Quản lý dự án là gì? Cách tuyển dụng riêng với ứng viên quản lý dự án?

Quản lý dự án là gì? Cách tuyển dụng riêng với ứng viên quản lý dự án và có những câu hỏi phỏng vấn xin việc nào cho vị trí công việc này? 123job.vn sẽ bật mí với bạn mọi vấn đề xoay xung quanh vị trí nhân viên hành chính nhân sự này nhé.

Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 chứng kiến sự bùng nổ của hàng loạt những ngành nghề mới mang hàm lượng công nghệ và sáng tạo cao đòi hỏi mỗi ứng viên cần trang bị cho bản thân một số kỹ năng để thích nghi với hoàn cảnh mới.  Một trong số các kỹ năng nhiều doanh nghiệp quan tâm khi tuyển dụng nhân sự trong phỏng vấn xin việc đó là Quản lý dự án.  

I. Quản lý dự án là gì?

1. Khái niệm

Quản lý dự án liên quan đến các vấn đề về lập kế hoạch tổ chức, quản lý, giám sát quá trình triển khai dự án sao cho dự án được hoàn thành bảo đảm các yếu tố về thời gian, chi phí, chất lượng,... Quản lý dự án luôn cần thiết trong tất cả các ngành nghề, lĩnh vực của xã hội, bất kể các ngành công nghệ thông tin hay các dịch vụ kinh doanh, dầu khí, tài chính và bảo hiểm, sản xuất, xây dựng và các ngành công nghiệp tiện ích trên toàn thế giới. 

Quản lý dự án là gì?

2. Quy trình quản lý dự án 

Thông thường, quy trình quản lý dự án sẽ trải qua ba giai đoạn như sau:

- Giai đoạn 1 - Lập kế hoạch: Người ban quản lý dự ántuyển dụng nhân sự có nhiệm vụ xác định mục tiêu cụ thể, công việc, dự tính nguồn lực cần dùng trong dự án. Giai đoạn này đòi hỏi người quản lý hành chính nhân sựdự án phải lập ra một kế hoạch có trình tự rõ ràng, logic, thống nhất, đưa ra các đánh giá về tính khả thi, dự đoán những rủi ro có thể xảy ra. Họ có thể dùng các công cụ như sơ đồ hay dùng các phương pháp truyền thống để lập kế hoạch.

- Giai đoạn 2 -  Triển khai dự án: Người ban quản lý dự án có nhiệm vụ phân phối các nguồn lực (vốn, nhân lực, trang thiết bị máy móc) và quản lý tiến độ triển khai dự án. Người ban quản lý dự án hành chính nhân sự cần phải lên lịch trình chi tiết chi dự án (thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc) để lấy đó làm cơ sở bố trí quản trị nhân sự nhân lực, vốn, thiết bị hợp lý để dự án đạt hiệu quả cao.

- Giai đoạn 3 - Giám sát: Người ban quản lý dự án cần thực hiện các bước bao gồm: kiểm tra, rà soát tiến trình triển khai dự án; báo cáo hiện trạng của dự án; đề xuất các giải pháp xử lý những khó khăn trong khi triển khai dự án, hoàn thành dự án, tiến hành chuyển giao quản trị nhân sự. Ngoài ra, người ban quản lý dự án còn phải thực hiện đánh giá dự án giữa và cuối kỳ để tổng kết, rút ra bài học kinh nghiệm, đưa ra kiến nghị về pha sau của dự án.

II. Nhà tuyển dụng lưu ý những gì với ứng viên quản lý dự án 

Một người quản lý dự án có trách nhiệm lãnh đạo các dự án phức tạp nhỏ hoặc lớn khác nhau. Một chuyên gia PM lành nghề phải biết cách xác định, đánh giá, quản trị nhân sự  và quản lý rủi ro trong khi thực hiện dự án, đồng thời phải thành thạo trong việc triển khai các thay đổi cần thiết một cách đồng bộ và nhịp nhàng, cũng như phối hợp với các bên liên quan. Phỏng vấn xin việc người quản lý dự án là một cá nhân tạo ra giá trị gia tăng cho doanh nghiệp, đảm bảo cho các dự án của doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra. Do đó, nhà tuyển dụng nhân sự sẽ lưu ý một chuyên gia quản lý dự án cần có:

