Nhân viên điều phối là gì? Mô tả công việc nhân viên điều phối hàng ngày

Mỗi bộ phận trong doanh nghiệp đều cần một người đứng ra điều phối công việc - đó là nhân viên điều phối. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu xem thực chất điều phối viên là gì? Nhân viên điều phối là gì, mô tả công việc của điều phối viên hàng ngày là gì

Bạn chuẩn bị đi phỏng vấn vị trí Điều phối viên, bạn băn khoăn những câu hỏi thường gặp khi phỏng vấn xin việc Điều phối viên, bạn chưa hiểu rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc này? Hãy cùng 123job.vn đi tìm hiểu điều phối viên là gì và mô tả công việc của nhân viên điều phối.

I. Nhân viên điều phối là gì?

Điều phối viên là gì? Nhân viên điều phối (điều phối viên) là người có trách nhiệm lập kế hoạch, hướng dẫn và quản lý các hoạt động đảm bảo mọi người chuẩn bị và thực hiện cho các hoạt động ở mức tốt nhất.

Trong việc việc sắp xếp các công việc sao cho hàng hóa có thể vận chuyển và tiêu thụ một cách nhanh chóng nhưng không tốn nhiều thời gian. Để trở thành một nhân viên điều phối giỏi, bạn phải khách quan. Điều này không có nghĩa là bắt buộc cần phải tuyển chọn nhân viên điều phối ở bên ngoài tổ chức, mà đơn giản là anh ta có thái độ trung lập để điều phối các hoạt động của nhóm.

Là một nhân viên điều phối, cần phải có một cái nhìn bao quát, không để quan điểm cá nhân vào trong công việc và luôn tập trung hết sức vào quy trình làm việc của nhóm. Thiết kế quy trình nhóm phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó quan trọng nhất là tạo điều kiện thuận lợi cho ý tưởng, giải pháp và quyết định ... luôn tràn trề,… Hiện nay nhu cầu tuyển dụng nhân viên điều phối của các công ty, doanh nghiệp là khá lớn, đây sẽ là cơ hội hấp dẫn cho những ai muốn tìm việc nhanh với công việc này.

Nhân viên điều phối là gì

II. Mô tả công việc của nhân viên điều phối

Nhìn chung, công việc của nhân viên điều phối viên là gì? Có thể tóm lược qua 2 cách phân chia bên ngoài doanh nghiệp và bên trong doanh nghiệp như sau:

1. Bên ngoài

• Phối hợp với các đối tác của công ty trong việc tổ chức công việc được giao. Các nhân viên điều phối có nhiệm vụ gắn kết các đối tác, phối hợp trong việc đưa ra các chính sách, thống nhất hoạt động trong công việc.
• Phối hợp với các đơn vị có quan hệ để thực hiện các công tác hỗ trợ cho dự án, công việc.
• Xây dựng các chương trình liên kết nhằm mở rộngthị trường kinh doanh cho doanh nghiệp, tạo nhiều môi trường phát triển cho sản phẩm của công ty.

2. Bên trong

• Phối hợp với các bộ phận liên quan như dự án, thiết kế để thực hiện một số công tác nội bộ.
• Lập kế hoạch thực hiện đối với từng dự án khi được chấp thuận. Sự rõ ràng này giúp các nhân viên điều phối dễ dàng trong khâu thực hiện, quản lý cũng như điều hành.
• Ghi nhận các phản hồi, các kết quả thực hiện từ sự hỗ trợ của các bộ phận để kịp thời chỉnh đốn và phát huy những thế mạnh tạo thuận lợi cho công việc.
• Báo cáo thường xuyên các công việc thực hiện kế hoạch. Việc báo cáo thường xuyên là quan trọng với bất kỳ công việc nào, nhằm theo dõi mức độ hoạt động, đưa ra phương hướng đi tiếp theo.

