Trợ lý giám đốc là gì? Bản mô tả công việc Trợ lý giám đốc

Trợ lý giám đốc có phải là cánh tay đắc lực cho sếp? Cụ thể công việc của họ là gì, nhiệm vụ chức năng ra sao, có vị trí như thế nào trong tổ chức thì hãy tìm hiểu thông tin được tổng hợp dưới đây.

Trợ lý giám đốc là việc làm có mức lương hấp dẫn được nhiều bạn trẻ mơ ước vì cơ hội thăng tiến tốt, môi trường làm việc năng động. Nhưng bạn có thực sự hiểu trợ lý giám đốc tiếng anh là gì? Công việc của trợ lý giám đốc là làm gì? Bản mô tả công việc của trợ lý giám đốcgồm những gì và yêu cầu kỹ năng gì? Có những câu hỏi nào được đặt ra khi tuyển dụng trợ lý giám đốc? Trợ lý giám đốc có phải là trợ lý kinh doanh hay không? Tất cả những thắc mắc của bạn về trợ lý giám đốc sẽ được 123job.vn giải đáp trong bài viết cụ thể dưới đây.

I. Trợ lý giám đốc là gì?

Trợ lý Giám đốc tiếng Anh có nghĩa là gì?

Trợ lý giám đốc tiếng Anh là Assistant Manager, là người cung cấp hỗ trợ hành chính cho giám đốc, là cánh tay trái đắc lực, là thư ký cấp cao để thực hiện và đảm bảo toàn bộ công việc hàng ngày của giám đốc diễn ra suôn sẻ, hiệu quả nhất.

Trợ lý giám đốc là người sắp xếp công việc khoa học, giúp giám đốc có thể sử dụng hiệu quả, tiết kiệm nhất thời gian làm việc trong ngày. Một trợ lý giám đốc xuất sắc cần có trình độ, kinh nghiệm, tinh tế, chuyên nghiệp và khách quan khi làm việc. Ngoài ra, trợ lý giám đốc luôn phải chủ động trong công việc, đặc biệt là khi giám đốc vắng mặt, đi công tác,... 

II. Mô tả công việc của Trợ lý giám đốc

Nếu như trước đây, công việc của trợ lý giám đốc được đánh giá là nhẹ nhàng, đơn giản như xử lý sổ sách, sắp xếp lịch làm việc và các cuộc hẹn với đối tác, chuẩn bị nội dung cuộc họp cho Giám đốc,... Nhưng ngày nay, với sự phát triển của nền kinh tế thì tính chất công việc khó hơn, đòi hỏi trợ lý phải nắm bắt nhanh nhạy tốc độ phát triển của xã hội, đáp ứng được những tiêu chuẩn nhất định.

Dưới đây là mô tả công việc của Trợ lý giám đốc mà bạn cần biết và tham khảo:

• Thực hiện và quản lý các đầu việc, giám sát và đảm bảo thực thi các nhiệm vụ theo yêu cầu của Giám đốc.
• Tiếp nhận thông tin, triển khai các chỉ đạo từ cấp trên xuống các phòng ban và giám sát thực hiện.
• Lập báo cáo theo dõi định kỳ cho Giám đốc/phòng ban khác.
• Theo dõi tiến độ thực hiện công việc của công ty, các công tác liên quan đến nhân sự, hỗ trợ lập và quản lý ngân sách.
• Đại diện Giám đốc đưa ra các quyết định khi cần thiết (vấn đề phát sinh, nhỏ), giám sát tiến độ, hiệu quả công việc.

III. Các công việc chính của Trợ lý giám đốc

Các công việc của Trợ lý giám đốc là gì?

• Lên kế hoạch các đầu việc cần làm trong tháng cho các phòng ban trong công ty.
• Phối hợp với giám đốc, trưởng phòng các ban theo dõi chặt chẽ những công việc hàng ngày của nhân viên công ty.
• Đảm bảo thực hiện công việc theo đúng quy trình, nội quy và các chính sách của nội bộ doanh nghiệp.
• Trợ lý giám đốc phối hợp cùng các phòng ban theo dõi tiến độ thực hiện các mục tiêu công việc đã đề ra.
• Hỗ trợ, giám sát phòng nhân sự thực hiện những công việc như tuyển dụng, đào tạo, đánh giá,… nhân viên.
• Hỗ trợ bộ phận kế toán - tài chính lập dự toán ngân sách cho công ty.
• Luôn nắm chắc những kế hoạch sự kiện và có thể trở thành người phát ngôn đại diện của công ty trong một số trường hợp cần thiết.
• Xây dựng bản báo cáo và trình bày cho giám đốc hay trưởng phòng ban trong công ty xem xét, phê duyệt.
• Thực hiện một số công việc khác nếu cần thiết.

IV. Yêu cầu công việc của Trợ lý giám đốc

• Có kiến thức chuyên môn các ngành như Quản trị kinh doanh, Marketing hay một số lĩnh vực có liên quan trực tiếp tới công ty đang làm.
• Có kinh nghiệm quản lý số lượng lớn nhân sự công ty.
• Có kinh nghiệm quản lý, sắp xếp và thực hiện công việc đạt hiệu quả.
• Có kiến thức sâu rộng về luật kinh tế Việt Nam.
• Thành thạo tin học văn phòng và những phần mềm quản lý dữ liệu doanh nghiệp mới.
• Kỹ năng giao tiếp và kỹ năng thuyết trình tự tin.
• Có kỹ năng tổ chức và kỹ năng lãnh đạo tốt.
• Giải quyết vấn đề nhanh chóng, linh hoạt và chịu được áp lực công việc cao.

