Office Manager là gì? Phân biệt giữa Operations Manager và Office Manager

Office Manager là gì? Sự khác biệt giữa 2 vị trí Operations Manager và Office Manager bao gồm những gì? Hãy cùng chúng mình tìm hiểu thông qua bài viết mà chúng mình chia sẻ ngay sau đây nhé!

Office Manager (Quản lý văn phòng) chịu trách nhiệm duy trì hoạt động liên tục của văn phòng công ty cũng như giám sát và hỗ trợ các công việc hành chính. Công việc đòi hỏi nhiều trách nhiệm, bao gồm tiếp nhận, chỉnh sửa và hỗ trợ.

Có sự khác biệt giữa HR Manager và Office Manager, mặc dù thực tế là một số vai trò nhất định gần như giống hệt nhau. Để giảm thiểu hiểu lầm, ứng viên nên tìm hiểu kỹ trước khi nộp đơn. Trong bài viết này, độc giả sẽ tìm hiểu về 5 đặc điểm xác định một HR Manager chuyên nghiệp, cũng như những gì một Office manager phải làm để nếu có nhu cầu ứng tuyển, bạn có thể nhanh chóng tìm được và nhận một vị trí ưng ý. Hãy cùng 123job.vn tìm hiểu kỹ hơn về những công việc mà Office manager thực hiện hàng ngày trong bài viết dưới đây.

I. Office Manager là gì?

Office manager là gì? Office manager chịu trách nhiệm đảm bảo rằng một văn phòng hoạt động tốt hàng ngày, cũng như quản lý các nhân viên hành chính và hỗ trợ các bộ phận khác trong tổ chức. Office manager là gì? Họ có thể lên lịch các cuộc họp, duy trì cơ sở dữ liệu, lập kế hoạch cho các sự kiện/hội nghị của công ty và sắp xếp văn phòng phẩm và đồ đạc, cùng những thứ khác.

Ngoài ra, mô tả công việc Office manager sẽ giám sát công việc của nhân viên hành chính, quản lý ngân sách văn phòng, giao tiếp với nhân viên, nhà cung cấp và khách hàng, tạo và duy trì các thủ tục/hệ thống hành chính văn phòng, phân bổ nhiệm vụ cho nhân viên cấp dưới và tham dự các cuộc họp với quản lý cấp cao.

Office Manager là gì?

Office manager là gì? Tuy nhiên, chức năng của Office manager có thể thay đổi phần nào tùy theo quy mô và cơ cấu của công ty. Họ thường có thể đảm đương nhiều công việc cùng lúc như thư ký nhân sự hay thư ký kinh doanh chẳng hạn.

Xem thêm: Bản mô tả công việc đầy đủ nhất của Nhân viên hành chính văn phòng là gì?

II. Công việc của Office Manager

Office manager là gì? Office manager tổ chức và điều phối hành chính để thực hiện các hoạt động của văn phòng, đảm bảo hiệu quả và an toàn của tổ chức. Các giao thức liên lạc nội bộ được thiết lập, các thủ tục hành chính được sắp xếp hợp lý, kiểm soát hàng tồn kho, nhân viên văn phòng được giám sát và phân công trách nhiệm.

Các nhiệm vụ cụ thể của Office manager là gì, chẳng hạn như:

• Sử dụng phần mềm và ứng dụng như email, bảng tính và cơ sở dữ liệu một cách hiệu quả để đảm bảo rằng tất cả các tác vụ văn phòng chạy trơn tru.
• Các phương pháp hành chính và giấy tờ, cũng như quản lý thông tin trực tuyến.
• Các hệ thống hành chính mới, chẳng hạn như quản lý hồ sơ, đang được phát triển và thực hiện.
• Theo dõi chi phí văn phòng và theo dõi ngân sách.
• Tổ chức bố trí văn phòng và giữ cho văn phòng phẩm, thiết bị hoạt động tốt.
• Đảm bảo tình trạng của văn phòng và sửa chữa nếu cần.

Công việc của Office Manager

• Tổ chức và chủ trì các cuộc họp của nhân viên.
• Giám sát việc tuyển dụng nhân sự mới, có thể bao gồm đào tạo.
• Đánh giá nhân viên, quản lý hiệu suất và trừng phạt là tất cả các khía cạnh quan trọng của công việc.
• Giao nhiệm vụ cho nhân viên và theo dõi khối lượng công việc và kết quả của họ.
• Quản lý cấp cao nên được thông báo.
• Trả lời các câu hỏi và khiếu nại của khách hàng.
• Kiểm tra và cập nhật các quy tắc về sức khỏe và an toàn của bạn, đồng thời đảm bảo rằng chúng được tuân thủ.
• Lên lịch kiểm tra thiết bị điện và an toàn một cách thường xuyên.
• Chăm sóc các tài khoản mạng xã hội của công ty.

III. Yêu cầu kỹ năng và trình độ cần thiết với vị trí công việc Office Manager

1. Kỹ năng giao tiếp và kỹ năng đàm phán tốt

Để thiết lập bầu không khí rõ ràng và tương tác với công nhân, đồng nghiệp và giám đốc điều hành, người quản lý văn phòng phải có khả năng giao tiếp đúng cách, cả bằng văn bản và cách xưng hô.

