Chia sẻ bí quyết viết thư ngỏ xin tài trợ gây ấn tượng nhất

Sắp tới là chương trình của bạn hoặc sự kiện tiếp theo đây của quỹ bạn được sếp giao quyền xin hỗ trợ kinh phí. Đây là lúc bạn nghiêm túc cần một mẫu thư ngỏ xin tài trợ kinh phí hoàn hảo. Hãy tham khảo bài viết dưới đây của chúng tôi nhé!

Nếu như bạn muốn xin tài trợ từ một cá nhân hay doanh nghiệp nào đó cho chương trình của mình thì bạn cần phải viết thư ngỏ xin tài trợ. Thế nhưng không phải ai cũng có khả năng để viết thư ngỏ xin tài trợ đúng chuẩn để được các nhà đầu tư đồng ý tài trợ cho bạn. Vậy bạn có biết làm thế nào để viết một bức thư ngỏ xin tài trợ kinh phí hoàn chỉnh? Câu trả lời sẽ có ở trong bài viết dưới đây của chúng tôi, hãy cùng theo dõi nhé!

I. Bạn đã hiểu thư ngỏ xin tài trợ như thế nào chưa?

Thư xin ngỏ tài trợ chính là bức thư mà bạn sẽ gửi đi cho những nhà tài trợ với hy vọng rằng họ sẽ tài trợ cho chương trình của bạn. Có thể hiểu một cách đơn giản hơn thì đây chính là thư ngỏ xin tài trợ. Khi mà bạn muốn thực hiện một chương trình hay hoạt động nào đó, ví dụ như: Muốn tổ chức sự kiện chương trình trung thu cho trẻ em, chương trình đấu giá từ thiện, chương trình âm nhạc... nhưng mà kinh phí dự trù để thực hiện cho chương trình đó bạn không có. Cũng có thể quy mô của chương trình đó quá lớn mà bạn thì không có đủ khả năng thì lúc này bắt buộc bạn phải viết mẫu thư ngỏ xin tài trợ kinh phí để gửi đến những nhà tài trợ lớn hơn. Họ sẽ cung cấp và tài trợ cho bạn về tiền hoặc cũng có thể là vật chất, trang thiết bị để thực hiện chương trình đó.

Mẫu thư ngỏ xin tài trợ kinh phí không giống như những bức thư tình cảm mà bạn viết gửi cho người yêu, nó không sướt mướt, mơ màng như truyện cổ tích. Thế nhưng mẫu thư ngỏ xin tài trợ cũng không giống như bức thư xin việc khô khan, cứng nhắc mà bạn vẫn viết gửi cho các nhà tuyển dụng với mong muốn vào được vị trí công việc đó. Đối với một bức thư xin ngỏ xin tài trợ thì bạn cần phải thể hiện được rằng điều bạn làm là hoàn toàn xứng đáng để được sự nhận tài trợ từ người khác, và bạn phải cho các nhà tài trợ tiềm năng của mình thấy được những lợi ích mà họ sẽ nhận được nếu như họ đồng ý tài trợ cho chương trình của bạn. Trong bức thư không nên quá tình cảm nhưng cũng không quá đặt nặng nhẹ vấn đề tiền bạc và lợi ích của cá nhân, mà nó phải thể hiện được một cách khéo léo nhất.

Như vậy bạn đã hiểu hơn về mẫu thư ngỏ xin tài trợ kinh phí rồi đúng không nào? Nếu như bạn đã từng viết thư xin ngỏ tài trợ kinh phí và bị thất bại, thế nhưng bạn lại không hiểu vì sao bức thư của mình gửi đi mà không nhận lại được bất kỳ hồi âm nào. Vậy thì ngay sau đây 123job.vn sẽ giải thích tại sao mẫu thư ngỏ xin tài trợ kinh phí của bạn gửi đi nhưng lại không có bất kỳ hồi âm nào?

Cách viết thư ngỏ xin tài trợ gây ấn tượng nhất

Xem thêm: Bí quyết trở thành nhà đầu tư tài chính thông minh thời đại 4.0

II. Tại sao thư ngỏ xin tài trợ gửi đi không nhận được phản hồi

- Đối với một bức thư ngỏ xin tài trợ bạn gửi đi mà không nhận được hồi âm thì chứng tỏ bạn đã thất bại trong việc gửi thư, đặc biệt với mẫu thư ngỏ xin tài trợ kinh phí. Thư xin tài trợ không giống với các bức thư bình thường, nếu như trong bức thư ngỏ bạn thể hiện sự ra lệnh cho họ buộc phải tài trợ cho mình thì chắc chắn rằng họ sẽ không đồng ý, và không hồi âm là điều bình thường. Sẽ thật khó chịu khi bạn vai trò là người tài trợ nhưng lại bị ra lệnh đúng không nào.

