Project Manager là gì? Top 6 bí kíp giúp quản lý dự án tốt hơn

Project Manager là gì? Những bí kíp có thể giúp quản lý một dự án thành công? Hãy theo dõi bài viết mà 123.job cung cấp dưới đây để có thêm những thông tin bổ ích về công việc Project Manager này nhé!

Project manager là gì? Project Manager là gì còn được hiểu nôm na giống như là một người mà có sức ảnh hưởng đến các dự án hay công việc của họ xoay quanh việc sắp xếp được các kế hoạch, deadline hay ngân sách, trang thiết bị và các tài liệu, nguồn nhân lực của dự án… từ khi bắt đầu cho đến khi mà kết thúc dự án. Vậy bài viết dưới đây sẽ giới thiệu cho bạn lưỡng hơn về Project manager là gì này nhé!

I. Định nghĩa của Project Manager

Project manager là gì? Project Manager là gì cũng chính là những người mà có vai trò chịu trách nhiệm toàn phần cho dự án, từ đó đảm bảo cho tất cả mọi người đang hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và thực hiện theo dõi, báo cáo và update các tiến trình và làm việc chủ yếu đối với các Project management.

Project manager là gì?

Project manager là gì? Project Manager luôn là người có thể cân bằng được tất cả mọi thứ nhưng họ không phải là một người truyền động lực hay theo dõi giúp đỡ sát sao từng thành viên ở trong ban quản lý dự án giống như Leader Project hoặc như Project management nhưng lại có chung mục tiêu đó chính là hoàn thành tốt được các dự án được đề ra từ trước. Trong một số công ty hay doanh nghiệp nhỏ thì hai vị trí tuyển dụng Project manager này hầu như đã được gộp lại làm 1 để có thể tiết kiệm nguồn nhân lực.

II. Vai trò và nhiệm vụ của Project Manager

1. Vai trò

Project Manager là gì còn đóng vai trò chủ trì trong việc lập kế hoạch, tuyển dụng Project manager từ đó tiến hành thực hiện, giám sát và kiểm soát tất cả các tiến trình cho đến khi mà kết thúc các dự án. Project manager là gì? Vai trò chính của Project Manager là gì đó chính là người có thể phân chia được các công việc ở các vị trí một cách hợp lý, cụ thể đến từng cá nhân và nhóm trong ban quản lý dự án để có thể hoàn thành được tốt dự án đã đề ra theo đúng yêu cầu và tiến độ, qua đó đảm bảo được các bước tiến hành luôn được thuận lợi. Vai trò của người quản lý dự án sẽ có thể kết thúc khi mà đã hoàn thành dự án được giao.

Xem thêm: Quản lý dự án là gì? Cách tuyển dụng riêng với ứng viên quản lý dự án?

2. Nhiệm vụ

Nhiệm vụ của Project Manager là gì sẽ bao gồm quản lý tổng thể, tuy nhiên họ hiếm khi trực tiếp tham gia vào những hoạt động thực sự tạo ra được kết quả cuối cùng của những sản phẩm. Project Manager là gì cũng thực hiện giám sát mọi dự án có liên quan qua các công cụ và những kỹ thuật Project management hiện có của dự án nhằm đảm bảo dự án hoạt động tốt. 

Ngoài ra, những Project Manager là gì còn có trách nhiệm tuyển dụng Project manager và xây dựng, hình thành lên các nhóm dự án, qua đó đưa ra được các dự báo về rủi ro và chính sự không chắc chắn của dự án.

Bên cạnh đó trách nhiệm của Project Manager là gì đó chính là hiện thực hóa những yêu cầu và kế hoạch mà cấp trên đã được đề ra bằng cách đưa ra những phương án quản lý thời gian hay trong phân chia công việc, Project management nguồn nhân lực và chia ngân sách hợp lý, cụ thể.

Vai trò và nhiệm vụ của Project Manager

Họ phải quản lý những mối quan hệ, ngoài ra phải hiểu biết tính cách và trình độ của những thành viên trong team chính là một phần rất quan trọng của việc bạn có trở thành một Project Manager là gì giỏi hay không. Project manager là gì? Chính bởi vì các team phải làm việc, tuyển dụng Project manager, thực hiện lập kế hoạch và giao tiếp tốt với nhau cho nên mức độ thân thiết hay hợp tác và mối quan hệ của những thành viên trong nhóm là một yếu tố rất quan trọng quyết định dự án có được thành công hay không. 

Sự xung đột và những bất đồng về quan điểm xảy ra đôi khi chính là một phần của quá trình sáng tạo, những người Project management phải chắc chắn một điều rằng làm Project dù có bao nhiêu xung đột có xảy ra thì những điều này nhất định không được ảnh hưởng và làm trễ deadline hoặc ảnh hưởng hay thậm chí là phá hủy dự án.

