Kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng trong nội bộ doanh nghiệp

Trong quá trình kiểm soát nội bộ doanh nghiệp không thể không nhắc đến quy trình Kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng. Đây là quy trình quan trọng, ảnh hưởng mạnh đến tình hình tài chính của doanh nghiệp.

Kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng là quá trình kiểm soát các rủi ro xảy ra với tiền và tài khoản ngân hàng nội bộ được quản lý bởi công ty một cách nghiêm ngặt. Vậy quy trình Kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng cần lưu ý những gì?

I. Kiểm soát tiền mặt

1. Rủi ro

Rủi ro mất mát từ tiền mặt

Trong quá trình Kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng, rủi ro mất mát khi tiền mặt là hiện vật có thể bị sử dụng sai mục đích phát triển doanh nghiệp hoặc bị đánh cắp bởi người trong nội bộ doanh nghiệp, kẻ gian đột nhập từ bên ngoài..

2. Giải pháp xử lý rủi ro

• Để kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng tốt, doanh nghiệp của bạn nên có một hệ thống như là sổ quỹ thống kê, ghi chép thu và chi tiền mặt, dưới sự quản lý của các thủ quỹ. 
• Bên cạnh đó, toàn bộ tiền mặt chỉ được phép rút ra khỏi quỹ khi người rút tiền có phiếu chi được phê duyệt bởi lãnh đạo công ty và khi thu tiền mặt vào quỹ doanh nghiệp luôn luôn phải đi kèm với phiếu thu được phê duyệt.
• Một trong những cách Kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng tốt nhất là nên có hạn mức thanh toán tiền mặt cho mỗi bộ phận trong doanh nghiệp và mọi khoản thanh toán vượt quá mức quy định cho phép thì sẽ phải chuyển qua thanh toán bằng tài khoản ngân hàng.
• Trong một khung giờ làm việc nhất định, có thể theo ca hoặc theo ngày, vào thời điểm cố định sẽ chỉ nên để một người tiếp cận tiền mặt và chịu trách nhiệm với số tiền mặt đó. Toàn bộ tiền mặt của doanh nghiệp nên được quản lý chặt chẽ và cất giữ cẩn thận trong hộp có khoá.
• Các bút toán giao dịch tiền mặt cần phải được một nhân viên nhất định chịu trách nhiệm lập và quản lý chặt chẽ trong quy trình Kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng. Nhân viên này không có quyền hạn được tiếp cận hoặc trông giữ tiền mặt của doanh nghiệp. 
• Quy trình Kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng phải được thực hiện thường xuyên qua việt toàn bộ số dư tiền mặt của doanh nghiệp trên sổ cái cần được đối chiếu và kiểm soát hàng ngày, so sánh với sổ quỹ tiền mặt do thủ quỹ của công ty lập.

II. Đối chiếu ngân hàng

1. Các rủi ro khi kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng

Trong quá trình Kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng, các doanh nghiệp đôi khi không thể ngăn chặn hoặc phát hiện kịp thời hành vi bất chính khi đối tượng thực hiện việc chuyển khoản hoặc rút tiền ngân hàng từ các tài khoản của công ty, hoặc quá trình chuyển khoản, rút tiền bị lỗi hệ thống.

2. Giải pháp kiểm soát rủi ro

• Để Kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng trong quá trình quản lý tài khoản ngân hàng, bộ phận kế toán ngân hàng cần thực hiện thường xuyên việc đối chiếu số dư trên sổ phụ của ngân hàng với số dư trên sổ sách kế toán của doanh nghiệp. Việc kiểm tra và đối chiếu này nên được thực hiện bởi một người quản lý có thẩm quyền của ngân hàng và người này không có quyền được tham gia vào việc xử lý hoặc hạch toán thu chi tiền trong cả ngân hàng và doanh nghiệp. 
• Tiến hành Kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng bằng việc đối chiếu sổ sách theo định kỳ, ít nhất là hàng tháng hoặc nếu có điều kiện thì kiểm tra hàng tuần. Mỗi lần kiểm tra cần có báo cáo cụ thể bằng văn bản, có chữ ký và cam kết của người kiểm tra và đại diện doanh nghiệp, ngân hàng.
• Trong trường hợp có bất kỳ chênh lệch nào cần lưu ý đối chiếu với các khoản tiền gửi chưa được ngân hàng xử lý hoặc các giao dịch bằng séc đã phát hành nhưng chưa trình ngân hàng.
• Trường hợp bất kỳ khoản mục thanh toán nào không đối chiếu được thì phải lập văn bản báo cáo ngay cho Kế toán Trưởng hoặc Giám đốc Tài chính của doanh nghiệp để có biện pháp xử lý kịp thời.

