Quy trình quản lý kho theo ISO chuẩn nhất dành cho các doanh nghiệp

Công tác quản lý kho hàng có tác động lớn đến việc hoạch định chiến lược phát triển của công ty. Để giúp công ty nâng cao hiệu quả quản lý, đã có nhiều phần mềm quản lý kho miễn phí ra đời. Hãy cũng tìm hiểu về quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO nhé!

Kho là nơi lưu trữ hàng hoá - một trong các tài sản có giá trị lớn nhất của doanh nghiệp. Chính vì thế, cần phải có quy trình quản lý chặt chẽ để đảm bảo nguồn tài sản hữu hình này không bị hao hụt. Ngay sau đây 123job.vn sẽ đưa cho các bạn quy trình quản lý kho chuẩn theo ISO và những phần mềm quản lý kho mới nhất hiện nay, để hoạt động quản lý doanh nghiệp được diễn ra hiệu quả hơn nhé!

I. ISO là gì?

ISO được viết tắt của cụm từ International Organization for Standardization có tên tiếng Việt là Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế. Với mục đích đề ra các tiêu chuẩn chung về thương mại và công nghiệp trên phạm vi thế giới. 

Được thành lập vào năm 1947 có trụ sở tại Thụy Điển. Hiện nay ISO đã vươn tầm ra mọi châu lục với hơn 161 quốc gia thành viên, bao gồm Việt Nam.

Mặc dù ISO là một tổ chức phi chính phủ, sức ảnh hưởng của nó là vô cùng lớn. Và một trong những tiêu chuẩn ISO đề ra chính là quy trình quản lý kho vật tư và hàng hóa.

II. Giới thiệu quy trình quản lý kho theo ISO

Quy trình quản lý kho theo ISO được tạo nên bởi các nhà quản lý kho hàng đầu thế giới. Vì tính khoa học và nhất quán của nó, quy trình quản lý kho này được đông đảo doanh nghiệp ứng dụng. 

ISO đề ra những công đoạn, các tiêu chuẩn trong quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa. Như nhập hàng, xuất hàng hay lưu trữ hàng. Với mục đích giúp tối đa công suất và hiệu quả trong việc vận hành, quản lý kho của doanh nghiệp.

Xem thêm: Bộ tiêu chuẩn ISO nhà máy dệt may

III. Quản lý kho gắn liền với quản lý mã hàng theo tiêu chuẩn ISO

Quy trình quản lý kho theo ISO

Quản lý kho ISO là cách mà mọi doanh nghiệp thường xuyên sử dụng hiện nay, trong đó quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO giúp doanh nghiệp đạt được những sản phẩm có chất lượng tốt hơn và cũng khiến khách hàng yên tâm hơn về sản phẩm của doanh nghiệp đó.

Giống như mỗi chúng ta đều có một cái tên riêng ngay từ khi sinh ra thì ở đây hàng hoá cũng như vậy. Việc đặt tên hay mã sản phẩm cho chúng sẽ giúp con người có thể dễ quản lý và phân biệt chúng với những sản phẩm khác. 

Đối với các doanh nghiệp sở hữu nhà kho rộng, trong đó chứa rất nhiều mã sản phẩm khác nhau thì việc quản lý kho theo mã hàng là một điều hoàn toàn hợp lý.

Hãy xem phương thức quản lý sẽ gồm những bước nào:

Bước 1: Tiếp nhận các thông tin thay đổi

Đối với từng sản phẩm, chúng có thể được đặt tên ngay từ khi hình thành tuy nhiên mã hàng gắn theo chúng có thể sẽ không tồn tại mãi. Trong thời gian luân chuyển hay tùy theo sự thay đổi của thị trường hay khách hàng, chúng có thể được thay đổi.

Bộ phận kế hoạch hoặc người trực tiếp quản lý có nhu cầu thêm mới, sửa chữa hay hủy bỏ mã hàng đó thì họ sẽ gửi yêu cầu đó đến người quản lý kho.

Việc gửi yêu cầu này có thể thông qua hệ thống máy tính hoặc cũng có thể được thông qua các văn bản trực tiếp, vì thế dù là hình thức nào nếu yêu cầu là hợp lệ thì nhân viên quản lý kho sẽ phải tiếp nhận và tiến hành xử lý.

Bước 2: Đối chiếu mã hàng thực tế ở trong kho

Bước tiếp theo trong quy trình này đó chính là đối chiếu với thực tế. Rất nhiều nhân viên quản lý kho thiếu trách nhiệm mà họ đều bỏ qua quá trình đối chiếu này, như vậy có thể dẫn đến thông tin bị sai lệch không kiểm soát chính xác số lượng hàng hóa cần thay đổi.

