Bạn đã bao giờ viết email xin việc, hay thử viết một email tiếng anh, cách viết email marketing đầy chuyên nghiệp. Nếu bạn chưa bao giờ thử hay không biết cách thì hãy theo dõi bài viết này nhé.

Hiện nay, xã hội ngày càng phổ biến và ứng dụng tin nhắn ngày càng được sử dụng nhiều hơn, tuy nhiên email vẫn là hình thức giao tiếp, trao đổi không thể thiếu trong môi trường làm việc và học tập. Vậy bạn đã biết cách viết email xin việc, cách viết email tiếng anh, cách viết email marketing và cách gửi email chuyên nghiệp chưa, nếu chưa thì bạn hãy theo dõi bài viết sau đây nhé!

I. Cách viết email theo chuẩn

1. Luôn luôn có dòng tiêu đề

Không ít người hay gặp rắc rối với việc nghĩ ra một dòng tiêu đề để đặt cho email. Nếu bạn cũng rơi vào hoàn cảnh như vậy thì hãy bắt đầu bằng việc viết email trước. Sau đó hãy quay lại và lựa chọn một tiêu đề cho email mà nó có thể giải thích đầy đủ nội dung toàn bộ email một cách tốt nhất.

Thay vì việc sử dụng những từ ngữ tối giản như quan trọng, gấp…thì bạn nên viết câu ngắn gọn và đủ ý để đặt tiêu đề cho email. Chẳng hạn như Thông tin hợp đồng số 1245, Bài khóa luận tốt nghiệp...

Cách viết email tiếng anh? Cách viết email marketing

Cách viết email tiếng anh. Cách viết email marketing.

2. Đưa ra điểm chính vào câu mở đầu

Một trong những cách viết email được cho là hiệu quả nhất chính là đưa ra điểm chính của vấn đề ngay ở câu mở đầu. Đa phần người đọc sẽ không để ý hết nội dung đến câu kết. Đặc biệt là những người mỗi ngày phải nhận đến hàng trăm, hàng ngàn email. Do vậy, hãy cho họ biết rằng bạn quý trọng thời gian bằng cách đi thẳng vấn đề chính ngay ở câu đầu tiên trong email.

3. Không bao giờ bắt đầu email với một mở đầu mơ hồ

Tuyệt đối không được mở đầu email bằng các câu như đây, nó,…Ví dụ “Nó cần hoàn thành lúc 5 giờ”. Cần phải chỉ định cụ thể hóa rằng vấn đề mà bạn cần viết.

4. Không sử dụng chữ in hoa

Thông thường, mọi người hay sử dụng chữ viết in hoa khi cần đề cập một vấn đề quan trọng nào đó. Tuy nhiên, nếu việc bạn viết in hoa cả một câu thì điều đó giống như bạn đang hét vào mặt người đọc vậy. Do vậy, thay vì dùng chữ in hoa để làm nổi bật điều gì đó như là thời gian, địa điểm thì bạn nên tìm ra một ý tưởng thích hợp hơn để giải thích điều mà bạn đang muốn nhắc đến. Hoặc sử dụng cách bôi đậm thông tin đó lên là được.

5. Không viết tắt hoặc sử dụng từ viết tắt

Khi viết email chuyên nghiệp không bao giờ có sự xuất hiện của chữ viết tắt hay biểu tượng cảm xúc. Bởi làm vậy người đọc sẽ cảm thấy bạn không lịch sự, thiếu tế nhị. Ngoài ra, bạn cũng nên nhớ viết hoa ký tự đầu tiên và cả tên riêng để thể hiện sự tôn trọng của mình với người nhận nhé!

6. Hãy ngắn gọn và lịch sự

Nếu email của bạn dài hơn 2 hoặc 3 đoạn thì hãy nghĩ đến việc rút ngắn lại nội dung. Hay một giải pháp thay thế khác đó là dùng file đính kèm.

