Top 3 mẫu biên bản giao nhận hàng hóa chính xác nhất

Biên bản giao nhận hàng hóa là thủ tục không thể thiếu trong các giao dịch hàng hóa , là căn cứ pháp lý xác nhận trách nhiệm giữa các bên khi có xảy ra tranh chấp. Sau đây, 123Job sẽ giới thiệu với bạn 3 biên bản giao nhận hàng hóa chuẩn nhất.

I. Khái quát về biên bản giao nhận hàng hóa​​​​​​​

Mỗi khi tiến hành các giao dịch hàng hóa với số lượng và giá trị lớn thì các mẫu biên bản giao nhận hàng hóa là điều không thể thiếu. Trong thời buổi nền kinh tế thị trường ngày càng mở rộng và tăng cường hợp tác quốc tế như hiện nay thì các giao dịch giữa các quốc gia khác nhau đang dần trở nên phổ biến. Do đó, các mẫu biên bản giao nhận hàng hóa không chỉ dừng lại ở các phiên bản trong nước với các biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ mà còn được bổ sung thêm rất nhiều mẫu biên bản giao nhận hàng hóa bằng tiếng anh và biên bản giao nhận hàng hóa song ngữ. Ngay sau đây, mời bạn cùng chúng tôi tìm hiểu kỹ hơn về vấn đề này!

1. Biên bản giao nhận hàng hóa là gì?

Mặc dù hàng ngày chúng ta được tiếp xúc với khá nhiều mẫu biên bản giao nhận hàng hóa excel hoặc viết tay nhưng khi được hỏi biên bản giao nhận hàng hóa là gì thì không phải ai cũng có thể trả lời được. Trước đây, các mẫu biên bản giao nhận hàng hóa còn được biết đến với những cái tên như biên bản giao hàng, biên bản nhận hàng… Thông thường các mẫu biên bản này được viết hoặc soạn thảo biên bản ngay sau khi các bên tiến hành ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa. Khi bên bán hàng đã giao đầy đủ số lượng hàng hóa theo yêu cầu với mức giá đã được xác định trước trong hợp đồng theo đúng khoảng thời gian đã thỏa thuận thì bên mua có trách nhiệm kiểm tra lại hàng hóa rồi ký vào biên bản giao nhận. 

Thông thường, tùy thuộc vào đặc điểm và tính chất của các loại hàng hóa khác nhau mà các mẫu biên bản giao nhận hàng hóa có những khoản mục khác nhau. Nhưng những nội dung cơ bản bắt buộc phải có sẽ bao gồm: loại hàng hóa, mã hàng hóa, số lượng, đơn vị tính, tổng giá trị của hàng hóa…  Biên bản giao nhận hàng hóa sẽ bao gồm 2 bản có giá trị pháp lý hoàn toàn tương đương nhau, mỗi bên giữ 1 bản làm căn cứ pháp lý khi có tranh chấp hoặc vấn đề phát sinh sau đó. 

2. Biên bản giao nhận hàng hóa để làm gì?

Như đã nói ở trên, các mẫu biên bản giao nhận hàng hóa là căn cứ xác định số lượng, đặc điểm, giá trị và thời điểm hoàn tất quy trình giao hàng của nhà cung cấp và đồng thời cũng là cơ sở để người nhận kiểm tra và xác nhận, đặc biệt là với các mẫu biên bản giao nhận hàng hóa vận chuyển. Bên cạnh đó, các biên bản này làgiấy tờ pháp lý để xác định trách nhiệm của các bên liên quan khi có bất cứ tranh chấp hoặc vấn đề xảy ra sau khi đã giao và nhận hàng. Do vậy khi lập, soạn thảo hay download mẫu biên bản giao nhận hàng hóa thì bạn cũng cần hết sức chú ý các khoản mục, thông tin đầy đủ, rõ ràng và chi tiết nhằm bảo vệ quyền lợi của các bên. Ngoài ra bạn cũng nên ưu tiên các mẫu biên bản giao nhận hàng hóa đơn giảnđể giảm bớt lượng thông tin không cần thiết.