Khi nhận được mã hàng cần thay đổi có thể là yêu cầu chỉnh sửa lại mã, cũng có thể thay mới hay là huỷ bỏ. Tuỳ vào từng yêu cầu cụ thể mà người nhân viên quản lý kho sẽ có các xử lý khác nhau. Tuy nhiên hãy đảm bảo rằng mình đã đối chiếu chúng chính xác, soát xem hiện tại trong kho đang có số lượng bao nhiêu mã hàng đó, chất lượng của chúng như nào?...

Bước 3: Cập nhật thông tin mới

Sau khi bạn đã tiến hành kiểm tra và rà soát kỹ lại để đưa ra một con số chính xác thì bước tiếp theo mà bạn thực hiện đó là cập nhật thông tin thay đổi vào hệ thống máy tính.

Cần phải ghi rõ tên điều chỉnh cùng với ngày tháng năm thực hiện thay đổi này, trong đó không thể thiếu tên người gửi yêu cầu và chữ ký của những người liên quan.

Tất cả hoạt động trong doanh nghiệp đều phải có văn bản, giấy tờ đảm bảo tính hợp lệ và chúng cần sự rõ ràng để làm bằng chứng khi sau này lỡ phát sinh sự cố không hay.

Sau khi cập nhật thông tin vào hệ thống, các nhân viên quản lý kho sẽ có trách nhiệm thông báo đến những bộ phận liên quan về việc quản lý hay theo dõi hàng hoá để họ nắm được sự thay đổi thành công này.

Xem thêm: Hướng dẫn kiểm toán hàng tồn kho, giá vốn hàng bán cho doanh nghiệp

Quy trình quản lý kho là gì?

IV. Hoạt động nhập kho cần quản lý chặt chẽ

Một trong các hoạt động chính được diễn ra tại kho hàng doanh nghiệp đó là nhập kho. Đối với hoạt động này, thường sẽ có hai dạng nhập kho đó là nhập kho nguyên vật liệu và nhập kho thành phẩm. Chúng ta hãy cùng tìm hiểu rõ hơn về từng loại nhập kho này để xem chúng được diễn ra theo quy trình nào bạn nhé!

1. Quy trình nhập kho nguyên vật liệu

Bước 1: Thông báo kế hoạch nhập kho các nguyên vật liệu cần thiết

Thông thường hoạt động nhập kho nguyên liệu xảy ra khi bộ phận sản xuất thiếu hoặc hết nguyên liệu để tiếp tục hoạt động sản xuất. Khi ấy kế toán hay phòng kế hoạch sản xuất sẽ làm lệnh yêu cầu mua thêm nguyên vật liệu đó. Yêu cầu mua hàng này được thông qua ban lãnh đạo ký duyệt rồi sẽ được thông báo tới bộ phận liên quan như là nhà kho, bảo vệ,...

Biết kế hoạch nhập hàng đã được thực hiện, những bộ phận liên quan sẽ có trách nhiệm theo dõi tiến trình di chuyển của hàng đó, cần thiết thì sẽ thúc giục họ giao hàng nhanh hơn để kịp thời phục vụ việc sản xuất. 

Bước 2: Kiểm tra hàng hoá, đối chiếu thực tế

Sau khi quản lý kho nhận được yêu cầu hợp lệ từ các bộ phận liên quan, lúc này sẽ tiến hành đối chiếu hàng trong kho. Trước khi thực hiện nhập hàng, nhà kho sẽ kiểm tra thật kỹ xem trong kho đã thực sự hết mã hàng đó chưa, nếu chưa thì sẽ xuất hết cho sản xuất dùng trước và để hạn chế lãng phí xảy ra trong doanh nghiệp.

Khi hàng về kho, bộ phận kho sẽ lại phải kiểm tra đầy đủ về số lượng lẫn chất lượng số hàng hóa mới đó, đảm bảo hàng theo đúng các tiêu chuẩn được quy trình từ trước. Một số doanh nghiệp còn chuẩn bị thêm một đội kiểm tra chất lượng làm việc tại kho để khi hàng nhập về họ sẽ kiểm tra để đảm bảo không nhập phải hàng lỗi từ phía nhà cung cấp.

Nhập đủ số lượng hàng quản lý kho sẽ thực hiện đóng dấu, ghi nhận lô hàng này đã nhập kho sau đó nhập đầy đủ thông tin vào hệ thống để tiến hành việc theo dõi.