- Không thể hiện rõ được mục đích mà bạn mong muốn thực hiện chương trình đó như thế nào? Sẽ chẳng có một nhà tài trợ nào mà tình nguyện bỏ tiền nếu như họ chẳng hề biết gì về chương trình cũng như mục đích khi bạn thực hiện chương trình đó cả.

- Trong mẫu thư ngỏ xin tài trợ kinh phí, bạn không cho nhà tài trợ thấy được lợi ích mà họ sẽ nhận được. Bạn nên biết rằng, đối với mỗi nhà tài trợ hay nhà đầu tư họ rất biết cách đầu tư, và thông minh trong cách đầu tư, đặc biệt liên quan đến vấn đề tiền bạc. Chính vì vậy, mà khi bạn không cho nhà tài trợ thấy những lợi ích mà họ nhận được thì họ cũng sẽ không đồng ý tài trợ.

- Không rõ ràng về địa chỉ, người thực hiện chương trình và chương trình như thế nào, tất cả những thông tin mà bạn đưa ra trong mẫu thư ngỏ xin tài trợ kinh phí đều không rõ ràng cũng thể hiện sự không chuyên nghiệp của bạn. Và đương nhiên là chẳng ai muốn làm việc với con người không chuyên nghiệp cả.

- Sai những cấu trúc cơ bản của mẫu thư ngỏ xin tài trợ kinh phí, không quá cầu kỳ về mặt hình thức, thế nhưng bạn lại cũng không đáp ứng đủ được yêu cầu cơ bản nhất của một mẫu thư ngỏ xin tài trợ kinh phí thì đây chính là một sai lầm đáng tiếc của bạn.

- Đầu thư gửi cho một nhà tài trợ này thế nhưng bên trong thư lại nhắc đến nhà tuyển dụng khác, hay có những so sánh giữa các nhà tuyển dụng. Đây chính là sự sai lầm nghiêm trọng khiến cho chương trình của bạn không nhận được tài trợ nào.

Đó chính là một số lý do khiến cho bức thư của bạn gửi đi mà không hề có hồi âm nào. Trong một khoảng thời gian dài nếu như bạn xác định nhà tài trợ đã nhận được thư thế nhưng lại không có hồi âm thì bạn cần phải biết mình đã thất bại rồi đó. Để bức thư ngỏ xin tài trợ của bạn có hồi âm, để chương trình mà bạn muốn thực hiện nhận được sự tài trợ như mong muốn thì hãy ngay trong phần sau đây 123job.vn sẽ mách cho bạn cách viết mẫu thư ngỏ xin tài trợ kinh phí chuẩn nhất từ trước đến nay.

Mẫu thư ngỏ xin tài trợ kinh phí

Xem thêm: Tại sao bạn thấy mình tốt nhưng nhà tuyển dụng lại lắc đầu?

III. Không sợ thất bại vì đã có cách viết thư ngỏ xin tài trợ 

Đối với những bạn đã từng thất bại trong việc xin tài trợ, hay những người chưa bao giờ viết thư xin ngỏ tài trợ và cũng đang sợ gặp thất bại. Đừng quá lo lắng về vấn đề đó nữa, bởi vì chúng tôi sẽ giúp bạn trong viết mẫu thư ngỏ xin tài trợ kinh phí. Để viết được thư ngỏ xin tài trợ thì bạn cần phải trải qua 3 phần: Chuẩn bị xin tài trợ, hiểu cấu trúc bức thư, hoàn chỉnh nội dung. Hãy cùng chúng tôi theo dõi từng phần nội dung nhé!

1.Chuẩn bị để xin tài trợ 

1.1. Hãy xác định rõ mục tiêu của bạn

Trước khi đặt bút viết thư ngỏ xin tài trợ thì bạn cần phải trả lời được các câu hỏi sau đây:

- Bạn hy vọng sẽ nhận được điều gì ở bức thư ngỏ xin tài trợ?

- Bạn muốn thể hiện điều gì trong bức thư ngỏ xin tài trợ này?

- Bạn mong muốn được tài trợ những gì? Và tại sao nó quan trọng?

- Những lợi ích mà nhà tài trợ sẽ nhận được ở đây là gì?