Xem thêm: Mẫu biên bản bàn giao chuẩn và cách viết chuyên nghiệp nhất

II. Những thông tin về biên bản giao nhận hàng hóa 

1. Những nội dung bắt buộc cần có

Hiện tại đã có nhiều loại biên bản bàn giao hàng hóa. Đây được coi là một tài liệu cực kỳ quan trọng trong doanh nghiệp. Được ví nó như một căn cước chứng minh khi bên bán đã giao hàng đầy đủ và nhằm đáp ứng đúng những yêu cầu của bên mua. 

Biên bản này sẽ có thể giúp bạn phòng tránh sự kiện tụng hay nhầm lẫn trong quá trình sản xuất và giao hàng hóa làm ảnh hưởng đến người bán và người mua. Các mẫu biên bản giao nhận hàng hóa cũng sẽ được gọi ngắn gọn là giấy biên nhận. 

Những báo cáo này thường được phân chia thành 02 bản, đồng thời mỗi bên sẽ giữ đồng thời 2 bản này với giá trị pháp lý ngang nhau. Để tạo ra những điều kiện thuận lợi cho công việc trao đổi, giao nhận cũng như vận chuyển hàng hóa, nhiều công ty/doanh nghiệp đã và đang áp dụng việc soạn các biên bản giao nhận hàng hóa bằng tiếng Anh để nhằm mở rộng thị trường và tìm kiếm thêm các khách hàng tiềm năng trong lĩnh vực kể cả ở trong nước lần ngoài nước. 

Đối với các mẫu biên bản giao nhận hàng hóa bằng tiếng Anh theo tiêu chuẩn, thường được áp dụng bởi rất nhiều công ty, bạn có thể tìm kiếm với các từ khóa: mẫu biên bản giao nhận hàng hóa bằng tiếng Anh, biên bản giao hàng hóa tiếng Anh là gì,…. mẫu biên bản giao nhận hàng hóa hiện đang được chia thành các loại nhỏ với rất nhiều mẫu mã khác nhau. Hãy tìm một mẫu biên bản bàn giao hàng hóa để đáp ứng tiêu chuẩn không phải là một vấn đề quá khó khăn hiện nay. Bởi bạn có thể truy cập trực tuyến hay truy cập Google và nhập từ khóa thì nó đã cung cấp cho bạn hàng chục triệu các kết quả phù hợp. Một số những từ khóa phổ biến có thể được đề cập như: Biên bản giao hàng tiếng Anh là gì, mẫu biên bản giao hàng và nhận hàng bằng tiếng Anh, mẫu giao hàng hóa và hồ sơ vật tư, các biên bản giao nhận hàng hóa,… 

Các mẫu biên bản giao nhận hàng hóa, các biên bản nhận hàng hóa, giấy nghiệm thu hàng hóa vật tư,... thường được gọi một cách đơn giản chính là giấy giao hàng và chúng sẽ thường phân thành nhiều loại mẫu khác nhau song đa số chúng đều sẽ có những thông tin chung là

Nội dung và các thông tin cơ bản về giao hàng như: tên loại hàng hóa cần giao, số lượng của hàng hóa, đơn giá, giá trị thực của từng loại hàng hóa và xác nhận để nhận đủ số lượng hàng hóa 

Cam kết của cả hai bên đều phải chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu như các bên liên quan không được tôn trọng chính xác và đầy đủ với các điều kiện giao hàng và việc tiếp nhận hàng hóa,... 

Mẫu biên bản bàn giao hàng hóa sẽ được lập ra thành 02 bản, mỗi bên liên quan sẽ giữ một bản, các bản sao đó có cùng giá trị pháp lý. Hiện nay, tất cả những biên bản về giao nhận hàng hóa sẽ đều được xây dựng nó theo một tiêu chuẩn chung. Tuy nhiên, khi đối với mỗi loại hàng hóa, mỗi lần, đối với mỗi một khách hàng,... sẽ có những sự khác biệt, một số công ty vận tải áp dụng nhiều ưu đãi cho các công ty, khách hàng dài hạn, vận chuyển hàng hóa với một  số lượng lớn... Nếu bạn muốn tìm biên bản giao nhận hàng hóa hay  là cơ sở dữ liệu chính xác nhất cho doanh nghiệp đó của bạn, hãy truy cập vào Internet và tìm kiếm đến các từ khóa liên quan tới những loại biên bản này. Loại biên bản này cũng khá  tương tự như biên bản giao nhận tài sản đang được sử dụng rộng rãi hiện nay. Cả hai đó đều là những giấy tờ quan trọng của doanh nghiệp

