Procurement là gì? Thông tin cơ bản về procurement trong kinh doanh

Procurement là một trong những khâu và giai đoạn được đầu tư nhất. Vậy Procurement là gì? Như thế nào Procurement? Và những thông tin cơ bản về Procurement trong kinh doanh là gì và như thế nào?

Procurement là một từ khóa khá quan trọng trong sự thành công hay thất bại của một doanh nghiệp, một công ty. Vậy Procurement là gì? Nó có nghĩa là gì? Cách thức hoạt động của Procurement là gì? Và những thông tin cơ bản cũng như lợi ích của Procrument là gì? Ta sẽ cùng tìm hiểu thông qua bài viết về Procrument hôm nay.

I. Định nghĩa từ A tới Z các khái niệm liên quan đến Procurement.

1. Procurement là gì?

Vậy Procurement là gì? Theo định nghĩa Anh - Việt có nghĩa là sự thu mua, buôn bán. Nói cho dễ hiểu thì Procurement bao gồm một chuỗi những quy trình tối ưu để có thể mua bán và trao đổi được những sản phẩm hay những dịch vụ phù hợp với giá thành tốt nhất từ những nhà cung cấp ổn nhất. Những sản phẩm hay dịch vụ như thế này có thể kể đến như nguyên vật liệu, dịch vụ, đồ đạc và thiết bị, âm thanh ánh sáng, tuyển dụng nhân viên, thử nghiệm và đào tạo.

Procurement là một chuỗi quan trọng

Procurement là một trong những phần quan trọng cần được xem xét và có chiến lược rõ ràng vì nó liên quan nhiều đến hình thức kinh doanh nòng cốt của doanh nghiệp. Ta cso thể lấy ví dụ như một doanh nghiệp đi theo xu hướng thân thiện với môi trường thì những doanh nghiệp này cần phải tìm ra và thu hút được các nhà cung cấp nguyên vật liệu xanh và thân thiện với môi trường. Việc xác định được một mục tiêu cụ thể và rõ ràng có quyết định lớn và buộc doanh nghiệp phải phải xác định được Procurement hợp lý để có thể mang lại lợi ích cho công ty của chính mình.

Nếu những doanh nghiệp biết tìm và tận dụng tốt được Procurement thì sẽ sử dụng được đầu vào hợp lý, tiết kiệm được chi phí như nguyên vật liệu và giảm được nhiều quy trình khác trong khi vẫn giữ được nòng cốt của mình. Việc tiết kiệm được chi phí có ý nghĩa rất nhiều trong việc tăng lợi nhuận và danh tiếng của công ty. Cũng bởi vì vậy và Procrument luôn được chú trọng xây dựng và tìm kiếm cho một công ty.

2. Mô tả chi tiết về Procurement.

2.1. Tổng quan về quy trình Procurement.

Quy trình của Procurement có nhiều dạng khác nhau và mỗi dạng lại có những điểm phù hợp để có thể phù hợp được với điều kiện của công ty hay doanh nghiệp. Nhưng những Procurement đều có được những điểm chung cơ bản như sau:

• Quy trình thu mua xuất từ nhu cầu rõ ràng và cụ thể.

• Bộ phận thu mua sẽ có những kế hoạch chi tiết để có thể thỏa mãn đủ nhu cầu.

• Bắt đầu tìm nhà cung cấp hoặc một nhà thầy để có thể gửi những kế hoạch này.

• Những nhà cung cấp hoặc nhà thầu sẽ dựa vào những bản nguyên vật liệu này để có thể báo cáo ngược lại cho công ty với giá cẩ thỏa thuận.

• Công ty sẽ bắt đầu chọn lựa những nhà cung cấp phù hợp nhất cho công ty của mình.

• Nhà thầu hoặc nhà cung cấp sẽ cung cấp cho công ty những sản phẩm, dịch vụ đúng theo những nội dung của đơn đặt hàng.

• Bên thu mua sẽ đối chiếu với những hóa đơn ban đầu được đề ra và tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp.

2.2. Chi tiết công việc của nhân viên Procurement.

Với một quy trình chi tiết và đòi hỏi tính chính xác cao như Procurement, ta đều cần một quản lý có thể phụ trách được các nhiệm vụ như tìm kiếm và lựa chọn được các nhà thầu phù hợp, khảo sát giá cả thị trường, giám sát được việc mua bán để duy trì hoạt động và thêm các việc phát sinh khác bao quanh việc bạn đảm nhiệm. Để có thể bảo đảm đúng quy trình và có nhiều trahcs nhiệm thì ta có thể kể đến:

Quy trình Procurement thường được xuất phát từ một nhu cầu hoặc một kế hoạch cụ thể. Những yêu cầu này thường là yêu cầu về nguyên vật liệu hay các dịch vụ để có thể hỗ trợ cho những hoạt động tiếp theo. Những yêu cầu này cần phải được liệt kê rõ ràng và xem xét đầy đủ. Người quản lý Procurement lúc này cần phải họp bàn với bên phòng kế hoạch để có thể xác định đúng và đủ, có được cái nhìn rõ ràng và chính xác về những lựa chọn của mình.

