ISO 9001 là gì? Tại sao ISO 9001 lại quan trọng đối với doanh nghiệp 

Chắc hẳn có nhiều người trong chúng ta thường nghe nhắc tới hay thấy trên bao bì, nhãn mác rất nhiều sản phẩm thường xuất hiện một dòng chữ “tiêu chuẩn ISO”. Tuy nhiên mấy ai biết cũng như hiểu được về tiêu chuẩn ISO là gì? 

Tính đến nay việc áp dụng chứng nhận ISO 9001 chính là việc làm mà bất kỳ một tổ chức hay doanh nghiệp nào cũng mong muốn hướng tới. Số lượng đơn vị đạt được trong chứng chỉ iso 9001 này ở nước ta hiện nay vẫn tăng lên từng ngày. Vậy chứng nhận IOS 9001 là gì? Và ISO 9001 có lợi ích như nào? ISO 9001 có hiệu lực trong bao lâu? Hãy cùng 123job tìm hiểu bài viết để biết rõ hơn về ISO 9001 là gì nhé!

I. ISO là gì?               

ISO chính là tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế (hay International Organization for Standardization). Tổ chức phi chính phủ này đã được thành lập trong năm 1947, tại Thụy Sĩ. Việt Nam đã tham gia tổ chức này vào năm 1977 và còn là thành viên thứ 77. 

ISO là gì?

ISO đưa ra những tiêu chuẩn chung về quản lý công nghiệp và thương mại ở trên toàn cầu. Hiện tại, ISO có rất nhiều bộ tiêu chuẩn khác nhau, trong đó gồm 3 bộ tiêu chuẩn phổ biến nhất là:
- Bộ tiêu chuẩn về  ISO 9000 (ISO 9000, ISO 9001,...) là hệ thống tiêu chuẩn quản lý chất lượng của sản phẩm.
- Bộ tiêu chuẩn ISO 14000 (ISO 14001, ISO 14004,...) chính là hệ thống tiêu chuẩn quản lý môi trường.
- Bộ tiêu chuẩn ISO 22000 (ISO 22000, ISO 22002, ISO 22003…) đó là hệ thống tiêu chuẩn quản lý vấn đề an toàn thực phẩm.
Một trong các tiêu chuẩn ISO mà chúng ta thường xuyên gặp nhất là tiêu chuẩn ISO 9001. 

II. ISO 9001 là gì?

ISO 9001 chính là hệ thống tiêu chuẩn về quản lý chất lượng sản phẩm đã được công nhận ở trên toàn thế giới. Bất kỳ một doanh nghiệp nào có sản phẩm đạt đủ các tiêu chuẩn mà ISO đề ra thì được cung cấp chứng chỉ ISO 9001. Khi có được chứng chỉ ISO 9001 thì chứng tỏ doanh nghiệp có hệ thống quản lý chất lượng về hiệu quả và đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn chung của quốc tế. Từ khi ra đời đến nay, bộ tiêu chuẩn ISO 9001 cũng có 5 phiên bản: ISO 9001:1987, ISO 9001:1994, ISO 9001:2000, ISO 9001:2008 và cuối cùng là ISO 9001:2015.

Phiên bản mới nhất trong tiêu chuẩn ISO 9001 là tiêu chuẩn 9001:2015, đây được xem là bộ tiêu chuẩn đang hiệu quả nhất, dễ dàng áp dụng trong thực tế hơn nhằm mục đích đáp ứng cho những thay đổi lớn trong nền kinh tế thế giới. Đó là việc ứng dụng các công nghệ mới và sự đa dạng hóa trong việc kinh doanh và thương mại toàn cầu.

Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 đã áp dụng quy trình “Hoạch định – Thực hiện – Kiểm tra – Hành động” để có thể điều chỉnh chất lượng hàng hóa và dịch vụ. Hệ thống tiêu chuẩn mới này cũng không quy định một công thức chung nào để có thể quản lý chất lượng mà doanh nghiệp sẽ căn cứ trong bối cảnh của doanh nghiệp mình để thực hiện những tiêu chuẩn.

Hiện tại, nhiều doanh nghiệp nước ta đang ở trong quá trình chuyển đổi hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 sang thành ISO 9001:2015. Sau ngày 14/09/2018, chứng chỉ ISO 9001:2008 cũng sẽ hết hiệu lực nên buộc những doanh nghiệp Việt Nam cần phải xây dựng quy trình chuyển đổi sang tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Doanh nghiệp cần phải triển khai những hoạt động cụ thể để có thể nhanh chóng nhận được chứng chỉ ISO 9001:2015:

• Xây dựng các kế hoạch và quy trình chuyển đổi
• Đào tạo nhân sự thực hiện để phát triển hệ thống quản lý chất lượng mới
• Cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo đúng yêu cầu của tiêu chuẩn mới
• Đăng ký chứng nhận với các tổ chức chứng nhận.