Đó chính là một số câu hỏi mà bạn cần phải trả lời được khi viết thư ngỏ xin tài trợ. Thư ngỏ xin tài trợ cần phải rõ ràng và đi vào đúng trọng tâm. Vì nhà tài trợ sẽ không dành cho bạn thời gian cả một ngày để đọc hết lá thư không rõ ràng đó đâu, không đi thẳng vào vấn đề chính thì sẽ không đạt được hiệu quả như mong muốn. Bên cạnh đó, bạn phải hiểu rõ mục tiêu mà mình mong muốn là gì? Vì một lá thư ngỏ xin tài trợ có hồi âm chính là lá thư đem một ý nghĩa nhất định, và nó phải thuyết phục được các nhà tuyển dụng rằng họ bỏ ra thời gian, tiền bạc và công sức là điều hoàn toàn xứng đáng.

1.2. Lên danh sách các nhà tài trợ

Bạn cần phải lên được một danh sách nhà tài trợ mà bạn có thể gửi thư ngỏ xin tài trợ, và nếu như được thì họ có khả năng tài trợ cho chương trình những gì? Nhà tài trợ có rất nhiều, và họ giúp đỡ bạn cũng có thể có vì nhiều lý do khác nhau, có thể là để PR cho doanh nghiệp của họ nhưng cũng có thể là vì lý do cá nhân nào đó. Cho dù là vì bất kỳ lý do nào thì bạn hãy lên danh sách nhà tài trợ tiềm năng mà có thể xin tài trợ nhé.

Một vài lưu ý cho bạn khi lên danh sách nhà tài trợ chính là:

- Hãy coi trọng các mối quan hệ cá nhân, bạn hãy để ý đến các mối quan hệ của các doanh nghiệp với mình và với đồng nghiệp của mình. Vì đôi khi họ lại là những người có khả năng giúp đỡ bạn nhiều nhất.

-  Đừng chỉ chú trọng vào các doanh nghiệp lớn, hãy chú trọng và đừng bỏ qua những doanh nghiệp nhỏ và vừa, vì hơn hết những doanh nghiệp nhỏ tại địa phương rất muốn duy trì mối quan hệ thân thiết với người dân ở đó. Vì điều đó sẽ mang lại rất nhiều lợi ích trong việc kinh doanh cho doanh nghiệp.

- Phát huy khả năng và tinh thần làm việc nhóm (teamwork) cao hơn, nếu như bạn là một người làm việc theo team thì hãy chia đều cả danh sách những nhà tài trợ cho họ để họ có thể tự liên lạc với người tài trợ. Như vậy vừa tiết kiệm được về thời gian lại vừa phát huy được tinh thần làm việc nhóm hiệu quả.

1.3. Hãy chắc chắn những điều bạn mong muốn

Nhà tài trợ sẽ có rất nhiều cách tài trợ khác nhau, có thể họ sẽ tài trợ bằng tiền mặt, hay có thể hỗ trợ về nhân lực, về trang thiết bị cơ sở vật chất, về sản phẩm, địa điểm... Chính vì vậy, mà bạn cần phải thể hiện rõ mục đích mà bạn mong muốn xin tài trợ ở đây là gì? Đề nhà tài trợ có thể nhận biết được mong muốn của bạn và cân nhắc để đáp ứng mong muốn đó.

1.4.  Chắc chắn với những lời đề nghị

Đối với những bức thư ngỏ xin tài trợ thì thông thường sẽ có các mức tài trợ mà nhà tài trợ có thể lựa chọn. Đây cũng chính là một cách để giúp cho các doanh nghiệp nhỏ không có nhiều kinh phí nhưng vẫn có thể tài trợ cho bạn.

- Hãy xác định các mức tài trợ khác nhau, và những lợi ích mà doanh nghiệp họ sẽ nhận được ở mức tài trợ đó. Bạn cần phải biết rằng với những người cho đi nhiều tức là tài trợ nhiều thì họ sẽ được nhận lợi ích nhiều hơn những người khác.

- Trong chương trình đó, bạn có thể công khai, quảng cáo ngay cho doanh nghiệp đó, treo biển hiệu logo công ty,... đó cũng chính là một trong những cách đề cập đến lợi ích mà doanh nghiệp sẽ nhận được.

1.5. Địa chỉ và người nhận thư xin tài trợ phải rõ ràng

Cũng như ở phần đầu đã nhắc đến thì bạn cần phải hiểu rằng nếu như tên và địa chỉ của người nhận không rõ ràng hay nhầm lẫn thì có thể bạn sẽ không nhận được một đồng tài trợ nào. Chính vì vậy, mà bạn cần phải ghi một cách cụ thể và rõ ràng chứ đừng ghi chung chung kiểu “Gửi những nhà tài trợ đang quan tâm”. Chính câu nói đó sẽ thể hiện sự hời hợt, không nhiệt tình và không quan tâm nhiều đến nhà đầu tư, khiến cho họ sẽ thấy khó chịu.

