Bản mô tả công việc đầy đủ nhất của Nhân viên hành chính văn phòng là gì?

Nhân viên hành chính văn phòng là làm gì? Những yêu cầu cho công việc nhân viên hành chính văn phòng là gì? Cùng 123job.vn tìm hiểu những thông tin liên quan đến nhân viên hành chính văn phòng trong bài viết dưới đây nhé!

Nhân viên hành chính văn phòng là công việc văn phòng khá nhẹ nhàng, có tính ổn định và mức lương khá hấp dẫn. Nếu bạn đang tìm hiểu vị trí này thì hãy tham khảo ngay bản mô tả công việc nhân viên hành chính cũng như những yêu cầu công việc hành chính văn phòng cho vị trí này với thông tin được cung cấp trong bài viết dưới đây nhé! Hoặc nếu bạn là người tuyển dụng nhân viên hành chính văn phòngthì hãy tham khảo ngay mẫu bản mô tả công việcdưới đây nhé!

I. Nhân viên hành chính văn phòng là gì?

Công việc văn phòng của 1 nhân viên hành chính văn phòng là gì?

Hành chính văn phòng là một bộ phận quan trọng, tất yếu, không thể thiếu của bất kỳ công ty nào. Công việc hành chính văn phòng liên quan đến thủ tục, giấy tờ hành chính và lễ tân đón khách, tổ chức công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ cho toàn thể nhân viên công ty. Ngoài ra bạn còn phải hiểu về luật và tư vấn pháp lý cho lãnh đạo khi cần thiết.

Với tính chất và yêu cầu công việc văn phòng như vậy, ở nhiều công ty, bộ phận Hành chính nhân sự hoặc Hành chính – Tổ chức sự kiện thường được ghép chung thành 1 phòng ban để thuận tiện cho việc trao đổi, hỗ trợ lẫn nhau trong công việc.

Xem thêm: Nghề quản trị nhân sự không dành cho những người hiền lành

II. Mô tả công việc nhân viên hành chính văn phòng

Trong mẫu bản mô tả công việc thìnhân viên hành chính văn phòng là người chịu trách nhiệm thực thi các đầu việc cụ thể trong phòng ban hành chính nhân sự như thi hành cách công việc nằm trong kế hoạch lớn của mục tiêu kinh doanh chung (lễ tân, hậu cần tổ chức sự kiện, hội thảo, họp, gặp đối tác,…), theo dõi chế độ phúc lợi của nhân viên và các công việc văn phòng khác (quản lý thiết bị, văn phòng phẩm, đặt lịch hẹn,…).

Xem thêm: Ngành nhân sự: Ngành làm dâu trăm họ cần có tinh thần thép

III. Các công việc chính của Nhân viên hành chính văn phòng trong bản mẫu tả công việc là gì?

• Là đầu mối tiếp nhận và gửi đi công văn, giấy tờ của công ty. Có nghĩa vụ chuyển cấp có thẩm quyền giải quyết khi cần thiết hoặc có yêu cầu. .
• Lưu trữ, sắp xếp thông tin công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan.
• Tiếp nhận đơn xin đến muộn, về sớm, đơn xin nghỉ ốm, nghỉ phép, đơn xét tăng lương,… các loại giấy tờ công văn khác của Nhân viên trong công ty.
• Theo dõi và quản lý lịch công việc văn phòng của các nhân sự trong doanh nghiệp.
• Theo dõi, kiểm tra và quản lý chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên công ty. Tiếp nhận các nhu cầu về điều chỉnh phúc lợi, các chế độ đãi ngộ và chính sách thưởng phạt khác để đảm bảo quyền lợi của nhân viên trong công ty.
• Phụ trách photocopy, các vấn đề in ấn trong doanh nghiệp (giấy, mực, gọi kỹ thuật sửa chữa máy in khi máy hỏng, …), văn phòng phẩm (bảng, máy chiếu, …).
• Thực hiện công tác lễ tân khi được yêu cầu như đón tiếp khách, hỗ trợ trong các buổi họp/event, nghe và nhận cuộc gọi liên hệ với doanh nghiệp, đặt lịch công tác / lịch hẹn cho sếp, ...
• Phụ trách mua sắm các tài sản, thiết bị hay đồ dùng thông thường trong doanh nghiệp. Hỗ trợ quản lý cơ sở vật chất bằng cách lưu trữ các hóa đơn, chứng từ, hợp đồng có liên quan tới mua bán, thuê, mượn cơ sở vật chất, máy móc thiết bị trong công ty.
• Làm hậu cần chuẩn bị đồ đạc cho các sự kiện của công ty.
• Tổ chức sinh nhật cho các thành viên của công ty trong tháng.
• Hỗ trợ tuyển dụng nhân viên hành chính văn phòng