Project Manager là gì còn phải đảm bảo được những thành viên trong nhóm cảm thấy được coi trọng hay công nhận và khen ngợi trong công việc từ ban quản lý dự án, đồng thời Project management duy trì được môi trường làm việc chất lượng cho tất cả những thành viên ở trong nhóm sẽ chính là một nền tảng rất tốt giúp tăng năng suất và hoàn thành tốt được dự án.

Xem thêm: Sơ đồ Gantt là gì? Nâng tầm quản lý dự án với sơ đồ Gantt

III. Những yếu tố để trở thành một Project Manager giỏi

Để có thể trở thành một Project Manager giỏi thì sẽ phải cần có sự hiểu biết về việc:

• Thứ nhất: Lập kế hoạch dự án từ khi hình thành sự án đến khi thực hiện
• Thứ hai: Lên sơ đồ timeline
• Thứ ba: Thực hiện từng giai đoạn
• Thứ tư: Phân bổ và quản lý ngân sách
• Thứ 5: Giao tiếp
• Thứ sáu: Khắc phục sự cố

IV. Những kĩ năng để trở thành một Project Manager giỏi

1. Khả năng lãnh đạo

Về bản chất của Project Manager là gì đó chính là trưởng nhóm của chính dự án đó, ban quản lý dự án có nhiệm vụ phải chịu trách nhiệm hoạch định hướng đi và tầm nhìn cho nhóm và đảm bảo được mọi người đều đang đi đúng hướng để có thể đưa dự án vượt qua được từng giai đoạn.

2. Tổ chức/hoạch định

Một Project Manager là gì giỏi cần phải có những kỹ năng lập kế hoạch và những bản kế hoạch được lập ra sẽ dựa trên những mục tiêu lớn cho đến các mục tiêu nhỏ hơn để có thể dễ dàng đạt được thành công trong chính dự án đó. Project manager là gì? Các Project management còn phải vạch ra được các bước cần thiết để có thể thực hiện và tạo ra một kế hoạch cụ thể hơn để có thể hoàn thành được dự án.

Project Manager sẽ phải xác định được phạm vi và quy mô của dự án để từ đó có thể lên kế hoạch phân phối những nguồn lực tuyển dụng Project manager cần thiết để có thể hoàn thành được dự án. Từ việc lập kế hoạch dự kiến đối với thời gian và ngân sách để có thể hoàn thành được dự án cũng rất quan trọng.

3. Giao tiếp

Đi đôi với khả năng lãnh đạo và kỹ năng giao tiếp xuất sắc chính là yếu tố quyết định thành công của bất kỳ một nhà quản lý dự án nào. Bạn sẽ cần đảm bảo rằng tất cả những phòng ban quản lý dự án hay các bên liên quan đều sẽ được cập nhật về những diễn biến mới nhất của chính dự án từ đó đảm bảo ban quản lý dự án hiểu được mọi thay đổi và có thể nắm được tiến độ dự án. 

Bạn sẽ phải trình bày các kế hoạch Project management và thuyết phục được cấp trên cung cấp đầy đủ tài nguyên để bạn có thể hoàn thành được công việc. Bên cạnh đó, bạn còn phải thực hiện việc giao tiếp và triển khai kế hoạch đến với những thành viên có ở trong team, chính bởi vậy thế khả năng giao tiếp tốt sẽ chính là một trong những lợi thế mạnh của một Project Manager.

Xem thêm: Những kinh nghiệm xương máu trong quản lý dự án dành cho doanh nghiệp

4. Quản lý rủi ro

Không phải lúc nào dự án của bạn cũng có thể được diễn ra suôn sẻ mà sẽ không gặp trở ngại nào, bởi vì sẽ có lúc bạn cũng sẽ phải gặp những vấn đề với vô vàn những lý do khách quan từ đó sẽ làm chậm trễ tiến độ dự án hoặc tệ hơn đó chính là hoàn thành dự án với một kết quả tệ. 

Những dự án hiếm khi có thể thành công ngay mà lại không có ít nhất một lần gặp phải những trục trặc hoặc phải thay đổi kế hoạch. Đó chính là lý do tại sao, bạn cũng sẽ cần phải là một nhà quản lý rủi ro bậc thầy khi mà ở vị trí Project Manager. 

Những kĩ năng để trở thành một Project Manager giỏi 

Project Manager cũng là người cần phải có tư duy, tầm nhìn và có một khả năng dự đoán những gì mà có thể xảy ra và từ đó lên phương án B, C, D để có thể cứu chữa được kế hoạch, chính vậy nên xây dựng tính linh hoạt ở trong kế hoạch dự án của bạn để có thể tính đến những thay đổi bất ngờ. 

V. Điểm khác biệt giữa Project Manager và Scrum Master

1. Sự tương đồng

Điểm chung của cả Project Manager là gì và Scrum Master đó chính là là đều đi tập trung vào mục đích, và đó chính là yếu tố hỗ trợ cho việc giải quyết những vấn đề có thể xảy ra trong quá trình tuyển dụng Project manager và có cách để tối ưu hóa các tiến trình sao cho đạt được một kết quả tốt nhất, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho những thành viên để có thể hoàn thành được công việc một cách hiệu quả.

