Quản lý nhân sự từ xa giúp cho các nhà quản lý tối ưu hóa được chức năng quản lý trong bất kỳ tình huống nào. Đặc biệt là trong thời kỳ dịch Covid 19 đang diễn ra phức tạp như hiện nay.
Làm việc online hay làm việc từ xa là cụm từ khá phổ biến trong giai đoạn hiện nay bởi tình hình dịch bệnh Covid-19 diễn ra phức tạp. Có lẽ chúng ta không cần phải nhắc quá nhiều tới những lợi ích của việc làm việc từ xa hay việc quản lý nhân sự từ xa. Quản lý nhân sự từ xa thực tế không chỉ là giải pháp tạm thời trước tình hình dịch bệnh mà còn hoàn toàn phù hợp và xứng đáng với mô hình kinh doanh của doanh nghiệp tạo ra “siêu lợi nhuận”
Những nhân viên làm việc tại nhà thường có tỷ lệ nghỉ việc ít hơn và năng suất làm việc cao hơn rất nhiều so với nhân viên phải làm việc tại môi trường văn phòng. Cũng theo một số nghiên cứu cho thấy, ước tính mỗi doanh nghiệp có thể cắt giảm được khoảng 60 triệu VNĐ các khoản chi phí về nội thất, trang thiết bị của văn phòng cho mỗi nhân viên hàng năm.
Với cương vị là một CEO, bạn đang muốn chuyển đổi sang hình thức quản lý nhân sự từ xa thông qua các phần mềm quản lý nhân sự nhưng vẫn chưa biết phải vận hành quy trình quản lý nhân sự như thế nào cho hiệu quả. Nếu như vậy, hãy cùng 123job khám phá những bí mật về quản lý nhân sự là gì trong bài viết dưới đây nhé.
I. Ưu và nhược điểm khi làm việc từ xa
Sự phát triển của cuộc cách mạng công nghệ 4.0 đã tạo ra thói quen mới trong cách thức làm việc của nhiều người hiện nay, đó chính là làm việc từ xa. Thông qua một thiết bị máy tính hoặc chiếc smartphone bạn cũng có thể theo dõi và giải quyết các công việc ngay tại nhà một cách nhanh chóng, đồng thời các nhà quản lý cũng có thể dễ dàng kiểm soát hiệu quả làm việc của nhân viên dù không có mặt trực tiếp tại văn phòng.
Tuy nhiên, sự thoải mái và chủ động khi làm việc từ xa có thực sự đem lại năng suất cao hơn trong công việc cá nhân? Hình thức làm việc này mang lại những ưu và nhược điểm như thế nào nếu bạn không biết áp dụng một cách hợp lý? Cùng theo dõi chi tiết qua bài viết dưới đây!
1. Ưu điểm
Bạn có thể nhận thấy rằng ưu điểm nổi trội của hình thức làm việc từ xa đó chính là đem tới sự chủ động, thoải mái khi làm việc. Bạn sẽ không phải quan tâm và bị gò bó trong những quy tắc nơi công sở về trang phục, thái độ, giờ làm việc và vị trí. Trong quá trình làm việc, bạn sẽ có thể hoàn toàn tập trung để hoàn thiện công viên mà không bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn của mọi người xung quanh, hay bị tác động bởi môi trường và mất thời gian để tham gia các cuộc họp.
Bên cạnh đó, khi làm việc từ xa bạn cũng sẽ tiết kiệm được cho mình một khoản chi phí đáng kể cho việc ăn uống và di chuyển. Hơn thế nữa, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để hoàn thành những công việc cá nhân, chăm lo cho gia đình mà vẫn đảm bảo được tiến độ công việc nếu biết cách sắp xếp thời gian một cách hợp lý. Với hình thức làm việc từ xa, bạn sẽ có nhiều không gian riêng tư hơn cho bản thân để phát huy khả năng tư duy sáng tạo, sự chủ động cũng như hạn chế tối đa việc bị mắc phải những áp lực căng thẳng ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và cuộc sống cá nhân.
2. Nhược điểm
Thế nhưng, bên cạnh những ưu điểm được nói trên thì xu hướng làm việc từ xa cũng tồn tại nhiều hạn chế nhất định mà bạn cần chú ý nếu như không muốn nó gây ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất làm việc của bản thân và công việc chung ở công ty.
Đầu tiên, bạn có thể vô hình chung tự tạo cho mình sự cô lập, thiếu chủ động và giảm tính chuyên nghiệp trong công việc. Lý do là vì làm việc từ xa khiến tạo ra rào cản trong việc quản lý nhân viên của cấp trên dẫn tới việc nhân viên sẽ khó có thể tập trung và không tự giác hoàn thành yêu cầu công việc được giao. Hạn chế này có thể khiến cho chính từng cá nhân mất đi cơ hội thăng tiến vì cách thức làm việc thiếu chuyên nghiệp và không đảm bảo kết quả công việc đề ra.
Ngoài ra, nhân viên cũng sẽ mắc phải trường hợp không biết các quản lý thời gian và công việc của mình, việc sắp xếp các đầu mục công việc theo mức độ quan trọng và yêu cầu khác nhau không được thực hiện tốt cho nên rất dễ rơi vào tình trạng làm việc không có điểm dừng và thời gian nghỉ ngơi không hợp lý. Hệ quả về lâu dài, hạn chế này sẽ làm ảnh hương trực tiếp tới hiệu quả công việc và làm giảm sút sức khỏe, tác phong làm việc của cá nhân.
