Giấy báo nợ là gì? Tất tần tật thông tin về debit note bạn nên biết

Trong hoạt động nghiệp vụ kế toán về công nợ, giấy báo nợ chính là một chứng từ thường xuyên có để thực hiện căn cứ thu hồi nợ. Vậy giấy báo nợ là gì? Trong hoạt động kế toán về công nợ nhất thiết phải có giấy báo nợ?

Với lĩnh vực kinh doanh thì chúng ta không còn mấy xa lạ với nhiều loại giấy chứng từ, trong đó ví dụ như là Giấy báo nợ. Thuật ngữ này được dùng nhiều ở trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và logistics. Vậy cụ thể ra sao, với giấy báo nợ này có ý nghĩa như thế nào. Hãy theo dõi bài viết dưới đây sẽ để bạn có câu trả lời thích đáng nhé.

I. Một vài thông tin về giấy báo nợ 

1. Khái niệm giấy báo nợ 

Giấy báo nợ còn được gọi là debit note, khái niệm này đã xuất hiện nhiều trong kinh doanh giữa hai doanh nghiệp với nhau trong khi có giao dịch về mua bán tuy nhiên người bán chưa nhận được phần tiền thanh toán cho người mua. Sau khi giao dịch này thành công, thì người bán nhằm mục đích nhắc nhở người mua thanh toán cho đơn hàng sẽ dùng công cụ này để nhắc nhở tới người mua những khi sắp đến nhiều kỳ hạn thanh toán. Ngoài ra, giấy báo nợ này cũng có tác dụng giống như là một dạng hóa đơn để điều chỉnh nếu như ở trong quá trình nhập liệu có xảy ra sai sót.

Ngoài ra giấy báo nợ cũng còn được hiểu là một chứng từ do người mua nêu ra và được dùng trong những tình huống cụ thể khi người mua muốn chỉ ra hay yêu cầu trả lại số tiền đã trả cho người bán; nếu hàng hóa mà anh ta muốn nhận được không đúng hay bị hư hỏng hoặc để hủy bỏ toàn bộ các đơn đặt hàng. Người mua có thể phát hành giấy ghi nợ hay giấy báo ghi nợ trong nhiều tình huống khác nhau và đó là một cách để đưa ra yêu cầu nhận được về giấy báo có từ người bán và không gì khác ngoài bằng chứng hỗ trợ cho việc trả lại hàng trong sổ kế toán của họ. Như đã đề cập ở trên, người mua có thể tăng hay phát hành giấy ghi nợ trong nhiều trường hợp khác nhau, chẳng hạn như là:

Định nghĩa về giấy báo nợ

• Nếu hàng hóa mà anh ta đã nhận được hay không đúng hoặc có thể bị hư hỏng.
• Nếu người bán đã tính phí thì anh ta nhiều hơn giá đã thỏa thuận.
• Nếu chi phí hay mô tả sản phẩm được đề cập trong hóa đơn không chính xác.

2. Ví dụ về giấy báo nợ 

Công ty A đã mua hàng hóa trị giá £ 200 bởi Công ty B. Khi đến Công ty A thì hàng hóa bị hư hỏng. Công ty A đã mong muốn trả lại hàng cho Công ty B. Công ty A đã phát hành một giấy ghi nợ - chứa tất cả những thông tin có liên quan bao gồm số tiền mua ban đầu và VAT.

Khi Công ty B nhận được giấy báo nợ thì họ có thể xem xét và chấp thuận yêu cầu khi phát hành giấy báo có làm bằng chứng hoàn trả ở Công ty A.

Trong trường hợp này, chính người mua cũng sẽ phát hành giấy ghi nợ cho nhà cung cấp như là một yêu cầu ghi có hay hoàn trả. Tuy nhiên, cũng có trường hợp giấy báo nợ sẽ được phát hành từ các nhà cung cấp cho người mua. Ví dụ:

Nhà cung cấp, Công ty Z, bán và vận chuyển hàng hóa trị giá £5000 tới người mua, Công ty X. Công ty Z được xuất hóa đơn cho Công ty X chỉ £4000 (do nhầm lẫn). Công ty Z nhận ra sai lầm của họ và được phát hành một giấy báo nợ cho Công ty X về khoản chênh lệch £1000 để có thể giải quyết khoản chênh lệch và thực hiện những điều chỉnh cần thiết trong tài khoản phải thu của họ.