2. Lý do tại sao cần phải lập biên bản bàn giao hàng hóa

Đây được coi đó là một loại nhận dạng quan trọng, để chứng minh rằng bên A đã giao hàng đầy đủ cho bên B theo đúng thời gian đã thỏa thuận. Loại biên bản này thường chính là một cơ sở khá quan trọng xác định xem ai chịu trách nhiệm nếu xảy ra tranh chấp giữa các bên. Vì lý do đó, tốt nhất bạn nên chuẩn bị sẵn cho chính mình một biên bản bàn giao hàng hóa thật hoàn chỉnh để có thể bảo vệ được mình hiệu quả trước những tình huống không mong muốn xảy ra.

Xem thêm: Tổng hợp những mẫu biên bản nghiệm thu hot nhất hiện nay

III.Tại sao phải dùng đến biên bản bàn giao hàng hóa

Khi doanh nghiệp phát sinh hoạt động mua bán, vận chuyển hàng hóa thì biên bản bàn giao hàng hóa được lập nhằm thể hiện nội dung bàn giao hàng hóa, sản phẩm, vật tư, thời điểm bàn giao, địa điểm bàn giao từ bên bán cho bên mua về chủng loại, quy cách, chất lượng, số lượng theo đơn hàng mua sắm hoặc hợp đồng mua bán trước đó hoặc nội dung danh sách sản phẩm cần vận chuyển từ nơi này đến nơi khác. Bên cạnh đó biên bản bàn giao hàng hóa còn làm chứng cứ xác minh việc bên bán đã giao hàng và bên mua đã nhận đủ hàng hóa hay bên cần chuyển hàng đã giao hàng và bên nhận hàng đã nhận đủ;  làm căn cứ để từ đó lên phiếu nhập, xuất kho hàng cho doanh nghiệp. Ngoài ra biên bản bàn giao hàng hóa là một trong những văn bản mang tính pháp lý cao đính kèm với hợp đồng mua bán, vận chuyển khi xảy ra mâu thuẫn phát sinh giữa hai bên. Do đó, dù đơn hàng mua bán, vận chuyển lớn hay nhỏ, thì việc lập biên bản bàn giao hàng hóa là vô cùng quan trọng.

Xem thêm: Mẫu biên bản đối chiếu công nợ mới nhất - hướng dẫn lập chi tiết

IV. Những lưu ý khi làm biên bản giao nhận

- Soạn song song với hợp đồng mua bán hay vận chuyển hàng hóa. Bạn không nên để tới cuối mới vội vàng soạn thảo biên nhận. Như thế vừa dễ xảy ra sai sót, vừa không theo sát được tiến trình giao nhận.

- Chữ ký “tươi”. Đó chính dấu hiệu biểu tượng cho sự đồng tình của cả hai phía. Nếu như biên bản không được ký tên hoặc đóng dấu đầy đủ thì biên bản đó được xem như không có giá trị pháp lý.

- Biên nhận bàn giao các loại phải được sao ra thành hai bản. Mỗi bên tham gia giao nhận sẽ giữ một bản để làm cơ sở pháp lý cho mình nếu không may xảy ra tranh chấp. Mỗi biên bản giao nhận này đều có giá trị pháp lý như nhau.

- Mỗi loại biên bản giao nhận sẽ được soạn thảo với đôi chút khác biệt

- Mẫu biên nhận phải được bảo quản thật tốt. Các bên tham gia có trách nhiệm sử dụng biên bản một cách cẩn thận và đúng với pháp luật.

Xem thêm: Những mẫu biên bản thanh lý hợp đồng chuẩn nhất mà bạn nên biết

V. Biên bản giao nhận hàng hóa tiếng Việt

VI. Biên bản giao nhận hàng hóa tiếng Anh 

VII. Biên bản giao nhận hàng hóa song ngữ

VIII. Kết luận 

Trên đây là Top 3 mẫu biên bản giao nhận hàng hóa chuẩn nhất mà chúng tôi muốn chia sẻ với bạn. Hy vọng rằng bài viết này đã đem tới một số thông tin hữu ích cho bạn trong quá trình giao nhận hàng hóa. Rất cảm ơn bạn đã dành thời gian theo dõi bài viết này và mong rằng bạn sẽ tiếp tục ủng hộ 123job ở những tin tức tiếp theo!