• Thực hiện lập các kế hoạch về nhận chuyển hàng hóa từ kho hàng tổng sang kho hàng trung tâm hoặc cửa hàng. Các kế hoạch này cần phải được tối ưu về giải pháp, phương tiện vận chuyển hàng hóa đó như thế nào và nhân lực thực hiện.

• Trong quá trình làm việc, bạn cần phải thực hiện đúng, tuân thủ và tôn trọng quy trình công việc của công ty đó.

• Trong quá trình làm việc thì bạn cũng cần phải tham gia các khóa học, các chương trình đào tạo nâng cao nhằm bổ sung, nạp thêm cho mình kiến thức và các kỹ năng thực hiện công việc tốt hơn.

• Cần phải xây dựng hệ thống, đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, đảm bảo phục vụ cho nhu cầu sử dụng của công ty về vận chuyển hàng hóa.

• Cần phải biết xây dựng và quản lý đơn hàng một cách hiệu quả, kịp thời.

• Nhân viên điều phối giao hàng cũng cần phải trung thực, khách quan trong việc đánh giá năng lực và thái độ của các nhan viên giao hàng. Thực hiện đào tạo và nâng cao tay nghề, kiến thức, kỹ năng cho nhân viên giao hàng, truyền tải tinh thần cung cấp các dịch vụ tốt nhất cho nhân viên giao hàng.

• Thực hiện và theo sát chặt chẽ việc giao nhận hàng, hoàn thành công việc hay quy trình làm việc của nhân viên.

• Ngoài những công việc này thì nhân viên điều phối hàng hóa còn phải thực hiện và giải quyết các yêu cầu của khách hàng, của cấp trên.

Xem thêm: Bán hàng online: Khám phá những bí mật trước khi khởi nghiệp

III. Nhân viên điều phối cần những kỹ năng gì?

Nhân viên điều phối cần những kỹ năng gì?

1. Kỹ năng điều phối

Kỹ năng này đặc biệt quan trọng với công việc này. Điều phối là điều tiết mọi việc, làm trung gian phối hợp và thúc đẩy mọi người. Bạn không thể quán xuyến và hoàn thành khối lượng công việc lớn nếu như không có kỹ năng này.

2. Kỹ năng hướng dẫn

Nhiệm vụ của điều phối viên bao gồm cả điều phối các nhân viên nên cần trau dồi kỹ năng này mới truyền đạt mục đích của mình tới người nhận được. Hướng dẫn là năng lực chỉ dạy, hướng dẫn người khác những kiến thức, kỹ năng của bản thân. Không trau dồi kỹ năng này, bạn không thể truyền đạt tri thức của mình cho cấp dưới một cách đầy đủ, rõ ràng và có thể dẫn đến những hệ quả không mong muốn.

3. Quản lý thời gian

Sẽ không tránh khỏi những lần không kiểm soát được thời gian khi làm việc. Nên với một nhân viên điều phối kỹ năng này hết sức quan trọng. Việc quản lý thời gian hiệu quả để thiết lập ra các deadline làm trơn tru hơn các hoạt động và đưa chúng làm việc theo đúng lịch trình.

4. Cập nhật truyền thông và công nghệ

Nếu bạn có kế hoạch trở thành một nhân viên điều phối ở một số vị trí như tiếp thị bạn sẽ phải theo kịp các kỹ năng truyền thông xã hội và công nghệ mới nhất. Điều đó bao gồm việc học cách sử dụng các trang web như Facebook, Twitter, Instagram, Snapchat... Việc sử dụng phương tiện truyền thông xã hội đang tăng lên và điều quan trọng là phải hiểu được nhiều tính năng của phương tiện đó mang lại để áp dụng vào công việc điều phối dễ dàng, hiệu quả hơn.