Có thể truyền đạt sự kiện và ý tưởng cho nhiều đối tượng, đơn giản hóa các chủ đề dài và phức tạp.

Có khả năng truyền đạt thông tin một cách dễ hiểu. Giai điệu lý tưởng để người quản lý hoạt động thiết lập các kết nối lâu dài cả bên trong và bên ngoài công ty. Tạo điều kiện thuận lợi cho nỗ lực làm việc của người lao động và thúc đẩy sự hợp tác và kết nối.

Trả lời các câu hỏi và thắc mắc một cách chuyên nghiệp.

2. Kỹ năng lãnh đạo và có khả năng cố vấn đặc biệt

Để phát triển lòng tin, mô hình hành vi đạo đức và chuyên nghiệp.

Để có được kết quả tốt, các nhà quản lý hoạt động phải khuyến khích bản thân và những người khác.

Sáng tạo và có mục tiêu mạnh mẽ và chủ động.

3. Có sự đồng cảm

Thu hút sự chú ý của mọi người

Sẵn sàng ưu tiên các nhu cầu của khách hàng và đồng nghiệp.

4. Kỹ năng phân tích, giải quyết vấn đề và ra quyết định

Xác định và giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng, sử dụng khả năng sáng tạo và khả năng phán đoán mạnh mẽ.

Để lập kế hoạch chiến lược và giải quyết vấn đề, các nhà quản lý hoạt động có thể thu thập, giám sát và phân tích các dạng dữ liệu định lượng và định tính khác nhau thành các báo cáo và trình bày thông tin.

5. Kỹ năng quản lý dự án và tổ chức xuất sắc

Trong bối cảnh chuyên nghiệp có nhịp độ nhanh, khả năng hoạt động cá nhân và như một phần của nhóm.

Linh hoạt và mong muốn làm việc trong môi trường thay đổi liên tục

Mức độ trách nhiệm cao.

6. Kỹ năng hành chính

Thành thạo các chương trình xử lý văn bản, bảng tính, cơ sở dữ liệu trên máy tính.

Có khả năng gõ với tốc độ 40-60 từ mỗi phút.

Tính toàn vẹn, uy tín và bảo mật là tất cả các ưu tiên cao.

Các Office Manager phải có hiểu biết đáng kể về các quy trình và thực hành văn thư, cũng như các khái niệm quản lý kinh doanh, ngoài những tài năng đã nêu ở trên. Các Office Manager thường hoàn thành một chương trình cấp bằng sau đại học về Quản lý, Kinh doanh hoặc Kế toán để có thể làm được như vậy.

Thông thường, ứng viên cần có hiểu biết cơ bản về lĩnh vực mà họ muốn làm việc. Do đó, Office Manager có thể quyết định theo đuổi giáo dục và đào tạo nhiều hơn trong ngành của họ.

Hầu hết các vai trò Office Manager yêu cầu từ 3 đến 5 năm kinh nghiệm quản lý hành chính trước đó, với một số vị trí nhất định yêu cầu chuyên môn lên đến 10 năm. Có kinh nghiệm quản lý dự án, tổ chức sự kiện,… là một điểm cộng rất lớn.

Xem thêm: Bí mật thất truyền về kỹ năng đàm phán hiệu quả

IV. Những công việc tuyển dụng quản lý văn phòng nổi bật hiện nay

Vai trò của Office Manager đang có nhu cầu cao và nó được yêu cầu trong thực tế mọi ngành nghề. Sau đây là mô tả công việc Office manager nổi bật nhất trong số đó:

- Quản lý Nhân sự: Các nhà quản lý Nhân sự (HR) chịu trách nhiệm tuyển dụng, phỏng vấn và sử dụng lao động mới, cũng như đóng vai trò là người liên lạc giữa nhân viên và cấp quản lý. Vị trí này chịu trách nhiệm tạo và thực hiện các chiến lược và quy trình, chẳng hạn như chính sách nhân sự, cũng như quản lý hoạt động của bộ phận nhân sự.

Trách nhiệm của Operations manager là tuyển dụng, đào tạo và giám sát nhân viên, cũng như giao dịch với khách hàng và thực hiện các chỉ đạo của người quản lý. Cá nhân này có thể phụ trách việc phát triển lịch trình làm việc và đánh giá hiệu quả hoạt động của nhân viên.

Những công việc tuyển dụng quản lý văn phòng nổi bật hiện nay

Bởi vì đây cũng là nhiệm vụ của khách hàng, trợ lý giám đốc có thể phụ trách hỗ trợ khách hàng về việc hoàn tiền hoặc trao đổi, cũng như hạnh phúc nói chung.

Kế toán và Quản lý Tiền lương: Người Quản lý Tính lương là một chuyên gia tài chính và nguồn nhân lực của công ty, người phụ trách tất cả các lĩnh vực của việc chuẩn bị và giao hàng cho nhân viên. Duy trì dữ liệu bảng lương, tính thuế, cân đối tài khoản bảng lương và giám sát các nhân viên trả lương khác đều là một phần công việc.

