Hạch toán tiền lương là một công việc đời hỏi cao sự tỉ mỉ, cẩn thận cũng như chính xác của đội ngũ kế toán. Vậy công việc hạch toán lương cần đảm bảo những điều kiện chung nào và doanh nghiệp phải lưu ý những vấn đề gì trong quá trình này?
Hạch toán lương là công việc thường thấy của bộ phận kế toán. Công việc này có khá nhiều đòi hỏi như yêu cầu về tính chính xác rất cao, bởi vậy nên để có thể hoàn thành được công việc hạch toán lương thì người kế toán cũng cần có những kiến thức nhất định. Bài viết này 123job.vn sẽ giới thiệu đến bạn những cách để hạch toán lương cũng như các lưu ý cần có cho doanh nghiệp khi tiến hành hạch toán lương.
I. Quy định chung chế độ kế toán tiền lương đối với doanh nghiệp
Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính, hướng dẫn chế độ đối với kế toán doanh nghiệp, thì Tài khoản số 334 - Phải trả cho người lao động được dùng nhằm phản ánh các khoản cần phải trả và tình hình thanh, toán các khoản phải trả người lao động- của doanh nghiệp về: tiền lương; tiền công; tiền thưởng; bảo hiểm xã hội; các khoản cần phải trả khác thuộc thu nhập của lao động. Kết cấu và nội dung thể hiện phản ánh hạch toán lương của Tài khoản số 334 – Cần phải trả cho người lao động như sau:
Bên Nợ:
- Các khoản hạch toán tiền lương; tiền công; tiền thưởng có mang tính chất lương, đóng bảo hiểm xã hội và các khoản khác đã từng trả, đã phải chi, đã được ứng trước cho người lao động;
- Các khoản đã khấu trừ vào tiền lương; tiền công của lao động.
Bên Có: Những khoản hạch toán tiền lương; tiền công; tiền thưởng có mang tính chất lương, đóng bảo hiểm xã hội , các khoản khác cần phải trả; cần phải chi cho người lao động;
Số dư bên Có là: Các khoản hạch toán tiền lương ; tiền công; tiền thưởng có mang tính chất lương và các khoản khác còn cần phải trả cho lao động.
Cũng tuân theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC: Tài khoản số 334 - Phải trả cho người lao động có thể có số khoản dư bên Nợ. Số khoản dư bên Nợ tài khoản số 334 hạch toán lương rất là cá biệt, nếu có phản ánh khoản tiền đã trả lớn hơn số cần phải trả về tiền lương; tiền công; tiền thưởng; các khoản khác cho lao động. Tài khoản số 334 hạch toán lương cần phải hạch toán rất chi tiết theo 2 nội dung: Thanh toán tiền lương và thanh toán những khoản khác. Tài khoản này bao gồm 2 tài khoản cấp 2 hạch toán lương là:
- Tài khoản số 3341 hạch toán lương - Phải trả cho công nhân viên: Phản ánh các tài khoản cần phải trả và tình hình thanh toán các tài khoản cần phải trả cho công nhân viên chức của doanh nghiệp theo hạch toán tiền lương; tiền thưởng có mang tính chất lương, bảo hiểm xã hội, các khoản phải trả khác phụ thuộc về thu nhập của công nhân viên chức.
- Tài khoản số 3348 hạch toán lương - Phải trả cho người lao động khác: Phản ánh các tài khoản phải trả, tình hình thanh toán các tài khoản cần phải trả cho người lao động khác ngoài công nhân viên chức của doanh nghiệp về tiền công; tiền thưởng (nếu có) mang tính chất về tiền công, các khoản khác thuộc thu nhập của người lao động.
Việc hạch toán tiền lương sẽ được thực hiện vào cuối tháng
Theo sự quy định của pháp luật :nghiệp vụ hạch toán tiền lương bảng lương sẽ được thực hiện vào cuối tháng. Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định rằng các hạch toán, kế toán liên quan đến cần phải trả cho người lao động; trong đó; với kế toán tiền lương sẽ có thể có một số nghiệp vụ:
Hạch toán tiền lương cần phải trả cho người lao động
- Nợ TK 641: Lương của bên bộ phận bán hàng
- Nợ TK 642: Lương của bên bộ phận quản lý
- Nợ TK 622: Lương của bên bộ phận sản xuất
- Có TK 334: Tổng lương cần phải trả
Hạch toán tiền lương trích bảo hiểm hạch toán lương của người lao động cần chịu
- Nợ TK 334
- Có TK 3383 _ BHXH (8% x lương cơ bản của toàn thể DN).
- Có TK 3384 _BHYT (3% x mức lương cơ bản của toàn DN).
- Có TK 3386 _BHTN (1% x mức lương cơ bản của toàn thể DN).
Hạch toán tiền lương trích bảo hiểm hạch toán lương của DN chịu
- Nợ TK 641:
- Có TK 3383: 18% x mức lương cơ bản của bên bộ phận bán hàng.
- Có TK 3384: 3% x mức lương cơ bản của bên bộ phận bán hàng.
- Có TK 3386: 1,5% x mức lương cơ bản của bên bộ phận bán hàng.
- Nợ TK 642:
- Có TK 3383: 18% x mức lương cơ bản của bên bộ phận quản lý.
- Có TK 3384: 3% x mức lương cơ bản của bên bộ phận quản lý.
- Có TK 3386: 1,5% x mức lương cơ bản của bên bộ phận quản lý.
- Nợ TK 622:
- Có TK 3383: 18% x mức lương cơ bản của bên bộ phận sản xuất.
- Có TK 3384: 3% x mức lương cơ bản của bên bộ phận sản xuất.
- Có TK 338 6: 1,5% x mức lương cơ bản của bên bộ phận sản xuất.