- Nếu như không biết rõ về thông tin thì bạn hãy lên trang web chính của công ty đó để có thể tìm hiểu. Hiện nay, công nghệ thông tin rất phát triển rất mạnh, chính vì vậy mà sẽ chẳng có khó khăn gì trong việc tìm kiếm thông tin doanh nghiệp nữa. Sau khi đã tìm kiếm xong thì bạn hãy viết tên người nhận cụ thể, thông thường thư xin tài trợ sẽ gửi đến ban giám đốc hay trưởng phòng nhân sự, người phụ trách vấn đề tài trợ. Bạn đừng tự đoán tên hoặc chức vụ cho người ta, mà hãy ghi một cách cụ thể và chi tiết để thể hiện mình rất quan tâm đến vấn đề đó.

- Bên cạnh việc tìm hiểu những thông tin của doanh nghiệp thì bạn cũng cần phải tìm hiểu xem công ty, doanh nghiệp mà bạn xin tài trợ có những chính sách từ thiện nào hay không? Để từ đó bạn có thể liên hệ với các chính sách đó.

Xem thêm: Download mẫu tờ trình xin kinh phí dành cho phòng ban trong doanh nghiệp

2. Hiểu biết và nắm rõ cấu trúc của một bức thư xin tài trợ 

2.1. Tìm hiểu các bức thư xin tài trợ khác

Nếu như bạn chưa chắc chắn về cấu trúc cơ bản của mẫu thư ngỏ xin tài trợ kinh phí thì bạn hãy lên google để tìm kiếm và tham khảo. Với tốc độ phát triển nhanh của mạng internet như hiện nay thì không khó để bạn có thể tìm được một bức thư mẫu thư ngỏ xin tài trợ kinh phí. Sẽ có nhiều trang yêu cầu bạn phải trả phí nhưng cũng có rất nhiều trang miễn phí, hãy chọn những trang miễn phí để có thể tham khảo nhé.

Bạn không nên copy toàn bộ nội dung của bức thư xin tài trợ của người ta, vì các bức thư tài trợ sẽ là những chương trình khác nhau, nhà tài trợ cũng sẽ khác nhau. Bên cạnh đó, những lợi ích hay cách thuyết phục cũng sẽ khác nhau.

2.2. Chọn một lỗi diễn đạt phù hợp với bạn và doanh nghiệp

Hãy xem người nhận sẽ bức thư ngỏ xin tài trợ đó là ai để bạn có những lối diễn đạt sao cho phù hợp với nội dung. Tuy nhiên thì người nhận dù là ai đi nữa thì bạn cũng cần phải có lối diễn đạt thật chuyên nghiệp, để tạo ấn tượng tốt hơn thì bạn cần có cách viết thu hút chứ không nên sử dụng cách thông dụng mà nhiều người vẫn hay dùng.

Hãy viết bằng văn bản có in hình logo và tên tổ chức của bạn để thể hiện sự chuyên nghiệp và trang trọng, còn nếu bạn viết thư cho chính bản thân mình thì bạn cần phải in tên của mình ngay ở đầu thư.

Nếu như bạn đang viết thư ngỏ xin tài trợ từ người thân và bạn bè cũng không nên sử dụng giọng điệu quá thân mật vì điều đó sẽ khiến cho người nhận thư ngỏ xin tài trợ cảm giác không được tôn trọng.

2.3. Sử dụng mẫu thư xin tài trợ đúng chuẩn

- Bạn hãy bắt đầu lá thư ngỏ xin tài trợ của mình với ngày tháng năm, tên, địa chỉ nhà tài trợ.

- Hãy dùng kính gửi như lời mở đầu với bức thư ngỏ xin tài trợ của bạn: Kính gửi và kèm tên của người sẽ nhận.

- Sau đó đến phần nội dung thư ngỏ xin tài trợ, nội dung thư của bạn phải thật ngắn gọn, chỉ nên trong một trang A4 là được. Vì nhà tài trợ họ sẽ không có nhiều thời gian để đọc thư ngỏ xin tài trợ của bạn đâu.

- Sau khi đã hoàn thành xong thư ngỏ xin tài trợ thì bạn cần phải gửi thư qua đường bưu điện. Lưu ý rằng không nên viết thư rồi gửi bằng email nhé, như vậy nó sẽ không làm tôn lên sự trang trọng của bức thư. Và đừng quên lời cảm ơn nhé!