Procurement rất được chú trọng phát triển và đầu tư cẩn trọng.

Bộ phận thu mua sẽ dựa vào những kế hoạch được đề ra để đưa ra được một bảng liệt kê những nhu cầu cấp thiết yếu và chi tiết được các yêu cầu như các đặc tính, những thông số kỹ thuật, các thõa mãn về mặt vật lý, mục đích dử dụng...để có thể khoanh vùng những nhà cung cấp đủ điều kiện.

Khi đã xác định được nhu cầu, nhân viên làm Procurement sẽ tiến hành tìm kiếm các nhà thầu hay các nhà cung cấp bằng cách lập những hồ sơ mời thầu hay một danh sách yêu cầu báo giá cho nhà thầu hay nhà cung cấp. Những nhân viên Procurement có nhiệm vụ xác định đủ những nhà cung cấp hay những nhà thầu có tiềm năng với công ty.

Sau khi nhận được những hồ sơ nhận thầu hay các bản báo giá từ nhà thầu và nhà cung cấp, nhân viên quản lý Procurement sẽ xem xét và chọn lọc những nhà thầu hay nhà cung cấp thỏa mãn cả những yêu cầu (như về giá cả, giá trị và cả chất lượng mặt hàng trao đổi). Rôi sau đó họ sẽ lập thành một danh sách và trình lên cấp trên để họ có thể xem xét và phê duyệt. Những hồ sơ này cần rõ ràng và mạch lạc, đồng thời chính xác để có thể tiến hành theo dõi và cập nhật dễ dàng.

Sau khi đã lựa chọn được người cung cấp, đơn đặt hàng được chuyển giao. Nhân viên Procuremrent sẽ có nhiệm vụ theo dõi và giám sát quá trình giao hàng hay cung cấp dịch vụ để bảo đảm mọi thứ đúng như đã yêu cầu cũng như không để sai xót gì. Việc sai xót trong việc kiểm tra hay thanh toán hàng hóa cũng đem lại bất lợi rất lớn cho công ty.

Các công việc Procurement nhằm xác định được được các cơ hội và thực hiện những hàng động mua bán có lợi cho công ty đồng thời chắc chắn mọi thứ đều đúng và đủ theo yêu cầu của cấp trên đưa xuống.

2.3. Một số nguyên tắc của Procurement.

Dù khá đa dạng, Procurement cũng có những nguyên tắc buộc phải tuân theo để có thể bảo đảm được nhiều việc trong kinh doanh.

Nguyên tắc cơ bản nhất của Procurement là hàng hóa phải được mua với giá cả hợp lý nhất với chất lượng được chắc chắn để có thể giữ danh tiếng cũng như mang lợi nhuận lại cho công ty. Đây là điều tất cả doanh nghiệp đều hướng tới và là nhiệm vụ chính của một nhân viên Procurement.

Bạn cũng cần phải thu nhập được số liệu cũng như giá cả từ nhiều nguồn, chịu khó tham khảo và tìm kiếm để có thể tìm ra những nhà cung cấp hay nhà thầu phù hợp và tiềm năng.

Việc thu mua cũng cần được bảo đảm sự khách quan và chính xác về các số liệu và đầu ra đầu vào. Để quản lý được những Procurement này các nhà quản trị kinh doanh đã áp dụng nhiều phương pháp như sử dụng một phần mềm được cài sẵn hay những nhân viên chuyên để quản lý Procurement. Họ cũng đặt ra nhiều quy tắc và yêu cầu những nhân viên phải tuân theo. Điều này ngoài việc hạn chế những yêu cầu và đơn hàng không thực sự quan trọng thì còn có mục đích tăng lợi nhuận cho công ty hay doanh nghiệp.