Trong trường hợp, hàng hoá nhập về có bất kỳ phát sinh nào xảy ra thì người nhân viên quản lý kho sẽ lập biên bản và có sự xác nhận của người phát hiện trình lên cấp trên và giải quyết theo mỗi trường hợp cụ thể.

Bước 3: Lập chứng từ nhập kho, hoàn tất thủ tục

Khi nhân viên quản lý kho đã xác nhận hàng hóa đạt các yêu cầu và có đầy đủ những loại giấy tờ hợp lệ rồi thì họ sẽ tiến hành lập chứng từ nhập kho, chính thức quản lý hàng hoá này tại kho hàng của doanh nghiệp.

Tiếp theo sẽ gửi chứng từ liên quan đến bộ phận kế toán để họ kiểm tra lại và thực hiện hạch toán để theo dõi.

2. Quy trình nhập kho thành phẩm theo tiêu chuẩn ISO

Về cơ bản thì quy trình nhập kho thành phẩm sẽ khá giống với nhập kho nguyên vật liệu. Vì bản chất của chúng đều là hàng hoá và cùng sử dụng chung một mục đích đó là hàng hoá dùng cho sản xuất. Cách thực hiện quy trình này sẽ tương tự với các bước ở trên, vậy nên bạn có thể dựa vào đó để thực hiện nhiệm vụ nhập kho hàng của mình cho tốt nhé.

Xem thêm: Kiểm soát nội bộ trong quy trình hàng tồn kho

V. Thắt chặt công tác quản lý xuất hàng ra khỏi kho

Đối với công tác quản lý kho về việc xuất kho, người ta sẽ chia thành 4 nhóm như sau: Xuất kho để bán, xuất kho để sản xuất, xuất kho để lắp ráp, xuất kho để chuyển đi nơi khác. Tuy có sự khác nhau về mục đích xuất kho nhưng tuy nhiên quy trình xuất kho của chúng cũng có phần tương tự nhau. 

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu xuất kho

Yêu cầu xuất kho thường do bên phía khách hàng đưa ra hoặc bộ phận kế hoạch và bộ phận bán hàng thực hiện. Dựa vào những yêu cầu thực tế này, người nhân viên quản lý kho sẽ kiểm tra tính xác thực và hợp lệ của các yêu cầu đó rồi mới tiếp tục xử lý yêu cầu.

Bước 2: Kiểm tra hàng tồn kho

Sau khi nhận được các yêu cầu xuất kho, nhân viên quản lý kho sẽ phải kiểm tra và rà soát lại số liệu của mã hàng đó có còn tại kho để xác minh tình trạng hàng thực tế xem có đủ hàng cần xuất không.

Bước 3: Lập phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng đầy đủ

Sau khi đã kiểm chứng đầy đủ, các nhân viên quản lý kho sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho kèm theo cả hoá đơn bán hàng. Tuỳ vào từng tính chất cũng như quy mô của doanh nghiệp mà chứng từ này được in thành nhiều liên hay không. Những doanh nghiệp có bộ máy tổ chức đầy đủ chắc chắn sẽ có nhiều bộ phận liên quan hơn là các doanh nghiệp có tổ chức nhỏ.

Bước 4: Xuất khe, cập nhật thông tin mới

Các giấy tờ liên quan đã được chuẩn bị và đầy đủ sẵn, giờ thì đến lúc phải xuất hàng hoá ra khỏi kho thôi. Nhân viên quản lý kho sẽ cập nhật nghiệp vụ xuất kho thành phẩm đối với mã hàng đó và ghi giảm số lượng vào hệ thống đồng thời thông báo sự thay đổi đến các bộ phận có liên quan.

Đó là tất cả quy trình quản lý kho theo iso giúp doanh nghiệp quản lý một cách hiệu quả nhất. Để thực hiện và áp dụng theo những quy trình quản lý kho theo iso chuẩn xác này không hề đơn giản đòi hỏi mọi doanh nghiệp sẽ phải có sự đầu tư và có hệ thống quản lý chặt chẽ. Một doanh nghiệp biết cách quản lý kho hiệu quả đương nhiên sẽ giảm được sự thất thoát, lãng phí không cần thiết và tăng doanh thu, lợi nhuận của mình lên cao hơn.

