Chia sẻ những bí quyết giúp bạn làm việc tại nhà hiệu quả trong mùa dịch

Làm việc tại nhà trở thành việc bắt buộc trong thời điểm dịch bệnh bùng nổ như hiện nay. Tuy nhiên, bạn đã biết cách để tận hưởng những ngày làm việc tại nhà hiệu quả chưa? Tìm hiểu ngay nhé!

Dịch bệnh diễn ra khiến cho bất cứ ai trong chúng ta đều rơi vào trạng thái “trở tay không kịp” và hàng loạt thay đổi cần thiết mà mỗi người đều cần để thích nghi tốt hơn trong mùa dịch. May mắn thay, công nghệ thông tin phát triển cũng đã phần nào hỗ trợ con người có thể làm việc và học tập tốt trong thời điểm dịch bệnh bùng nổ. Một trong những thay đổi điển hình nhất chính là khái niệm làm việc tại nhà hay work from home. Vậy làm sao để work from home hiệu quả?

I. Tạo ra một không gian làm việc tại nhà hoàn hảo

Nếu làm việc ở văn phòng, mỗi nhân viên sẽ có một bàn làm việc riêng để có thể tập trung làm công việc của mình. Tuy nhiên khi làm việc ở nhà, không phải tất cả mọi người đều có không gian làm việc riêng. Không gian làm việc chính là yếu tố quyết định khả năng tập trung của họ trong công việc, vì vậy khiwork from home thì bạn cần chuẩn bị cho mình một không gian làm việc lý tưởng. 

Tạo ra một không gian làm việc hoàn hảo

Một không gian làm việc lý tưởng có thể giúp cho bạn tập trung làm việc thay vì bị xao nhãng bởi những yếu tố chi phối khác. Không gian làm việc của bạn chỉ cần là một vị trí nào đó trong nhà, phong riêng hay phòng bếp, thậm chí là phòng khách, miễn là vị trí đó có thể giúp bạn tránh xa những phiền nhiễu, giúp bạn tập trung làm việc hơn. 

Đặc biệt, khi làm việc tại nhà thì bạn cần phân định rõ thời gian làm việc và thời gian thư giãn để tạo ra một không gian giúp bạn có thể hoàn thành mọi thứ. Mục tiêu chính là tách biệt công việc tại nhà khỏi đời sống gia đình của bạn khi bạn đang làm việc tại nhà. Không gian riêng này giúp cho bạn có thể tăng năng suất làm việc và hạn chế sự sao nhãng. 

II. Lập to do list để ưu tiên công việc mỗi ngày

Khi làm việc tại công ty, bạn có một routine buổi sáng tạo thành một thói quen tốt giúp bạn chuẩn bị tinh thần và lịch trình cá nhân. Thói quen buổi sáng của bạn trước khi đến văn phòng cho phép bạn được chuẩn bị một tinh thần sẵn sàng cho một ngày làm việc của mình. 

Tuy nhiên, khi làm việc tại nhà thì thói quan này thay đổi vì bạn không còn trong trạng thái đòi hỏi bản thân phải làm những việc nhất định vào một thời gian nhất định. Khi làm việc tại nhà, bạn không bị giới hạn về mặt thời gian nên nếu không phân định rõ khung thời gian làm việc và nghỉ ngơi thì sẽ gây khó khăn trong việc duy trì sức khỏe tinh thần và thể chất.

Lập to do list để ưu tiên công việc mỗi ngày

Để tránh rơi vào trạng thái này thì bạn cần tạo một lịch trình cụ thể về thời gian làm việc của bản thân và cuộc sống gia đình của bạn. Nếu bạn làm việc hiệu quả vào buổi sáng thì hãy tối ưu thời gian để làm việc năng suất vào buổi sáng. Còn nếu bạn làm việc hiệu quả hơn vào buổi chiều thì có thể tập trung lịch tình của bạn vào buổi chiều để đặt được hiệu suất tốt nhất. 

Một lưu ý là bạn không nên bỏ qua giờ nghỉ giải lao, đặc biệt là giờ ăn trưa. Tối đa hóa năng suất làm việc trong giờ làm việc tại nhà vô cùng cần thiết tuy nhiên giờ giải lao cũng quan trọng không kém vì nó giúp cho cơ thể và tâm trí của bạn được nghỉ ngơi. Làm việc tại nhà mang lại cảm giác mọi thứ thoải mái hơn từ không gian cho tới công việc tại nhà, nhưng bạn dễ dàng làm việc quá sức nếu không có thời gian nghỉ. Vì vậy, một khung thời gian giải lao trong lịch trình sẽ giúp bạn làm việc lành mạnh và hiệu quả hơn khi work from home. 

