Ngày nay, trong hoạt động vận hành về kinh doanh của hầu hết khách sạn thì không thể thiếu một công cụ rất đắc lực - đó là PMS. Bài viết chia sẻ sau đây123job.vn sẽ cùng bạn tìm hiểu khái niệm PMS là gì và những điều nên biết liên quan đến thuật ngữ này

Đối với những ngành công nghiệp khách sạn nói riêng và mọi ngành nghề khác nói chung, thì việc có thể vận hành để quản lý cả một hệ thống như là một bài toán nan giải mà khó có được câu trả lời thích đáng. Nhưng với sự phát triển của công nghệ như hiện nay thì những phần mềm quản lý khách sạn đã và đang được ra đời. Điều đó có nghĩa, nhà quản trị khách sạn cũng sẽ dễ dàng hơn trong việc vận hành và quản lý các khách sạn của mình một cách chính xác nhất, tiết kiệm chi phí tuy nhiên vẫn đem lại hiệu quả tối đa. Vậy hệ thống PMS là gì? Các ưu điểm và mặt lợi khi sử dụng PMS là gì trong quá trình quản lý khách sạn? Cùng 123job.vn giải quyết bài toán khó nhằn này cho bạn nhé.

Với thời đại công nghệ số ngày càng phát triển thì việc ứng dụng nền công nghệ vào đời sống của con người phổ biến qua thời gian cũng là một điều dễ hiểu. Việc trí tuệ nhân tạo đang ngày càng được coi trọng giúp cho con người hoàn thành được những công việc tưởng chừng như là không thể đó là một bước tiến lớn trong nhân loại. Hiện nay, công nghệ luôn được song hành cùng với mọi ngành nghề, lĩnh vực đã giúp cho việc quản lý và vận hành cũng như sử dụng các dịch vụ của con người trở nên được dễ dàng hơn. Ở mỗi ngành nghề khác nhau sẽ có các sản phẩm hỗ trợ khác nhau. Thứ duy nhất mà chúng ta cần làm đó là vận hành chúng sao cho hoàn hảo nhất.

I.PMS là gì?

Theo như những gì đã được biết thì PMS là thuật ngữ được viết tắt của khách sạn trong tiếng Anh của cụm từ Property Management System và có nghĩa là phần mềm (hệ thống) trong quản lý khách sạn. Đây là hệ thống giúp cho các nhà quản lý khách sạn sẽ tối đa hóa được các hoạt động kinh doanh của mình.

PMS là gì? 

PMS là gì?     

  PMS được thiết lập cài đặt vào trong nhiều hệ thống máy chủ của một khách sạn khi sử dụng các phần mềm. Dựa vào những lập trình được thiết kế sẵn thì với PMS sẽ lập tức lên lịch trình sẵn và thực hiện những chức năng và tiến hành giao dịch mỗi ngày đến khách hàng lưu trú và lưu trữ nhiều hồ sơ của khách tới máy chủ. Không chỉ vậy, sử dụng PMS còn là cách làm cho việc hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp được tăng lên một cách đáng kể. Bên cạnh đó, đối với những quy mô khác nhau thì có thể điều chỉnh PMS sao cho phù hợp nhất để cho khách sạn có thể dễ dàng hoạt động.

Xem thêm: Nghề tour guide có thực sự hào nhoáng như bạn nghĩ không?

II. Lý do nên sử dụng phần mềm quản lý khách sạn của PMS

Với sự mở rộng cũng như là tính phổ biến của ngành quản lý khách sạn thì dịch vụ khách sạn, đòi hỏi ở những nhà quản lý cần phải có nhiều phương án cách phương để quản lý để đạt hiệu quả công việc cao nhất và đồng thời cũng tối thiểu hóa các chi phí. Cho nên, bạn cần sử dụng hệ thống đồng bộ và thống nhất hóa để đảm bảo cho mọi sự hoạt động của cả công ty sẽ được vận hành một cách hiệu quả nhất. PMS chính là sự kết hợp bao gồm nhiều chức năng giúp bạn điều chỉnh chính xác cho mỗi bộ phận và khía cạnh công việc khác nhau của các nhà quản lý. 