5. Kỹ năng giao tiếp

Về mặt đối ngoại, điều phối viên thường xuyên phải làm việc với các đối tác để hiểu mong muốn cũng như thống nhất kế hoạch. Vế đối nội, nhân viên điều phối sẽ cần phải kết hợp với các phòng ban, đơn vị khác, cùng nhau hỗ trợ và hoàn thành công việc. Đối với các thành viên trong nhóm, người điều phối đóng vai trò gắn kết tất cả mọi người, phân tích, hướng dẫn và giải đáp thắc mắc khi có vướng mắc. Có thể nói, để trở thành nhân viên điều phối, bạn cần phải là một người có khả năng giao tiếp và đàm phán tốt thì công việc mới có thể đạt tới thành công được.

6. Kỹ năng làm việc nhóm (teamwork)

Đây được xem là một kỹ năng bắt buộc, không phải chỉ đối với điều phối mà đối với hầu hết tất cả các lĩnh vực khác cũng cần phải có điều này. Để có thể lên kế hoạch và vận hành công việc, điều phối viên cần biết cách phối hợp với các đồng nghiệp khác, bộ phận khác. Để công việc diễn ra suôn sẻ, bạn không thể đặt cái tôi của mình lên quá cao, gây xích mích và mất đoàn kết giữa mọi người mà cần phải biết lắng nghe, ghi nhận ý kiến từ người khác. Công việc sẽ được hoàn thiện nếu như những người thực hiện nó có khả năng phối hợp nhuần nhuyễn với nhau trong cả quá trình.

Xem thêm:Kỹ năng vàng nhân viên sales executive cần phải có

IV. Chuyên viên điều phối là gì?

1. Tiêu chuẩn trở thành chuyên viên điều phối

Người chuyên viên là công chức hành chính có yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ cơ bản về một hoặc một số lĩnh vực các trong cơ quan, tổ chức hành chính từ cấp huyện trở lên, có trách nhiệm tham mưu, tổng hợp và triển khai thực hiện chế độ, chính sách theo ngành, lĩnh vực hoặc địa phương. Để trở thành một chuyên viên điều phối cần có các tiêu chuẩn nhất định:

• Nắm vững các quy định của pháp luật, chế độ chính sách và các kiến thức cơ bản về lĩnh vực điều phối.
• Hiểu rõ các mục tiêu và đối tượng quản lý, hệ thống các nguyên tắc và cơ chế quản lý của nghiệp vụ thuộc phạm vi điều phối.
• Nắm rõ quy trình xây dựng các phương án, kế hoạch, các quyết định cụ thể và có kiến thức am hiểu về ngành.
• Có phương pháp nghiên cứu, tổng kết và đề xuất, cải tiến, có năng lực làm việc độc lập hoặc phối hợp theo nhóm, có năng lực triển khai công việc bảo đảm tiến độ, chất lượng và hiệu quả.
• Am hiểu thực tiễn, kinh tế – xã hội về công tác quản lý trong lĩnh vực điều phối, nắm được xu hướng phát triển của ngành ở trong nước và quốc tế.

2. Nhiệm vụ cụ thể của chuyên viên điều phối

Một chuyên viên điều phối có nhiệm vụ khá giống với nhân viên điều phối, chỉ là ở mức độ cao hơn, chuyên nghiệp hơn. Cụ thể là:

• Xây dựng kế hoạch, quy hoạch, các quy định cụ thể cho công việc điều phối của mình, tham gia xây dựng cơ chế, các quyết định cụ thể của từng nội dung quản lý theo quy định của pháp luật, phù hợp với tình hình thực tế.
• Nghiên cứu giải quyết theo thẩm quyền hoặc tham mưu trình cấp có thẩm quyền quyết định xử lý các vấn đề cụ thể; phối hợp với các đồng nghiệp thực hiện các công việc có liên quan.
• Hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra và đề xuất các biện pháp để thực hiện các quy định hoặc quyết định quản lý đạt kết quả.
• Tham gia kiểm tra, thu thập thông tin, thống kê, quản lý hồ sơ, lưu trữ tư liệu, số liệu nhằm phục vụ cho công tác quản lý nhà nước được chặt chẽ, chính xác, đúng nguyên tắc.
• Chủ động phối hợp với các đơn vị liên quan và phối hợp với các công chức khác triển khai công việc, làm đúng thẩm quyền và trách nhiệm được giao.
• Tổng hợp tình hình, tiến hành phân tích tổng kết, đánh giá hiệu quả công việc và báo cáo cấp trên.

