Các khía cạnh của hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp

Kiểm soát nội bộ doanh nghiệp là quy trình quan trọng giúp các nhà quản trị doanh nghiệp nắm bắt được toàn bộ quá trình phát triển của công ty mình. Vậy các khía cạnh trong hệ thống kiểm soát nội bộ là gì?

Các khía cạnh của hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp là những tiêu chí cụ thể được đưa ra để đánh giá tình hình hoạt động trong từng giai đoạn của doanh nghiệp. Nhà quản trị doanh nghiệp sẽ dựa vào các tiêu chí đó để xác định những rủi ro trong tương lai và đưa ra cơ chế kiểm soát cụ thể với từng trường hợp. Vậy các khía cạnh đó bao gồm những gì, hãy cùng tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé.

I. Xác định và đánh giá các rủi ro

Khía cạnh đầu tiên trong quy trình kiểm soát nội bộ doanh nghiệp là việc xác định và đánh giá các rủi ro có thể xảy ra trong tương lai đối với mọi giai đoạn của quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc xác định và đánh giá các rủi ro cần lưu ý những điểm sau:

• Các rủi ro được xác định phải dựa trên cơ sở mục tiêu đã được thiết lập cho nội bộ doanh nghiệp và cho riêng từng bộ phận trong doanh nghiệp, phù hợp với từng chức năng/nghiệp vụ của các phòng ban.
• Xác định và đánh giá rủi ro phải phân biệt riêng mục tiêu của nội bộ toàn doanh nghiệp với những rủi ro đối với mục tiêu của từng phòng ban, từng chức năng/nghiệp vụ trong doanh nghiệp.
• Việc xác định và đánh giá rủi ro trong kiểm soát nội bộ doanh nghiệp phải đáp ứng nhanh chóng, kịp thời với các thay đổi của môi trường sản xuất kinh doanh, môi trường pháp lý và môi trường diễn ra các hoạt động của chính doanh nghiệp đó.

Đánh giá các rủi ro theo tiêu chí

II. Đưa ra cơ chế kiểm soát phù hợp

Trong khi tiến hành kiểm soát nội bộ doanh nghiệp, người quản trị cần đưa ra các cơ chế kiểm soát phù hợp để xử lý kịp thời những vấn đề xảy ra trong toàn công ty, đồng thời giảm thiểu thiệt hại không đáng có cho doanh nghiệp. Một số cơ chế kiểm soát nội bộ doanh nghiệp phổ biến nhất là:

• Phê duyệt các chính sách đổi mới thường xuyên.
• Định dạng trước những chứng từ, biểu mẫu cần thiết, sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp.
• Kiểm tra, rà soát các báo cáo bất thường, không trùng khớp với dữ liệu gốc.
• Bảo vệ tài sản chung và riêng của cá nhân và toàn doanh nghiệp.
• Sử dụng mục tiêu phát triển để có định hướng rõ ràng.
• Bất kiêm nhiệm các nhiệm vụ không liên quan đến chuyên môn.
• Đối chiếu thường xuyên các số liệu trong sổ sách kế toán và các phòng ban.
• Kiểm tra & đối chiếu các chứng từ trước khi tiến hành xuất - nhập hàng hóa, nguyên vật liệu…

III. Quy chế quản lý nội bộ doanh nghiệp

Trong quá trình kiểm soát nội bộ doanh nghiệp, ngoài việc đưa ra các cơ chế kiểm soát thì doanh nghiệp cần đặt ra các quy chế nhất định dự vào các cơ chế kiểm soát được xác lập như trên. Ban lãnh đạo doanh nghiệp là người ban hành các quy chế kiểm soát nội bộ doanh nghiệp nhằm quản lý và thực thi các cơ chế kiểm soát đã đề ra.

Các quy chế kiểm soát nội bộ doanh nghiệp được ban hành phải bám sát vào nội dung của các cơ chế kiểm soát, nếu không chứa đựng những cơ chế đó thì quy chế không có ý nghĩa thực thi. Như vậy, quy chế lập ra để kiểm soát “Luật” trong nội bộ doanh nghiệp.