Nếu chỉ làm việc từ xa mà không tạo cơ hội gặp gỡ, trao đổi trực tiếp với các đồng nghiệp trong một thời gian dài thì nhân viên sẽ không thể phát triển kỹ năng giao tiếp của mình và việc truyền tải thông tin của cả tổ chức cũng thể đảm bảo tính chặt chẽ. Các nhân viên trong cùng một công ty sẽ không có cơ hội kết nối và hiểu về nhau, từ đó sự phối hợp trong công việc không thể ăn ý và việc thực hiện mục tiêu phát triển của tổ chức khó có thể đi kết quả thành công.
Việc áp dụng hình thức làm việc từ xa là phục thuộc vào yêu cầu của doanh nghiệp hoặc nhà quản lý, lãnh đạo. Nếu như doanh nghiệp đang cần tiết kiệm chi phí hay liên quan tới đặc thù làm việc của từng cá nhân thì có thể lựa chọn hình thức làm việc từ xa nhưng cần phải đảm bảo tiến độ hoàn thành công việc được báo cáo thường xuyên để nhà quản lý kịp thời đánh giá và có những điều chỉnh phù hợp.
II. 5 nguyên tắc quản lý doanh nghiệp khi làm việc từ xa
Thực tế thì, bất cứ một bộ máy nào muốn vận hành tốt đều phải có những nguyên tắc hoạt động. Đối với doanh nghiệp, muốn vận hành, quản lý nhân sự từ xa đòi hỏi cũng cần phải có những nguyên tắc hoạt động nhất định. Những nguyên tắc vận hành và cách quản lý nhân sự từ xa cho doanh nghiệp của bạn:
1. Làm việc từ xa không có nghĩa là công việc bị ảnh hưởng
Nguyên tắc đảm bảo tất cả mọi người đều đang làm việc từ xa, tất cả đều đặt trong sự quản lý nhân sự từ xa của CEO. Có thể thấy, trong nhiều trường hợp khi tiến hành quản lý nhân sự từ xa, họ có thể cùng nhau hợp thành những nhóm lợi ích, cùng nhau giải quyết công việc tại không gian quán cafe hay một văn phòng ảo nào đó.
Tuy nhiên, dù là ở bất cứ đâu thì ban lãnh đạo cũng cần phải đảm bảo tuân thủ chặt chẽ nguyên tắc đảm bảo thông tin chia sẻ đầy đủ và chính xác nhất. Tốt nhất các nhà quản lý nên tiến hành sử dụng phần mềm quản lý nhân sự trao đổi thông tin online để các thành viên cùng nắm được thông tin về doanh nghiệp.
Nguyên tắc quản lý nhân sự này đảm bảo các thành viên hoạt động từ xa đều có cơ hội tiếp cận và nắm bắt thông tin đồng loạt như nhau.
Nguyên tắc quản lý nhân sự
2. Trách nhiệm và vai trò của từng nhân viên phải rõ ràng
Nguyên tắc quản lý nhân sự này đảm bảo có từng nhân viên cam kết thực hiện mục tiêu đề ra từ ban quản lý. Dù là quản lý nhân sự từ xa cũng phải đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ công việc, đúng chất lượng và yêu cầu đề ra.
Khi quản lý nhân sự từ xa, đặc biệt là quản lý các phòng ban ai cũng phải có trách nhiệm với công việc nhất là các cá nhân này phải có sự liên hệ và ràng buộc với các bộ phận phòng ban và cá nhân khác trong doanh nghiệp.
3. Tinh thần tự giác của nhân viên được đặt lên hàng đầu
Khi quản lý nhân sự làm việc từ xa là rất khó khăn cho các nhà quản lý. Nhân sự của bạn có thể bị ảnh hưởng và gián đoạn công việc bởi các nhân tố ngoại sinh như âm thanh từ hàng xóm, công việc nhà hay không gian làm việc dễ bị sao nhãng. Khi làm việc từ xa ban lãnh đạo phải có những kỹ năng quản lý nhân sự từ xa giúp cho nhân sự tập trung tinh thần cao độ. Dưới góc độ là người đi làm, hãy đảm bảo đầy đủ về không gian, thời gian cũng như công cụ làm việc để đáp ứng tối đa công việc của mình.
4. Gắn kết tập thể với văn hóa doanh nghiệp
Quản lý nhân sự từ xa là rào cản lớn đối với CEO. Quá trình làm việc và giao tiếp không được đồng bộ khi hoạt động trên online. Quy trình quản lý nhân sự cũng trở nên khó khăn khi mọi việc không thể giải quyết triệt để và dễ dàng như khi làm việc trực tiếp. Quản lý nhân sự từ xa là bạn phải chấp nhận sự chậm trễ trong khoảng thời gian ngắn khi yêu cầu về một thông tin nào đó.