III. Các phiên bản của tiêu chuẩn ISO 9001 là gì?

• ISO 9001:1987 Quality systems – Model for quality assurance in design/development, production and installation and servicing. (Quản lý chất lượng – Mô hình đảm bảo về chất lượng trong thiết kế hay triển khai, sản xuất, lắp đặt và dịch vụ kỹ thuật). (Đã hết hạn)
• ISO 9001:1994 Quality systems – Model for quality assurance in design, development, production and installation and servicing (Tiêu chuẩn Việt Nam sẽ tương đương: TCVN ISO 9001:1996 Quản lý chất lượng – Mô hình đảm bảo về chất lượng trong thiết kế, triển khai, sản xuất, lắp đặt và các dịch vụ kỹ thuật). (Đã hết hạn)
• ISO 9001:2000 Quality management systems – Requirements (Là tiêu chuẩn Việt Nam tương đương: TCVN ISO 9001:2000 về quản lý chất lượng – Những yêu cầu). (Đã hết hạn)
• ISO 9001:2008 Quality management systems – Requirements (Là tiêu chuẩn Việt Nam sẽ tương đương: TCVN ISO 9001:2008 Quản lý chất lượng – Những yêu cầu). (Đã hết hạn)
• ISO 9001:2015 Quality management systems – Requirements ( Là tiêu chuẩn Việt Nam sẽ tương đương: TCVN ISO 9001:2015 Quản lý chất lượng – Những yêu cầu). Đây chính là phiên bản mới nhất trong thời điểm hiện tại.

Xem thêm: Chất lượng sản phẩm là gì? Các yếu tố tạo nên chất lượng sản phẩm

IV. Áp dụng tiêu chuẩn ISO mang lại lợi ích gì?

Bất kể tổ chức hoặc doanh nghiệp nào đều mong muốn về tăng lợi nhuận, giảm chi phí, sản phẩm được nhiều khách hàng đón nhận, đủ điều kiện xuất khẩu tới nhiều thị trường trên thế giới. Dưới đây bao gồm những lý do doanh nghiệp cần phải có ISO 9001 trong tay:

1. Giúp cho doanh nghiệp củng cố và nâng cao hình ảnh, uy tín của mình đối với khách hàng và đối tác.

Giữa một doanh nghiệp đã được cấp giấy chứng nhận ISO 9001 cùng với một doanh nghiệp chưa được cấp thì khách hàng và đối tác đang có xu hướng lựa chọn đơn vị đã áp dụng các tiêu chuẩn ISO 9001 vì trong tiềm thức của họ, đây chính là đơn vị có phong cách làm việc chuyên nghiệp và đồng thời các sản phẩm và dịch vụ mà họ cung cấp ra thị trường đều có chất lượng rất tốt cũng như đảm bảo.

2. Tạo sức mạnh nội bộ trong mỗi tổ chức hay doanh nghiệp để thúc đẩy người lao động không ngừng nghỉ cố gắng trong công việc.

• Áp dụng ISO 9001 trong mỗi tổ chức mang lại sự khách quan trong việc đánh giá về người lao động;
• Việc thực hiện công việc thực tế cùng với sự đóng góp của nhân viên trong việc hoàn thành những mục tiêu công việc đề ra luôn được tổ chức theo dõi qua các dữ liệu cụ thể;
• Các quy trình tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân sự rõ ràng có hệ thống giúp cho tổ chức biết được về năng lực thực sự của người lao động;
• Việc thưởng - phạt và bổ nhiệm chức vụ của nhân viên đều được thực hiện minh bạch dựa trên các dữ liệu cụ thể để làm căn cứ kèm theo.

3. Hiệu quả làm việc đã được cải thiện rõ rệt

Việc áp dụng chứng nhận ISO 9001 cho những tổ chức hay doanh nghiệp thúc đẩy người lao động không ngừng nghỉ nỗ lực làm việc và cải thiện hiệu quả trong công việc để đáp ứng mục tiêu đã đề ra. Không chỉ có những đơn vị sản xuất và kinh doanh mới có thể áp dụng ISO 9001 để cải thiện hiệu quả công việc cho nhân viên. Trên thực tế cho thấy, ngay cả những đơn vị hành chính sự nghiệp nhà nước cũng đã áp dụng về tiêu chuẩn ISO 9001 và gặt hái được nhiều thành công bước đầu.