2. Sự khác biệt

Tuy nhiên dù có chung vai trò ban quản lý dự án đó chính là chịu trách nhiệm hỗ trợ cho team của họ hoàn thành được tốt mọi công việc được giao. Tuy nhiên các Project Manager là gì khi thực hiện quản lý dưới góc nhìn của những người quản lý còn Scrum Master thì thực hiện quản lý dưới góc nhìn của một thành viên ở trong team.

Project Manager còn giúp quản lý tiến trình, nguồn nhân lực hay phạm vi dự án và tất tần tật về những hoạt động của một dự án để có thể đáp ứng được các yêu cầu tuyển dụng Project manager đã được đề ra. Project manager là gì? Trong khi, Scrum Master sẽ thực hiện việc đảm nhận được vai trò “khiêm tốn” hơn và các Scrum Master chỉ cần điều phối được các công việc, từ đó kết nối, đảm bảo cho những thành viên làm Project của nhóm Scrum có thể hoàn thành được tốt Sprint.

Xem thêm: Những điều cần biết về công việc quản lý dự án và quy trình quản lý dự án

VI. Bí kíp để quản lý dự án tốt hơn

1. Luôn nắm bắt được tốt phạm vi của dự án

 Mỗi dự án sẽ cần phải được tiến hành thực hiện một cách chặt chẽ và có sự tập trung cao độ, chính do đó, làm Project sẽ cần phải chia thành những dự án nhỏ để có thể thực hiện quản lý được dễ dàng hơn và tiến hành đúng thời hạn hơn. Project manager là gì? Và điều quan trọng để có thể quản lý dự án hiệu quả đó chính là phải nắm bắt được các phạm vi có thể nhằm thực hiện dự án, từ đó tiến hành nghiên cứu, đánh giá và triển khai các kế hoạch theo phạm vi đó.

2. Thiết lập một bộ phận chuyên kiểm soát dự án

Khi các dự án được tiến hành thực hiện thì luôn sẽ cần phải có một bộ phận kiểm soát hàng ngày và đi theo từng bước của làm Project để có thể xem xét những chính sách, từ đó định hướng những chiến lược cũng như giải được quyết kịp thời các vướng mắc và sự cố có thể phát sinh trong khi thực thi dự án. Project manager là gì? Những vấn đề này còn cần phải đưa ra trong những cuộc họp của ban quản lý hay ban lãnh đạo và từ đó đề xuất ra những phương án và phân chia cho những thành viên trong bộ phận kiểm soát, tiến hành thực hiện khắc phục giải quyết ngay và dứt điểm để dự án có thể được tiếp tục thực hiện.

3. Không tạo ra quá nhiều áp lực công việc

Ở trong bất kỳ công việc nào thì cũng có những áp lực riêng, đặc biệt đối với công việc quản lý và thực hiện những dự án thì những áp lực sẽ có thể thường xuyên xảy ra từ các nhà lãnh đạo cho đến đội ngũ nhân viên. Project manager là gì? Chính bởi vậy,  làm Project những nhà quản lý sẽ cần phải thật chú ý quan sát, từ đó tránh gây ra thêm các áp lực cho chính bản thân mình cũng như nhân viên. Công việc chính là hết sức quan trọng nhưng cũng sẽ cần dành cho bản thân và cả cho nhân viên những khoảng thời gian nhất định để có thể nghỉ ngơi, thư giãn và đừng quá ép buộc phải liên tục thực hiện những dự án liên tiếp nhau. Project manager là gì? Điều đó sẽ không những không tạo ra được hiệu quả tốt mà còn có thể gây ra ảnh hưởng lớn đến tiến độ và sự thành công của chính dự án đó và hoạt động kinh doanh của chính doanh nghiệp,

4. Luôn tìm kiếm sự hỗ trợ từ bên ngoài

Một cách để có thể giảm được áp lực công việc đó chính là tìm kiếm sự hỗ trợ từ các chuyên gia ở bên ngoài. Việc có thể nghĩ ra được và lên ý tưởng cho những dự án chính là một điều bất kỳ doanh nghiệp nào làm Project cũng sẽ khuyến khích, nhưng không phải lúc nào cũng có ý tưởng hay và mới lạ, sáng tạo để có thể thực hiện dự án. Chính bởi vậy việc nhờ sự hỗ trợ từ bên ngoài chính là điều rất cần thiết.

Xem thêm: Kỹ năng quản lý dự án chuyên nghiệp mà bạn cần rèn luyện

VII. Kết luận

Bài viết trên đây đã chia sẻ cho bạn những thông tin quan trọng về Project manager là gì, quản lý dự án và những bí kíp để có thể quản lý dự án một cách tốt nhất và mang lại hiệu quả cao trong kinh doanh. Hy vọng đây sẽ là các kiến thức bổ ích giúp các bạn làm Project có thể nắm bắt và vận dụng nó vào công việc một cách hợp lý, từ đó tạo ra sự thành công trong sự nghiệp của bản thân mình.