Xem thêm: Top 10 công việc lương cao nhất cho vị trí nhân viên bán hàng

V. Quy trình điều phối phổ biến nhất hiện nay

Để tạo ra một quy trình chung về công việc điều phối còn phải phụ thuộc vào tính chất của công việc. Nhưng nhìn chung, tất cả các quy trình điều phối cần đều tuân theo một khung làm việc chuẩn.

1. Xác định mục tiêu, lập kế hoạch

Đầu tiên khi bắt đầu công việc điều phối, nhân viên điều phối phải hiểu rõ công việc mà mình đang làm là gì, và mục tiêu mà mình đang nhắm tới là gì.

Ví dụ, đối với điều phối sự kiện, công việc ở đây bao gồm tất cả các khâu từ chuẩn bị tới thực hiện một sự kiện. Mục tiêu đặt ra là phải hoàn thành trong thời gian bao lâu, và phải đảm bảo hoàn thành tất cả nội dung chương trình của sự kiện.

2. Lên kế hoạch chi tiết

Sau khi đã xác định được mục đích công việc và cái nhìn tổng quan về công việc sẽ diễn ra, bạn cần phải tạo ra một kế hoạch chi tiết để mọi người có thể hiểu và cũng thực hiện. Cụ thể ở đây, khi tổ chức một sự kiện, bạn cần phải có kế hoạch cho các giai đoạn trước, trong và sau sự kiện. Trước khi diễn ra sự kiện phải chuẩn bị những gì, trong quá trình diễn ra sự kiện phải đảm bảo những điều gì và sau khi kết thúc sự kiện sẽ phải thực hiện những công việc gì. Những điều này cần phải được lên kế hoạch rõ ràng trước khi tiến hành vận hành.

Để có thể hoàn thành điều này, nhân viên điều phối có thể họp và xin ý kiến từ những đồng nghiệp khác, lắng nghe và tổng hợp ý kiến. Ngoài ra còn phụ thuộc vào tính chất và quy mô công việc để đưa ra kế hoạch phù hợp.

3. Phân công và kiểm soát công việc

Trước khi bắt đầu công việc, nhân viên điều phối sẽ phân công và hướng dẫn công việc cho tất cả các vị trí. Tuy nhiên, trước đó cần phải suy nghĩ tới những vấn đề có thể phát sinh trong quá trình làm việc. Nếu như gặp phải tình huống này thì phải xử lý như thế nào? Nếu như không có phương án xử lý phù hợp thì phải làm sao?  Tất cả nên được chuẩn bị trước để trong quá trình tiến hành công việc sẽ không vì những vấn đề này khiến tất cả các bước khác bị gián đoạn.

4. Các yếu tố khác liên quan

Trong việc điều phối và quản lý điều phối điều xảy ra các hạn chế nhất định là không thể tránh khỏi vậy nên việc mà làm sao để tối ưu quy trình mới là điều cần thiết. Thay vì tập trung các yếu tố chủ đạo bạn cũng nên quan tâm tới các yếu tố khác như:

+ Số lượng các thành viên tham gia cuộc họp

+ Bản chất các chủ đề đưa ra thảo luận có thực sự phù hợp

+ Việc các thành viên giao tiếp với nhau ra sao

+ Sự hiểu biết về vấn đề đưa ra của các thành viên

+ Thời gian của cuộc thảo luận đó

+ Các yếu tố về kỹ thuật cho quy trình cần thiết là gì

+ Phiên phá băng - Khuyến khích sự đóng góp của nhóm

+ Kỹ thuật nhóm danh nghĩa - Các vấn đề ưu tiên để đạt được sự đồng thuận.