Xem thêm: Cách quản lý nhân sự từ xa hiệu quả để phòng tránh Covid-19

III. Rời khỏi "văn phòng" khi làm việc tại nhà

Nếu như làm việc tại văn phòng, bạn có giờ tan làm thì làm việc tại nhà cũng vậy. Thay vì có lời nhắc tập thể từ đồng nghiệp vào lúc tan tầm thì bạn sẽ phải tự mình kết thúc công việc vào cuối ngày để nghỉ ngơi và dành thời gian cho gia đình. Khi work from home, bạn có thể thoải mái về mặt thời gian, tuy nhiên cũng vì lý do này mà bạn dễ dàng đắm chìm vào công việc và không rời bàn làm việc vào cuối ngày. Tuy nhiên, nếu không có chế độ nghỉ ngơi hợp lý thì bạn sẽ dễ đánh mất khả năng làm việc tập trung. 

Deadline là thứ luôn hối thúc chúng ta phải làm việc thất hiệu quả, tuy nhiên những dự án và công việc luôn ở đó chờ bạn. Nếu như bạn có một lịch trình làm việc hợp lý với kỹ năng sắp xếp thời gian hiệu quả thì bạn hoàn toàn có thể hoàn thành công việc đúng thời hạn mà không làm ảnh hưởng đến giờ tan làm của chính mình. 

IV. Tận dụng công cụ phù hợp

Liên lạc và kết nối cùng mọi người đã trở nên vô cùng quan trọng khi tất cả mọi người đều đang làm việc tại nhà. Bằng cách này hay cách khác thì những sản phẩm công nghệ phần mềm cũng đang hỗ trợ con người giao tiếp và liên lạc với nhau qua cuộc gọi video hay âm thanh để tổ chức cuộc họp và điểm danh. Một số công cụ cần thiết như bàn phím, chuột, bộ chuyển đổi USB, mic hay tai nghe đều rất hữu ích để bạn tập trung làm việc hiệu quả khi work from home. 

Liên lạc và kết nối cùng mọi người

Một chiếc máy tính xách tay có kết nối mạng hoàn toàn có thể giúp bạn xử lý hết những công việc tại nhà được giao. Nếu như có điều kiện thì bạn có thể sắm thêm bàn phím hay chuột để tăng thêm sự thoải mái khi làm việc tại nhà. Ngoài ra, việc sử dụng tai nghe khi gọi video call thì âm thanh cũng có sự khác biệt. Tùy vào tính chất công việc mà bạn sẽ cần trang bị một số thiết bị và công cụ phù hợp để tăng khả năng tập trung làm việc của mình. 

V. Liên lạc là chìa khóa

Bình thường khi làm việc ở văn phòng, việc giao tiếp với mọi người vô cùng dễ dàng vì không bị ảnh hưởng bởi yếu tố khoảng cách. Tuy nhiên khi khoảng cách trở thành vấn đề và chúng ta không còn có thể dễ dàng trò chuyện với đồng nghiệp thì liên lạc qua những thiết bị hỗ trợ chính là vấn đề thiết yếu. Liên lạc khi làm việc tại nhà giúp bạn có thể trao đổi về dự án và cập nhật tình hình công việc tại nhà một cách cụ thể và rõ ràng. 

Mục tiêu của làm việc tại nhà là để cảm thấy kết nối vẫn được duy trì dù có bị tách biệt không gian với đồng nghiệp. Có rất nhiều ứng dụng hay công cụ công nghệ ngày nay có thể giúp chúng ta thuận tiện hơn trong việc giữ liên lạc với mọi người, đồng thời tăng năng suất làm việc. Work from home không còn bị cản trở vì hiện này có hàng loạt những phần mềm số có thể hỗ trợ doanh nghiệp cũng như nhân viên thuận tiện trao đổi. 

