Payroll là gì? Tất cả những điều bạn cần biết về Payroll

Payroll chính là một thuật ngữ được sử dụng phổ biến ở trong lĩnh vực nhân sự, nó có nghĩa là bảng lương. Tuy nhiên không phải người làm nhân sự nào cũng am hiểu rõ về bảng lương và cách xây dựng thang Payroll là gì?

Như ở trên các bạn đã biết thuật ngữ Payroll rất phổ biến trong lĩnh vực nhân sự, tuy nhiên vẫn còn nhiều người chưa rõ về Payroll là gì? Cũng như Payroll services là gì? Cách để làm bảng lương hay cách tính Payroll là gì? Vậy nên trong bài viết dưới đây 123job sẽ chia sẻ đến bạn đọc về Payroll là gì, Payroll services, cách tính Payroll là gì và cách hoàn thiện bảng lương hàng kỳ nhé.

I. Payroll là gì?

Đầu tiên các bạn cần hiểu được Payroll là gì? Nó có nghĩa tiếng Việt là bảng lương, ngoài ra thì nó còn có ý hiểu là sổ lương, hay tổng quỹ lương… Tùy vào từng ngữ cảnh mà nghĩa Payroll là gì, thì nó được hiểu theo ý nghĩa cụ thể.

Payroll là gì

Bảng lương chính là ý nghĩa thông dụng nhất của Payroll nhé. Một bảng lương thì nó sẽ thường chứa đựng đầy đủ thông tin:

• Danh sách các nhân viên

• Tiếp theo là mức lương tương ứng của từng nhân viên và cả các khoản thu nhập khác như là mức lương cơ bản, mức lương theo vị trí, thưởng hiệu quả hay thưởng doanh số, phụ cấp, trợ cấp…

• Cuối cùng là các khoản khấu trừ như là Bảo hiểm xã hội (BHXH), thuế thu nhập cá nhân (TNCN), khoản tiền phạt hay các loại khấu trừ khác.

Mục đích nhìn vào Payroll là gì, nó giúp cho nhà quản lý sẽ nắm được tổng số tiền lương phải trả ở trong kỳ cho từng nhân viên và toàn bộ nhân viên ở tại tổ chức/doanh nghiệp nhé.

Xem thêm: Bật mí cách tính lương theo doanh số bán hàng giúp ích mọi doanh nghiệp

II. Chức năng của Payroll là gì?

Lương chính là một khoản chi lớn hàng tháng của doanh nghiệp. Nếu như không được xây dựng và được kiểm soát tốt hệ thống chi trả lương, Payroll services, thì sẽ khiến cho doanh nghiệp có thể bị lãng phí nhiều khoản tiền, hay bị vi phạm các chính sách, quy định ở trong Luật Lao động và quan trọng nhất là lương cũng ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu suất làm việc của nhân viên đấy. Nếu như doanh nghiệp chi trả lương mà không thỏa mãn người lao động hoặc là nó không tương xứng với hiệu quả/ giá trị mà người lao động đã đem lại, thì họ hoàn toàn có thể rời bỏ tổ chức để tìm đến một nơi mà sẵn sàng trả họ một mức thu nhập tốt hơn, tương xứng hơn.

Chức năng của một Payroll là gì?

• Giúp cho doanh nghiệp kiểm soát được hiệu quả khoản lương chi trả cho nhân viên và đồng thời các chi phí liên quan đến nhân sự nói chung.

• Tối ưu được hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực, nhằm thúc đẩy được hiệu suất làm việc của nhân viên, song song với đó là việc tạo động lực bằng chính sách thu nhập hấp dẫn nhé.

• Đảm bảo được việc chi trả lương tuân thủ theo đúng các chính sách, quy định của Luật Lao động và cả các Nghị định liên quan về mức lương tối thiểu vùng, cũng như các khoản khấu trừ, khoản trích từ lương như là BHXH, Thuế TNCN, các bậc lương cho từng vị trí hay chức danh công việc, hoặc theo các lĩnh vực/ngành nghề đặc biệt…

Xem thêm: Hệ số lương - nhân tố quan trọng đảm bảo quyền lợi người lao động

III. Những căn cứ xây dựng Payroll và hoàn thiện được bảng lương hàng kỳ

Để xây dựng Payroll là gì, Payroll services, nói cách khác là để xây dựng một bảng lương hiệu quả, thì phía nhân sự cần căn cứ vào nhiều yếu tố, nó bao gồm quy chế lương, mức lương trung bình ở trên thị trường hay mức lương tối thiểu vùng, quy chế khen thưởng,…

Liên quan đến một bảng lương hàng kỳ, Payroll services để tính được đúng và đủ thì nhân sự còn cần phải căn cứ vào bảng chấm công, cũng như kết quả kinh doanh để có thể tính toán một bảng lương chính xác.

