Quản lý hồ sơ và dữ liệu của ứng viên để tuyển dụng hiệu quả

Bạn đang làm ở bộ phận tuyển dụng hoặc đang là chủ một doanh nghiệp. Bạn đau đầu không biết làm sao để kiếm về công ty mình những người tài năng, phù hợp nhất mà không tốn nhiều công sức. Hãy tìm hiểu về việc quản lý dữ liệu ứng viên với chúng tôi

Ngày nay các doanh nghiệp, nhất là các công ty startup đang đau đầu không những tìm cách để có thể tuyển dụng tìm kiếm được những ứng viên, những nhân viên xuất sắc và phù hợp với công ty của mình để giúp công ty không ngừng phát triển. Rất nhiều các doanh nghiệp không ngừng đăng tin tuyển dụng, phỏng vấn ứng viên mà lại không quan tâm đến việc quản lý dữ liệu ứng viên. Ngày hôm nay chúng tôi sẽ đem đến cho các bạn những lợi ích của một việc tưởng như rất đơn giản nhưng lại bị nhiều doanh nghiệp ngó lơ đi trong công tác tuyển dụng đó chính là quản lý dữ liệu ứng viên

I. Tại sao cần quản lý hồ sơ và dữ liệu ứng viên?

Quản lý dữ liệu ứng viên là hoạt động thu thập và kiểm tra, tận dụng những thông tin của ứng viên mà nhà tuyển dụng thu thập được thông qua thời gian làm việc với người đó. Quá trình làm việc, tiếp xúc với ứng viên thường được chia làm ba giai đoạn chính: đầu tiên là cần phải tạo nguồn ứng viên (những điều này sẽ được tổng hợp qua CV tuyển dụng, các thông tin liên quan, đánh giá, nhận định qua CV, sau đó là đánh giá ứng viên (thông qua quá trình phỏng vấn của nhà tuyển dụng nhân sự để đánh giá và đưa ra quyết định (tuyển dụng và không tuyển dụng thông qua quá trình đã làm việc với ứng viên trước đó và nhiều tiêu chí khác).

Tại sao cần quản lý hồ sơ và dữ liệu ứng viên?

Nếu có thể quản lý dữ liệu ứng viên hiệu quả thì sẽ mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp trong quá trình tuyển dụng nhân sự: đội ngũ nhân viên tuyển dụng nhân sự có thể tăng hiệu suất làm việc, nâng cao số lượng và chất lượng ứng viên dự tuyển, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc xây dựng thương hiệu tuyển dụng nhân sự.

1. Đối với đội ngũ tuyển dụng

Đầu tiên, nếu quản lý hồ sơ và dữ liệu ứng viên được thực hiện, nó sẽ giúp tăng sự hiệu quả cho công việc của nhàtuyển dụng nhân sự. Nó sẽ giúp tiết kiệm chi phí, thời gian, công sức trong quá trình tuyển dụng. Quá trình tìm kiếm và sàng lọc CV sẽ được rút gọn lại nhờ đã được phân loại hợp lí dữ liệu dựa trên các tiêu chí tuyển dụng nhân sự đã được đặt ra trước đó. Đội ngũ tuyển dụng sẽ không cần lo về việc lượng hồ sơ bị quá tải vì hồ sơ phỏng vấn đã được tập hợp và lưu trữ từ nhiều nguồn khác nhau. Nhờ có công nghệ CDM hỗ trợ, rất nhiều công việc có thể sẽ được tự động hóa như chuyển CV từ nhiều trang tin tuyển dụng khác nhau về hệ thống trang chủ…
 
Dựa theo một cuộc khảo sát của Linkedin, khi chúng ta sử dụng dữ liệu thì có thể giúp các đội tuyển dụng nhân sự, phỏng vấn tăng gấp đôi hiệu quả công việc và chi phí giảm xuống gấp 3 lần Bên cạnh đó, việc quản lý hồ sơ vàdữ liệuứng cử viên sẽ giúp bộ phận tuyển dụng có thể đưa ra các quyết định đúng đắn hơn, chính xác hơn. Từ đó ứng viên sẽ cảm thấy họ muốn gắn bó lâu dài với doanh nghiệp và muốn thể hiện tốt hơn nữa trong công việc bởi vì trong quá trình tuyển dụng, nhà tuyển dụng đã có thể đem đến niềm tin cho ứng viên. Tất cả các sự đánh giá ứng cử viên đều sẽ được chuẩn hóa dựa trên một thang điểm chi tiết và rõ ràng; bên cạnh đó các quyết định chung sẽ được theo dõi dễ dàng, và hệ thống thông tin xuyên suốt sẽ phản hồi chéo với nhau PrecisionMatrics cho rằng nhờ việc ứng dụng dữ liệu trong tuyển dụng tỉ lệ tuyển dụng thành công sẽ tăng hơn 300% vào năm 2021