3. Đặc điểm của giấy báo nợ 

• Nó được gửi để thông báo về việc ghi nợ đã được thực hiện ở trên tài khoản của người bán cùng với lý do.
• Sách trả lại mua được để cập nhật trên cơ sở của nó. (Trường hợp về đổi trả hàng)
• Các lý do thông thường sẽ bao gồm từ việc nhận hàng không đầy đủ và hàng nhận bị hư hỏng hoặc không chính xác… 
• Nó được lập như là một hóa đơn thông thường và hiển thị số về tiền dương.
• Giấy báo nợ là chứng từ không bắt buộc cần phải có khi thực hiện các giao dịch giữa người mua và người bán với nhau. Trong một vài trường hợp đặc biệt, thì người mua có thể yêu cầu giấy tờ này để có thể đáp ứng đối chiếu với yêu cầu lưu trữ nội bộ của công ty.

4. Các dạng khác của giấy báo nợ  

Ngoài định dạng thư, giấy báo nợ còn có thể được cung cấp dưới dạng biên lai để vận chuyển với hàng hóa nhận được. Mặc dù với số tiền đến hạn có thể được lưu ý, thanh toán cũng sẽ không được tiến hành cho đến khi một hóa đơn chính thức đã được gửi cho người mua. Điều này nó cho phép người mua có cơ hội trả lại hàng hóa và nếu cần thiết mà còn không phải thanh toán trước.

Một số giấy báo nợ có thể được gửi ở dưới dạng bưu thiếp còn đóng vai trò nhắc nhở về khoản nợ mà người mua đang tích lũy. Điều này có thể hữu ích ở trong trường hợp người bán không chắc chắn về hóa đơn gốc đã được phát hành hoặc kiểm lại. Bưu thiếp cũng có thể chứa nhiều thông tin về cách giải quyết nợ, chẳng hạn như là thông tin liên hệ có liên quan.

Xem thêm: Phiếu xuất kho là gì? Cách lập mẫu phiếu xuất kho như thế nào?

II. Phân biệt giữa giấy báo nợ và giấy báo có (debit note và credit note) 

1. Giấy báo có là gì?    

Giấy báo có, còn được gọi là bản ghi nhớ tín dụng hay bản ghi có, đó là một tài liệu pháp lý chính thức, giống như là hóa đơn hay đơn đặt hàng, mà nhà cung cấp cung cấp cho khách hàng để thông báo tới khách hàng rằng thẻ tín dụng đang được áp dụng cho tài khoản của họ cho ở bất kỳ số nào lý do. Đó là một cách để hoàn lại toàn bộ hay một phần cho những hóa đơn đã được phát hành hoặc thanh toán. Bạn có thể phát hành các giấy báo có cho khách hàng của mình vì:

• Khách hàng đã trả lại hàng hóa hay từ chối dịch vụ bởi vì bất kỳ lý do nào
• Có một khoản thanh toán thừa ở trên hóa đơn ban đầu
• Có sai sót về giá trên hóa đơn gốc
• Hàng hóa đã bị hư hỏng theo một cách nào đó trong quá trình vận chuyển

Giấy báo có nên được phát hành trong khi có nhu cầu hủy toàn bộ hay một phần hóa đơn đã được phát hành. Điều này còn được thực hiện để giữ cho hồ sơ kế toán được ổn định bởi vì không thể xóa hay chỉnh sửa hóa đơn khi đã phát hành. Giấy báo có cho phép bạn xóa các số tiền trên hóa đơn khỏi hồ sơ tài chính của mình mà không cần phải xóa chính hóa đơn đó. Tại sao nó lại quan trọng? Tại Hoa Kỳ, Vương quốc Anh, Úc, New Zealand với một số quốc gia khác nữa, quy trình kiểm toán đã được bắt buộc theo luật định, có nghĩa là việc xóa hóa đơn chính là bất hợp pháp.