Ví dụ như là với tình trạng các loại phòng như là phòng bungalow, phòng đôi, phòng standard, phòng suite, phòng khánh tiết, phòng premier hay phòng executive, phòng dorm, phòng deluxe,... quản lý việc đặt phòng khách sạn, thu chi trong khách sạn,... Qua đó, nhà quản lý cũng sẽ có cái nhìn khái quát nhất về tình hình và hoạt động của khách sạn.

Ngoài ra, do là một phần mềm được thiết lập sẵn đặc biệt đó là dành cho lĩnh vực kinh doanh thì sự chính xác cần phải là yếu tố hàng đầu. Vì vậy, việc sử dụng phần mềm PMS còn giúp cho khách sạn có thể thoát khỏi việc thất thoát tài sản, giúp cho đơn giản hóa việc quản lý những bộ phận, hệ thống trong khách sạn tưởng chừng như là rất phức tạp này. Do nó kiểm soát được mọi hoạt động trên cùng một hệ thống vậy nên sẽ có sự đồng bộ và tương đồng lẫn nhau. Việc kết hợp được cùng với nhiều hệ thống quản lý thì giúp cho hiệu quả việc kinh doanh tốt hơn.

III. Phân loại PMS khách sạn   

1. On-premise/server-based/legacy hotel PMS - PMS tại chỗ

Đây là loại phần mềm đang được cài đặt để lưu trữ các dữ liệu cục bộ tại khách sạn. Cơ sở lưu trú cần phải có đội ngũ IT để duy trì công việc vận hành và bảo trì hệ thống.

2. Hybrid cloud hotel PMS - PMS“lai” có công nghệ đám mây

Với những phần mềm quản lý khách sạn ứng dụng Hybrid cloud hotel PMS, người sử dụng có thể truy cập vào thông qua trình duyệt web trên máy tính, máy tính bảng hoặc điện thoại di động. Điều này có nghĩa là dữ liệu sẽ được lưu trữ cục bộ trên hệ thống máy chủ hay cũng có thể truy cập từ xa. Nhưng một số tính năng nhất định chỉ có ở trên nền tảng chính của các phần mềm.

3. Web-native cloud hotel PMS - PMS của ứng dụng công nghệ điện toán đám mây

Việc sử dụng Web-native cloud hotel PMS chính là một giải pháp tối ưu nhất cho các khách sạn hiện nay bởi vì không tốn chi phí đầu tư vào phần cứng hoặc đội ngũ IT. Cơ sở lưu trú sẽ lựa chọn gói dịch vụ và chi trả số tiền tương ứng cho các nhà cung cấp. Dữ liệu đang được lưu trữ bằng công nghệ điện toán về đám mây nên người sử dụng có thể truy cập vào nhiều hệ thống dữ liệu bằng bất cứ thiết bị nào - mọi lúc - mọi nơi chỉ cần bạn có kết nối Internet, cho phép việc quản lý khách sạn từ xa một cách dễ dàng.

Xem thêm: Hostess là gì? Tìm hiểu công việc của nhân viên hostess

IV.  Lợi ích khi sử dụng PMS 

1. Có thể quản lý khách sạn từ xa, dễ dàng sử dụng và hiệu quả

Nếu các bạn đang trong đợt công tác và phải đi xa, tuy nhiên bạn vẫn muốn biết được tình hình về kinh doanh khách sạn của mình hiện tại như thế nào. Sẽ rất khó khăn nếu như chúng ta không thể trực tiếp đứng ra quan sát những thay đổi hàng ngày của các khách sạn. Điều này chắc hẳn sẽ khiến cho những nhà quản lý không khỏi đau đẩu. Chính vì lẽ đó, phần mềm PMS đã được ra đời và cho phép những nhà quản lý có thể có câu trả lời cho bài toán khó nhằn trên.