7. Hãy nhớ thưa gửi và cảm ơn

Thưa gửi, cảm ơn đều là những yếu tố cơ bản cần phải có trong một email chuyên nghiệp. Nó thể hiện sự tôn trọng, lịch sự của bạn dành cho người nhận email.

8. Thêm chữ ký

Cần phải chắc chắn rằng bạn phải có một chữ ký email chuyên nghiệp ở dưới mỗi email. Thông thường, nó sẽ gồm tên, địa chỉ email, số điện thoại, địa chỉ trang web…

Danh sách này sẽ giúp người nhận email dễ dàng liên hệ lại với bạn. Bên cạnh đó, nếu bạn trả lời email ở trên máy tính hay điện thoại di động thì cần đảm bảo rằng thông tin phải trùng khớp với nhau bạn nhé!

Nếu không làm sao cách tạo chữ ký email thì cũng đừng lo lắng. Chỉ cần lên Google tìm kiếm các mẫu chữ ký gmail đẹp thì sẽ có hàng ngàn kết quả hiển thị. Tham khảo để lựa chọn ra một mẫu chữ ký nào phù hợp với lĩnh vực, ngành nghề của bạn và sáng tạo thêm để có nét riêng cho mình là được.

9. Soát lại và chỉnh sửa

Trước khi nhấn nút gửi email bạn cần phải đảm bảo đọc, rà soát lại và chỉnh sửa lỗi đầy đủ. Những lỗi chính tả hay sai ngữ pháp nhỏ ở trong email cũng đủ làm cho người đọc cảm nhận được sự bất cẩn và thiếu chuyên nghiệp và bất cẩn của bạn.

Thêm vào đó, khi đọc lại email sẽ giúp bạn kiểm tra chính xác được các thông tin mà bạn muốn đề cập đến. Thật chẳng chuyên nghiệp gì khi gửi đi gửi lại một email về vấn đề chỉ để bổ sung thông tin cho email trước đó gửi còn thiếu cả đúng không mọi người?

10. Hãy đúng giờ

Cố gắng trả lời các email quan trọng trong vòng 24 giờ đồng hồ. Nếu bạn cần thêm thời gian để thu thập thông tin hay đưa ra quyết định thì hãy gửi một phản hồi ngắn giải thích về sự chậm trễ. Điều đó sẽ khiến người nhận biết được rằng bạn đã nhận được email của họ và đang trong quá trình giải quyết, cân nhắc vấn đề.

II. Các bước viết email theo chuẩn

Dù bạn gửi email cho ai, gửi về vấn đề gì thì đều phải tuân thủ theo quy trình dưới đây để tránh những sai sót.

1. Đặt tiêu đề cho email

Khi đặt tiêu đề cho email bạn cần chú ý tiêu đề phải đúng với chủ đề, thu hút được sự chú ý của người đọc để họ nắm được vấn đề chính bạn đề cập trong nội dung của email là gì. Việc đặt tiêu đề phù hợp sẽ giúp người nhận nhấn vào xem email của bạn cao hơn.

Còn nếu bạn đặt tiêu đề sai thì rất nhiều người sẽ cho rằng email không quan trọng, email rác và không ngần ngại xóa đi hay thậm chí chẳng bao giờ click vào đọc nó.

Tiêu đề email đòi hỏi phải có tính rõ ràng, đúng mục đích và không quá dài. Hãy cẩn trọng việc lựa chọn ngôn ngữ để thông báo cho người đọc nội dung chính xác của email.

Trường hợp email mang tính định kỳ, chẳng hạn báo cáo kế hoạch làm việc theo ngày, theo tuần thì bạn cần ghi rõ ràng trong tiêu đề email. Tuyệt đối không được bỏ trống dòng tiêu đề email.

Lưu ý: bạn cũng nên đặt tiêu đề email bằng tiếng việt không dấu để tránh bị lỗi font chữ, làm người nhận không đọc được.