II. Phân biệt giữa Procurement và Purchasing.

Tuy Procurement và Purchasing đều là những từ được dùng để chỉ những người chịu trách nhiệm thu mua hàng hóa, sản phẩm hay các dịch vụ. Tuy nghe có vẻ giống nhau nhưng thực chất Procurement và Purchasing là hai khái niệm riêng biệt và có những điều khác nhau:

Loại hàng hóa, sản phẩm/dịch vụ: Nếu Purchasing chỉ có nhiệm vụ đi mua hàng theo danh sách và đã được chỉ định nhà cung cấp hay nhà thầu thì Procurement lại phải bỏ thời gian và công sức ra để có thể chọn được nhà thầu phù hợp, đám phán giá cả và trao đổi hàng hóa theo hướng có lợi cho công ty. Ngoài ra, Procurement có lợi thế về việc xây dựng mô hình TCO (Tổng chi phí sỡ hữu) hơn rất nhiều so với Purchasing.

Tuy khá giống nhau nhưng Purchasing khác với Procurement

Chiến lược sử dụng: Như đã thấy ở trên, Purchasing chỉ việc đi mua đồ nên tốn ít thời hơn so với những bộ phận Procurement. Chiến lược của Purchasing cơ bản đã đơn giản hơn nhiều so với Procurement. Hơn nữa, nhân viên làm Purchasing có thể có quyền tự quyết định những hàng mục đơn giản nhưng Procurement thì lại không được phép.

Đánh giá chất lượng hàng hóa từ nhà cung cấp: Trong khi nhiệm vụ của một chuỗi Procurement là bảo đảm chất lượng hàng hóa từ bên nhà cung cấp hay nhà thầu, Purchasing sẽ nhần hàng hóa và tiến hành đánh giá hàng hóa từ nhà thầu đã được chỉ định từ cấp trên.

III.  5 cách để cải thiện phương pháp Procurement là gì

Vì là một trong những vấn đề cần được chú trọng xây dựng và phát triển, Procurement có những cách khác nhau để có thể cải thiện được theo hướng có lợi cho doanh nghiệp và công ty. Các quyết định chiến lược như lựa chọn cơ sở đối tác cung cấp hàng hóa, lựa chọn nhà Marketing phù hợp và những thứ khác cần phải được rõ ràng và đúng đắn. 

Quản lý nhà cung cấp: Các Procurement phải tìm hiểu và giám sát được các nhà cung cấp nhà thầu để có thể bảo đảm được đúng chất lượng hay đúng được các mặt hàng đã được đưa ra từ ban đầu và thỏa thuận rõ ràng trong hóa đơn đưa ra. Việc này rất quan trọng vì sẽ ảnh hưởng nhiều đến lợi nhuận cũng như tính chính xác của vấn đề.

Procurement có ý nghĩa quan trọng và rất lớn không chỉ tới lợi nhuận mà còn danh tiếng của công ty

Giám sát hiệu quả: Những nhà Procurement phải giám sát được những gì mà nhà thầu hay nhà cung cấp sẽ làm để đánh giá chất lượng cũng như bảo đảm được hoàn thành công việc mà họ đã yêu cầu.

Giải quyết khó khăn: Khi các cơ quan hoạt động không được hiệu quả, mua sắm có thể trở thành một chủ đề nói chuyện, để mọi người có thể cùng nhau hợp tác và đưa ra được một giải pháp rõ ràng hơn.

Tìm kiếm các khả năng phù hợp: Các nhân viên làm Procurement cần tìm được những nhà cung cấp có thể giải quyết được yêu cầu của công ty họ và mang lại cho họ những sản phẩm có chât lượng trên thị trường.

Tạo thêm giá trị: Các nỗ lực của công ty phải được tập trung cả về chất lượng, chi phí hay tầm nhìn để có thể mang lại được giá trị lợi nhuận tối đa. Khéo léo xây dựng những điểm cân bằng để có thể theo dõi hiệu quả được trong quy trình Procurement.

Tiến bộ một cách nhanh chóng: Thời đại công nghệ số, mọi thứ đều phát triển rất nhiều và nhanh nên việc có thể tiếp cận càng sớm càng tốt và cập nhật nhanh sẽ mang lại hiệu quả và ý nghĩa rất lớn.

IV.  7 bước cho chiến lược procurement tối đa hóa chi phí doanh nghiệp

Bước 1: Tiến hành phân tích nhu cầu nội bộ.

Để bắt đầu được một chu trình Procurement, những nhân vien sẽ cần nghiên cứu và đành giá về hiệu suất hiện tại. Tiếp đó, họ sẽ thông qua phòng kế hoạch để có thể xác định được nhu cầu và mục tiêu để có thể lập ra một chiến lược mua hàng làm sao cho công ty hay doanh nghiệp của mình có lợi. Mục đích thu thập được một lượng lớn dữ liệu như vậy sẽ có những cái nhìn tổng quan hơn và có thể đưa ra được chu trình tốt hơn.

Bước 2: Tiến hành đánh giá thị trường của nhà cung cấp.