Xem thêm: Quản lý doanh nghiệp là gì? Quy trình và phương pháp hiệu quả

VI. Những cách phân loại quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa

1. Theo từng giai đoạn sản xuất

Đối với mỗi doanh nghiệp, tùy thuộc vào từng giai đoạn sản xuất. Quy trình quản lý kho sẽ có đặc điểm riêng biệt. Để có thể dễ thích nghi với toàn bộ quá trình hoạt động. Quy trình vận hành kho theo giai đoạn sản xuất được chia thành nhiều loại hình như:

Quy trình quản lý kho nguyên vật liệu: căn cứ vào tình hình sản xuất mà chủ doanh nghiệp sẽ quyết định số lượng vật liệu nên nhập kho. Đây và bước đầu tiên và cũng là bước quan trọng nhất trong suốt toàn bộ quá trình sản xuất. Lượng vật liệu này sau đó sẽ được sắp xếp và lưu trữ theo các tiêu chí khác nhau. Như mã, tên, đơn vị, và những đặc điểm khác nhằm mục đích phân loại và quản lý.

Quy trình quản lý kho trong sản xuất: nguyên vật liệu sau đó sẽ chuyển sang nhập kho sản xuất tùy vào tình hình thực tế. Các tiêu chuẩn về an toàn cần phải đảm bảo như phòng chống cháy nổ, tai nạn lao động. Quy trình quản lý kho trong sản xuất theo ISO còn cần phải đảm bảo năng suất và chất lượng.

Quy trình quản lý kho thành phẩm: Sản phẩm sau khi được hoàn thành sẽ chuyển sang kho thành phẩm để chuẩn bị xuất đến khách hàng. Những thông tin được lưu trữ như tên sản phẩm, mã, đơn vị tính, thành phần, số lượng, ngày sản xuất,…

Quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa: Kho vật tư hàng hóa là nơi lưu trữ tồn kho và những vật tư cần thiết cho việc sản xuất. Đây là phần cuối cùng trong chuỗi hoạt động quản lý kho và cũng là một hoạt động quan trọng không kèm. Nhờ nó mà doanh nghiệp có thể lưu trữ an toàn vật liệu, hàng hóa của mình.

2. Theo từng loại hình doanh nghiệp 

Quy trình quản lý kho theo ISO được đề ra một cách khá tổng quát. Do đó có thể không phù hợp với mọi doanh nghiệp trong các lĩnh vực đặc thù. Như nhà thuốc, cửa hàng, siêu thị, công trường,… 

Nên việc phân loại và áp dụng linh hoạt quy trình quản lý kho hàng hóa tùy theo từng loại hình doanh nghiệp là cực kì cần thiết. Giúp cho hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp được phát huy.

Xem thêm: Bản mô tả công việc Merchandiser - Nhân viên Quản lý đơn hàng là gì?

VII. Lợi ích khi áp dụng quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa

Bất cứ việc gì cũng vậy nếu như không có quy trình thì mọi thứ rất dễ mất kiểm soát. Đối với các doanh nghiệp cũng vậy, nếu không áp dụng quy trình quản lý kho theo ISO. Hệ thống kho hàng sẽ không được giám sát một cách chặt chẽ.

Dẫn đến việc thất thoát vật tư, hàng hóa, đem lại mất mát cho công ty và có thể gây ra rất nhiều hậu quả nghiêm trọng. Như việc hư hỏng cơ sở vật chất, thậm chí có thể nguy hiểm đến tính mạng của nhân viên.

Việc áp dụng quy trình quản lý kho hàng hóa một cách chuyên nghiệp sẽ đem lại những lợi ích cho doanh nghiệp như:

Giúp việc vận hành kho hàng được trơn tru, xuyên suốt: khi những công đoạn đã được tiêu chuẩn hóa thành một bộ quy trình. Các bộ phận trong kho chỉ việc làm theo các bước đã được đề ra mà không cần phải suy nghĩ nên làm gì tiếp theo.

Dễ dàng giám sát tình trạng của kho và hàng hóa: với các tiêu chuẩn rõ ràng trong quy trình quản lý kho theo ISO. Những nhà quản lý kho có thể dễ đánh giá hiệu quả của nhân viên và công việc hơn. Từ đó lập ra được chiến lược để cải thiện quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa trong tương lai.

Yên tâm tập trung vào việc khác quan trọng hơn: trên cương vị là một người chủ doanh nghiệp. Nếu kho hàng hoạt động một cách trơn tru, suôn sẻ. Họ có thể thảnh thơi đầu óc mà tập trung vào những công việc khác quan trọng hơn. Như là chiến lược phát triển cho doanh nghiệp.