3. Kiểm soát nhân viên trong quy trình quản lý tiền mặt và tài khoản ngân hàng

Trong quá trình Kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng, đôi khi người có thẩm quyền ký duyệt cho các khoản mục thanh toán bằng tài khoản ngân hàng của công ty có thể đưa ra các quyết định gian lận, chỉ thị việc chuyển khoản hoặc rút tiền từ tài khoản ngân hàng cho mục đích sai lệch, không được phép. 

Hoặc trong trường hợp khác, khi quá trình Kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng không chặt chẽ thì một nhân viên nào đó của doanh nghiệp có ý định gian lận sẽ bằng một cách nào đó mà có được chữ ký của người có thẩm quyền phê duyệt cho việc chuyển khoản hoặc rút tiền ngân hàng qua tài khoản ngân hàng. Từ đó, họ có thể thực hiện hành vi rút tiền của doanh nghiệp để phục vụ cho mục đích xấu.

Kiểm soát nhân viên

Để giải quyết được tình trạng trên trong Kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình Kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng thật chặt chẽ bằng một số biện pháp như sau:

• Doanh nghiệp khi Kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng cần áp dụng một cách thực tế, yêu cầu nhiều chữ ký của nhiều người có thẩm quyền cho việc chuyển tiền vượt quá một khoản nhất định nào đó. Ví dụ như trong mỗi chứng từ yêu cầu rút tiền sẽ có ba chữ ký chính: một chữ ký của Kế toán Trưởng hoặc Giám đốc Tài chính, một chữ ký của trưởng bộ phận cần sử dụng đến tiền trong tài khoản và một chữ ký cuối cùng của Tổng Giám đốc Công ty, doanh nghiệp.
• Mọi hoạt động chuyển khoản trong Kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng chỉ được phép phê duyệt và thực hiện khi các chứng từ kế toán được trình lên ban Giám đốc công ty. Các chứng từ này bao gồm: phiếu đề nghị mua hàng có mức giá cụ thể đã được phê duyệt; đơn đặt hàng có mức giá cụ thể được nhà cung cấp chấp thuận và bản hợp đồng mua hàng có dấu đỏ, nếu có; biên bản giao hàng hoặc chứng từ, bằng chứng về việc thực hiện, sử dụng dịch vụ.

III. Quy trình thu chi tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng

Trong quá trình Kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng không thể không nhắc đến Quy trình thu chi tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng của các doanh nghiệp. Bạn có biết các bước để thực hiện việc thu chi tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng trong doanh nghiệp là gì không?

Đây là quy trình thu chi tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng trong việc Kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng gồm 8 bước được thực hiện bởi nhân viên phòng tài chính - kế toán và dưới sự giám sát nghiêm ngặt của ban giám đốc doanh nghiệp. Cụ thể 8 bước để thực hiện Quy trình thu chi tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng trong Kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng là:

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu, đề nghị thu/chi.

Nhân viên kế toán tiền mặt hoặc nhân viên kế toán ngân hàng tiếp nhận đề nghị thu/chi từ người có nhu cầu và kiểm tra đầy đủ các chứng từ kèm theo từ các cá nhân là khách hàng, cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp.

Các chứng từ cần thiết bao gồm:

• Chứng từ chi tiền: Đây là các giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, giấy thông báo nộp tiền, các hóa đơn thanh toán dịch vụ, hợp đồng mua hàng, các hóa đơn mua/bán hàng hóa, đơn đặt hàng, biên bản giao nhận hàng và một số giấy tờ khác. Tất cả đều phải có dấu đỏ xác nhận của người có thẩm quyền.
• Chứng từ thu tiền: Đây là loại giấy thanh toán tiền tạm ứng, bản hợp đồng thanh toán, các hóa đơn mua bán hàng hóa hoặc các giấy tờ khác có liên quan trực tiếp đến việc thanh toán.

Bước 2: Đối chiếu, kiểm tra các chứng từ.