Xem thêm: Bật mí cách làm việc tại nhà hiệu quả cho dân văn phòng mùa Covid

VI. Hạn chế sao nhãng

Làm việc tại nhà là một trải nghiệm vô cùng thoải mái, tuy nhiên vì sự thay đổi về môi trường làm việc nên không tránh khỏi sự sao nhãng trong công việc tại nhà. Sao nhãng là một thử thách lớn nhất mà mỗi người đều gặp khi làm việc tại nhà. Mọi thứ bạn mong đợi sau giờ làm giờ đây trở nên dễ dàng hơn và điều đó khiến bạn khó có thể giữ tập trung khi làm việc tại nhà. 

Hạn chế sao nhãng khi làm việc tại nhà

Không gian làm việc tại nhà khiến bạn có nhiều mỗi lo hơn như quần áo chưa giặt, ăn gì buổi trưa, nấu gì buổi chiều,... Tuy nhiên để tránh những hoạt động gây sao nhãng chiếm quá nhiều thời gian cũng như khả năng làm việc tập trung thì bạn có thể hẹn giờ giải lao. Khi đang tập trung làm việc nếu có suy nghĩ nào thoáng qua cần thực hiện, đừng dừng lại mà hãy ghi chú lại để bạn có thể thực hiện ngay khi được giải lao. Chính bạn sẽ là người chịu trách nhiệm cho những công việc cũng như dự án mà bạn đang được giao phó. 

VII. Giao lưu và tương tác

Kể từ khi làm việc tại nhà chúng ta đã mất đi nhiều sự tương tác mà nó đã tồn tại trong cuộc sống của chúng ta. Chúng ta không còn những cuộc tán gẫu hay những sự kiện đặc biệt để giúp một ngày làm việc thêm sôi động hơn và đẩy nhanh thời gian làm việc. 

Để vượt qua khoảng cách này thì bạn có thể trò chuyện cùng đồng nghiệp qua các ứng dụng tin nhắn trên mạng xã hội hay bất cứ phần mềm nào. Một chút tương tác và gặp gỡ có thể giúp bạn cảm thấy thoải mái hơn khi work from home, đồng thời tăng khả năng tập trung làm việc. 

VIII. Một số bí quyết giúp bạn tập trung hiệu quả khi làm việc tại nhà

1. Đừng “Tập trung nửa vời”

Tập trung nửa vời là rào cản lớn nhất trong mọi lý do, đặc biệt là trong những cuộc họp online. Việc bạn luôn trong trạng thái đa nhiệm - làm nhiều công việc cùng lúc khiến cho bạn không chú tâm hoàn toàn vào những gì đang diễn ra trong cuộc họp, khả năng tập trung làm việc bị suy giảm và ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất làm việc. Trên thực tế, rất khó để bạn có thể tập trung hoàn toàn vào cả hai việc cùng một lúc. 

Đừng “Tập trung nửa vời”

Vì vậy, bạn chỉ nên tập trung vào một công việc tại một thời điểm nhất định, bất kể nó có nhàm chán đến thế nào. Bằng cách dành toàn bộ sự tập trung, bạn có thể hoàn thành công việc tại nhà đó nhanh hơn, tăng năng suất làm việc. Nếu bạn cảm thấy thật khó để tập trung làm việc, hãy đứng dậy và di chuyển trong vài phút để để cảm thấy thư thái hơn, giải tỏa tâm trí và giúp thiết lập lại sự tập trung làm việc của mình. 

2. Kiểm soát sự phiền nhiễu

Mọi sự gián đoạn trong thời gian làm việc tại nhà đều là nguyên nhân gây ra sự mất tập trung làm việc, dù sự gián đoạn đó có ngắn hay dài. Mặc dù không thể loại bỏ hoàn toàn những phiền nhiễu đơ những bạn hoàn toàn có thể giữ chúng ở mức tối thiểu để không gây tác động lớn khi bạn đang làm việc tập trung. 

Đầu tiên, hãy tắt thông báo trên điện thoại có bạn vì thiết bị là thủ phạm lớn nhất khiến bạn mất tập trung làm việc. Tắt mọi thứ không liên quan đến công việc để bạn có khoảng thời gian hoàn toàn để làm việc tập trung. Bên cạnh đó, bạn có thể chia sẻ lịch trình với đồng nghiệp hay gia đình để biết khi nào thì bạn đã làm việc và khi nào bạn đang rảnh rỗi. 