1. Quy chế lương

Quy chế lương

Quy chế lương chính là một văn bản để xác định các vấn đề liên quan đến lương, thưởng và cũng như các khoản tiền chi trả cho người lao động, để có thể tránh xảy ra các trường hợp tranh chấp lao động ở trong tổ chức/doanh nghiệp nhé.

Quy chế lương thì nó thường có các nội dung: quy định về các loại lương theo chức danh, lương theo năng suất, hay thưởng doanh số, các khối lao động, hoặc nguyên tắc phân phối và việc sử dụng quỹ lương, các nguồn để hình thành quỹ lương, quy định về chế độ tiền lương hoặc tiền thưởng đối với từng cấp bậc/vị trí công việc, công thức cách tính Payroll là gì, chế độ bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế, hoặc quy định về việc trả lương và các quy định khác về việc tăng/điều chỉnh lương theo chức danh, cấp bậc…

2. Mức lương tối thiểu vùng

Căn cứ tiếp theo để xây dựng Payroll là gì? Đó chính là mức lương tối thiểu vùng, đay là cơ sở quan trọng để có thể xây dựng thang, bảng lương ở tại doanh nghiệp. Trong đó thì từ ngày 01/01/2021 thì mức lương tối thiểu vùng được quy định ở tại Nghị định 90/2019/NĐ-CP cụ thể như sau:

• Doanh nghiệp hoạt động ở trên địa bàn thuộc vùng I thì mức lương tối thiểu là 4.420.000 đồng/tháng

• Doanh nghiệp hoạt động ở trên địa bàn thuộc vùng II thì có mức lương tối thiểu là 3.920.000 đồng/tháng

• Doanh nghiệp hoạt động ở trên địa bàn thuộc vùng III thì có mức lương tối thiểu là 3.430.000 đồng/tháng

• Doanh nghiệp hoạt động ở trên địa bàn thuộc vùng IV thì có mức lương tối thiểu là 3.070.000 đồng/tháng

Đối với người lao động mà làm công việc đòi hỏi đã phải qua học nghề, đào tạo nghề, thì chắc chắn sẽ phải trả cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng được nêu trên nhé.

3. Mức lương trung bình trên thị trường

Căn cứ tiếp theo để xây dựng Payroll là gì? Hầu hết ở các doanh nghiệp đều đưa ra mức lương thực tế trả cho người lao động cao hơn so với mức lương tối thiểu vùng nhé. Căn cứ để có được mức lương thực tế để có thể thỏa thuận với NLĐ thì nó sẽ thường dựa vào năng lực, kinh nghiệm của họ và cũng như theo mức lương trung bình của vị trí đó ở trên thị trường.

4. Quy định về các khoản trích theo lương

Tiếp theo căn cứ để xây dựng Payroll là gì? Nó bao gồm các khoản Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp và cả Kinh phí công đoàn. Trong đó, với tổng các khoản (bao gồm: Bảo hiểm + Công đoàn) được trích vào chi phí của doanh nghiệp là 23.5%, và trích vào tiền lương của người lao động là 10.5% nhé.

Quy định về các khoản trích theo lương

Ngoài ra, các doanh nghiệp còn có các chính sách về lương, cũng như các khoản phụ cấp, trợ cấp theo từng vị trí công việc, hoặc theo từng nhóm ngành/lĩnh vực đặc biệt và nó được quy định ở tại Bộ Luật Lao động và các Nghị định liên quan khác nhé.