Trong trường hợp cần giải quyết công việc quan trọng, hãy học quản lý nhân sự bằng bằng cách gọi điện thoại trực tiếp thay vì chờ đợi phản hồi trên online. Việc làm này đảm bảo cho bạn luôn phải có thời gian tập trung vào công việc của mình và dành thời gian thường xuyên kiểm tra tin nhắn online để không bỏ lỡ thông tin quan trọng nào.
Hãy làm việc một cách minh bạch và trung thực nhất. Là nhân sự đang chịu sự quản lý nhân sự từ xa bạn hãy luôn đảm bảo về mặt thời gian dành cho công việc và hãy nghiêm túc thực sự với công việc của mình. Khi có vấn đề phát sinh phải báo ngay cho người quản lý nhân sự hoặc người đảm nhiệm vai trò phụ trách công việc đó.
5. Lựa chọn công cụ hỗ trợ phù hợp
Hãy luôn nhớ rằng, quản lý nhân sự từ xa là rào cản rất lớn đối với doanh nghiệp cũng như nhân sự. Bạn hãy luôn đảm bảo được những điều kiện tốt nhất để đảm bảo hoàn thành công việc tốt nhất.
Phần mềm quản lý nhân sự từ xa là sự lựa chọn thông minh cho các doanh nghiệp thay vì các công cụ quản lý truyền thống. Hãy luôn nhớ rằng, việc giữ an toàn và bảo mật thông tin là thực sự cần thiết. Dù là sử dụng thiết bị nào thì cũng luôn phải đảm bảo về sự bảo mật thông tin khách hàng, các thông tin sản phẩm, những thông tin thuộc về nội bộ mang tính chất nhạy cảm.
Xem thêm: Thông tin mới nhất về Covid-19 tại các địa phương trong cả nước
III. Hướng dẫn cách quản lý nhân sự từ xa mùa Covid-19
Khi đã nắm vững được 5 nguyên tắc về cách quản lý nhân sự, bạn phải biến những nguyên tắc đó thành hành động cụ thể vào vận hành quản lý doanh nghiệp và quản lý nhân sự từ xa
1. Nhà quản trị cần làm gì để đảm bảo năng suất công việc khi làm việc từ xa
1.1. Setup công việc khi làm việc từ xa
Công cuộc tái cấu trúc các nhân sự công ty và xác định kỹ vai trò của từng cá nhân.
Đối với mô hình làm việc trực tiếp tại văn phòng mô hình quản lý nhân sự phân bậc rõ ràng hơn. Tại các phòng làm việc có phân công rõ ràng vị trí của từng cấp bậc nhân sự, nhân sự nào thuộc bộ phận quản lý, nhân sự nào thuộc đội marketing, nhân sự nào thuộc vào bộ phận hành chính văn phòng, … Khi có việc cần nhân sự có thể không cần biết tên cũng có thể tìm tới đúng vị trí đó để giải quyết công việc được. Thông qua đó, các cấp quản lý cũng có thể dễ dàng giám sát, quản lý nhân sự dưới quyền của mình.
Khi chuyển sang mô hình làm việc từ xa, quản lý nhân sự từ xa nhân sự của bạn có thể sẽ có chút không quen và loạn một chút về cơ cấu tổ chức. Lúc này, việc bạn có bản mô tả cụ thể chức danh, họ tên cũng như ảnh của từng người trong đội ngũ là hoàn toàn cần thiết.
Nếu như bạn quản lý nhân sự bằng phần mềm quản lý nhân sự từ xa thì hãy đảm bảo rằng tất cả mọi người đều có quyền truy cập và xem được cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Nếu không thể cấp quyền truy cập cho nhân viên thì hãy mô tả chúng bằng file ảnh, file excel hoặc file word và lưu ở vị trí dễ dàng tìm kiếm cho nhân viên.
Lưu ý, với mô hình quản lý nhân sự từ xa bạn có thể cơ cấu tổ chức lại bộ máy, tinh giảm bộ máy cũng như cải thiện vai trò thực tiễn ở một số bộ phận, vị trí khác nhau.
Ví dụ: bạn có thể cấp quyền cho một số bộ phận như vị trí lễ tân. Thay vì như trước đây với mô hình quản lý nhân sự trực tiếp họ làm công việc hướng dẫn và đón khách thì giờ đây bạn có thể cấp cho họ quyền admin trong hệ thống quản lý nhân sự từ xa, trở thành người giải đáp những thắc mắc và cung cấp thông tin cần thiết cho các nhân sự.
Một lưu ý cần thiết cho bạn chính là đừng quên thay đổi cách thức liên lạc với công ty trên hệ thống website thông qua việc nhấn mạnh hệ thống đang làm việc trực tuyến và tiếp nhận ý kiến và thông tin thông qua email và hotline công ty. Nếu được bạn hãy thiết kế tạo thông báo gắn liền với sự cam kết công ty vẫn tiếp tục hoạt động trên trang chủ để đối tác hay khách hàng có thể dễ dàng nhìn thấy và nắm bắt được thông tin.
Kỹ năng quản lý nhân sự hiệu quả
Thay đổi các chính sách về OKR và KPI cũng như các đánh giá về hiệu quả công việc cho nhân sự:
Nếu như quản lý nhân sự từ xa mà doanh nghiệp của bạn vẫn tính lương theo hình thức theo giờ làm việc như khi quản lý nhân sự trực tiếp tại văn phòng thì bạn nên thay đổi điều đó. Hãy chuyển sang quản lý kết quả công việc của họ hay còn được gọi là hiệu suất làm việc của nhân viên.