4. Người lao động sẽ cảm thấy có tinh thần và trách nhiệm hơn trong công việc

Việc áp dụng ISO 9001 khiến cho người lao động hiểu được tầm quan trọng trong công việc mình đang đảm nhận và đặc biệt là vai trò của họ trong sự phát triển chung của tổ chức hay doanh nghiệp. Kết quả đó là mỗi nhân viên cũng sẽ cảm thấy có trách nhiệm hơn trong công việc và quan trọng hơn, khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 thì trách nhiệm với quyền hạn được phân công rõ ràng và được truyền thông công khai ở trong nội bộ tổ chức. Điều này giúp cho việc giải quyết công việc được trơn tru và tránh tình trạng chồng chéo hoặc đùn đẩy công việc cho nhau.

5. Phát huy để nâng cao tính sức mạnh tập thể

Lợi ích mà ISO 9001 đem lại cho doanh nghiệp 

Trong 1 tổ chức thì doanh nghiệp thường có những người có sự vượt trội hơn các người khác. Đây chính là những chiếc "chìa khóa vàng" để có thể xây dựng và thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp và tổ chức. Nhưng nếu quá phụ thuộc vào những con người này thì việc tổ chức sẽ rất khó khăn nếu như họ đột ngột rời tổ chức. Chính vì vậy, việc áp dụng ISO 9001 chính là giải pháp hiệu quả để giải quyết vấn đề này. Những vấn đề phát sinh trong công việc đều được ghi chép lại, sau đó mọi người sẽ cùng nhau bàn bạc, phân tích để đưa ra các biện pháp khắc phục nhằm mục đích giải quyết vấn đề triệt để. Dần dần những kinh nghiệm hay cách xử lý công việc sẽ được chuyển thành quy trình để hướng dẫn công việc cụ thể cho nhân viên. Qua đó bất cứ một nhân viên nào cũng có thể áp dụng những quy trình giải quyết công việc một cách hiệu quả nhất.

6. Hạn chế tối đa những sai xót phát sinh trong quá trình giải quyết công việc.

Việc ban hành các quy trình hướng dẫn công việc khiến cho tất cả nhân viên có liên quan đều phải đọc và làm theo các quy trình/hướng dẫn công việc đó và đặc biệt là trong công việc có độ phức tạp cao để đòi hỏi sự làm việc nhóm của nhiều phòng ban với nhau. Kết quả sẽ giúp cho công việc có tính chuẩn hóa cao để tránh được những sai sót cả chủ quan lẫn tính khách quan.

7. Chất lượng sản phẩm và dịch vụ đang được giữ vững.

Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 sẽ giúp cho công việc được kiểm soát và quản lý chặt chẽ, năng lực trong nhân viên đồng đều và không ngừng nghỉ được nâng lên, do đó mà chất lượng sản phẩm cũng như dịch vụ giữ ở mức ổn định nhất.

8. Giảm độ rủi ro đối với nguồn nguyên liệu đầu vào.

Những doanh nghiệp xây dựng và triển khai ISO 9001 sẽ buộc phải đánh giá một cách kỹ càng hơn về nguồn nguyên liệu đầu vào khi nhập từ những nhà cung cấp. Quá trình này sẽ giúp chúng ta lựa chọn được các nhà cung cấp tốt và phù hợp nhất với mình.

9. Lợi nhuận tăng

Khi những sai sót được hạn chế được mức tối đa nhờ áp dụng ISO 9001 thì tổ chức và doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được các khoản chi phí phát sinh dành cho việc sửa chữa để khắc phục những sai lầm ấy. Kết quả là, lợi nhuận sẽ tăng mà không cần phải bán được nhiều sản phẩm. Áp dụng ISO 9001 khiến cho công việc của người lao động đã được chuẩn hóa. Giúp công việc hiệu quả và năng suất làm việc cũng sẽ trở lên tốt hơn. Trong kinh tế khi năng suất tăng thì đồng nghĩa đối với chi phí trên một sản phẩm bị giảm xuống kéo theo đó thì lợi nhuận của công ty sẽ tăng lên.

10. Cải thiện uy tín tổ chức thông qua việc làm để thỏa mãn khách hàng

Nếu như yếu tố quan trọng làm thỏa mãn khách hàng chính là mỗi doanh nghiệp nên hạn chế ở mức tối đa về sai sót trong công việc thì ISO 9001 cũng sẽ giúp giải quyết triệt để vấn đề này. Những tổ chức và doanh nghiệp đã áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 có xu hướng sẽ giải quyết công việc một cách trơn tru và ít phát sinh lỗi hơn so với những đơn vị chưa áp dụng ISO 9001.

Xem thêm: COA là gì? Ý nghĩa của bảng phân tích thành phần sản phẩm COA

V. Kết luận

Hy vọng với phần chia sẻ trên thì phần nào giúp cho doanh nghiệp của bạn hiểu được về ISO 9001 là gì và có thêm nhiều thông tin bổ ích cho cuộc sống hàng ngày.