Tăng tính trách nhiệm, chuyên môn cho nhân viên: khi mọi công đoạn nhập, xuất, lưu kho,… đều được chuẩn hóa. Nhân viên sẽ có trách nhiệm hơn trong các công việc của mình. Và từ đó tay nghề của họ cũng dần được nâng cao giúp tăng năng suất và tốc độ làm việc.

Thời gian hoạt động được rút ngắn: đi cùng với sự chuyên nghiệp và năng suất trong quy trình quản lý kho vật tư và hàng hóa. Là thời gian, nhân lực và cả chi phí cũng được rút ngắn cho doanh nghiệp.

Tạo lòng tin cho khách hàng và các đối tác: việc áp dụng quy trình quản lý kho theo ISO. Vốn là một quy trình phức tạp và đòi hỏi những kiến thức sâu rộng. Điều này giúp tăng sự tin tưởng của các đối tác và khách hàng vào khả năng của doanh nghiệp. Góp phần đẩy mạnh nguồn doanh thu bán hàng.

Xem thêm: Tổng hợp các quy trình quản lý thư viện tại doanh nghiệp

VIII. Top các phần mềm quản lý kho miễn phí tốt nhất của Việt Nam  

1. Phần mềm quản lý kho KiotViet miễn phí

KiotViet là một phần mềm quản lý kho miễn phí có nhiều tính năng, bao gồm:

• Cập nhật số lượng hàng tồn theo thời gian thực.

• Hỗ trợ thực hiện cả nghiệp vụ bán hàng.

• Quản lý hàng hóa với thông tin chi tiết.

• Quản lý khách hàng theo mỗi nhóm.

• Hoạt động trên nhiều nền tảng.

Phần mềm quản lý kho KiotViet

2. Phần mềm quản lý kho Sapo

Sapo POS là phần mềm quản lý và bán hàng đa kênh nổi bật hiện nay. Chức năng của phần mềm quản lý kho hàng là giúp chủ cửa hàng bán lẻ và chuỗi cửa hàng:

Quản lý số lượng hàng tồn chính xác theo SKU và thuộc tính của sản phẩm. Các cửa hàng trong một chi nhánh có thể dễ di chuyển hàng hóa với nhau, và tự quản lý kho của mình. Ngoài ra, việc phân quyền chi tiết giữa nhiều chi nhánh cũng giúp quản lý chuỗi cửa hàng dễ dàng hơn.

Tích hợp cả Fanpage Facebook và phần mềm, giúp chủ cửa hàng kết nối và quản lý kho trực tiếp trên Facebook. Điều này giúp đồng bộ hóa hoạt động quản lý online và off, từ đó nhân viên cửa hàng Facebook có thể tiếp nhận các thông tin và xử lý đơn hàng nhanh hơn.

3. Phần mềm quản lý kho hàng Suno miễn phí

Suno là một phần mềm quản lý kho miễn phí được đánh giá cao về mặt giao diện thân thiện với người dùng. Chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý kho với một giao diện duy nhất.

Một số ưu điểm của phần mềm quản lý kho Suno:

• Quản lý hàng hóa chi tiết theo mã, nhập thông tin từ file Excel, kết nối data với phần mềm kho hàng cũ, hoặc danh mục sản phẩm.

• Quản lý thông tin xuất và nhập kho.

• Quản lý bán hàng.

• Hỗ trợ đa nền tảng, có thể kết nối với thiết bị bán hàng như máy in mã vạch, máy in tem.

• Không giới hạn số lượng user, thông tin hàng và đơn hàng nhập vào, lưu trữ dữ liệu của cửa hàng trên nền tảng đám mây.

4. Phần mềm quản lý bán hàng và hàng tồn kho Ecoun

Ecount là phần mềm quản lý kho Việt mạnh về hệ thống báo kho hàng đa dạng, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác.

• Các tính năng quản lý kho bãi của phần mềm Ecount bao gồm:

• Quản lý xuất nhập kho, xuất báo cáo so sánh biến động.

• Báo cáo tình trạng đơn hàng.

• Quản lý hàng lỗi và hàng chuyển kho.

• Xuất và nhập thông tin hàng để in mã vạch hay đơn hàng.

Xem thêm: Giải quyết những vấn đề Quản lý bán hàng chỉ trong 1 nốt nhạc

IX. Kết luận 

Hy vọng rằng với những thông tin hữu ích trên các bạn sẽ biết cách thiết lập cho doanh nghiệp mình một quy trình và phần mềm quản lý kho đạt yêu cầu. Để tham khảo thêm nhiều thông tin hữu ích phục vụ cho công việc bạn có thể truy cập thường xuyên vào website 123job.vn. Chúc các bạn thành công!