Có 3 quy chế kiểm soát nội bộ doanh nghiệp thường dùng để quản lý doanh nghiệp phù hợp với từng yếu tố xây dựng lên một tổ chức hoàn thiện và vững mạnh đó là:

• Quy chế cá nhân: là quy chế kiểm soát nội bộ doanh nghiệp được đặt ra để kiểm soát công việc của từng cá nhân trong tổ chức. Các phương tiện sử dụng trong quy chế cá nhân thường có bảng mô tả công việc, bảng chấm công, bảng đánh giá KPI, quyết định bổ nhiệm…
• Quy chế bộ phận: là quy chế kiểm soát nội bộ doanh nghiệp được xây dựng cho từng bộ phận, các phòng ban khác nhau trong nội bộ doanh nghiệp hoặc các chi nhánh, văn phòng đại diện của công ty, cửa hàng và đại lý ủy quyền…) Trong đó, có các quy chế quản lý hoạt động bộ phận Kinh doanh, bộ phận Kế toán, đội xe, đội bảo vệ…
• Quy chế nghiệp vụ: đây là các quy chế phục vụ để quản lý cho toàn doanh nghiệp, với mỗi quy chế cho ra một quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp. Ta thường thấy quy chế nghiệp vụ kiểm soát nội bộ doanh nghiệp là các quy chế bán hàng, quy chế tiền lương, quy chế văn hóa doanh nghiệp…

Một quy chế kiểm soát nội bộ doanh nghiệp thường chứa đựng các quy định để kiểm soát chặt chẽ hơn, các quy định được sử dụng trong quy chế có thể là:

• Quy định được giả định các vấn đề trong tương lai.
• Quy định các yếu tố bắt buộc theo mẫu sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp.
• Quy định về các chế tài xử phạt nhất định theo từng lỗi.

IV. Các cơ chế và quy chế tồn tại trong doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp sẽ có một môi trường hoạt động riêng biệt, tuy nhiên các cơ chế và quy chế của nhiều doanh nghiệp sẽ có sự trùng hợp trong quá trình kiểm soát nội bộ doanh nghiệp. Một công ty, tổ chức có thể thuộc một trong các trường hợp sau:

• Doanh nghiệp không có hệ thống quy chế kiểm soát nội bộ doanh nghiệp hoàn chỉnh, hoặc có nhưng chưa đầy đủ.
• Doanh nghiệp có hệ thống quy chế kiểm soát nội bộ doanh nghiệp tương đối đầy đủ, nhưng trong các quy chế đã đề ra chưa bám sát nội dung của các cơ chế kiểm soát.
• Doanh nghiệp có hệ thống quy chế kiểm soát nội bộ doanh nghiệp tương đối đầy đủ, các quy chế đã có bám sát vào các cơ chế kiểm soát, tuy nhiên các quy chế kiểm soát nội bộ doanh nghiệp này không được thực thi triệt để nên dẫn tới các cơ chế kiểm soát không được vận hành tối đa.
• Doanh nghiệp có hệ thống quy chế kiểm soát nội bộ doanh nghiệp tương đối đầy đủ, các quy chế đã có bám sát vào các cơ chế kiểm soát, và các quy chế kiểm soát nội bộ doanh nghiệp này được thực thi triệt để nên dẫn tới các cơ chế kiểm soát được vận hành một cách tối đa, hữu hiệu nhất.
• Doanh nghiệp có hệ thống quy chế kiểm soát nội bộ doanh nghiệp tương đối đầy đủ, các quy chế đã có bám sát vào các cơ chế kiểm soát, và các quy chế kiểm soát nội bộ doanh nghiệp này được thực thi triệt để nên dẫn tới các cơ chế kiểm soát được vận hành một cách tối đa, hữu hiệu nhất. Ngoài ra, hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp được thường xuyên cập nhật và kiểm tra, đánh giá rủi ro mới, cũng như đưa ra các thủ tục kiểm soát tương ứng, kịp thời với những rủi ro này.

V. Hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp và ISO 

ISO được gọi là “hệ thống quản lý chất lượng”. Doanh nghiệp áp dụng ISO nhằm giảm thiểu hay triệt tiêu các rủi ro về chất lượng sản phẩm, dịch vụ. Các rủi ro về chất lượng là việc sản phẩm sai lệch so với cam kết trong hóa đơn bán hàng. Ví dụ như chất lượng sản phẩm kém hơn so với cam kết, chất liệu sản phẩm khác biệt so với hợp đồng đã ký…

Như vậy có thể coi ISO là “hệ thống quản lý doanh nghiệp” tập chung vào chất lượng sản phẩm nhằm đạt mục tiêu là đúng, đủ và đảm bảo tính ổn định về chất lượng sản phẩm như đã cam kết trong hợp đồng với khách hàng.

Hệ thống đánh giá chất lượng sản phẩm

Bạn có từng thắc mắc vậy ISO phục vụ cho doanh nghiệp hay doanh nghiệp phải phục tùng theo ISO? Thực ra ISO chỉ là các rủi ro về chất lượng sản phẩm, một phần nhỏ trong hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp là bao gồm tất cả các rủi ro của doanh nghiệp.

VI. Giám sát việc thực hiện các quy chế quản lý

Sau khi doanh nghiệp thiết lập các quy chế kiểm soát nội bộ doanh nghiệp, những người có thẩm quyền và bộ phận quản lý doanh nghiệp cần giám sát, theo dõi và báo các các vấn đề liên quan để kịp thời xử lý những rủi ro bất ngờ xảy đến. Việc thực hiện kiểm tra giám sát quá trình thực thi các quy chế quản lý phải đầy đủ, chính xác và kịp thời.

Trong đó, người được giao trách nhiệm giám sát này có thể là một trong những nhân vật sau:

• Nhà lãnh đạo doanh nghiệp tự thực hiện giám sát và kiểm tra.
• Bổ nhiệm cán bộ kiêm nhiệm việc giám sát, kiểm tra và báo cáo.
• Phân công cán bộ chuyên trách thực hiện giám sát, kiểm tra và báo cáo.
• Xây dựng bộ phận chuyên trách cho công việc giám sát, kiểm tra và báo cáo.

Các yếu tố cần có để trở thành người giám sát, kiểm tra và báo cáo các quy trình Kiểm soát nội bộ doanh nghiệp là :

• Có năng lực lãnh đạo.
• Có chuyên môn về quản lý doanh nghiệp.
• Tính độc lập và chủ động là việc.
• Có đầy đủ thẩm quyền quyết định công việc.
• Có đạo đức nghề nghiệp khi nhận việc kiểm soát nội bộ doanh nghiệp.

Người tham gia kiểm soát nội bộ doanh nghiệp phải thực hiện việc giám sát định kỳ, đôi lúc là giám sát đột xuất, các quy trình và phương pháp kiểm tra, đánh giá phải khoa học, rõ ràng và có tính chính xác cao.

Mỗi tổ chức, doanh nghiệp nên thành lập riêng cho mình một bộ phận chuyên trách thực hiện việc giám sát, quản lý nội bộ doanh nghiệp. Một số dạng bộ phận chuyên trách thường có trong doanh nghiệp để thực hiện việc kiểm soát nội bộ doanh nghiệp như:

• Uỷ ban kiểm toán lập từ thành viên kiểm soát của hội đồng quản trị.
• Uỷ ban kiểm soát lập từ thành viên kiểm soát CEO.
• Kiểm toán nội bộ lập từ thành viên Kiểm soát hoạt động trong doanh nghiệp.
• Ban thanh tra được chỉ định đối với doanh nghiệp nhà nước

VII. Môi trường kiểm soát nội bộ doanh nghiệp

Môi trường kiểm soát nội bộ doanh nghiệp chính là nơi diễn ra các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, Trong đó có bốn môi trường chính để theo dõi, đánh giá tình hình nội bộ doanh nghiệp tốt nhất đó là Trao đổi thông tin, Hình thức pháp lý của doanh nghiệp, Nguồn lực của doanh nghiệp và Văn hoá doanh nghiệp.