2. Đính kèm tập tin vào email

Cách gửi email có file đính kèm không khó. Bạn chỉ cần lên trên Google tìm là sẽ có video, bài viết hướng dẫn chi tiết về cách thực hiện. Điều quan trọng nhất mà ở đây chúng tôi muốn chia sẻ với bạn đó là các thao tác đính kèm tệp tin vào trong email khi viết một email chuẩn.

Vì thế, khi bạn muốn đính kèm một tập tin nào đó vào trong email thì nên gửi những file có định dạng chung. Chẳng hạn như định dạng file pdf, xls, doc… vì nó dễ dàng mở cho tất cả các loại máy.

Trong trường hợp bạn có nhiều file thì nên nén lại thành file zip hoặc file rar. Tất nhiên, file đính kèm ở trong email cũng nên được đặt tên rõ ràng. Không viết tiếng việt có dấu để đặt tên file vì nó sẽ bị lỗi.

3. Viết nội dung email theo chuẩn

Lưu ý tiếp theo để đảm bảo có một email chuẩn đó là yếu tố xúc tích, rõ ràng của email. Tốt nhất bạn nên sử dụng những câu ngắn, nó có liên quan trực tiếp đến nội dung mà bạn muốn đề cập trong email. Nêu rõ lý do viết email ở ngay trong câu đầu tiên như chúng tôi đã vừa chia sẻ ở trên.

Điều tối kỵ nhất trong khi viết email đó là viết toàn bộ bằng chữ hoa, kích cỡ chữ nhỏ, lúc to lúc nhỏ, chữ in nghiêng, in đậm tùy ý. Mặc dù đó là yêu cầu cơ bản ở trong trình bày văn bản, tuy nhiên vẫn có nhiều mắc người mắc lỗi này khi viết email, thậm chí là soạn thảo văn bản.

Ngoài ra, bạn cũng nên chú ý dùng dấu câu sao cho đúng vị trí. Thực hiện theo đúng quy tắc đặt dấu câu khi soạn thảo văn bản. Cụ thể như sau:

  • Chữ cái đầu dòng luôn phải viết hoa. Nên nhớ là viết hoa, không phải in hoa.
  • Đằng sau dấu chấm câu luôn phải viết hoa. Tên riêng, tên địa danh... phải viết hoa.
  • Toàn bộ các dấu câu đều phải viết sát cạnh với chữ phía trước, rồi khoảng trống và đến chữ sau.
  • Dấu ngoặc đơn hoặc ngoặc kép phải viết sát với ký tự ở ngay trước và sau chúng.
  • Hai chữ nối tiếp nhau thì chỉ cách nhau duy nhất một khoảng trống.
  • Viết đủ ý rồi mới được đặt chấm câu. Dùng dấu phẩy nếu câu có nhiều ý.
  • Nếu viết dài hãy chia thành nhiều đoạn.

Lưu ý: Có nhiều người hay lạm dụng dấu chấm than để nhấn mạnh ý. Tuy nhiên, nếu dùng quá nhiều trong một email nó có thể gây phản tác dụng. Vì vậy, trong một email tốt nhất bạn nên sử dụng từ 2 dấu cảm thán trở xuống.

4. Nội dung của một email chuẩn

Ở trên là các lưu ý cách viết email, còn dưới đây là nội dung của email cần có những điều gì.

Phần chào hỏi: Tùy theo mỗi trường hợp mà bạn có thể sử dụng vài lời chào hỏi như Dear, Kính gửi, Hi…

Phần nội dung: Yêu cầu các thông tin ở trong email phải theo cấu trúc mạch lạc, dễ theo dõi. Nội dung cần phải được trình bày dễ hiểu, các thông tin quan trọng cần in đậm lên. Sử dụng ngôn từ phải lịch sự, tôn trọng người nhận email.