V. Những năng lực cần có để trở thành Trợ lý giám đốc giỏi

• Trợ lý giám đốc tiếng Anh giao tiếp phải lưu loát, giỏi vi tính văn phòng
• Làm việc độc lập nhanh và làm việc theo nhóm hiệu quả
• Có tầm nhìn chiến lược, khả năng sắp xếp, tổ chức công việc khoa học
• Có kiến thức Quản trị nhân sự, Quản trị sản xuất và Quản trị kinh doanh, Tài chính để trợ lý kinh doanh cho sếp
• Kinh nghiệm từng làm ở các vị trí tương đương như Trợ lý hành chính, trợ lý kinh doanh,...
• Thành thạo các công việc văn phòng và các thủ tục nhân sự.
• Thành thạo tin học văn phòng.
• Nắm chắc kiến thức về Luật Lao động, luật Kinh tế.
• Sử dụng hiệu quả các thiết bị văn phòng như máy in, máy fax,...
• Kỹ năng giao tiếp, đàm phán chuyên nghiệp và thuyết trình tốt.
• Tốt nghiệp đại học chuyên ngành liên quan đến kinh tế, nhân sự như Quản trị kinh doanh, Quản trị nhân sự,...

VI. Mức lương trợ lý giám đốc

Thu nhập của trợ lý giám đốc sẽ dựa trên kinh nghiệm làm việc, trình độ chuyên môn cũng như quy mô hoạt động của công ty. Công việc này đòi hỏi nhiều kiến thức chuyên môn cũng như kỹ năng nên mức lương thường cao hơn các công việc còn lại. Trung bình thu nhập của thư ký, trợ lý giám đốc từ 9 đến 16 triệu đồng. Tiền lương sẽ tăng dần theo số năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí này. Ngoài ra, khi bạn đảm nhiệm giữ vai trò cánh tay phải đắc lực của sếp thì thu nhập của bạn có thể lên đến 45 triệu/tháng hoặc hơn thế. 

Như vậy có thể thấy nếu là một trợ lý giám đốc giỏi thì mức lương sẽ gấp đôi so với mức lương của một nhân viên thư ký thông thường. 

VII. Bộ câu hỏi phỏng vấn tuyển dụng Trợ lý giám đốc

Bộ câu hỏi phỏng vấn tuyển dụng Trợ lý giám đốc là gì?

1. Bạn sẽ xử lý như thế nào nếu CEO đưa cho bạn một thông tin bí mật và một giám đốc điều hành cấp cao hơn muốn bạn trả lời về điều này?

2. Bạn đã sử dụng những phần mềm tin học nào?

3. Kinh nghiệm của bạn khi phải điều chỉnh lịch trình của Giám đốc do có tình huống phát sinh.

4. Khi khách hàng hoặc đối tác tức giận, muốn gặp CEO nhưng hiện giám đốc không có mặt thì bạn sẽ xử lý tình huống này như thế nào?

5. Bạn nghĩ một trợ lý kinh doanh sẽ mang đến cho một công ty những gì?

6. Mục tiêu trong năm đầu tiên đi làm mà bạn đặt ra cùng người quản lý hoặc giám đốc của mình là gì?

7. Nêu những chính sách mà bạn cho quan trọng nhất đối với một công ty là gì? Giải thích?

8. Nếu bạn có mâu thuẫn với người quản lý của mình, bạn sẽ làm thế nào để xử lý mâu thuẫn đó?

9. Nếu như vừa mới đi làm nhưng sếp đã để bạn tự xử lý và sắp xếp mọi việc thì bạn sẽ làm như thế nào?

10. Bạn sử dụng công cụ, phần mềm nào để kiểm soát mức độ chuyên cần của nhân viên?

11. Hãy mô tả công việc của trợ lý giám đốc một ngày diễn ra như thế nào.

12. Bạn sử dụng công cụ gì để tính toán và quản lý chi phí hoạt động của phòng ban hoặc của công ty? 

13. Bạn rút được kinh nghiệm gì khi đi phỏng vấn tuyển dụng trợ lý giám đốc?

14. Kỹ năng nào được bạn áp dụng khi phải thực hiện cùng lúc nhiều việc mà không bị trễ deadline?

15. Nếu bị quản lý, giám đốc phàn nàn về cách sắp xếp công việc của mình thì bạn sẽ khắc phục như thế nào?

16. Theo bạn, 1 trợ lý giám đốc giỏi cần hội tụ những kỹ năng gì? Giải thích lý do?

17. Khi làm trợ lý giám đốc bạn cần cân bằng công việc chuyên môn và công việc hành chính như thế nào?

18. Chứng minh sự cẩn thận, tỉ mỉ của mình trong công việc trợ lý giám đốc?

19. Thử thách lớn nhất trong công việc trợ lý kinh doanh là gì?

20. Bạn đã từng mắc sai lầm nghiêm trọng nhất khi làm trợ lý giám đốc chưa và bài học bạn rút ra được là gì? 

VIII. Download bản mô tả công việc Trợ lý giám đốc

Bản mô tả công việc Trợ lý giám đốc

IX. Kết luận

Trên đây là những thông tin liên quan đến trợ lý giám đốc tiếng anh là gì, công việc của trợ lý giám đốc là làm gì, mô tả công việc của trợ lý giám đốc gồm những công việc như trợ lý kinh doanh, sắp xếp lịch họp,...  Những câu hỏi nào thường xuất hiện khi tuyển dụng trợ lý giám đốc? Mong rằng với những thông tin về trợ lý giám đốc sẽ giúp bạn tìm được công việc phù hợp với mình và đáp ứng đúng nhu cầu của nhà tuyển dụng. Chúc bạn thành công!