Nhân viên kế toán tiền mặt hoặc nhân viên kế toán ngân hàng tiến hành Kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng bằng cách đối chiếu các chứng từ gốc với các giấy tờ đề nghị thu/chi sao cho đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ (đầy đủ chữ ký phê duyệt và con dấu của cán bộ phụ trách, người đề nghị, người có thẩm quyền và tuân thủ đúng theo các quy định của doanh nghiệp cũng như Chính sách pháp luật của Nhà nước. 

Sau khi quá trình kiểm tra hoàn tất, không xảy ra vấn đề gì thì sẽ chuyển cho Kế toán trưởng xem xét và phê duyệt. Trong trường hợp các giấy tờ không hợp lệ sẽ bị trả lại cho người đề nghị.

Bước 3: Kế toán trưởng hoặc Giám đốc tài chính Kiểm soát chứng từ được trình lên.

Kế toán trưởng hoặc Giám đốc tài chính của doanh nghiệp sẽ Kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng bằng việc thực hiện kiểm tra, kiểm soát nghiêm ngặt các chứng từ đã được Nhân viên kế toán tiền mặt hoặc nhân viên kế toán ngân hàng rà soát từ trước. Việc kiểm tra này là để xem xét về tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ mà người đề nghị trình lên.

Kế toán trưởng hoặc Giám đốc tài chính của doanh nghiệp sẽ ký xác nhận đã kiểm tra vào giấy đề nghị thanh toán và các chứng từ hợp lệ liên quan đến việc thu chi tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng trước khi trình Ban giám đốc doanh nghiệp phê duyệt.

Bước 4: Phê duyệt của Ban giám đốc doanh nghiệp.

Trong quá trình Kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng, Ban giám đốc doanh nghiệp sẽ xem xét lại tính hợp lệ, hợp lý của các chứng từ mà Kế toán trưởng hoặc Giám đốc tài chính của doanh nghiệp đã phê duyệt. Sau đó căn cứ vào các quy định về hạn mức sử dụng tài chính của doanh nghiệp được phân cấp theo các bộ phận, Ban giám đốc doanh nghiệp sẽ xem xét và phê duyệt đề nghị thu/chi theo đúng nhu cầu và thẩm quyền được phân công như trong quy định.

Bước 5: Lập các chứng từ thu/chi hợp lệ.

Để Kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng, việc lập các chứng từ thu chi là vô cùng quan trọng vì đây là cơ sở để đối chiếu với các sai sót và lệch lạc về số liệu sau này. Việc lập chứng từ thu/chi được chia theo các giao dịch là thông qua tiền mặt và thông qua tài khoản ngân hàng như sau:

• Đối với giao dịch trực tiếp thông qua tiền mặt tại quỹ: Nhân viên kế toán tiền mặt sẽ là người lập phiếu thu/chi tiền theo đúng nội dung đã ghi sẵn trên giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, bảng kê nộp tiền… hợp lệ đã được ký duyệt bởi Kế toán trưởng hoặc Giám đốc tài chính và Ban giám đốc doanh nghiệp.
• Đối với giao dịch trực tiếp thông qua tài khoản ngân hàng: Nhân viên kế toán ngân hàng là người lập ủy nhiệm chi tương ứng với nội dung đã ghi sẵn trên giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, bảng kê nộp tiền… hợp lệ đã được ký duyệt bởi Kế toán trưởng hoặc Giám đốc tài chính và Ban giám đốc doanh nghiệp.

Bước 6: Ký duyệt các chứng từ thu/chi hợp lệ.

Bước tiếp theo trong quá trình Kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng là sau khi nhân viên kế toán tiền mặt hoặc nhân viên kế toán ngân hàng lập xong phiếu thu/phiếu chi/ủy nhiệm chi thì các giấy tờ này được chuyển cho Kế toán trưởng hoặc Giám đốc tài chính của doanh nghiệp phê duyệt trước khi chuyển cho Ban giám đốc công ty ký duyệt.

Bước 7: Tiến hành thực hiện việc thu/chi tiền.

Quá trình Kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng sắp được hoàn thiện khi doanh nghiệp Tiến hành thực hiện việc thu/chi tiền với 2 loại giao dịch với tiền mặt và thông qua tài khoản ngân hàng.