Trong bước này, những nhân viên Procurement sẽ phải xác định được những nơi có thể là nguồn cung cấp tiềm năng cho các linh kiện, nguyên liệu thô, hàng hóa thành phẩm hoặc các dịch vụ như Digital Marketing phù hợp cho doanh nghiệp. Những đánh giá như thế có thể giúp được việc khoanh vùng được những nơi tiềm năng để có thể đưa ra những quyết định đúng và đem lại mặc lợi nhuận về lâu dài cho công ty. 

Bước 3: Thu thập thông tin nhà cung cấp.

Sau khi đã khoanh vùng được những nhà cung cấp thì những nhân viên Procurement phải lựa chọn nhà cung cấp hay nhà thầu một cách cẩn thận vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến nhiều vấn đề của công ty. Việc nhà cung cấp hay nhà thầu không cung cấp đủ, hay danh tiếng không được đến cũng sẽ ảnh hướng lớn đến lợi nhuận và danh tiếng của công ty. Bởi vậy những nhân viên Procurement cần phải xếp hạng ưu tiên những nhà cung cấp, rồi tìm hiểu thông qua những trang báo, trang web, nói chuyện với những khách hàng khác đã từng mua từ nhà cung cấp đó. Việc khai thác thông tin cũng rất có lợi cho quá trình này.

Bước 4: Xây dựng chiến lược tìm nguồn cung ứng / thuê ngoài.

Có nhiều cách để xây dựng chiên lược:

Mua trực tiếp: Procurement có thể gửi yêu cầu đề xuất (RFP) hay yêu cầu trích dẫn (RFQ) Đến cho nhà cung cấp.

Mua lại: Mua từ một nhà cung cấp đã mua từ một nguồn cung khác.

Quan hệ đối tác chiến lược: Tham gia vào hợp đồng với một nhà cung cấp lựa chọn.

Bước 5 : Thực hiện chiến lược tìm nguồn cung ứng.

Chủ yếu sẽ là giao dịch thường là mua lại từ những nhà cung cấp hay nhà thầu đã có uy tín. Trong môi trường này, nhà cung cấp hay nhà thầu thường là những nhà cung cấp có: 

• Sự tham gia vào các hoạt động chủ yếu cho người mua, ví dụ như các nguyên vật liệu thô để điều chế sản phẩm cốt loi, tiếp cận được với các kiến thức độc quyền bí mật cao.

• Một số lượng hạn chế các nhà thầu có sẵn với những công/dụng cụ đặc trưng và đội ngũ lao động lành nghề.

• Một chiến lược kinh doanh có quy mô hơn và lớn hơn.

Ngoài ra, ta cũng có thể mua trực tiếp bằng các thư như Thư bày tỏ nguyện cọng, Những RFQ hay những RFP để có thể được thu hút nhà thầu tiềm năng để có thể thu lại lợi nhuận cao mà giá cả đầu vào vẫn hợp lý.

Bước 6: Đàm phán với nhà cung cấp và chọn giá.

Sau khi đã thực hiện chiến lược tìm nhà cung ứng và đã được những nhà thầu hay nhà cung cấp gửi lại cho một bản báo giá chi tiết để giải quyết những yêu cầu của công ty, Procurement cần phải xem xét các giá cả được đưa ra cũng như mặt hàng được cung cấp. Sau khi chọn ra được những nhà thầu tiềm năng, nhân viên sẽ lại tiếp tục đàm phán cụ thể và rõ ràng với nguồn cung để có thể bảo đảm được chất lượng sản phẩm cũng như có được giá cả hợp lý sao cho hai bên cũng có lợi

Bước 7: Thực hiện kế hoạch chuyển đổi hoặc cải thiện chuỗi cung ứng theo hợp đồng.

Các nhà cung ứng hay những nhà cung cấp được chọn làm đối tác chiến lược nên được mời tham gia thực hiện trong những quá trình cải tiến. Kế hoạch này cần được trao đổi và giảm sát bởi một hệ thống đo lường và đánh giá hiệu suất được xây dựng dựa trên việc sử dụng những chỉ số hiệu suất chính có thể đo lường (chỉ số KPI). Điều này rất cần và phù hợp khi bạn mới bắt đầu phối hợp với một nhà cung cấp mới và điều này sẽ làm mọi người hiểu nhau hơn.

V. Kết luận

Procurement là một phần rất quan trọng đối với kế hoạch của bất cứ một công ty hay doanh nghiệp nào. Chúng ta nên hiểu rõ và tận dụng được những thông tin thu thập được từ nhiều nơi và có một kế hoạch cụ thể để có thể tìm được một nhà thầu hay một nhà cung ứng phù hợp với bản chất doanh nghiệp của mình.