Bạn cần quan tâm nhiều hơn tới việc nhân sự của bạn đã làm được những gì hơn là họ đã làm việc ở đâu? Họ là việc như thế nào? Họ làm việc trong điều kiện hoàn cảnh nào?
Gợi ý cách tính KPI và OKR cho công ty đối với mô hình quản lý nhân sự từ xa:
KPI: Thông thường đây sẽ là những con số cụ thể được áp dụng và đánh giá theo tháng hoặc theo quý tùy thuộc vào mức độ và tính chất của từng công việc, từng cá nhân và các bộ phận khác nhau.
Trong giai đoạn quản lý nhân sự từ xa này, ban lãnh đạo hãy cùng các trưởng phòng họp bàn và đưa ra KPI phù hợp với công việc. Mức độ hoàn thành KPI sẽ được chia thành các thang đo và các mức độ (100%, 75%, 50%, 25%). Tùy thuộc vào mức độ hoàn thành KPI để đưa ra chế độ thưởng phù hợp.
OKR: Đây là tiêu chí bao gồm 2 bộ phận chính là mục tiêu - Objective và Kết quả then chốt - Key Results. Nếu như lần đầu tiên xây dựng OKR thì quá trình chuẩn bị có thể mất khoảng 1 đến 2 tuần. Tốt nhất, bạn nên xây dựng từ trước đó để dễ dàng phân tầng OKR cho từng phòng ban và từng cá nhân.
OKR được tính trên thang điểm từ 0.0 - 1.0 với các mốc thực hiện (0, 0.6-0.7, 1.0)
Tin vui có các doanh nghiệp là KPI và OKR vẫn là hình thức đánh giá nhân sự phù hợp ngay cả khi công ty chuyển sang hình thức quản lý nhân sự từ xa. Công ty hãy căn cứ vào tình hình thực tiễn để điều chỉnh các chỉ số OKR và KPI cho thích hợp.
Lưu ý: team leader cần minh bạch đối với những con số đánh giá OKR và KPI từng nhân viên, tránh tình trạng chênh lệch giữa các nhân viên.
Đảm bảo trang thiết bị và kết nối internet cho hoạt động:
Ngoại trừ các xưởng sản xuất thủ công thì phần lớn các công việc từ ca và hệ thống quản lý từ xa đều dựa trên nền tảng internet. Là một người quản lý, bạn đừng bao giờ mặc định rằng nhân sự của mình có đầy đủ phương tiện và internet phục vụ cho quá trình làm việc. Hãy đảm bảo rằng họ có những công cụ tốt nhất để hoàn thành công việc.
Trước khi tiến hành quản lý nhân sự từ xa hãy thực hiện một bảng khảo sát tình hình thực tiễn về điều kiện làm việc của các nhân sự. Thông qua đó tìm ra được những khó khăn của họ và có biện pháp khắc phục nhanh chóng đảm bảo tiến độ công việc. Thông thường hầu hết mọi người đều sở hữu máy tính laptop và chiếc điện thoại Smartphone. Tuy nhiên là một thành viên trong ban quản trị bạn thường xuyên phải tham gia các cuộc họp trực tuyến thì chiếc tai nghe có tích hợp mic là điều cần thiết; Một lập trình viên cần có chiếc PC; Với các chuyên viên phỏng vấn online thì webcam là hoàn toàn cần thiết; … Bên cạnh đó, các gói dữ liệu kết nối internet cũng rất cần thiết và phải được nằm trong danh sách.
Lưu ý cho các doanh nghiệp là bạn có thể thực hiện kết nối an toàn cho hệ thống quản lý nhân sự từ xa. Giải pháp được sử dụng phổ biến là gói mạng ảo riêng (VPN - Virtual Private Network) ở đó, mỗi tài khoản truy cập đều phải xác thực tài khoản với user và password riêng.
Với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, bạn có thể lựa chọn những phần mềm tiết kiệm chi phí hơn như blackberry digital workplace, TeamViewer hay Citrix Virtual apps,…
Xem thêm: Điểm mặt top 5 việc làm online “lên ngôi” thời Covid-19
Các hạng mục quản lý nhân sự từ xa
1.2. Hướng dẫn cách cộng tác làm việc từ xa hiệu quả
Tách nhỏ công việc, đặt deadline cho từng cá nhân thay vì giao cho cả nhóm.
Quản lý nhân sự từ xa là bạn phải chuyển sang quản lý các công việc chi tiết hơn theo mô hình giảm dần qua các cấp độ: Dự án → Công việc theo từng nhóm → Công việc → Những đầu việc nhỏ hơn (có checklist rõ ràng). Ở cấp độ công việc nhỏ nhất phải được cụ thể hóa cho từng cá nhân với thời gian hoàn thành công việc nhất định.
Thiết lập Flowchart và tiến hành công việc tuân thủ đúng theo quy trình từ việc nhỏ nhất đối với từng cá nhân.