Bằng việc sử dụng phần mềm PMS ở trên điện toán đám mây mà nhà quản trị có thể quản lý khách sạn ở bất cứ đâu mà chỉ cần có cho mình một thiết bị thông minh sẽ được kết nối internet. Bên cạnh đó thì có nhiều phần mềm có những ứng dụng riêng dành riêng cho di động. Giúp cho nhà quản lý có thể dễ dàng trong việc nắm bắt được mọi hoạt động thường ngày của các công ty.

2. Tính chính xác cao

Hãy thử tưởng tượng vào những ngày cao điểm sẽ rất nhiều khách hàng đến khách sạn của bạn. Chính vì lẽ đó mà các nhân viên không thể tính toán được số lượng khách hàng là bao nhiêu? Hay khách đoàn khách lẻ tăng như thế nào? Thật không dễ dàng gì nếu như các bạn đã không kịp quản lý hết được số lượng khách hàng, điều này sẽ có một số tác động không nhỏ tới việc doanh thu của khách sạn.

Nhưng đừng lo, đối với PMS thì các bạn đã có thể yên tâm. Vì nó sẽ giúp các bạn tính toán nhanh nhất tuy nhiên cũng rất chính xác và cụ thể về doanh thu và lợi nhuận cũng như số lượng khách hàng đã ra vào khách sạn bất kể ở mùa cao điểm hoặc những ngày bình thường. Và sẽ không có chuyện nhân viên của các bạn sở hữu một quỹ đen dành cho riêng mình đâu.

3. Tiết kiệm thời gian và chi phí

Thay vì phải tính toán hay ghi chép từng số liệu, thì giờ đây PMS cũng đã làm thay bạn công việc đó. Vừa tiết kiệm được thời gian đồng thời cũng có thể rút ngắn được đáng kể chi phí. Bạn sẽ không phải tốn quá nhiều về nguồn nhân lực vào công đoạn này. Đối với PMS mọi phương thức được tính toán đã trở nên đơn giản hơn và tối ưu hóa hơn rất nhiều.

4. Đồng bộ hóa dữ liệu 

Sự tích hợp giữa nhiều chức năng thì cùng với phần mềm quản lý khách sạn, bạn có thể kiểm soát nhiều thông tin về nhân viên, khách hàng hay cả khách sạn... Vì những dữ liệu đó đã được lưu trữ ở trên hệ thống phần mềm quản lý. Khi nào các bạn muốn xuất dữ liệu thì kết quả cũng sẽ được thể hiện một cách chính xác nhất.

5. Giao diện thu hút, người dùng sẽ dễ dàng thực hiện các thao tác

Những thiết kế đều được thể hiện một cách bắt mắt và tính năng thì ưu việt, thao tác được dễ dàng cho dù ở lứa tuổi nào.

Xem thêm: Quản trị du lịch và lữ hành là gì? Những điều cần biết về ngành học này

V. Chức năng của PMS với từng bộ phận trong khách sạn 

1. Sale và Marketing 

- Quản lý khách hàng từ nhiều website
- Giúp cho việc quản lý việc đặt phòng cho khách
- Chăm sóc các khách hàng quen thuộc và khách hàng thường xuyên. Đồng thời tạo ra các ưu đãi cho những khách hàng mới
- Giúp việc quản lý bộ phận (division) của mình một cách hiệu quả nhất
- Lập báo cáo chiến lược để có thể bán hàng và phân tích thị trường

2. Bộ phận buồng phòng 

- Xử lý đồ đạc đang bị thất lạc
- Luôn cập nhật các tình trạng buồng phòng
- Thực hiện bố trí đổi phòng cho khách trong khi khách có yêu cầu
- Hỗ trợ tính phí dịch vụ phòng (room service) khi khách sử dụng PMS

3. Bộ phận nhà hàng 

- Quản lý các điểm bán hàng trong khách sạn
- Thực hiện việc quản lý tồn kho, thống kê nhu cầu dự trữ thực phẩm và đồ uống theo nhu cầu của mọi khách hàng