+ Nhiều lựa chọn – Tiến hành chọn lựa một cách công bằng với nhiều lựa chọn khác nhau

+ Động não - Tạo ra nhiều ý tưởng cấp tiến.

+ Quy trình Charette – Có nghĩa là cần phải tạo ra được thật nhiều ý tưởng

+ Công nghệ Delphi - Đạt được sự đồng thuận giữa các chuyên gia.

+ Hiểu và nắm rõ được ý tưởng – tạo ra được một sự hiểu biết chung nhất

+ Đóng vai – Chủ động, sẵn sàng đối mặt với thử thách khó khăn

+ Tránh để suy nghĩ tập thể làm ảnh hưởng- Tránh các sai lầm có thể mắc phải khi các quyết định nhóm được đưa ra.

Bên cạnh đó khi điều phối bạn cũng có thể tham khảo và sử dụng những kỹ thuật sau:

+ Công cụ chiến thuật – Là những công cụ giúp bạn biểu được môi trường hay suy nghĩ của bản thân một cách rõ ràng nhất.

+ Công cụ sáng tạo – Công cụ giúp bạn cho ra được những giải pháp sáng tạo nhất.

+ Công cụ giải quyết vấn đề - Là công cụ giúp giải quyết được các vấn đề một cách hiệu quả và sáng tạo nhất.

+ Kỹ thuật ra quyết định - Cung cấp các công cụ hữu ích để đưa ra quyết định.

Xem thêm: Nhân viên bán hàng là gì? Các kỹ năng quan trọng khi làm nhân viên bán hàng

VI. Top việc làm điều phối viên được săn đón nhất hiện nay

1. Nhân viên điều phối đơn hàng

Nhân viên điều phối đơn hàng có nhiệm vụ lên kế hoạch, bố trí công việc sao cho hàng hóa được vận chuyển từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ một cách nhanh gọn, trơn tru nhất. Việc làm này khá dễ ứng tuyển, các bạn sinh viên năm cuối hoặc mới ra trường dễ dàng tìm cho mình một công ty để thử sức với mức lương dao động khoảng 5 triệu VND.

2. Nhân viên điều phối vận tải

Công việc này chúng tôi khuyến khích hơn cho phái nam vì khá vất vả. Nhiệm vụ bao gồm việc tiếp nhận thông tin đơn hàng từbộ phận Saleđể tìm kiếm xe cho đơn hàng (tìm các nhà xe có tuyến đường phù hợp, có mức giá hợp lý, xác nhận lại giá chính xác với các nhà xe qua email,sms,....). Theo dõi sát quá trình vận chuyển hàng hóa để xử lý kịp thời những trường hợp phát sinh ngoài ý muốn; giám sát để cập nhật tình trạng đơn hàng kịp thời cho bên chủ hàng. Đề xuất xây dựng các quy trình về vận hành để tối ưu quá trình tiếp nhận, vận chuyển, giao nhận hàng hóa. Một số rủi ro có thể gặp phải như xe hàng bị hỏng giữa đường hay mất hàng.

Nhân viên điều phối vận tải có mức lương trung bình từ 7-8 triệu VND, tất nhiên sẽ có chênh lệch giữa nhân viên mới ( khoảng 3-4 triệu VND) và nhân viên kinh nghiệm lâu năm (cao nhất lên đến 15 triệu VND).

3. Nhân viên điều phối sự kiện

Thường các điều phối viên tổ chức sự kiện làm việc như một freelancer. Tất cả các loại sự kiện từ đơn giản như đám cưới, chuyến đi team building cho công ty hay phức tạp như sự kiện ca nhạc tầm cỡ quốc gia … đều cần đến sự tham gia của người điều phối viên tổ chức sự kiện. Với công việc này bạn sẽ tiếp xúc với rất nhiều người và cần linh hoạt trong cách xử lý tình huống. Khả năng làm việc dưới áp lực cao và khả năng làm việc theo những deadline nghiêm ngặt có thể tạo nên nhiều cơ hội nghề nghiệp cho người điều phối sự kiện trong tương lai.