2. Đối với doanh nghiệp

Joe Kraus đã từng nói rằng : “Chi phí cho việc tuyển nhầm một người sẽ còn lớn hơn rất nhiều so với chi phí bỏ lỡ một người tài”. Điều này khẳng định một lần nữa rằng quản lý hồ sơ dữ liệu ứng viên đem lại rất nhiều lợi ích. Một doanh nghiệp có sự quản lý hồ sơ vàdữ liệu ứng viên tối ưu, hiệu quả sẽ hạn chế được nhiều khoản thiệt hại phát sinh bởi việc tuyển dụng sai người.

Gallup đã từng thống kê rằng nếu những doanh nghiệp quản lý dữ liệu ứng viên thì sẽ có khả năng làm tăng 10% hiệu suất công việc, 20% hiệu quả trong kinh doanh, 30% mức lợi nhuận được đem lại và giảm 10% số lượng nhân sự nhảy việc. Cùng với đó, quản lý hồ sơ và dữ liệu ứng viên sẽ giúp doanh nghiệp được hưởng lợi bằng việc tuyển dụng và phỏng vấn nhân sự có chiến lược hơn và hiệu quả hơn. Một ứng viên nếu đã được tuyển dụng trở thành một nhân viên chính thức của doanh nghiệp thì có thể dễ dàng được chuyển dữ liệu sang các phòng quản lý nhân sự, được tính lương hoặc được xây dựng cho một chương trình đào tạo làm việc phù hợp.

3. Với Giám đốc nhân sự / Giám đốc tuyển dụng

Quản lý hồ sơ và dữ liệu nhờ có lượng dữ liệu lớn và khả năng khai thác vô hạn, nó có thể giúp ích, hỗ trợ cho rất nhiều các khía cạnh công việc khác nhau của quản lý tuyển dụng nhân sự. Người quản lý có thể lên kế hoạch một cách dễ dàng hơn và có thể tối ưu các chiến dịch tuyển dụng trên cơ sở phân tích các dữ liệu sẵn có, có thể xây dựng khung báo cáo và luôn có thể dễ dàng theo dõi được tiến độ công việc của team mình là một việc vô cùng quan trọng.

Tuy quản lý dữ liệu ứng viên có thể đem lại những lợi ích to lớn như thế, nhưng có đến 75% các nhà tuyển dụng nhân sự không hề xây dựng một cơ sở dữ liệu ứng viên nào theo khảo sát, và thậm chí còn tới 95% nhà quản lý không biết cách quản lý, tận dụng những cơ sở dữ liệu sẵn có của ứng viên của mình.

Thậm chí nhiều người còn nghĩ rằng: Còn chẳng tìm được ứng viên thì quản lý với cả quy trình quản lý làm gì cho phức tạp ra? Đấy chính là một tư duy lối mòn đem lại hậu quả rất lớn, đây là một tầm nhìn cũ một tầm nhìn hạn hẹp mà chúng ta đang tự cuốn mình vào vòng luẩn quẩn của những cái cũ. Những người đã làm tuyển dụng nhân sự, bằng một cách nào đó, vẫn chưa thể thực sự đánh giá một cách đúng đắn, chuẩn về mức “quyền” có thể được tự do thu thập, tận dụng những cơ sởdữ liệu của ứng viên đem lại lớn như thế nào.
 
Chúng ta thường chỉ nhìn vào một file Excel khiêm tốn là đã thấy yên tâm rồi, chúng ta chỉ dừng lại ở những thông tin cơ bản của ứng viên, những thông tin chẳng có mấy gì đặc biệt như tên tuổi, địa chỉ liên lạc mà không nghĩ đến việc khai thác sâu hơn từ chúng. Chúng ta luôn nghĩ rằng mình các thông tin trong file Excel này là qua đủ, chúng ta không biết mình cần gì và quan tâm đến cái gì.