Xem thêm: Trải lòng chia sẻ của người trong ngành về nghề nhân sự

IV. KPI công việc với vị trí Nhân viên hành chính văn phòng

Yêu cầu KPIs trong mẫu bản mô tả công việc của nhân viên hành chính văn phòng

• Tỷ lệ giải quyết vấn đề, liên hệ ngay từ lần gọi đầu tiên (First Contact Resolution - FCR)
• Tỷ lệ yêu cầu, đề xuất được giải quyết
• Số công văn, giấy tờ bị bỏ sót
• Số sự kiện được tổ chức

Xem thêm: Cách viết CV hành chính văn phòng "đốn tim" nhà tuyển dụng

V. Yêu cầu công việc của vị trí Nhân viên hành chính văn phòng

• Tốt nghiệp trình độ đại học các ngành liên quan đến Kế toán, Tài chính - Ngân hàng, Nhân sự hay các ngành liên quan.
• Có kinh nghiệm ít nhất 1 năm là nhân viên hành chính văn phòng hay 1 vị trí công việc hành chính văn phòng tương đương khác.
• Có kinh nghiệm trong việc Lễ tân, tổ chức sự kiện là 1 lợi thế.
• Thành thạo công việc hành chính văn phòng như tin học văn phòng, giao tiếp,..
• Có khả năng ngoại ngữ ở mức khá. Thành thạo ngoại ngữ là 1 lợi thế.
• Là người nhiệt tình, chu đáo, cẩn thận, tỉ mỉ và biết quan sát.

Xem thêm: Kinh nghiệm viết CV ngành Hành chính - Văn phòng chuẩn chỉnh nhất

VI. Những năng lực cần có để trở thành nhân viên hành chính văn phòng giỏi

• Hiểu về chuyên môn nghiệp vụ: Tốt nghiệp các ngành liên quan đến quản lý nhân sự, công đoàn, hành chính, nhân sự
• Trình độ ngoại ngữ (Tiếng Anh) khá
• Kỹ năng giao tiếp tốt
• Kỹ năng phân tích, xử lý tình huống và ra quyết định đúng đắn, nhanh nhạy
• Kỹ năng xây dựng mối quan hệ, ngoại giao tốt
• Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả và làm việc độc lập thông minh
• Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian hiệu quả
• Kỹ năng thuyết trình tự tin, hấp dẫn
• Thái độ: Tỉ mỉ, cẩn thận, nhạy bén, tinh tế, trung thực

Xem thêm: Hành chính nhân sự là gì? Vai trò của hành chính nhân sự trong doanh nghiệp

VII. Bộ câu hỏi phỏng vấn tuyển dụng nhân viên hành chính văn phòng

Bộ câu hỏi thường dùng phỏng vấn tuyển dụng nhân viên hành chính văn phòng là gì?

• Bạn có thể mô tả công việc nhân viên hành chính 1 ngày làm việc là gi được không?
• Bạn có thành thạo sử dụng công cụ nào cho công việc của một nhân viên hành chính văn phòng? Nêu cách sử dụng và review các chức năng bạn cần để hoạt động hiệu quả.
• Để theo dõi thời gian làm việc của các đồng nghiệp 1 cách hiệu quả bạn làm như thế nào, có cần công cụ gì không?
• Máy Photocopy thường gặp các trục trặc gì? Hãy nên 1 số kinh nghiệm xử lý các vấn đề mà bạn từng gặp? Nếu vấn đề nằm ngoài khả năng xử lý thì bạn làm thế nào?
• Khi muốn theo dõi các thông tin về BHYT, BHXH và các quyền và phúc lợi của từng nhân viên trong doanh nghiệp bạn làm thế nào, có cần công cụ nào hỗ trợ không?
• Quy trình để xử lý yêu cầu của 1 nhân viên phòng ban trong doanh nghiệp.
• Mẫu bản mô tả công việchỗ trọ công tác hậu cần cần thiết cho việc tổ chức sự kiện của công ty.