4. Bộ phận nhân sự 

- Lưu đủ thông tin về ca làm việc
- Phân bổ nhân sự sao cho hợp lý với từng thời điểm khác nhau
- Chấm công nhân sự
- Đánh giá chất lượng của công việc

5. Bộ phận kế toán

- Quản lý doanh thu và công nợ
- Quản lý về tiền lương
- Thiết lập báo cáo và tổng hợp cho những bộ phận
- Hiệu quả trong việc kiểm toán và khai thuế theo đúng quy định

6. Một số chức năng khác

- Tích hợp về phần cứng
- Tích hợp hệ thống được đặt phòng trực tuyến (booking engine) trên website của khách sạn
- Tích hợp các hệ thống kênh quản trị phân phối (channel manager) giúp cho việc quản lý các kênh phân phối

Xem thêm: Early bird là gì? Early bird có hữu ích trong kinh doanh nhà hàng - khách sạn

VI. Những lưu ý khi lựa chọn phần mềm về quản lý khách sạn 

Những lưu ý khi lựa chọn phần mềm về quản lý khách sạn
Những lưu ý khi lựa chọn phần mềm về quản lý khách sạn

1. Về chi phí

Làm sao để có thể tạo ra được doanh thu hiệu quả tuy nhiên tối thiểu hóa chi phí nhất có thể là điều mọi nhà kinh doanh vẫn còn trăn trở. Tùy thuộc vào các loại mô hình thì sẽ có các phần mềm phù hợp khác nhau. Đừng vì ham rẻ mà chọn ra những phần mềm kém chất lượng hay ít chức năng nhé.

2. Về giao diện 

Để phần mềm có thể phát huy tối đa hiệu quả tốt nhất thì sự tương thích giữa phần mềm và việc trình duyệt cần phải được thiết kế trên cùng một nền tảng hay nền tảng ứng dụng độc lập

3. Về ngôn ngữ

Hãy chọn cho các phần mềm của bạn hai ngôn ngữ vì điều này sẽ thể hiện sự dễ dàng đối với các du khách nước ngoài khi muốn đặt phòng ở tại khách sạn.

4. Chọn phần mềm dễ sử dụng

Một sản phẩm dễ dàng sử dụng không chỉ khiến cho các bạn cảm thấy hài lòng, mà còn khiến cho nhân viên của bạn cảm thấy dễ chịu hơn ở trong quá trình hoạt động. 

5. Về tính năng 

Hãy chọn các phần mềm với nhiều tính năng như là nhà hàng và kế toán,... sẽ giúp cho việc quản lý cũng vận hành của khách sạn một cách bài bản và đạt được hiệu quả cao.

Xem thêm: Quản trị khách sạn: Những điều bạn cần biết khi lựa chọn ngành học này

VII.  Các PMS phổ biến hiện nay  

- PMS quốc tế
  • Opera: chuyên sử dụng cho khách sạn lớn 5 sao, khách sạn chuỗi

  • Smile: dùng cho khách sạn 3 - 4 sao và quy mô nhiều phòng

  • Pegasus: khách sạn 3 - 4 sao sẽ có dưới 100 phòng

- PMS của Việt Nam: 

  • Newway: dùng cho khách sạn và các resort 3 - 4 sao

  • Skyhotel: khách sạn vừa và nhỏ (1 đến 3 sao), homestay, villa hay nhà nghỉ

  • Intelio: khách sạn 1 - 3 sao

  • Smart Hotel: khách sạn quy mô dưới 60 phòng, homestay, hostel và các villa

VIII.  Kết luận 

Với những chia sẻ chi tiết ở trên, hy vọng các bạn đã hiểu rõ hơn hệ thống PMS là gì. Lựa chọn cho mình một số phần mềm quản lý hoàn hảo sẽ giúp các bạn tránh được những lo lắng tuy nhiên đồng thời vẫn có thể vận hành và điều tiết được khách sạn của mình. Hãy luôn là những nhà quản lý khách sạn tốt nhất. Chúc các bạn thành công.