Công ty của bạn đã được trang bị lưu đồ về quy trình (Flowchart) đối với những nghiệp vụ như phê duyệt công văn, tái ký hợp đồng, quản lý quy trình nhập - xuất kho, … hay vẫn là phương pháp truyền thống?
Hãy quan tâm và chú ý đến từng quy trình tuy nhỏ nhưng lại có vai trò quan trọng giúp đảm chất lượng và năng suất làm việc từ xa với quy trình quản lý nhân sự từ xa
Quy trình quản lý nhân sự, review công việc và báo cáo được thực hiện như sau: Cấp trên giao đầu việc → nhân sự nhân việc → cập nhật tiến độ và kết quả hoàn thành công việc → Quá trình review lần 1 → quá trình kiểm tra và thực hiện lại → Tiến hành review lần 2 → hoàn thành công việc → lập báo cáo.
Vậy khi quản lý nhân sự từ xa thì ai sẽ là người review công việc của nhân sự? Đó chính là những người trực tiếp quản lý nhân sự hoặc các cấp quản lý cao hơn. Sau khi hoàn thành chúng ta lại phải quay về phương pháp thủ công là cập nhật sheet trên drive và điền vào thanh trạng thái làm việc hoặc nhắn tin trực tiếp yêu cầu review công việc với cấp trên. Phương pháp hiện đại là bạn sử dụng phần mềm quản lý nhân sự để cập nhật tình hình và tiến độ công việc.
Báo cáo công việc theo định kỳ
Mặc dù là tách nhỏ đầu việc nhưng cũng đừng quên yêu cầu nhân viên tổng hợp và làm báo cáo định kỳ. Điểm đặc biệt là nếu như quản lý nhân sự trực tiếp thì có thể báo cáo công việc bằng bản cứng hoặc lời nói trực tiếp nhưng khi quản lý nhân sự từ xa thì tất cả đều phải thực hiện trên file mềm.
Rất nhiều trường hợp là khi làm việc bạn chịu sự quản lý từ một người nhưng khi nộp báo cáo lại nộp cho một người khác có thể là cấp trên. Thêm lần nữa, tính minh bạch về vai trò của từng cá nhân đối với tổ chức lại càng trở nên cần thiết.
Thay vì phải cập nhật báo cáo đối với từng thành viên rồi lại mất công làm bản tổng hợp thì bạn có thể sử dụng công cụ là drive với các thư mục của phòng ban để nhân viên tự cập nhật báo cáo, ban lãnh đạo cũng dễ dàng kiểm soát được. Và đương nhiên hãy cài đặt chế độ không cho nhân sự chỉnh sửa lại báo cáo sau khi đã nộp.
1.3. Cách giao tiếp khi làm việc từ xa
Chắc chắn rằng quản lý nhân sự từ xa sẽ khiến cho nhân sự giảm bớt áp lực công việc hơn, làm việc thoải mái hơn. Tuy nhiên, để đảm bảo cho quá trình quản lý nhân sự từ xa đảm bảo hiệu quả thì cũng yêu cầu có phương pháp giao tiếp đúng không làm đứt đoạn thông tin quan trọng. Lưu ý, sự không thông cũng đồng nghĩa với việc làm giảm đi hiệu quả công việc.
Bật mí cách giao tiếp nhanh chóng và hiệu quả khi quản lý nhân sự từ xa cho doanh nghiệp:
Đối với các công việc thường nhật:
Các công cụ như zalo chat, skype, facebook, google hangouts, … là công cụ phổ biến. Cao cấp hơn doanh nghiệp có thể sử dụng những tính năng tích hợp với công cụ quản lý nhân sự từ xa.
Lưu ý: các ứng dụng chat phổ biến chỉ nhằm mục đích với những giao tiếp không được đồng bộ (khi các thành viên trong group hoạt động ở những thời điểm khác nhau. Tuy nhiên, người dùng có thể nhầm lẫn với phương thức giao tiếp đồng bộ và nhanh chóng trả lời nhanh chóng các tin nhắn. Chính vì vậy, nhân sự của bạn có thể bị xao nhãng công việc vì cứ phải quan tâm đến ứng dụng chat để không bị bỏ lỡ thông tin nào. Việc quy định rõ ràng giữa việc công và việc tư trong group chat là rất cần thiết. Công ty nên tập hợp những thông tin về công việc để nhân viên xác định được thông tin quan trọng và quan tâm tới nó.
Với những thông tin yêu cầu bảo mật cao thì nên sử dụng email để tăng cường bảo mật cũng như tạo điều kiện lưu trữ thông tin lâu dài. Một số công ty đang áp dụng các công cụ quản lý nhân sự cho phép họ bình luận và trao đổi ý kiến ngay dưới phần giao việc.
Trường hợp cần truyền đạt thông tin mang tính chính thống của công ty
Công cụ truyền thống lúc này không còn là phương pháp hiệu quả nữa bởi những thông tin sẽ nhanh chóng bị trôi khi chưa kịp tương tác với nó. Email lại là kênh giao tiếp hiệu quả khi bạn cần truyền đạt thông tin mà không coi trọng ý kiến phải hồi. Tuy nhiên trong một số trường hợp như chúc mừng hay kêu gọi đầu tư thì email cũng không phải là công cụ phù hợp.