1. Trình độ chuyên môn và kiến thức chuyên ngành 

Trình độ chuyên môn và kiến thức chuyên ngành chính là yếu tố chính để thu hút sự chú ý của các nhà tuyển dụng nhân sự. Họ sẽ ưu tiên lựa chọn các ứng viên có chứng chỉ quản lý dự án, biết sử dụng phần mềm quản lý dự án, có kiến thức tin học, tiếng Anh.

Chính vì những yêu cầu cao này, số lượng người làm việc trong lĩnh vực này rất  hạn chế lại càng tạo điều kiện cho nó trở thành ngành nghề hành chính nhân sự lương cao, chế độ đãi ngộ tốt với vô vàn các vị trí hành chính nhân sự khác nhau. Để nắm bắt cơ hội tuyển dụng nhân sự này, bạn có thể tham gia các khóa học quản lý dự án để nâng cao kỹ năng cho mình.

Trình độ chuyên môn và kiến thức chuyên ngành là yếu tố cần thiết.

2. Kỹ năng giao tiếp có tốt không 

Một người quản lý dự án (Project Manager PM) không chỉ đóng vai trò là người thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên và quản trị nhân sự đảm bảo nỗ lực của đội ngũ đạt được thành quả xứng đáng mà còn cần có kỹ năng mềm thương lượng, thuyết phục sếp đồng thời làm việc với nhà đầu tư hay nhà tài trợ dự án. 

Một nhà quản lý dự án giỏi cần có kỹ năng giao tiếp tốt để có được sự tin tưởng với sếp, quản trị nhân sự tạo dựng uy tín với nhân viên cấp dưới để có thể dẫn dắt họ hoàn thành tốt kế hoạch mình đề ra, nắm bắt được cơ hội làm ăn lâu dài, duy trì quan hệ bền vững với các nhà đầu tư, các nhà tài trợ cho dự án của công ty. 

Do đó, để tuyển dụng phỏng vấn xin việc được một người quản lý dự án giỏi, nhà tuyển dụng sẽ đánh giá kỹ lưỡng khả năng giao tiếp của bạn nên hãy rèn luyện kỹ năng này thật tốt nhé!

3. Ứng viên có kỹ năng tổ chức cá nhân hay không?

Bên cạnh việc quản trị nhân sự, PM cần có kỹ năng lập kế hoạch và thời gian thực hiện trước khi thực hiện dự án, quản lý các nguồn lực một cách hiệu quả với chi phí tối ưu, kiểm soát chi phí, đảm bảo hoàn thành các dự án trong ngân sách dự án. Tuy nhiên, nhà tuyển dụng hành chính nhân sự sẽ đánh giá cao những ứng viên phỏng vấn xin việc có khả năng quản trị nhân sự bản thân bởi việc tuân thủ những quy tắc của bản thân cho thấy họ là những nhà quản lý uy tín và trách nhiệm. 

4. Mối quan hệ với chủ đầu tư, nhà tài trợ dự án 

Thông thường, nhà tuyển dụng có thể thấy được cách mà bạn thiết lập và duy trì với các nhà đầu tư, các nhà tài trợ trong công việc ra sao vì nó cũng là một yếu tố quan trọng quyết định đến thành công của các dự án bạn có thể đảm nhận sau này. 
Để doanh nghiệp đánh giá bạn có là ứng viên phù hợp hay không, họ sẽ đưa ra các câu hỏi cho bạn. Hãy tham khảo một số câu hỏi phỏng vấn hay gặp của vị trí nhân viên quản lý dự án nhé!

III. Câu hỏi phỏng vấn cho quản lý dự án

1. Trước đây, bạn đã từng quản lý một dự án trong lĩnh vực/ngành nghề của chúng tôi chưa?

Rõ ràng, kinh nghiệm chuyên môn và những kỹ năng chung có thể tạo nên một chuyên gia quản lý dự án tài năng. Tuy nhiên, kiến thức và kinh nghiệm, đặc biệt là trong các lĩnh vực chuyên ngành như tài chính hoặc công nghệ sẽ là yếu tố giúp nhà tuyển dụng nhận định rằng ứng viên có phù hợp với vị trí hành chính nhân sự này hay không.