3. Tận dụng những công cụ giúp duy trì sự tập trung

Khi làm việc tại nhà, nghe nhạc có thể giúp bạn nâng cao khả năng tập trung làm việc, thậm chí bạn có thể tìm một số danh sách được thiết kế để tối đa hóa sự tập trung. Một loại nhạc mà bạn có thể chọn chính là nhạc hòa tấu để bạn không bị phân tâm bởi lời bài hát. Đồng thời, để đạt được ảnh hưởng tối đa thì bạn có thể kết nối tai nghe với máy tính thay vì điện thoại để tránh gây ra sao nhãng với những thông báo. 

Tận dụng những công cụ giúp duy trì sự tập trung

Bên cạnh đó, bạn có thể thử một tiện ích mở rộng để trình duyệt của bạn chặn những website không liên quan đến công việc. Điều này giúp cho bạn chỉ làm việc tập trung với những website trong phạm vi làm việc, tránh những sao nhãng không cần thiết từ những website khác như mạng xã hội. 

Xem thêm: 10 kỹ năng cộng tác viên viết bài cần có để làm hài lòng mọi đối tác

4. Lịch nghỉ ngơi

Bạn làm việc không nghỉ ngơi, bạn càng khó làm việc tập trung Bộ não của con người cần thời gian nghỉ ngơi, mà không phải làm bất cứ công việc nào. Bạn cần một lịch trình giải lao cụ thể để tăng khả năng tập trung làm việc trong thời gian làm việc tại nhà, bên cạnh đó có mục tiêu phấn đấu để hoàn thành công việc trước thời gian nghỉ cũng giúp bạn tăng năng suất làm việc. 

5. Đừng làm việc nhiều giờ liền

Có nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng chúng ta làm việc ở nhà nhiều giờ hơn so với ở văn phòng. Khi làm việc ở văn phòng, một ngày làm việc của chúng ta có thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc theo quy định, vì vậy bạn cần hoàn thành nhiệm vụ trong ngày trước giờ tan làm. 

Tuy nhiên giờ đây, khi làm việc tại nhà, bạn có nhiều thời gian hơn và có thể làm việc sau giờ làm. Tuy nhiên, việc thiếu thời gian kết thúc cụ thể dẫn đến tác động tiêu cực đến sự tập trung làm việc. Nếu không có hạn mức kết thúc thì bạn sẽ không ép buộc bản thân phải làm việc, làm giảm năng suất làm việc. Vì vậy hãy cho bản thân một khoảng thời gian nhất định trong ngày để rời khỏi bàn làm việc, đồng thời đặt ra mục tiêu hoàn thành công việc tại nhà mỗi ngày trước thời điểm đó. 

IX. Những việc làm nên tránh khi làm việc tại nhà

1. Không chịu ăn mặc tử tế

Một trong những lợi ích lớn nhất khi làm việc tại nhà là bạn muốn mặc gì cũng được, tuy nhiên lâu ngày, nếu ngày nào bạn cũng ăn mặc thoải mái như cuối tuần thì khi đến cuối tuần bạn sẽ chẳng thấy sự khác biệt gì. 

Não bộ rất nhạy cảm với những thói quen, vì vậy việc bạn mặc quần áo chỉnh tề khi làm việc giúp bạn tách biệt công việc và nghỉ ngơi. Sự tách biệt này giúp bạn có động lực khi làm việc tại nhà và hoàn thành công việc tại nhà một cách hiệu quả. 

2. Làm việc tùy hứng và không có kế hoạch

Làm việc tại nhà, bạn có thời gian. Bạn có quyền kiểm soát toàn bộ thời gian của bạn tại nhà, ví dụ như thức đến 4h sáng, sáng dậy muộn một chút, ăn uống không theo kế hoạch, miễn sao vẫn hoàn thành công việc. Tuy nhiên, đây chính là lý do khiến bạn mất đi sự tập trung làm việc, thiếu hiệu quả và thậm chí bỏ bê công việc. 

Việc ép bản thân phải tuân theo một thời gian biểu cụ thể, bao gồm cả thời gian ăn, ngủ và tập thể dục không chỉ giúp bạn duy trì sức khỏe mà còn đảm bảo bạn có thể làm việc tập trung hơn. Thời gian biểu hợp lý và linh hoạt cũng giúp bạn tự chủ hơn với công việc của mình trong thời gian làm việc tại nhà. 