Sự khác nhau giữa giấy báo nợ và giấy báo có

Thư báo ghi có cũng có thể được phát hành ở trong trường hợp khách hàng thay đổi đơn các đặt hàng sau khi hóa đơn đã được phát hành. Đôi khi, người bán cấp tín dụng cho người mua như là một hành động thiện chí trong những tình huống mà thỏa thuận bán hàng ban đầu không có nhiều chính sách hoàn lại tiền rõ ràng cho những mặt hàng bị trả lại. Điều này cho phép người mua trao đổi những mặt hàng đã mua cho những người khác mà người bán đã cung cấp.

2. Điểm khác nhau giữa giấy báo có với giấy báo nợ 

Ý nghĩa:

• Giấy báo nợ: Giấy báo nợ không có gì khác ngoài một tài liệu, cũng có thể được dùng làm bằng chứng để có thể phản ánh rằng một khoản nợ được thực hiện vào tài khoản của người bán.
• Giấy báo có: Giấy báo có không có gì khác ngoài một hình thức có bán hàng trả lại rõ ràng và được dùng để phản ánh rằng một khoản ghi có được thực hiện vào một tài khoản của người mua.

Mục đích sử dụng:

• Giấy báo nợ: mua hàng trả lại
• Giấy báo có: bán hàng trả lại các loại hàng hóa

Người phát hành:

• Giấy báo nợ: Người mua hay người mua không hài lòng và hài lòng đối với chất lượng sản phẩm mà mình nhận được. Trong hầu hết những trường hợp, các mặt hàng đã mua được trả lại do một vài lỗi hay sai lệch trong hàng hóa.
• Giấy báo có: Do chính người bán hay nhóm bán hàng của họ đã bán bớt hàng hóa.

Nghiệp vụ kế toán:

• Giấy báo nợ: Khi giấy báo nợ đã được phát hành, tài khoản nhà cung cấp sẽ được ghi có và tài khoản của khách hàng được ghi có.
• Giấy báo có: Khi giấy báo có được phát hành và tài khoản nhà với cung cấp được ghi nợ và tài khoản khách hàng được ghi có.

Mực viết sử dụng:

• Giấy báo nợ: có mực xanh
• Giấy báo có: có mực đỏ

Kết quả:

• Giấy báo nợ: tài khoản mua hàng đã bị giảm
• Giấy báo có: tài khoản bán hàng giảm

Giấy báo có và giấy ghi nợ cũng đã trở thành một phần không thể thiếu ở trong văn hóa kinh doanh ngày nay khi những doanh nghiệp và tập đoàn trở nên lớn mạnh và việc mua hàng của họ cũng vậy, việc mua bán của họ cũng vậy. Như đã đề cập ở phía trên, giấy ghi nợ và giấy báo có chính là hai mặt của cùng một đồng tiền, nó rất giống nhau tuy nhiên hoàn toàn khác nhau. 

Xem thêm: 7 nguyên tắc kế toán cơ bản quan trọng nhất trong luật kế toán mà bạn nên biết

Những điểm khác biệt chính giữa giấy báo ghi nợ với giấy báo có như sau:

- Giấy báo có không gì khác nhau ngoài một hình thức bán hàng để trả lại rõ ràng và được sử dụng để có thể phản ánh rằng một khoản ghi có được thực hiện vào một tài khoản của người mua trong khi giấy báo nợ cũng chỉ là một tài liệu, cũng có thể được dùng làm bằng chứng để phản ánh rằng một khoản ghi nợ được thực hiện cho nhiều tài khoản của người bán.

- Giấy báo có do người bán hay đại lý phát hành trong khi giấy ghi nợ do vậy người mua hay khách hàng phát hành. Nếu người bán mong muốn ghi có thì sẽ ghi bút toán tương ứng vào sổ kế toán của mình qua mực đỏ, nhưng khi người mua hoặc khách hàng đã phát hành giấy báo nợ thì người đó sẽ ghi vào sổ kế toán của mình bằng mực xanh.