Tuy nhiên thực tế sẽ luôn hoàn toàn ngược lại. Những dữ liệu không được thu thập hoặc thậm chí đã được thu thập nhưng không được sử dụng sẽ là những dữ liệu chết. Là một nhà tuyển dụng nhân sự khôn ngoan, không muốn bị tụt lại ở phía sau trong cuộc Cách mạng HR 4.0 này, thì bạn cần biết rằng đã đến lúc bạn cần nghiêm túc suy nghĩ và bắt tay vào thực hiện về việc quản lý hồ sơ và dữ liệu của ứng viên.

Xem thêm: Phỏng vấn nhóm là gì? Tuyển dụng nhân sự có cần đến phỏng vấn nhóm

II. Làm thế nào để quản lý hồ sơ và dữ liệu ứng viên?

Rất nhiều các nhà tuyển dụng ngày nay lại có thể dễ dàng bỏ qua những hồ sơ ứng viên đã bị loại vì không thể tìm được cách phân loại, quản lý các hồ sơ ấy một cách hợp lý. Và ngoài ra họ cũng cho rằng công việc ấy không đem lại nhiều lợi ích cho họ

 Làm thế nào để quản lý hồ sơ và dữ liệu ứng viên?

Talent Pools được hình thành gần đây chính là một trong những phương pháp hữu hiệu có thể giúp bạn dễ dàng quản lý dữ liệu ứng viên hơn và đem lại nhiều hiệu quả hơn. Mỗi một pool sẽ là một tiêu chí để giúp các doanh nghiệp có thể chọn tất cả các hồ sơ ứng viên phù hợp và đưa vào đó. Bên cạnh đó, trong quá trình tuyển dụng và quản lý hồ sơ và dữ liệu của ứng viên chúng ta cần phải lưu ý và tuân theo một số các nguyên tắc nhất định để có thể đem lại tính minh bạch cho dữ liệu. Trong thời đại 4.0 như hiện nay, nếu doanh nghiệp muốn thu hút những ứng viên có tiềm năng và tài năng thực sự thì nhất định cần biết cách quản lý hồ sơ vàdữ liệu ứng viên sao cho thật tốt. Chính vì thế doanh nghiệp rất cần biết đến các ứng dụng, công cụ quản lý dữ liệu ứng viên phù hợp mà chúng tôi sắp giới thiệu sau đây.

Xem thêm: Viết thư mời thử việc có khó như nhiều nhà tuyển dụng vẫn nghĩ?

III. 2 công cụ quản lý dữ liệu ứng viên phổ biến hiện nay

Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng mong muốn tuyển dụng được nhân tài về cho công ty của mình, chính vì thế quản lý dữ liệu ứng viên chắc chắn sẽ không còn là một điều quá xa lạ. Các doanh nghiệp đang không ngừng tìm kiếm những phần mềm công cụ có khả năng có thể đem đến những lợi ích về lĩnh vực tuyển dụng nhân sự này

Tuy nhiên, không phải cứ lúc nào áp dụng những công nghệ tiên tiến nhất, đắt tiền nhất là tốt mà cũng cần dựa vào các tiêu chí mà doanh nghiệp cần để lựa chọn một công cụ sao cho phù hợp nhất. Sau đây chúng tôi sẽ giới thiệu tới các bạn 2 công cụ quản lý dữ liệu ứng viên thông dụng và hữu dụng nhất hiện nay

1. Quản lý dữ liệu bằng Excel/Google Sheet

Đây có lẽ không còn là những công cụ xa lạ đối với rất nhiều người. Từ lâu thì Excel và Google Sheet đã được sử dụng trong việc quản lý dữ liệu ứng viên như những công cụ hiệu quả và đơn giản. Đối với Excel, nhà tuyển dụng có thể thoải mái sáng tạo nên nhiều các tiêu chí dựa trên nhu cầu mà không cần phải tuân theo một quy chuẩn nào cả. Ngoài ra việc lập dữ liệu trên Excel thì cũng không mang lại khó khăn gì. Bên cạnh những lợi ích thì Excel cũng còn tồn tại khá nhiều điểm hạn chế mà chúng tôi sẽ liệt kê ra sau đây:

• Cần phải được thực hiện bằng phương pháp thủ công: Excel hoặc là Google Sheet chỉ đơn thuần là các công cụ lưu trữ dữ liệu. Chính vì vậy việc nhập dữ liệu, hoặc xử lý số liệu, tính toàn thì đều cần đến nhà tuyển dụng thực hiện. chính vì thế nếu như bộ dữ liệu ứng viên quá lớn, thì sẽ rất tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót. Rất nhiều các doanh nghiệp bỏ qua khâu quản lý dữ liệu ứng viên vì 2 lý do trên.
• Dữ liệu rất khó để cập nhật: chúng ta đều biết rằng mỗi file excel sẽ chỉ được một người sử dụng tại một thời điểm. Nếu như mỗi người có 1 file excel riêng thì sẽ rất khó để trao đổi. Và việc xử lý dữ liệu ở nhiều file sẽ rất tốn thời gian, công sức.

Còn với Google Sheet, tương tự như Excel là một công cụ quản lý dữ liệu trên nền tảng đám mây, tuy nhiên nó có thể cho phép nhiều người sử dụng cùng một lúc. Vậy nhưng, Google Sheet vẫn chưa phải là một công cụ quản lý dữ liệu mang tính chuyên nghiệp trong tuyển dụng nhân sự. 

• Đòi hỏi những kỹ thuật cao: Để có thể xử lý dữ liệu hiệu quả, chúng ta cũng cần biết đến nhiều các hàm phức tạp trong Excel như: hàm IF, Hàm Vlookup,... . Nếu không thì việc quản lý dữ liệu ứng viên bằng phần mềm công cụ này cũng không phải là dễ dàng

2. Quản lý dữ liệu ứng viên bằng hệ thống quản lý tuyển dụng

Hệ thống quản lý tuyển dụng hay còn được gọi là Applicant Tracking System gần như vẫn còn khá mới lạ tại Việt Nam tuy nhiên nó đã và đang được áp dụng từ khá lâu trên thế giới. Nó được phát triển và hoạt động dựa trên sự đòi hỏi của nền công nghiệp hiện đại, và Excel đã không còn đáp ứng nhu cầu tuyển dụng của các doanh nghiệp được nữa, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp có nhu cầu tuyển dụng lớn

Quản lý dữ liệu ứng viên bằng hệ thống quản lý tuyển dụng

Hệ thống quản lý tuyển dụng sẽ có thể giúp doanh nghiệp xử lý phần lớn các công tác tuyển dụng như tạo nguồn và quản lý dữ liệu ứng, đăng tin tuyển dụng, phỏng vấn ứng viên, quảng bá thương hiệu tuyển dụng nhân sự,,... Hệ thống quản lý tuyển dụng có khả năng tự động tạo những nguồn ứng viên cho doanh nghiệp bằng việc tổng hợp ứng viên từ các trang web tuyển dụng, nhập dữ liệu trong quá trình làm việc với ứng viên tự động hóa, xử lý dữ liệu tự động,...

Bên cạnh đó, khi sử dụng hệ thống, bạn có thể truy cập, tìm kiếm dữ liệu, truy xuất dữ liệu một cách nhanh chóng hơn, dễ dàng hơn. Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian, nhân lực, công hơn là dùng file Excel. Tuy nhiên doanh nghiệp sẽ cần mất phí cho hệ thống này. Mức phí sẽ phụ thuộc vào gói dịch vụ mà bạn lựa chọn. Doanh nghiệp nên cân nhắc thật kỹ để tránh lãng phí.

Xem thêm: Facebook - “Điểm hẹn hò lý tưởng” của ứng viên và nhà tuyển dụng nhân sự

IV. Kết luận

Trên đây chúng tôi đã giới thiệu đến các bạn chi tiết đầy đủ về các lợi ích về các lợi ích, những phần mềm hỗ trợ cho việc quản lý dữ liệu ứng viên trong quá trình phỏng vấn tuyển dụng. Rất mong bài viết này sẽ hữu ích đối với các bạn