5. Bảng chấm công là căn cứ để tính được bảng lương hàng tháng

Căn cứ cuối cùng để xây dựng Payroll là gì? Để có thể tính được tổng số lương cần phải chi trả mỗi tháng, hay nó còn gọi là total payroll thì HR cần phải căn cứ vào bảng tổng hợp công thực tế nữa. Bảng chấm công cũng sẽ thể hiện số ngày công thực tế của mỗi nhân viên, hoặc số ngày nghỉ phép, đi công tác, để từ đó có thể tính toán các khoản thu nhập mà người lao động được hưởng trong kỳ nhé.

Xem thêm: Hướng dẫn viết mẫu đề xuất tăng lương khéo léo khiến sếp không thể từ chối

IV. Giải quyết cơ nhức đầu về Payroll là gì?

Tiền lương là vấn đề luôn gây ra nhiều thị phi ở trong chốn công sở. Những chuyện này hoàn toàn có thể gây ra ảnh hưởng xấu đến hiệu suất làm việc của bạn, cũng như mối quan hệ với đồng nghiệp. Để có thể hạn chế những thị phi không đáng có, trước hết các bạn cần tìm hiểu những vấn đề gặp phải về payroll là gì.

1. Những vấn đề gặp phải về payroll là gì?

Vấn đề thứ nhất về payroll là gì? Bộ phận tính lương làm việc có xảy ra chút sai sót. Các nhân viên làm cách tính payroll cuối tháng thường phải rất cẩn thận và tỉ mỉ kiểm tra các con số. Song, dù là một nhân viên có kinh nghiệm thì cũng vẫn có khả năng mắc lỗi như bình thường nhé. Vì vậy, nếu như thấy mức lương của bạn vào tháng này lại không được như dự tính, thì các bạn hãy mạnh dạn hỏi lại nhân viên tính tiền lương nhé. 

Vấn đề thứ hai về payroll là gì? Đó chính là việc trả lương sai thời hạn. Đi làm chật vật cả tháng, bao nhiêu vất vả, khổ sở nên cuối tháng khi đến ngày nhận lương thì luôn sẽ có chút mong chờ và vui sướng. Nhưng có thể lại vì một lý do nào đó như là nhân viên chưa kịp gửi bảng lương để cho các sếp xác nhận, hoặc sếp quá bận chưa nên phê duyệt, hay có trục trặc về lương thưởng và cần phải sửa lại khiến cho tiền lương không thể tới tay nhân viên đúng hạn. Điều này nếu như mà tiếp diễn thường xuyên thì chắc chắn nó sẽ gây ra đợt sóng ngầm trong công ty. 

Vấn đề thứ ba về payroll là gì? Đó chính là không công khai bảng lương một cách rõ ràng. Công sức của một người được ghi nhận thông qua lương. Tuy nhiên, ở trong chốn văn phòng thì sẽ luôn có sự tranh đua và ganh tị lẫn nhau. Lương lại là một vấn đề rất tế nhị, nếu như cứ úp úp mở mở thì nó sẽ khiến nhiều người sinh nghi và không phục. Người nọ sẽ cảm thấy lương của mình thấp hơn người kia trong khi mà hiệu suất làm việc ngang nhau. Thay vì làm việc kiểu bí mật như thế, các công ty cần nên cởi mở hơn khi mà công khai lương và thưởng. Để giúp cho nhiều nhân viên sẽ có sự đánh giá chính xác về bản thân mình và cũng như cố gắng noi theo những người có mức lương cao hơn mình nhé. 

Những vấn đề gặp phải về payroll là gì

Vấn đề thứ tư về payroll là gì? Đó là các khoản phụ phí và tăng lương theo thâm niên chưa được đầy đủ. Ngoài tiền lương và tiền thưởng ra thì các doanh nghiệp thường đưa ra đảm bảo là sẽ có thêm các khoản phụ phí khác cho nhân viên như là phụ phí xăng xe, hay tiền điện thoại... Ngày nay, vật giá ngày càng leo thang, các bạn không nên coi thường những khoản nhỏ này nhé. Bên cạnh đó, để có thể gắn bó với công ty lâu năm thì việc xét tăng lương theo đúng quy định.

