng chất lượng dữ liệu là yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và quản lý doanh nghiệp hiện nay. Khi dữ liệu thông tin khách hàng bị cô lập, không được chia sẻ với các phòng ban trong doanh nghiệp, nó tạo ra hiện tượng “data silo” và về lâu dài, các quyết định chiến lược sẽ khó được định đoạt chính xác. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn hiểu thêm một hiện tượng về Silo là gì trong quản lý doanh nghiệp, từ đó rút được kinh nghiệm khi thu thập và làm việc với thông tin khách trong doanh nghiệp. Chúc bạn thành công!