Debit note là gì? Những thông tin cơ bản cần biết về debit note

Debit note là gì? Phân biệt debit note với credit note như thế nào? Cùng tìm hiểu những thông tin liên quan đến giấy bao nợ là gì trong bài viết mà chúng tôi cung cấp dưới đây nhé!

Trong thương mại hàng hóa, đặc biệt là thương mại hàng hóa quốc tế, để xác định giao dịch mua bán và trao đổi hàng hóa, người bán và người mua thường sử dụng debit note để đánh dấu những khoản nợ chưa được thanh toán. Vậy debit note là gì? Và có những debit note form nào thường được sử dụng khi giao dịch?

I. Debit Note là gì?

Debit note là gì?

1. Khái niệm

Debit Note hay còn được gọi gọi là Giấy báo nợ. Khái niệm debit note xuất hiện trong kinh doanh giữa hai doanh nghiệp khi người bán giao hàng cho người mua nhưng chưa nhận được phần thanh toán cho đơn hàng. Sau khi giao dịch vận chuyển hàng hóa thành công, người bán sử dụng debit note như một công cụ nhắc nhở người mua về những hóa đơn thanh toán còn thiếu hay những khoản tiền sắp đến kỳ thanh toán. Ngoài ra, debit note còn có tác dụng như một hóa đơn điều chỉnh nếu giá trị hóa đơn cần điều chỉnh lên hoặc có sai sót trong quá trình nhập liệu. 

Ngoài ra, debit note cũng được người mua sử dụng khi muốn trả lại hàng hóa khi có vấn đề với đơn hàng. Trong trường hợp này, debit note được sử dụng để thông báo về hàng hóa trả lại và những khoản thanh toán đã giải ngân kèm theo lý do phù hợp. 

Để hiểu rõ hơn debit note là gì, kế toán thanh toán cần tham khảo và tìm hiểu về một số trường hợp debit note thường được sử dụng để tránh sai sót khi làm nghiệp vụ:

Công ty A mua hàng hóa của công ty B, trong thời gian vận chuyển, hàng hóa bị hư hỏng. Trong trường hợp này, bên A muốn gửi lại số hàng hóa này nên bên A xuất cho bên B một form debit note với mục đích thông báo về số hàng lỗi và chi phí tổn thất. Sau khi bên B nhận được thông báo, bên B xác định lại thông tin lô hàng và có thể xuất ngược lại cho bên A một credit note cho phần tổn thất. 

Hoặc trong một trường hợp khác, công ty E bán hàng cho công ty R với trị giá đơn hàng $5000 nhưng trên hóa đơn ghi $4000, chênh lệch so với giá trị thật của đơn hàng. Vậy công ty E có thể dùng debit note để điều chỉnh giá trị hóa đơn để đúng với giá trị thật của lô hàng và gửi debit note cho công ty R để thông báo về sự sai sót này. 

Tùy vào mỗi trường hợp, mỗi công ty debit note sẽ được vận dụng khác nhau nên để sử dụng đúng nơi đúng lúc cũng cần được cân nhắc vì khi mới bắt đầu nghiệp vụ kế toán thì những khái niệm trên còn khá xa lạ. Ngoài ra, để phát triển thêm nghiệp vụ kế toán và hiểu biết sâu hơn về những thông tin trên thì những khóa học chuyên ngành cũng một một sự lựa chọn sáng suốt. 

Nội dung trên debit note chủ yếu gồm những thông tin về người mua, người bán, tên hàng hóa và số tiền cần thanh toán trong kỳ thanh toán sắp tới. Thông tin trên debit note nhằm xác định cụ thể đối tượng cần nhắc nhở và nội dung nhắc nhở để giao dịch giữa hai bên trở nên dễ dàng và minh bạch hơn. 

2. Nên hiểu về giấy báo nợ như thế nào?

Sau khi đã hiểu được debit note là gì thì việc sử dụng giấy báo nợ như thế nào cũng là vấn đề quan trọng. Debit note thường được sử dụng trong giao dịch giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp. Khi nhà cung cấp vận chuyển hàng hóa cho người mua nhưng chưa nhận được khoản thanh toán ngay sau khi giao hàng. Khoản thanh toán sẽ không được thực hiện thanh toán nếu như chưa có hóa đơn thực tế được phát hành, vậy nên, các khoản nợ này sẽ được ghi nhận vào hệ thống kế toán để tiện theo dõi. Sau đó, khi gần đến thời hạn thanh toán, nhà cung cấp bắt đầu sử dụng giấy ghi nợ như một công cụ để nhắc nhở người mua về khoản nợ này. 

Một số doanh nghiệp sử dụng giấy báo nợ cho những mặt hàng không phải loại hàng hóa chính của doanh nghiệp. Ví dụ doanh nghiệp kinh doanh thủy hải sản là mặt hàng chính nhưng có nhu cầu cho thuê lại không gian kho lạnh do không sử dụng hết. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cũng có thể xuất giấy ghi nợ cho khoản chi phí thuê kho lạnh trên. 