2. Cách giải quyết những vấn đề đó

Nếu như bạn từng gặp phải một trong số các vấn đề ở trên thì các bạn đừng chờ đợi người khác sẽ giải quyết giúp bạn nhé. Bởi vì cho dù lỗi lầm là của ai thì cách giải quyết nhanh nhất đó chính là bản thân chủ động. Các bạn nên tự ghi chép lại mức lương của mình ra một quyển sổ riêng, cũng như các khoản tiền phải bỏ ra, phải chi vì công ty, để từ đó công ty sẽ trả lại cho bạn, tiền thưởng dựa theo hiệu suất làm việc của bạn,... hãy ghi càng chi tiết và càng rõ ràng càng tốt. Cuối tháng khi mà nhận lương, bạn hãy đối chiếu lại và xem nó có đúng với con số mình tự tính ra nhé. Nếu như chưa đúng thì bạn cần phải thắc mắc một cách tế nhị và lịch sự với người phụ trách bảng lương tháng đó nhé. Có thể rằng họ đang có sự nhầm lẫn, hoặc cũng có thể bạn tính sai. Không sao cả, đừng ngại ngùng mà đánh mất đi quyền lợi của bạn.

Quyển sổ mà bạn ghi rõ này thì nó chính là bằng chứng chứng minh bạn đúng, và lúc ấy bạn mới có thể đường hoàng để đòi quyền lợi. Nếu như không có nó, thì sẽ rất khó để giải quyết vấn đề dù bạn có đúng không nào. Dù có được giải quyết thì chắc chắn cũng sẽ xuất hiện sự hoài nghi từ phía nhân sự về sự trung thực của bạn.

Xem thêm: Kiểm soát nội bộ trong quy trình tiền lương như thế nào?

V. Cách tính payroll cơ bản cho nhân viên văn phòng

Căn cứ vào quy định của Nghị Định 157/2018 của NĐ - CP, thì cách tính payroll là gì, căn cứ theo mức lương tối thiểu vùng vào năm 2019 sẽ cao hơn so với mức lương tối thiểu vùng 2018 nhé. Vì vậy, cần phải có một vài lưu ý nhỏ cho các doanh nghiệp khi mà xây dựng bảng lương, payroll services cho doanh nghiệp của mình. Thang lương sẽ được xây dựng dựa trên mức lương tối thiểu vùng hiện hành nhé. Các doanh nghiệp thường sẽ lấy mức lương tối thiểu vùng hiện hành để làm gốc điều chỉnh mức lương của các chức vụ, hay nhóm công việc cho hợp lý với tài chính của công ty, mà nó vẫn tuân thủ các nguyên tắc được pháp luật lao động đã quy định. 

Nguyên tắc đầu tiên của cách tính payroll là gì? Mức lương thấp nhất dành cho chức vụ đơn giản nhất làm việc ở tại các công việc lao động bình thường của một doanh nghiệp thì sẽ không được thấp hơn mức lương tối thiểu của vùng. 

Cách tính payroll cơ bản cho nhân viên văn phòng

Nguyên tắc thứ hai của cách tính payroll là gì? Mức lương thấp nhất dành cho chức vụ đơn giản nhất mà đã có qua đào tạo, học nghề (nó sẽ tính cả lao động tự doanh nghiệp đào tạo ), thì ít nhất phải cao hơn 7% so với mức lương tối thiểu của vùng nhé. 

Nguyên tắc thứ ba của cách tính payroll là gì? Cùng với chức vụ công việc như nhau, thì các lao động làm việc ở trong điều kiện lao động nặng nhọc, có chất độc hại và nguy hiểm thì sẽ nhận mức lương cao hơn so với lao động làm việc trong điều kiện bình thường ít nhất 5%. Còn đối với lao động làm việc ở trong điều kiện cực kỳ nặng nhọc, cũng như độc hại và nguy hiểm thì mức lương nhận được sẽ phải cao hơn ít nhất 7% đó. 

Xem thêm: Bật mí cách tính lương và các nguyên tắc tính lương trong doanh nghiệp

VI. Kết luận 

Qua những thông tin trên đã giúp các bạn hiểu được Payroll là gì, cách tính Payroll là gì, Payroll Services, chức năng của Payroll là gì, những căn cứ để xây dựng Payroll là gì và việc giải quyết những vấn đề nhức đầu về Payroll. Rất hy vọng những thông tin trên do 123job cung cấp về Payroll là gì, cách tính Payroll và Payroll Services sẽ thật hữu ích với bạn đọc!