Quản lý nhân sự bằng việc sử dụng group trên facebook cũng không phải là cách hữu hiệu vì không phải ai cũng luôn mở tab facebook khi làm việc. Lúc này sẽ đặt ra bài toán về hiệu suất khi nhân sự phải phân tâm mối quan tâm.
Trong trường hợp này, cách hiệu quả nhất cho bạn chính là sử dụng mạng nội bộ dành riêng đối với doanh nghiệp.
Đối với những cuộc họp bằng hình thức online.
Trong bất kỳ lĩnh vực quản lý nhân sự nào khi nhắc đến họp online nhiều người thường nghĩ ngay đến video call vừa trang bị camera vừa có mic để nhân sự có thể trao đổi với nhau dễ dàng. Đồng thời, khi sử dụng video call giúp tăng khả năng tập trung và cũng đừng quên ghi chép biên bản cuộc họp bạn nhé.
Bạn cũng có thể thiết lập lên kênh youtube nội bộ để phát trực tiếp các buổi họp để có được chất lượng kết nối, tạo điều kiện cho nhân sự từ ca có thể tham gia bình luận. Hoặc cũng có thể quản lý nhân sự và họp online bằng google Docs để nhân sự có thể trực tiếp trao đổi ý kiến.
Cách quản lý nhân sự tối ưu
1.4. Chia sẻ các mẹo tăng năng suất công việc cho nhân viên
Quản lý nhân sự từ xa thực sự là bài toán khó cho các nhà quản lý khi quản lý tinh thần làm việc của nhân sự.
Những mẹo nhỏ để giúp tăng cao hơn năng suất làm việc cho nhân sự khi quản lý nhân sự từ xa.
Tạo lập ranh giới chung cho không gian làm việc. Tâm lý chung có thể thấy là khi làm việc tại nhà, nhân sự của bạn có thể chọn làm việc ngay trên giường hay trên sofa làm cho tâm trí họ khó có thể tập trung vào công việc. Hãy học quản lý nhân sự bằng cách khuyến khích họ tạo ra không gian làm việc như một văn phòng thu nhỏ để tạo cảm giác văn phòng ngay tại chính ngôi nhà của mình.
Một nhà quản lý nhân sự giỏi là luôn biết cách làm sao để cho nhân viên của mình tập trung vào công việc tránh những nhân tố tác động bên ngoài. Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp ngay tại nhà.
Giữ thói quen về trang phục và giờ giấc làm việc theo giờ hành chính. Khi quản lý nhân sự từ xa, hãy tạo cho nhân sự của mình tâm thế giống như những ngày làm việc tại văn phòng về cả tác phong và giờ giấc làm việc. Tạo thói quen làm việc đúng giờ và nghỉ ngơi khi đã hết giờ và tan ca. Hãy thay đổi trang phục và trở lại sự thoải mái với cuộc sống thường nhật.
Vận động sau thời gian làm việc. Thực chất đây không phải là lời khuyên hoàn toàn mới. Tuy nhiên, nếu như ở môi trường làm việc nơi công sở đã được duy trì như vậy thì tốt nhất văn hóa công ty vẫn nên được duy trì khi quản lý nhân sự từ xa. Toàn bộ nhân sự sẽ cùng nhau hát bài hát về chủ đề phòng chống covid-19 sau 15h chẳng hạn!
Ưu tiên thời gian tập trung làm việc trong ngày. Có bao giờ bạn nghĩ khi làm việc tại nhà, quản lý nhân sự từ xa lại mang lại hiệu quả cao hơn? Nhân sự của bạn có thể tan tầm sớm hơn để phục vụ nhu cầu của gia đình và quay lại bù thời gian làm việc vào buổi tối - đây là điều hoàn toàn có thể. Và đây sẽ là động lực làm việc cho nhân sự khi bạn quản lý nhân sự từ xa. Nhân viên của bạn sẽ thấy được tầm quan trọng và tập trung tối đa vào công việc để hoàn thành đúng tiến độ.
2. Nhà quản trị cần làm gì để tạo động lực cho nhân viên và gắn kết văn hóa doanh nghiệp
Dù cho bạn có siết chặt kỷ luật hay là tăng cường mức độ công việc cũng không thể nào quản lý nhân sự làm việc chăm chỉ bằng ý thức tự giác của họ. Tinh thần tự giác chính là yếu tố quyết định giúp nhân sự hoàn thành công việc cũng như giúp các nhà quản lý quản lý nhân sự từ xa hiệu quả. Thúc đẩy động lực tinh thần được đánh giá là phương pháp hiệu quả nhất cho các nhà quản lý nhân sự.
2.1. Gắn kết nhân viên với sứ mệnh của công ty
Gắn nhân sự với sứ mệnh của công ty là điều vô cùng cần thiết. Tích hợp các giá trị cốt lõi, tầm nhìn và sứ mệnh của công ty trong những cuốn số tay công ty là phương pháp hữu hiệu.
Các nhà quản lý hãy cố gắng tạo ra không gian để thúc đẩy, nâng cao giá trị đến các nhân sự của mình. Nếu trong các group chat nhà quản lý nhân sự có thể ghim tin nhắn ở đầu hội thoại, nếu là trong email nội bộ của công ty thì hãy gắn nó vào phần chữ ký của email mỗi khi gửi email đến nhân sự.