Mức lương của một nhân viên sự kiện khi mới bước chân vào nghề thường chỉ ở mức 3-4 triệu VND, với kinh nghiệm từ 1,5 năm đến 2 năm rơi vào khoảng 4,5- 5 triệu VND - đó chỉ là lương cứng còn về thưởng cho các sự kiện có thể đạt từ 50-100% tiền lương hàng tháng. Với những nhân viên có kinh nghiệm nhiều năm hơn có mức lương cao hơn: khoảng 10 đến 15 triệu VND chưa bao gồm các khoản thưởng.

4. Nhân viên điều phối kho

Công việc của nhân viên điều phối kho gồm phụ trách số lượng hàng hóa thực tế nhập, xuất, giao nhận trong kho. Trực tiếp giám sát và điều phối nhân viên phụ kho thực hiện việc hàng ngày: soạn hàng, sắp xếp, phân loại, vệ sinh, đóng gói, lên hàng xe tải, lên hàng container… Cập nhập nhãn mác thực tế cho từng khu vực, các thông tin hàng hóa trên mỗi pallet. Kiểm đếm số lượng tồn kho thực tế mỗi ngày, báo cáo cho Thủ kho kiểm tra số liệu Chịu trách nhiệm sắp xếp và điều động hàng hóa theo FEFO & FIFO theo thực tế. Hiện nay mức lương của nhân viên kho dao động trong khoảng 5 – 8 triệu VND /tháng, tùy thuộc vào kinh nghiệm, năng lực của nhân viên.

5. Nhân viên điều phối vận hành logistic

Nhân viên điều phối vận hành logistics

Nhiệm vụ chủ yếu của vị trí này liên quan đến việc xuất - nhập khẩu hàng hóa như: Giao hàng: kiểm soát lịch trình tàu, thông quan và giao hàng đến kho / khách hàng, phát hành hóa đơn cho khách hàng khi giao hàng và thực hiện thanh toán, kiểm soát chi phí logistics, tìm giải pháp giảm chi phí hậu cần hoặc mở rộng kinh doanh. Mức lương cho vị trí này khá hấp dẫn: 650-700 USD.

6. Nhân viên điều phối giao hàng tiết kiệm

Mô tả công việc của nhân viên điều phối giao hàng tiết kiệm là: quản lý số liệu nhập, xuất, tồn và thực hiện các công việc điều phối hàng hóa từ shop đến văn phòng/từ văn phòng đến khách hàng. Phân công công việc cho nhân viên giao hàng, nhân viên lấy hàng, theo dõi tiến trình giao hàng. Chịu mọi trách nhiệm về quản lý đội ngũ giao hàng, tiền giao hàng, đảm bảo hàng hóa đến đúng nơi, đúng lúc, đúng yêu cầu của Khách hàng. Xử lý các thắc mắc của khách hàng liên quan đến tiến trình giao hàng. 

7. Điều phối viên dự án

Điều phối viên dự án làm việc cùng với người quản lý dự án để theo dõi và phân phát tất cả các thông tin mà các thành viên trong nhóm cần thực hiện có hiệu quả. Điều phối viên dự án chịu trách nhiệm giữ toàn bộ dự án chạy trơn tru, thu thập, phân phát các thông tin cần thiết, cập nhật và điều phối công việc trong suốt vòng đời của dự án.

Trên đây là toàn bộ thông tin về kỹ năng, công việc cũng như các lĩnh vực đang hot trong ngành nghề nhân viên điều phối. Hy vọng qua những thông tin cực kỳ bổ ích này bạn sẽ phần nào định hình được công việc của nhân viên điều phối và biết cách để thành công trong lĩnh vực này.

Xem thêm: Bí quyết thăng tiến của nhân viên bán hàng siêu thị

VI. Kết luận