Câu trả lời của bạn nên bao gồm những nội dung sau: kinh nghiệm liên quan, các kết quả thực tế, thái độ tự tin.

Gợi ý trả lời: "Với vai trò là trưởng phòng quản lý dự án cho dự án đổi thương hiệu quốc tế của Công ty X, tôi đã lãnh đạo một đội ngũ nhân viên sáng tạo, kỹ thuật và hành chính đa dạng, đảm bảo dự án đáp ứng đúng thời hạn và ngân sách".

Câu trả lời của bạn nên bao gồm những nội dung sau: kinh nghiệm liên quan, các kết quả thực tế, thái độ tự tin.

2. Bạn sử dụng những số liệu chung nào để xác định xem dự án có tiến triển đúng hướng hay không?

Chuyên gia quản lý dự án có trách nhiệm phụ trách nhiều công việc cụ thể nên vị trí này đòi hỏi bạn phải có khả năng cân bằng và giải quyết các ưu tiên cạnh tranh. Câu hỏi phỏng vấn xin việc này có thể giúp nhà tuyển dụng đánh giá cách ứng viên tiếp cận việc quản lý một nhóm và xử lý các mối quan tâm về thời gian cũng như ngân sách khác nhau.
Câu trả lời của bạn cần bao gồm các nội dung sau: khả năng để ủy nhiệm, kỹ năng tổ chức, kỹ năng quản lý thời gian.

Gợi ý trả lời: "Tôi luôn cố gắng cấu trúc từng dự án để mỗi thành viên trong nhóm làm việc hiệu quả theo từng nhiệm vụ, từ đó đáp ứng các mục tiêu của dự án. Bên cạnh đó, tôi cũng thường cung cấp cho cả nhóm không gian và sự tự do nhất định mà họ cần để hoàn thành công việc, đồng thời, để mắt đến toàn bộ để đảm bảo rằng chúng tôi đi đúng hướng".

3. Bạn làm thế nào để điều chỉnh, giúp cả nhóm tập trung vào các nhiệm vụ khẩn cấp cần ưu tiên hoàn thành trong thời gian ngắn?

Trong một thế giới công việc yêu cầu sự hoàn hảo như hiện nay, các dự án sẽ di chuyển theo một quỹ đạo tuyến tính. Nghĩa là, sẽ thường có các nhiệm vụ khẩn cấp bất ngờ xuất hiện, đòi hỏi sự chú ý và các nguồn lực ngay lập tức. Khi hỏi câu này, nhà tuyển dụng muốn biết về phương pháp xử lý của ứng viên khi phải đối diện với tình huống có khúc mắc, áp lực và căng thẳng trong quá trình thực hiện dự án, sau đó giúp nhóm tiếp tục tập trung, hướng tới mục tiêu cuối cùng.

Là một PM hành chính nhân sự tương lai, bạn có thể đưa ra câu trả lời với những chú ý sau: ngôn ngữ mềm dẻo, kỹ năng giải quyết vấn đề, phong cách quản lý cá nhân.

Gợi ý trả lời: "Trong tình huống này, tôi sẽ làm việc với cả nhóm để xác định các nhiệm vụ quan trọng nhất, ngay lập tức ảnh hưởng tới dự án. Sau đó, tôi có thể cùng mọi người đánh giá lại các ưu tiên cấp bách nhất trong thời gian này, đưa ra giải pháp và bắt đầu tập trung nguồn lực để giải quyết".

IV. Kết luận 

Với các thông tin trên đây chúng ta có thể thấy một chuyên gia quản lý như là người thuyền trưởng của cả dự án. Quản lý dự án chính là một ngành nghề tốt để bạn định hướng và phát triển tương lai. Hy vọng các thông tin trên sẽ giúp ích cho bạn, chúc bạn thành công trên con đường mình đang chọn.