Và đặc biệt, không chỉ những người làm nhiệm vụ quản lý nhân sự mà cả ban lãnh đạo của công ty các CEO cũng phải thường xuyên nhắc nhở trước nhân sự sứ mệnh và những giá trị của công ty. Hãy tạo cho nhân sự cảm giác được quan tâm, chia sẻ sứ mệnh chung.
Trước tình hình dịch bệnh covid-19 kéo dài, bên cạnh nhắc nhở nhân viên về sứ mệnh công ty, hãy quan tâm tới tình hình sức khỏe nhân sự và liên tục update các thông tin về dịch bệnh thể hiện sự quan tâm tới nhân sự. Để thông tin được đảm bảo tính xác thực ban quản lý nên trao quyền cập nhật tin tức cho những người có chức năng nhất định như CEO, chuyên viên về truyền thông nội bộ, chuyên viên phụ trách công tác nhân sự.
2.2. Biết cách ghi nhận thành tích của nhân viên
Ở góc độ là người đi làm, ai cũng mong muốn được cấp trên ghi nhận thành tích của mình bởi lẽ nó như một lời khẳng định nhân sự của bạn vẫn làm việc rất chăm chỉ và năng suất ngay cả khi chịu sự quản lý nhân sự từ xa. Đừng quên lời khen “Em làm tốt lắm” hay lời cảm ơn “Cảm ơn em, anh nhận được báo cáo rồi nhé” khi nhận được báo cáo của nhân sự. Với những kết quả nổi bật thì team leader cũng đừng tiếc lời khen trong kênh giao tiếp của công ty. Đây cũng chính là cơ hội để nhân sự đó chia sẻ kinh nghiệm làm việc với đồng nghiệp đồng thời khích lệ tinh thần làm việc của họ.
Việc khen thưởng định kỳ cũng nên được cấp trên chú trọng ngay cả khi quản lý nhân sự từ xa. Nhân viên của bạn sẽ cảm thấy thật tự hào nếu như có những bài đăng trong group chung và có kèm đích danh người hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ. Hoặc cũng có thể sử dụng kênh truyền thông nội bộ để thông báo về khen thưởng những nhân viên có tinh thần làm việc tích cực.
Quản lý nhân sự mang lại hiệu quả cao
2.3. Để mọi nhân viên đều thấy mình quan trọng
Cá nhân hóa nhân sự khi quản lý nhân sự là hoàn toàn cần thiết. Khi quản lý nhân sự từ xa, việc để cho nhân viên nhận thức được tầm quan trọng của họ trong hệ thống để cho họ cảm giác không bị lạc lõng trong cả tập thể. Ngay cả với những người hướng nội thì bạn cũng phải bằng cách nào đó làm cho họ cảm thấy mình là mảnh ghép không thể thiết trong bộ máy.
Những ý tưởng để nâng cao tinh thần trách nhiệm đối với nhân sự khi quản lý nhân sự từ xa
Tạo sự khác biệt về tên cho nhân sự: Hãy đặt tên cho họ và không trùng lặp với bất kỳ ai. Ví dụ: Thành IT, Hoa Content, …
In tặng nhân sự những biểu chức danh: Một biểu chức danh có kèm theo logo của công ty cũng giúp khích lệ tinh thần của nhân sự.
Nhắc tên và yêu cầu xác nhận thông tin khi nhận được: Ví dụ: @thanhIT điền tờ khai báo y tế đi em nhé @hoacontent công thức lương có thay đổi em vào check nhé, …
Khen ngợi và cảm ơn: Những lời khen hay những câu cảm ơn của nhà quản lý nhân sự sẽ không là thừa đối với nhân sự của mình. Vậy nên, nếu họ làm tốt hãy khích lệ tinh thần bằng lời khen và những lời cảm ơn độc đáo những nhà quản lý nhân sự nhé!
2.4. Quan tâm hơn đến đời sống của từng nhân viên
Rào cản lớn nhất khi quản lý nhân sự từ xa chính là bạn không thể nào nắm bắt được tâm lý, tâm tư, tình cảm của nhân viên. Gợi ý nho nhỏ cho các nhà quản lý chính là hãy tạo ra môi trường chung “Bữa trưa vui vẻ” chẳng hạn. Buổi tạo động lực có thể thực hiện vào bữa trưa một ngày cố định trong tuần, các nhân viên sẽ cùng kết nối với nhau qua video call để gắn kết tình cảm của các cá nhân nhiều hơn.
2.5. Thẳng thắn nhận những góp ý của nhân viên
Khuyến khích nhân sự góp ý vào mô hình cũng như cách thức hoạt động của công ty. Những góp ý về các mảng, các bộ phận chuyên môn sẽ giúp cho bộ máy của bạn được hoàn thiện hơn rất nhiều. Bạn có thể tạo một email hòm thư góp ý hoặc google sheet để nhân viên bày tỏ quan điểm công khai hoặc ẩn danh.