Giấy báo nợ sẽ không được xem như hóa đơn vì nội dung của debit note không yêu cầu việc thanh toán ngay khi nhận giấy báo nợ. Sự xuất hiện của debit note chỉ dùng để nhắc nhở và thông báo cho người mua về việc thanh toán khoản nợ sắp tới kỳ hạn. 

3. Có những form giấy báo nợ nào?

• Debit Note Form được cung cấp dưới nhiều dạng khác nhau nhưng chủ yếu sẽ được thể hiện dưới hai dạng là dạng biên lai vận chuyển với hàng hóa nhận được bởi bên mua và dạng bưu thiếp. 
• Dạng biên lai vận chuyển với hàng hóa được nhận bởi bên mua được sử dụng khi người mua chưa thanh toán toàn bộ đơn hàng và người mua có quyền trả lại hàng hóa nếu kiểm định chất lượng hàng hóa không phù hợp. 
• Dạng bưu thiếp thường được sử dụng để nhắc nhở người mua về các khoản công nợ sắp tới hạn thanh toán.

4. Giấy báo nợ là chứng từ bắt buộc không?

Trên thực tế, debit note chủ yếu được sử dụng trong những giao dịch giữa các doanh nghiệp với nhau nên không phải bất cứ giao dịch nào, doanh nghiệp nào cũng cần sử dụng giấy báo nợ cho người mua. Nhà cung cấp có quyền lựa chọn sử dụng debit note hoặc không nhưng thường giấy báo nợ được sử dụng theo một quy trình để tiện theo dõi tất cả giao dịch. Ngoài ra, debit note cũng được người mua yêu cầu sử dụng để lưu trữ nội bộ cho công ty. Việc sử dụng debit note hoàn toàn linh hoạt và phụ thuộc nhiều vào kế toán của công ty, mỗi công ty áp dụng quy trình làm việc khác nhau dẫn đến họ sẽ lựa chọn sử dụng debit note form phù hợp với từng hoàn cảnh. Tuy nhiên, để sử dụng debit note thì doanh nghiệp sẽ cần xây dựng một quy trình làm việc phù hợp để không chỉ một giao dịch mà những giao dịch sau, chỉ cần áp dụng quy trình là kế toán cho thể thông báo với bên mua một cách nhanh nhất. 

II. Phân biệt debit note và credit note 

1. Credit note là gì?

Credit note là gì

Credit Note được sử dụng như một loại chứng từ được cung cấp do người bán với lượng tiền nhỏ hơn hoặc bằng so với lượng tiền đã được ghi trên hóa đơn. Trong một số trường hợp thương mại hàng hóa, người mua hàng muốn gửi lại hàng lỗi hoặc không nhận sản phẩm thì người bán sẽ sử dụng credit note để kích thích người mua quay lại. Có thể nói người bán sử dụng credit note như trả lại tiền thừa cho người mua nhưng bằng một phương thức khác thay vì tiền mặt. 

Trong một số trường hợp người bán xuất cho người mua credit note nếu người mua nhận hàng và kiểm tra thấy một lượng hàng lỗi hoặc chất lượng không đảm bảo hoặc khi trong thời gian còn bảo hành mà sản phẩm bị lỗi kỹ thuật do nhà sản xuất. 

Ví dụ như công ty A mua hàng của công ty B với số lượng 5000 cái, trong quá trình vận chuyển, do sự cố ngoài ý muốn gây ra thiệt hại 200 cái hư hỏng. Khi nhận được hàng, số lượng thực tế mà công ty B nhận được là 4800 cái, vậy công ty B sẽ thông báo về tổn thất này cho công ty A. Sau khi xác nhận thông tin, công ty B sẽ xuất cho công ty A một credit note có giá trị tương đương với 200 cái hư hỏng như phần tiền trả lại. Credit note này sẽ được sử dụng cho những đơn hàng sau như một phần thanh toán giống như thanh toán tiền mặt và điều này hoàn toàn hợp pháp. 

2. Sự khác nhau giữa credit note và debit note là gì?

Debit note hay còn gọi là giấy ghi nợ được xuất bởi người bán với mục đích nhắc nhở hoặc thông báo cho người mua về khoản thanh toán sắp tới kỳ hạn. Ngoài ra, có nhiều mẫu debit note được sử dụng như một hóa đơn điều chỉnh tăng do người mua yêu cầu người bán xuất để làm điều chỉnh giá trị hàng hóa của đơn hàng trước đó. 

Credit note hay còn gọi là hóa đơn âm được xuất bởi người bán với mục đích như tiền thừa trả lại bù cho phần hàng hóa đã trả lại hoặc của hóa đơn trước đó. 

Mặc dù đều mang ý nghĩa là hóa đơn điều chỉnh nhưng debit note và credit note được sử dụng với 2 mục đích hoàn toàn trái ngược nhau. Trong một giao dịch thì doanh nghiệp có thể vận dụng được cả hai loại này để việc thanh toán trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn, đặc biệt với những giao dịch trao đổi hàng hóa lâu dài. 