1. Trao đổi thông tin

Trao đổi thông tin trong môi trường doanh nghiệp

Trong môi trường trao đổi thông tin, có 2 hình thức trao đổi đó:

• Trong doanh nghiệp: Hình thức giao tiếp đa chiều giữa các cấp quản lý, giữa các phòng ban, bộ phận và giữa các nhân viên trong nội bộ doanh nghiệp.
• Với bên ngoài doanh nghiệp : Hình thức giao tiếp với các nhà cung cấp, khách hàng, ngân hàng, đối tác hợp tác, đối thủ cạnh tranh, chính quyền địa phương, các hiệp hội nghề nghiệp, báo chí truyền thông trong nước và  nước ngoài, đối tác, khách hàng tiềm năng…

2. Các hình thức pháp lý của doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp sẽ có một hình thức pháp lý riêng phụ thuộc vào chức năng của từng doanh nghiệp đó. Các hình thức pháp lý phổ biến của doanh nghiệp là:

• Doanh nghiệp Nhà nước.
• Doanh nghiệp trực thuộc các tổ chức chính trị xã hội.
• Mô hình hợp tác xã.
• Mô hình Công ty Cổ phần.
• Mô hình Công ty Trách nhiệm hữu hạn.
• Mô hình Công ty hợp doanh.
• Các Doanh nghiệp tư nhân.
• Các Công ty có 100% vốn đầu tư từ nước ngoài.
• Mô hình Công ty liên doanh.
• Hợp đồng hợp tác kinh doanh - doanh nghiệp BCC.
• Chi nhánh công ty của thương nhân nước ngoài.
• Văn phòng đại diện của một công ty, tập đoàn.

3. Nguồn lực của doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp sẽ có các nguồn lực để thực hiện kiểm soát nội bộ doanh nghiệp, trong đó có các nguồn lực chính là: 

• Nhân lực: Gồm toàn bộ nhân sự của công ty, các cộng tác viên và thực tập sinh.
• Tài lực: Nguồn lực về tài chính của doanh nghiệp.
• Vật lực: Cơ sở vật chất, bất động sản của doanh nghiệp.
• Thời gian: Quỹ thời gian hoạt động của doanh nghiệp.
• Các nguồn lực khác cũng có tác động không nhỏ đến quy trình kiểm soát nội bộ doanh nghiệp như: giá trị, niềm tin, bí quyết thành công, bí quyết sản xuất, công nghệ, thông tin và các tài liệu có giá trị…

4. Văn hóa doanh nghiệp

Nếu cơ sở vật chất, trang thiết bị và tiềm lực tài chính được coi là “phần xác” của doanh nghiệp thì văn hóa doanh nghiệp sẽ được gọi là “phần hồn” để hoàn thiện một tổ chức đầy đủ, phát triển bền vững với những giá trị vượt trội. Văn hóa doanh nghiệp ảnh hưởng rất lớn đến quy trình kiểm soát nội bộ doanh nghiệp vì nó tác động trực tiếp đến nhân sự của công ty.

  Văn hóa doanh nghiệp   

Văn hóa doanh nghiệp bao gồm nhiều yếu tố phụ thuộc và hình thức của từng doanh nghiệp. Ví dụ như doanh nghiệp nhà nước sẽ có văn hóa doanh nghiệp là các điều lệ, bộ luật theo quy định, văn hóa doanh nghiệp nước ngoài lại tuân theo tập quán của người nước ngoài… Tuy nhiên tất cả các công ty, tổ chức, khi xây dựng văn hóa doanh nghiệp đều hướng tới những giá trị nhân văn, giá trị con người cao đẹp, văn minh và tiến bộ.

VIII. Kết luận

Như vậy chúng ta vừa tìm hiểu về kiểm soát nội bộ doanh nghiệp và các khía cạnh quan trọng trong quá trình kiểm soát nội bộ của mỗi doanh nghiệp khác nhau. Quan bài viết này, chúng tôi mong rằng sẽ mang đến cho bạn những kiến thức thực tế để áp dụng thực tiễn vào Kiểm soát nội bộ trong quy trình bán hàng, Kiểm soát nội bộ trong quy trình sản xuất hay Kiểm soát nội bộ trong quy trình hàng tồn kho và nhiều quy trình khác. Chúc bạn thành công!