Phần kết thúc: Cũng có nhiều người chưa biết cuối email viết gì. Có một vài cấu trúc kết thúc email thông dụng mà bạn có thể áp dụng, ví dụ như Thanks & B. Regards, Trân trọng, Cảm ơn…

Phần chữ ký email: Chữ ký email chuyên nghiệp là phần rất quan trọng nhưng lại không được quá nhiều người quan tâm hoặc chưa sử dụng hết được sức mạnh của nó.

Với phần chữ ký email này thì người nhận có thể biết thêm thông tin liên lạc với bạn, để họ có thể liên hệ trực tiếp khi cần. Vì thế, khi tạo chữ ký gmail chuyên nghiệp bạn phải đảm bảo có đầy đủ các thông tin như họ tên, nghề nghiệp, số điện thoại, địa chỉ…

5. Kiểm tra lại nội dung email và file đã đính kèm

Đây cũng chính là một bước rất quan trọng trong quá trình viết và gửi email chuẩn. Vậy nên, bạn phải kiểm tra lại nội dung email và file đính kèm. Thông qua đó, nó thể hiện được sự làm việc chuyên nghiệp, khoa học của bạn. Một bức email mà có quá nhiều lỗi chính tả sẽ thể hiện sự thiếu tôn trọng với người nhận. Hoặc một email có file đính kèm là những file bị lỗi thì bạn cũng sẽ gặp rắc rối không nhỏ khi đến tay người nhận.

6. Nhập địa chỉ email người nhận

Chắc hẳn nhiều bạn sẽ thắc mắc rằng việc nhập email của người nhận vì sao lại để gần ở thao tác cuối của quy trình viết email? Thực chất đó là để hạn chế việc email chưa hoàn thành xong mà bạn lỡ tay bấm gửi thì khó mà cứu vãn được tình hình.

Vậy nên, hãy đảm bảo nội dung email của bạn đã thật hoàn hảo rồi mới hãy gửi đến địa chỉ người nhận một cách an tâm nhất. Nếu bạn không muốn gửi nhầm địa chỉ email đến cho người khác thì bạn hãy kiểm tra địa chỉ người nhận trước khi bấm nút send.

7. Tạo chữ ký gmail chuyên nghiệp cuối thư

Nếu bạn đã tạo được chữ ký email hay sở hữu một chữ ký gmail đẹp thì không có gì phải lo lắng và bạn chỉ cần chuyển sang bước cuối cùng. Còn nếu chưa tạo thì hãy thực hiện ngay để đảm bảo thể hiện sự chuyên nghiệp nhất cho email của mình.

8. Đọc lại email lần nữa

Bước cuối cùng trong quy trình viết email chuẩn đó là đọc lại một lần nữa. Bước này sẽ giúp bạn rà soát được các lỗi chính tả, ngữ pháp…sửa lỗi trước khi gửi đến cho người nhận. Sau khi hoàn thành xong bước này thì bạn mới gửi đi. Còn nếu chưa hoàn thành xong, thì đừng bao giờ bấm nút send nhé!

III. Các mẫu chữ ký gmail đẹp

Một chữ ký email đầy đủ cần phải có một thiết kế đẹp mắt, nổi bật được thông tin và những tính năng quan trọng của công ty bạn mà người nhận cần quan tâm.

1. Thông tin cơ bản cần có

Thông tin cơ bản cần có:

  • Tên
  • Tiêu đề, bộ phận gửi
  • Tên công ty
  • Xác định đúng vai trò của bạn ở trong công ty, tránh việc sử dụng tên công ty làm đại diện gửi email.

2. Sử dụng hệ thống phân cấp tam giác

Bạn nên bắt đầu với những thông tin quan trọng nhất và làm nổi bật thông tin mà bạn muốn nhấn mạnh. Bạn có thể điều hướng trải nghiệm người đọc theo một thứ tự cụ thể như tên, tiêu đề hoặc logo.