Các nhà quản lý tài chính chịu trách nhiệm giám sát sức khỏe tài chính của một tổ chức. Các báo cáo tài chính được tạo ra, các hoạt động đầu tư được định hướng và một chiến lược tài chính dài hạn được tạo bởi Người quản lý văn phòng.

Xem thêm: Quản lý nhân sự là gì? Những vấn đề cần biết về quản lý nhân sự (Phần 2)

V. Operations Manager và Office Manager sự khác biệt giữa hai công việc này là gì?

1. Operations Manager là gì? Sự khác nhau cơ bản giữa Operations Manager và Office Manager

Người phụ trách hoạt động kinh doanh được gọi là giám đốc vận hành. Mô tả công việc Office manager một cách đơn giản, người quản lý hoạt động là người tập trung vào các mục tiêu dài hạn và thiết lập cơ sở cần thiết để đạt được chúng. Họ là những người không ngừng tìm kiếm, đánh giá các phương pháp tốt nhất để tăng lợi nhuận và hiệu quả của công ty. Các nhà mô tả công việc Office manager luôn theo dõi tình hình chung của công ty, xác định những khó khăn và làm chậm hoạt động khi cần thiết. Vai trò và trách nhiệm cụ thể của họ, đôi khi được gọi là điều phối viên văn phòng, khác nhau giữa các văn phòng, nhưng có một số trách nhiệm cốt lõi có xu hướng xuất hiện nhiều nhất, chẳng hạn như tạo chiến lược. hoạt động, quản lý chuỗi cung ứng, hiệu suất của nhân viên và tuân thủ.

Họ thường hoạt động bên ngoài các tổ chức hoặc nhóm chuyên biệt, thay vào đó họ tập trung nỗ lực và sự chú ý của mình vào toàn bộ công ty. Bởi vì  Operations manager không có hai ngày đòi hỏi chính xác kiến thức giống nhau - một số tập trung vào việc giải quyết xung đột giữa các bộ phận, chẳng hạn - người quản lý hoạt động phải có cả con người và khả năng quản trị. đồng nghiệp, trong khi những người khác tập trung vào việc thiết lập các mục tiêu có thể đo lường được cho năm hoặc quý tới.

Trong khi đó, mô tả công việc Office manager đóng vai trò là chất keo kết dính các nhân viên lại với nhau vì lợi ích của toàn bộ doanh nghiệp. Mỗi ngày trong tuần đều có các hoạt động cải thiện môi trường tổng thể và thái độ tại nơi làm việc của họ.

Kiểm tra với nhân viên, trả lời cuộc gọi và ghi chú kỹ lưỡng, điều tiết việc sử dụng các vật dụng văn phòng, xử lý bảng lương và điều phối các sự kiện đều là những trách nhiệm chung của một người quản lý văn phòng. cũng như giám sát khách truy cập

Các nhà quản lý văn phòng cố gắng đoàn kết và tiếp thêm sinh lực cho nơi làm việc, đây là một phần quan trọng, nếu đôi khi bị bỏ quên, để điều hành một công ty thành công. Mô tả công việc Office manager là những chuyên gia trong việc tổ chức và giao tiếp, và có thể là kết quả của những tương tác liên tục của họ với các cư dân văn phòng, họ sẽ cải thiện hiệu quả và quy trình làm việc của văn phòng. Họ là một yếu tố quan trọng của bất kỳ nơi làm việc thành công nào, nhưng đối với một số người, chức danh công việc Operations manager của họ là một nguồn gây tranh cãi.

2. Khi nào cần Operations Manager khi nào cần Office Manager

Kiểm tra bản chất của các hoạt động và văn phòng kinh doanh của bạn trong khi quyết định giữa các vai trò của điều phối viên văn phòng và mô tả công việc Office manager. Mặc dù có tên gọi giống nhau, các giám đốc điều hành và giám đốc văn phòng có tương đối ít điểm chung về trách nhiệm. Office manager là gì? Các nhà quản lý hoạt động được kỳ vọng sẽ nhìn thấy bức tranh toàn cảnh và nỗ lực mỗi ngày để nâng cao tất cả các bộ phận của công ty nhằm đạt được các mục tiêu của công ty. Mặt khác, những người quản lý nơi làm việc là những người thúc đẩy vỉa hè, những người tạo ra không khí văn phòng và đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm gắn bó và hài lòng với công việc của họ.

Điều quan trọng nhất cần nhớ về cả hai công việc là chúng cần thiết cho một văn phòng hiện đại, hiệu quả, bất kể chức danh của chúng là gì.

Vai trò của họ là bổ sung cho nhau, vì họ nhằm mục đích cải thiện những khía cạnh lớn nhất của nơi làm việc đồng thời cố gắng giảm bớt những điều tồi tệ nhất. Mặc dù các chức danh tương tự nhau, nhưng giám đốc điều hành và giám đốc văn phòng có một điểm chung: cả hai đều tận dụng thời gian của mình để cải thiện môi trường làm việc.

Xem thêm: Tổng hợp quy định quản lý văn phòng phẩm

VI. Kết luận