Đối với các giao dịch trực tiếp thông qua tiền mặt tại quỹ: Khi nhận được phiếu thu/phiếu chi đã được phê duyệt bởi Ban giám đốc doanh nghiệp kèm theo các chứng từ gốc, thủ quỹ của công ty phải có trách nhiệm sau:

• Kiểm tra lại số tiền, nội dung ghi trên phiếu thu, phiếu chi đã được nhân viên kế toán tiền mặt lập so với chứng từ gốc.
• Kiểm tra ngày, tháng lập phiếu thu, phiếu chi và chữ ký của người có thẩm quyền, xác nhận chữ ký là thật.
• Kiểm đếm thật chính xác số tiền thu vào hoặc chi ra cho chính xác để tránh sai sót nhầm lẫn sau này.
• Yêu cầu người nộp tiền hoặc nhận tiền ký và ghi rõ họ tên vào phiếu thu hoặc phiếu chi.
• Thủ quỹ phải ký và ghi rõ họ tên vào phiếu thu hoặc phiếu chi và giữ lại 1 liên để ghi vào Sổ quỹ của doanh nghiệp.
• Giữ lại toàn bộ chứng từ phiếu thu, phiếu chi kèm chứng từ gốc để trao trả lại cho kế toán sau khi duyệt thu/chi xong. 

Đối với các giao dịch thu chi tiền thông qua tài khoản ngân hàng: Nhân viên kế toán ngân hàng nộp ủy nhiệm chi, séc... cho ngân hàng gồm 02 liên. Ngân hàng sẽ có trách nhiệm đóng dấu và trả lại cho nhân viên kế toán ngân hàng.

Bước 8: Cập nhật chính xác các thông tin, số liệu vào hệ thống kế toán doanh nghiệp.

Sau khi bộ chứng từ đã hoàn thành và bên quỹ đã xác nhận việc xuất tiền hoặc thu tiền thì nhân viên kế toán tiền mặt và nhân viên kế toán ngân hàng sẽ căn cứ vào các chứng từ gốc và phiếu thu/chi để ghi các chứng từ sổ sách kế toán theo đúng quy định của doanh nghiệp.

IV. Những lưu ý cần thiết cho thủ quỹ khi quản lý quỹ tiền mặt

Để hoàn thành tốt quy trình Kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng các bộ phận trong doanh nghiệp cần có ý thức tự giác chấp hành những quy định của công ty và tuân thủ theo Hiến pháp và Pháp luật nước Việt Nam. 

Đặc biệt trong nội bộ công ty phải kể đến vị trí thủ quỹ, đây là người trực tiếp tham gia vào quá trình Kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp. Để trở thành một thủ quỹ tốt, góp công sức xây dựng doanh nghiệp, bạn cần lưu ý một số điểm sau trong quy trình Kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng:

• Tiền mặt tồn quỹ sau mỗi lần kiểm kê phải được lưu giữ tại két và phải được tập trung tại một nơi nhất định ở trong nội bộ cơ sở của doanh nghiệp. Nghiêm cấm hành vi lấy tiền quỹ để sử dụng cho mục đích cá nhân và tuyệt đối không được để tiền của cá nhân vào trong két.
• Tiền mặt tồn quỹ sau mỗi lần kiểm kê đều phải được phân loại rõ ràng theo từng mệnh giá và từng loại tiền và được kiểm đếm vào cuối ngày. Thủ quỹ là người duy nhất được giữ chìa khóa két và không được giao cho bất kỳ ai khi chưa được lệnh của lãnh đạo doanh nghiệp.
• Két đựng tiền phải được khóa kỹ bằng mật mã riêng và để đúng nơi quy định, niêm phong chặt chẽ trước khi thủ quỹ ra về.
• Thường xuyên báo số cáo dư tiền mặt, tiền gửi ngân hàng cho giám đốc doanh nghiệp để phục vụ công tác sản xuất kinh doanh.
• Định kỳ vào ngày cuối tháng, nhân viên kế toán tiền mặt và nhân viên kế toán ngân hàng sẽ cùng thủ quỹ kiểm kê lại quỹ tiền mặt và đối chiếu sổ sách kịp thời rồi lập báo cáo trình Ban giám đốc quản lý.

Sắp xếp tiền mặt theo từng mệnh giá riêng

V. Kết luận

Như vậy chúng ta vừa tìm hiểu về Kiểm soát tiền mặt và tài khoản ngân hàng trong quy trình kiểm soát nội bộ doanh nghiệp. Chúng tôi mong rằng với những kiến thức trong bài viết này sẽ giúp bạn điều hành doanh nghiệp tốt hơn và vững vàng hơn.