- Giấy báo có và giấy ghi nợ thỉnh thoảng còn được phát hành. Khi một giấy báo có được phát hành, thì nó được phát hành để trả lại hay trả lời một giấy báo nợ của khách hàng và nó ngụ ý rằng người bán sẽ ghi có cho khách hàng với số tiền đã được tính quá nhiều hay bị phát hiện có lỗi. Mặt khác, với giấy ghi nợ được phát hành để nêu lên một tình huống trong đó thì nhà cung cấp đã tính phí quá cao cho khách hàng của mình hay sau đó đã nhận được sản phẩm bị lỗi.

- Giấy báo có được biểu thị bằng dấu âm trong khi giấy báo nợ còn được ghi bằng dấu dương. Một giấy báo có không chỉ ảnh hưởng đến tài khoản của bán hàng trả lại và có thể được phát hành nếu như khách hàng đã bị tính phí sai. Tương tự như vậy, giấy ghi nợ không chỉ ảnh hưởng tới đến tài khoản trả lại hàng mua mà còn có thể làm giảm thêm số tiền mua hàng do lỗi tính phí quá cao.

- Giấy báo có chỉ được phát hành ở trong trường hợp bán tín dụng trong khi giấy ghi nợ chỉ được phát hành với trường hợp mua tín dụng. Khi giấy báo có được phát hành, thì tài khoản bán hàng trả lại được ghi nợ và tài khoản khách hàng được ghi có trong khi đó giấy báo nợ được phát hành và tài khoản của nhà cung cấp đã được ghi nợ và tài khoản của khách hàng được ghi báo có.

III. Những nội dung cần có trong giấy báo nợ

Giấy báo nợ cần phải có đầy đủ nội dung sau đây:
- Tên, địa chỉ cũng như số điện thoại, số fax, mã số thuế của nhà cung cấp.
- Tên của các loại chứng từ.
- Ngày phát hành ở trong tài liệu.
- Tên, địa chỉ và số điện thoại hay số fax / Số ID duy nhất, nếu được đăng ký của người nhận.
- Tên và địa chỉ của người nhận trong địa chỉ giao hàng, nếu người nhận đó chưa được đăng ký.
- Số và ngày của hóa đơn thuế tương ứng hay, tùy từng trường hợp, hóa đơn cung cấp.
- Giá trị chịu thuế của hàng hóa hay dịch vụ, thuế suất và số thuế được khấu trừ hoặc, tùy vào từng trường hợp, được ghi nợ cho người nhận.
- Chữ ký hay chữ ký số của nhà cung cấp hoặc đại diện được ủy quyền của họ.

Giấy báo Nợ có thể được phát hành ở bất kỳ lúc nào, tức là không có giới hạn thời gian phát hành về Giấy báo Nợ. Giấy báo Nợ cần phải được khai báo trong các tờ khai thuế GST được nộp vào tháng tiếp theo cho tháng mà chứng từ đã được phát hành.

Xem thêm: Chứng từ kế toán đó là gì? Nội dung cần có và những phân loại chứng từ kế toán

IV. Một số câu hỏi liên quan đến giấy báo nợ    

1. Giấy báo có của ngân hàng có phải là một chứng từ không?   

Giấy báo có và giấy báo nợ của ngân hàng chính là chứng từ kế toán hàng tháng nhằm mục đích kiểm soát chi tiêu tài chính.

2. Hướng dẫn ghi giấy báo có trong ngân hàng

Mỗi ngân hàng đều có một mẫu giấy báo có khác nhau, tuy nhiên vẫn có một số nội dung gần giống nhau đó là: 

• Thông tin công ty hay tài khoản của bạn: Tên công ty, số tài khoản ngân hàng của bạn
• Tên ngân hàng của chủ tài khoản
• Thông tin về vấn đề giao dịch chuyển tiền vào tài khoản
• Ngày tháng năm giao dịch và thời gian giao dịch
• Số tiền thêm vào tài khoản và các loại tiền
• Ngân hàng phát lệnh và tên ngân hàng giữ tài khoản
• Người chuyển tiền
• Nội dung giao dịch
• Chữ ký của kiểm soát viên, giao dịch viên phát hành về giấy báo có

V. Kết luận

Và trên đây là tuyển tập những kiến thức bổ ích của 123job mà chúng ta cần nắm được khi phát hành “Giấy báo nợ”. Hãy nắm chắc cho mình đầy đủ kiến thức trên để không bị xảy ra các sai sót không mong muốn nhé!