Xem thêm: Mẫu CV xin việc hành chính nhân sự mới và ấn tượng nhất

VIII. Download bản mô tả công việc Nhân viên hành chính văn phòng

Bản mô tả công việc Nhân viên hành chính văn phòng

IX.Cơ hội nào cho nhân viên hành chính văn phòng?

Nhiều bạn lo lắng làm nhân viên hành chính thì sẽ khó hoặc thậm chí là không có cơ hội thăng tiến nào trong tương lai. Nhưng thực tế, hành chính văn phòng vẫn là ngành nghề nhiều cơ hội. Lộ trình thăng tiến của một nhân viên hành chính văn phòng cũng rất rõ ràng. Có thể chia nhân viên hành chính văn phòng thành 3 cấp bậc với mức lương của mỗi cấp bậc (dựa theo Báo cáo lương năm 2016 của Adecco Vietnam) như sau:

1. Cấp bậc nhân viên (5,5 triệu VNĐ – 12 triệu VNĐ):

• Nhân viên tiếp tân (Receptionist): đón tiếp khách, xử lý thông tin cấp thấp,…
• Nhân viên hỗ trợ hành chính: đảm nhận các công việc hành chính như lưu trữ hồ sơ, thư tín, soạn thảo, đánh máy,…

Yêu cầu: có nghiệp vụ hành chính văn phòng tối thiểu, phù hợp với các bạn sinh viên tốt nghiệp ngành ngôn ngữ, quản trị nhân sự,… mới ra trường hoặc mới bước chân vào nghề.

2. Cấp bậc thư ký (8,5 triệu VNĐ – 14,5 triệu VNĐ):

• Trợ lý riêng (Personal Assistant): hỗ trợ giám đốc trong lĩnh vực chuyên ngành, soạn thảo văn bản, sắp xếp lịch làm việc,…
• Thư ký tổng quát (Genaral Secretary): thực hiện các công việc hành chính văn phòng tổng quát, quản trị hồ sơ,…

Yêu cầu: có nghiệp vụ chuyên môn cao, có đầu óc sáng tạo, biết phân tích, phán đoán tình huống, có kinh nghiệm trong ngành khoảng từ 1 năm trở lên.

3. Cấp bậc quản trị

• Nhân viên hành chính văn phòng (Administrative Officer) (9 triệu VNĐ – 25 triệu VNĐ)

Yêu cầu: có trình độ chuyên môn cao, hiểu biết rộng rãi về nhiều lĩnh vực, tốt nghiệp các ngành ngôn ngữ, nhân sự, quản trị kinh doanh,… Có kinh nghiệm ít nhất 2 năm trong ngành.

• Trưởng phòng/giám đốc hành chính (Administrative Manager/ Office Manager) (25 triệu VNĐ – 55 triệu VNĐ)

Yêu cầu: có đầy đủ kỹ năng và tố chất của một nhà quản trị, có trình độ chuyên môn cao, kinh nghiệm từ 4 năm trở lên.

Vì tính chất công việc, công việc hành chính văn phòng thường thu hút nữ giới nhiều hơn nam giới. Nam giới làm nghề này thường tham vọng thăng tiến lên những cấp bậc cao hơn. Tương tự như vậy, nữ giới cũng thường không chỉ thực hiện công việc giấy tờ đơn thuần, với óc tổ chức tốt và kinh nghiệm phong phú trong nhiều lĩnh vực, không ít nhân viên đã phấn đấu lên các vị trí cao như quản lý.

Xem thêm: HCNS là gì? Công việc của nhân viên hành chính nhân sự gồm những gì?

X. Kết luận

Trên đây là những thông tin liên quan đến nhân viên hành chính văn phòng, công việc văn phòng gồm những gì, mẫu bản mô tả công việc của nhân viên hành chính. Mong rằng qua những mô tả công việc nhân viên hành chính trên sẽ giúp bạn tìm được những công việc hành chính văn phòng phù hợp hoặc nếu bạn đang tuyển dụng nhân viên hành chính văn phòng thì sẽ tìm được những ứng viên tốt nhất nhé! Chúc các bạn thành công!