Xem thêm: Đào tạo kỹ năng quản lý thời gian trong nội bộ doanh nghiệp

3. Ngại chia sẻ với người thân về công việc của mình

Nếu làm việc tại nhà, có một tình huống thường xuyên xảy ra là gia đình và người thân thường không mấy xem trọng nó. Ở nhà theo gia đình hiểu là không làm gì, dù bạn có đang work from home hay không. Tuy nhiên, họ không xem trọng vì họ chưa hiểu về công việc của bạn, nếu chưa hiểu họ có thể rủ bạn trò chuyện, nhờ bạn dọn dẹp trong thời gian làm việc tại nhà. Nhưng nếu tình hình này tiếp tục thì bạn làm sao có thể tập trung làm việc và hoàn thành công việc. 

Ngại chia sẻ với người thân về công việc của mình

Chính vì vậy, bạn cần chia sẻ với gia đình về cách làm việc tại nhà cũng như thời gian làm việc của mình để họ hiểu và biết được trong thời gian nào không nên làm phiền bạn. Gia đình sẽ rất vui nếu bạn chịu chia sẻ cho bạn những vấn đề mà bạn đang gặp phải, vì vậy đừng cảm thấy áp lực quá. 

4. Không phân định thời gian cho cá nhân và công việc

Một nhược điểm lớn khi làm việc tại nhà là bạn có thể cảm thấy công việc tại nhà đang diễn ra liên tục và cảm thấy mệt mỏi dù thực chất không làm quá nhiều, thậm chí liên tục nghỉ giữa giờ. Nguyên do chính là vì bạn không phân biệt được đâu là thời gian làm việc tại nhà và đâu là thời gian cho bản thân. 

Trên thực tế khi làm việc tại nhà, cuộc sống cá nhân và công hoàn rất dễ bị trộn lẫn, tuy nhiên bạn vẫn có cách để tách biệt cả hai. Bạn có thể làm được điều này nếu như tập thói quen những suy nghĩ về công việc khi đã quyết định dừng làm, nghỉ ngơi và làm việc đúng mục đích. Nếu bạn đang nghỉ ngơi thì dừng nghĩ đến công việc tại nhà còn nếu bạn đang làm việc thì hãy tập trung vào từng nhiệm vụ thay vì đa nhiệm. 

5. Coi nhẹ việc tập luyện

Công việc văn phòng không đòi hỏi chúng ta phải vận động quá nhiều, tuy nhiên họ vẫn di chuyển để phục vụ mục đích công việc. Tuy nhiên khi làm việc tại nhà, mọi thông tin đều được truyền tải online thì bạn đường như chỉ ngồi một chỗ mà không cần di chuyển. Tình trạng này kéo dài khiến cho bạn cảm thấy uể oải, mệt mỏi khi làm việc tại nhà vì ngồi lì quá lâu. 

Bạn hoàn toàn có thể sắp xếp thời gian tập thể dục trong lịch trình hàng ngày của mình trước giờ làm việc tại nhà hoặc sau. Thời gian tập có thể kéo dài từ 30 phút đến 1 tiếng tùy vào công việc tại nhà cũng như thời gian của bạn trong ngày. Thông qua việc tiết mồ hôi, tâm trạng tốt hơn, khả năng tập trung cao hơn, năng suất làm việc cũng cải thiện. 

Xem thêm: Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả giúp bạn thành công trong công việc

6. Thiếu sự đổi mới

Làm việc tại nhà cũng như văn phòng, nếu ngồi một chỗ quá lâu, bạn sẽ dễ rơi vào cảm giác nhàm chán, mỗi ngày lặp đi lặp lại mà không có gì khác biệt. Tuy nhiên nếu làm việc tại nhà, với thời gian và không gian do bạn làm thủ, bạn hoàn toàn có thể thay đổi điều này. Để tạo cảm giác tươi mới hơn, bạn có thể chọn một không gian làm việc mới, thay đổi vị trí hay thêm một tách cà phê để không gian làm việc thoải mái hơn. 

X. Kết luận

Không thể phủ nhận, đại dịch đã khiến cho chúng ta thay đổi cách thức làm việc và tương tác. Tuy nhiên, nó cũng mang lại cơ hội để đổi mới, cơ hội cho nhân viên tự chủ hơn trong công việc cũng như thời gian. Làm việc tại nhà giúp nhân viên chủ động hơn về thời gian và cũng giúp họ hiểu được trách nhiệm của mình hơn.