Điều quan trọng là phải giúp người đọc xử lý văn bản nhanh chóng, không phải ai cũng thực sự quan tâm đến chữ ký của bạn vì vậy bạn hãy làm nó trở nên dễ tiếp thu nhất có thể.

3. Thiết kế rõ ràng

Thiết kế chữ ký email không nên dài dòng, đừng bao giờ nên vượt quá 7 dòng. Hãy chỉ đưa ra những thông tin cần thiết và ngắn gọn nhất. Đừng chia sẻ quá nhiều chi tiết giới thiệu khiến người đọc cảm thấy như là một bài viết quảng cáo vậy.

4. Một số mẫu chữ ký email đẹp

Bây giờ, 123job.vn sẽ tổng hợp cho bạn những mẫu chữ ký Gmail đẹp nhất, bạn hãy tải về và chỉnh sửa thông tin, sau đó upload lên email của bạn nhé!

Cách viết email xin việc

Cách viết email tiếng anh. Cách viết email marketing

Cách viết email xin việc

Cách viết email xin việc. Cách viết email tiếng anh. Cách viết email marketing

Cách viết email xin việc

Cách viết email xin việc. Cách viết email tiếng anh. Cách viết email marketing

Cách viết email xin việc

Cách viết email xin việc. Cách viết email tiếng anh. Cách viết email marketing

Cách viết email xin việc

Cách viết email xin việc. Cách viết email tiếng anh. Cách viết email marketing

Cách viết email xin việc

Cách viết email tiếng anh. Cách viết email tiếng anh. Cách viết email marketing

Cách viết email xin việc

Cách viết email xin việc tiếng anh. Cách viết email xin việc. Cách viết email marketing

Cách viết email xin việc

Cách viết email marketing. Cách viết email tiếng anh

IV. Những câu hỏi thường gặp trong email

1. CC trong gmail là gì?

Cc được viết tắt của từ tiếng anh Carbon copy là tạo ra các bản sao, bạn có thể sử dụng tổ hợp các phím tắt Ctrl+Shift+C để sử dụng nhanh tính năng này. CC trong gmail là có nghĩa là các bản sao, nó được dùng để gửi các thông tin cho nhiều người.

2. Email html là gì?

Email HTML là một email được định dạng như 1 trang web, sử dụng những màu sắc, đồ họa, bảng biểu và liên kết mà khi người dùng nhấn vào nó nó sẽ tự động mở ra chương trình để người dùng gửi email tới một email được chỉ định, điều này thực sự hữu ích vì nó giảm số thao tác người dùng cần thực hiện để gửi một email.

3. Cách gửi video qua gmail

  • Bước 1: Mở Gmail trên máy tính, nhấn chọn soạn thư.
  • Bước 2: Chọn biểu tượng Google Drive ở thanh công cụ Gmail.
  • Bước 3: Chọn tải lên và nhấn vào chọn tệp từ thiết bị.
  • Bước 4: Chọn video, file từ máy tính và nhấn chọn tải lên. Chờ vài giây để tệp tải lên.
  • Bước 5: Quay trở lại giao diện soạn thư, file, video đã được tải lên. Bạn soạn thư, nhập địa chỉ người nhận và chọn gửi.
  • Bước 6: Chỉnh quyền truy cập và sử dụng tệp này theo ý của bạn và chọn gửi.

Chỉ với một vài thao tác đơn giản, bạn đã có thể gửi video, file dung lượng lớn qua Gmail nhanh chóng để chia sẻ với bạn bè rồi. Hãy cùng trải nghiệm tính năng tuyệt vời này của Gmail nhé. 

V. Kết luận

Vậy qua bài viết trên chúng tôi hướng dẫm cho bạn cách viết email xin việc, cách viết email tiếng anh, viết email xin việc, cách viết email marketing thật chuyên nghiệp. Các bạn hãy đọc kỹ và thử làm theo để tạo nên cho mình một cái email đầy ấn tượng nhé. Chúc bạn thành công!