3. Hoàn chỉnh với nội dung thư 

Sau khi đã xác định và làm xong các bước cơ bản trên thì bạn cần phải hoàn chỉnh nội dung của thư ngỏ xin tài trợ với những phần sau đây:

3.1. Mở đầu

Đầu mẫu thư ngỏ xin tài trợ kinh phí gửi đi bạn nên giới thiệu sơ qua về bản thân mình hay doanh nghiệp của bạn để nhà tài trợ biết được bạn là ai ngay từ đâu.

Đây cũng như là một màn chào hỏi của khách với người chủ nhà.

- Bạn đừng bao giờ mặc định một điều rằng là nhà tài trợ đã biết rõ về bạn, họ sẽ chẳng biết bạn là ai đâu, nếu như có biết thì chắc chắn vẫn muốn để bạn tự giới thiệu. Chính vì vậy, mà đừng vòng vo nhiều, hãy giới thiệu một cách cụ thể chứ đừng chung chung.

- Sau đó bạn hãy liệt kê ra một số thành công mà bạn và tổ chức đã đạt được, và cũng là để chứng minh rằng công việc tài trợ đó sẽ không mang lại bất cứ rủi ro nào.

- Hãy trình bày rõ, nếu như nhà tài trợ hỗ trợ về tiền hoặc vật chất thì bạn sẽ sử dụng nó như thế nào, sử dụng vào các công việc gì?

- Sau khi đã trình bày xong thì bạn cũng cần phải ghi rõ cho họ thấy bạn mong muốn điều gì từ họ và giải thích về sự mong muốn đó của bạn.

3.2. Nói về những lợi ích nhà tài trợ đạt được 

Không phải họ bỏ tiền bạc và công sức ra mà chẳng thu về được một chút lợi ích nào, đúng không? Vì vậy mà hãy cho nhà tài trợ của bạn thấy được các lợi ích mà họ sẽ nhận được nếu như tài trợ cho bạn. Bạn nên đặt lợi ích ở phần giữa của bức thư ngỏ xin tài trợ. Hãy giải thích cho họ hiểu rằng sự kiện và chương trình đó của bạn có được nên tivi hay không và phát ở kênh nào...

3.3. Thuyết phục nhà tài trợ bằng những bằng chứng

Nếu như muốn bức thư ngỏ xin tài trợ của bạn thật sự thuyết phục được nhà đầu tư thì bạn phải chứng minh được điều đó để lấy niềm tin từ họ.

- Hãy gợi sự đồng cảm và tình thương của các nhà tài trợ bằng những câu chuyện có thật, câu chuyện này sẽ có tác dụng chạm đến trái tim của các nhà tài trợ đó.

- Hãy để cập đến vấn đề nhà tài trợ muốn quảng cáo như thế nào ở trong chương trình đó.

- Đưa ra một số thành quả mà bạn và tổ chức của mình đã đạt được trước đó.

3.4. Cung cấp cho nhà tài trợ về những thông tin cơ bản về sự kiện

Hãy cho những nhà tài trợ của bạn biết về sự kiện, chương trình đó được tổ chức như nào, địa điểm diễn ra tại đâu, khách mời như thế nào, mục đích của chương trình đó là gì. Hãy thể hiện cho họ thấy rằng chương trình sẽ diễn ra thuận lợi và tốt đẹp như thế nào nếu như có sự góp mặt của họ nữa.
Cuối cùng đừng quên dành lời cảm ơn chân thành đến nhà tài trợ nhé, nó sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn trong cách làm việc.

Hiểu biết và nắm rõ cấu trúc của một bức thư xin tài trợ 

IV. Tổng hợp các mẫu thư ngỏ xin tài trợ

Mẫu thư ngỏ mời tài trợ chương trình

Mẫu thư ngỏ xin tài trợ kinh phí

Mẫu thư ngỏ tiếng Anh

Mẫu thư ngỏ tài trợ công tình

Xem thêm: Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả: 5 tính cách thường gặp khi làm việc nhóm

V. Kết luận 

Trên đây là những nội dung mà bạn cần phải trình bày trong một bức thư ngỏ xin tài trợ của mình, với những thông tin mà chúng tôi vừa cung cấp cho bạn thì hy vọng bức thư xin tài trợ của bạn gửi đi sẽ nhận lại hồi âm. Và để biết thêm được nhiều điều mới thú vị và hay ho khác xin mời các bạn tham khảo thêm những bài viết hữu ích tại 123job.vn. Chúc bạn thành công!