III. Những hình thức khác nhau của giấy báo nợ là gì?

Để nâng cao tính chuyên nghiệp trong quy trình thu hồi công nợ, người bán đã dùng nhiều hình thức khác nhau để có thể phát hành giấy báo nợ cho người mua. Mỗi mẫu debit note khác nhau sẽ được sử dụng cho mỗi mục đích khác nhau nên để sử dụng đúng mẫu debit note cần thiết, kế toán cần tìm hiểu về các hình thức khác của debit note: 

• Dạng biên lai vận chuyển với hàng hóa nhận được bởi bên mua: Trong loại giao dịch này, người mua chưa thực hiện thanh toán đầy đủ giá trị đơn hàng cho người bán. Trong thời gian này, nếu người mua kiểm định chất lượng sản phẩm và nhận thấy có nhiều vấn đề chưa đạt thì người mua hoàn toàn có thể trả lại hàng hóa kèm theo biên lai vận chuyển cho bên bán mà không cần thực hiện thanh toán trước.
• Dạng bưu thiếp: Debit note dạng này thường được sử dụng để nhắc nhở về khoản nợ mà bên mua cần phải trả. Giấy báo nợ dạng bưu thiếp thường được sử dụng vì tính hữu dụng của nó khi muốn kiểm tra lại các hóa đơn và các loại chứng từ gốc đã phát hành. Người bán cũng cảm thấy việc thu hồi nợ trở nên nhẹ nhàng hơn khi sử dụng giấy báo nợ dạng bưu thiếp. 

Tùy vào mục đích cũng như trường hợp khác nhau mà người bán sẽ sử dụng mỗi loại debit note form khác nhau. 

Mẫu giấy debit note

Dưới đây là một số mẫu debit note điển hình thường được các doanh nghiệp sử dụng: 

• Mẫu debit note này được sử dụng ở những công ty xuất nhập khẩu, khi bên bán xuất hàng ra cảng, sau khi hãng tàu xử lý hàng hóa và xuất hàng đi, hãng tàu sẽ gửi một form debit note như trên để nhắc nhở về khoản công nợ cho đơn hàng vừa rồi. Trên giấy báo nợ sẽ ghi đầy đủ những nội dung về bên bán, bên mua, thông tin đơn hàng và những loại phí phát sinh cho đơn hàng. 
• Mẫu debit note trên lại được sử dụng trong những công ty thương mại hàng hóa, người bán xuất hàng cho người mua và chưa nhận được thanh toán. Tác dụng của debit note form này là nhắc nhở về công nợ của đơn hàng trước đó sắp tới kỳ hạn thanh toán. 

Đối với mỗi công ty, kế toán sẽ có những mẫu debit note khác nhau vì hàng hóa của mỗi công ty không giống nhau và những thông tin giao dịch cũng khác nhau nên việc tạo một debit note phù hợp với đặc thù công ty là cần thiết. Vậy nên khi làm nghiệp vụ kế toán ở mỗi công ty khác nhau, giấy ghi nợ sẽ có những thông tin khác nhau nhưng mục đích chính của debit note chính là nhắc nhở công nợ.

IV. Kết luận 

Debit note hay còn gọi là giấy ghi nợ được sử dụng nhiều trong những giao dịch giữa hai doanh nghiệp B2B. Việc sử dụng debit note không bắt buộc nên tùy vào sự lựa chọn của công ty mà họ sẽ chọn phương thức phù hợp nhất với mỗi giao dịch. Mục đích của giấy ghi nợ nhằm xác định lại những giao dịch đã diễn ra nên để nghiệp vụ kế toán chuyên nghiệp hơn thì việc sử dụng debit note là cần thiết. Khi làm kế toán trong công ty thương mại thì việc tìm hiểu về các debit note form cũng cần được thực hiện để mang lại hiệu quả tốt trong nghiệp vụ công ty.

Sau khi hiểu được debit note là gì và cách sử dụng các debit note form thì doanh nghiệp có quyền lựa chọn sử dụng hoặc không sử dụng debit note. Nhiều doanh nghiệp nhỏ hay các cá nhân kinh doanh cho rằng việc sử dụng những loại giấy tờ này làm cho giao dịch mua bán trở nên phức tạp và khó kiểm soát. Những cá nhân kinh doanh quan tâm đến việc giao dịch nhanh, gọn, dễ dàng nhưng khi sử dụng debit note thì phải có thêm một kế toán trưởng để làm các loại nghiệp vụ. Có thể với những cá nhân kinh doanh, giá trị đơn hàng chưa lớn và lượng khách hàng chưa nhiều nên việc kiểm soát còn dễ dàng. Nhưng đối với những doanh nghiệp lớn, lượng đơn hàng trong tháng nhiều và lượng khách hàng cũng đã gắn bó lâu năm, việc sử dụng debit note là cần thiết. Debit note không chỉ được xuất trên bản giấy mà các thông tin còn được lưu giữ trong hệ thống nghiệp vụ kế toán nhằm giúp cho doanh nghiệp kiểm soát dễ hơn những hóa đơn chưa thanh toán hay những thông báo từ khách hàng cần được giải quyết. Vậy nên nếu doanh nghiệp của bạn đã lâu năm thì việc áp dụng một hệ thống kế toán, giảm thiểu giấy tờ sẽ là sự lựa chọn đúng đắn.