Xem thêm: Thế Giới Di Động tận dụng cơ hội "vàng" từ rủi ro thời COVID-19
IV. Tổng hợp các công cụ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý nhân sự từ xa
1. Các bộ công cụ làm việc trực tuyến
123job bật mí cho công ty bạn một số công cụ giúp làm việc trực quyết, quản lý nhân sự từ xa hiệu quả:
- Hệ thống ERP - Phần mềm này giúp hoạch định được nguồn lực của công ty, hiểu một cách đơn giản đây là gói phần mềm tích hợp all-in-one được lắp đặt tại văn phòng với các module - Phần mềm này không thích hợp cho mô hình quản lý nhân sự từ xa.
- SaaP: Tuy nhiên có một chút bất tiện với phần mềm này là nhân viên phải download phần mềm off và thao tác trực tiếp trên máy tính.
- Saas: Đây là phần mềm được vận hành dưới dạng dịch vụ tích hợp điện toán đám mây - Phần mềm thích hợp quản lý nhân sự từ xa
- Bộ công cụ quản lý trực tuyến như google sheet, google doc, …
Bên cạnh đó, nền tảng CRM, email, Payroll là những công cụ trực tuyến mà bạn có thể áp dụng sử dụng khi quản lý nhân sự từ xa.
Phần mềm quản lý nhân sự
2. Các phần mềm quản lý công việc
Bạn có thể áp dụng quản lý công việc của nhân viên qua các bộ công cụ quản lý nhân sự từ xa sau:
- Trello: Công cụ này được xây dựng bằng phương pháp nền tảng Kanban - Quản lý công việc thông qua các đầu việc. Phương pháp này quản lý hiệu quả cho các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ.
- Asana: Đây là nền tảng quản lý công việc của nhân sự qua Kanban và to-do list. Phương pháp này phù hợp cho các công ty lớn.
- Jira: Jira là phần mềm để quản lý các vấn đề phát sinh trong dự án, phần mềm này phù hợp cho các công ty về công nghệ với chức năng phân quyền rất chi tiết cho từng đối tượng.
- Base Wework: Phần mềm quản lý nhân sự này là nền tảng quản lý phù hợp với công ty ở mọi quy mô. Base Wework có khả năng tích hợp khá lớn, tối ưu được cho các cộng tác viên, chi phí hoàn toàn phù hợp, có phân quyền cho các đối tượng sử dụng và có xuất báo cáo tự động.
- Base Workflow: Đây là phần mềm quản lý dựa trên nền tảng tự động hóa các quy trình nghiệp vụ ra mắt thị trường phần mềm năm 2019. Với mức chi phí phần mềm hợp lý, phần mềm sở hữu nhiều ưu điểm vượt trội.
3. Mạng xã hội truyền thông nội bộ
Hiện nay, mạng truyền thông nội bộ đang được chú trọng phát triển ở thị trường Việt Nam. Tuy nhiên, phần lớn các công ty vẫn tận dụng các công cụ sẵn có như thông qua kênh facebook hay youtube mà chưa thực sự xây dựng mạng truyền thông nội bộ cụ thể.
Nếu như công ty bạn phải tiến hành hoạt động quản lý nhân sự từ xa trong thời gian dài thì 123job khuyên bạn hãy cân nhắc sử dụng Base Inside - đây là phần mềm truyền thông nội bộ giúp giải quyết được hầu hết các bài toán về quản lý nhân sự:
- Hoàn toàn minh bạch về sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị cốt lõi công ty
- Người được phân quyền truyền đạt thông tin chính thống
- Tự động gửi báo cáo
- Cho phép các thành viên chủ động tương tác
- Có trang bị template để chào mừng nhân sự mới tham gia hệ thống, khen thưởng và cảm ơn nhân viên.
Quản trị nhân sự - Những lưu ý cần thiết
4. Một số lưu ý khi chọn lựa công cụ làm việc từ xa
Việc đơn giản hóa các công cụ là hoàn toàn cần thiết. Đừng tạo có nhân sự của mình quá nhiều tài khoản, password cho quá nhiều phần mềm. Điều này rất dễ làm cho nhân viên và cả người quản lý nhân sự cảm thấy rối loạn và sai sót là điều khó tránh khỏi.
Tham khảo một số phần mềm tích hợp các chức năng để mỗi cá nhân trong hệ thống chỉ cần có một tài khoản đăng nhập duy nhất.
V. Kết luận
Chuyển đổi hình thức làm việc từ offline sang online từ quản lý nhân sựtrực tiếp sang quản lý nhân sựtừ xa chưa bao giờ là dễ dàng đối với tất cả các doanh nghiệp. Với vai trò là CEO bạn sẽ phải học cách quản trị hệ thống lớn với sự bắt buộc về điều kiện trang thiết bị và phần mềm. Nhưng khi hệ thống đã hoạt động trơn tru thì bạn sẽ thấy quản lý nhân sự từ xa có thể còn tốt hơn quản lý nhân sự trực tiếp. Hãy tham khảo một số phần mềm quản lý nhân sự để giúp tối ưu hóa được nhân tố quản lý hơn nhé. Hy vọng bài viết trên đây giúp bạn có thêm nhiều kiến thức về quản lý nhân sự là gì. Chúc các CEO thành công với mô hình quản lý nhân sự từ xa.
Trang chủ 
Cover letter 
Mẫu CV 
Tài khoản 
Thêm