Hạch toán thuế TNCN hạch toán lương cần phải nộp:
Hạch toán trích kinh phí của công đoàn hạch toán lương (nếu có)
- Nợ TK 642
- Có TK 3382: 2% x mức lương thực tế
Khi ứng trước tiền hoặc thực trả hạch toán tiền lương; tiền công cho công nhân viên chức; người lao động khác của bên doanh nghiệp, ghi:
- Nợ TK 334 - Phải trả cho người lao động (3341, 3348)
- Có các TK 111, 112,...
Trường hợp trả kế toán tiền lương hoặc thưởng cho công nhân viên chức, người lao động khác của bên doanh nghiệp bằng các sản phẩm; hàng hoá; quá trình kế toán phản ánh các doanh thu bán hàng không bao gồm khoản thuế GTGT, ghi:
- Nợ TK 334 – Cần phải trả người lao động (3341, 3348)
- Có TK 511 – Số doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ
- Có TK 3331 - Thuế GTGT cần phải nộp (33311).
Trong trường hợp tính kế toán tiền lương nghỉ phép thực tế cần phải trả cho công nhân viên chức, ghi:
- Nợ các TK 623, 627, 641, 642
- Nợ TK 335 - Chi phí cần phải trả (đơn vị cần có trích trước tiền lương nghỉ phép)
- Có TK 334 – Cần phải trả người lao động (3341).
II. Một số nội dung doanh nghiệp cần lưu ý
Trong quá trình hạch toán- kế toán tiền lương, thì chủ doanh nghiệp và kế toán viên cần phải lưu ý một vài vấn đề như sau.
Một, nắm thật rõ các quy định mới của pháp luật nhằm thực hiện các công tác kế toán tiền lương một cách hiệu quả nhất, khoa học nhất. Chẳng hạn như, chế độ kế toán trong Thông tư 200/2014/TT-BTC đã quy định chung cho các doanh nghiệp nhưng bên trong thực tế vẫn còn rất nhiều các loại hình doanh nghiệp đặc thù khác: doanh nghiệp nhỏ, vừa, doanh nghiệp siêu nhỏ... Vì vậy, các kế toán tiền lương viên cần lưu ý bám sát và cập nhật các quy định nhằm thuận lợi nhất cho công việc của bản thân mình. Cụ thể, đối với những doanh nghiệp nhỏ, vừa thì Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 133/2016/TT-BTC nhằm hướng dẫn các Chế độ kế toán hạch toán lương cho doanh nghiệp nhỏ và vừa. Những doanh nghiệp vừa, nhỏ vẫn đang thực hiện kế toán theo Chế độ kế toán đang áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ, vừa đã được vận dụng theo quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC hạch toán lương nhằm phù hợp với đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý của mình. Hay với doanh nghiệp siêu nhỏ: Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 132/2018/TT-BTC để hướng dẫn Chế độ kế toán cho những doanh nghiệp siêu nhỏ.Cùng với đó, các doanh nghiệp siêu nhỏ cũng có thể lựa chọn áp dụng Chế độ kế toán cho doanh nghiệp nhỏ, vừa ban hành theo Thông tư 133/2016/TT-BTC hạch toán lương ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính để phù hợp nhất với đặc điểm hoạt động sản xuất và kinh doanh, yêu cầu quản lý của các doanh nghiệp. Doanh nghiệp siêu nhỏ cần phải áp dụng những chế độ kế toán nhất quán trong vòng một năm tài chính. Việc muốn thay đổi chế độ kế toán áp dụng chỉ được phép thực hiện tại ngay thời điểm đầu năm tài chính tiếp theo...
Việc thay đổi chế độ kế toán cần thực hiện ngay vào đầu năm tài chính tiếp theo
Hai, trong suốt quá trình thực hiện phần hành kế toán tiền lương, thì cần chú ý bổ sung thật đầy đủ các loại hồ sơ có liên quan. Chẳng hạn như, theo các quy định hiện hành, thủ tục bắt buộc cần phải có là: Hồ sơ lao động (sơ yếu lý lịch; giấy khai sinh; chứng minh thư nhân dân…); hợp đồng lao động; quy chế tiền lương của các doanh nghiệp (cần nêu rõ mức hưởng và điều kiện được hưởng); quyết định do giám đốc ban hành (quyết định bổ nhiệm; quyết định tăng lương…); thủ tục đóng tiền bảo hiểm theo quy định; đăng ký mã số thuế của cá nhân cho người lao động (nếu như người lao động chưa có); đăng ký những trường hợp giảm trừ gia cảnh cho những người lao động (nếu có). Ngoài ra, trong các hoạt động sản xuất kinh doanh; doanh nghiệp vẫn có thể ký kết và thanh toán lương hạch toán lương đối với người lao động vãng lai; lao động thời vụ... Đối với những đối tượng này; các loại giấy tờ cần chủ yếu là chứng minh thư nhân dân; hợp đồng khoán việc; mã số thuế…
Ba, bám thật sát các chính sách mới để nhằm tránh những sai sót có trong công tác kế toán; tránh bị những xử phạt theo các quy định của pháp luật. Trong đó cần chú trọng cập nhật những quy định mới về chế độ kế toán tiền lương hạch toán lương đối với mỗi loại hình doanh nghiệp hoặc những điều kiện đi kèm khi cần áp dụng theo những quy định khác nhau về các chế độ kế toán. Hiện nay, Bộ Tài chính đã ban hành, bổ sung, sửa đổi những thông tư liên quan đến các chế độ kế toán doanh nghiệp. Cùng với đó sẽ có thông tư không còn hiệu lực. Do đó, kế toán cần nắm rõ những quy định này để thực hiện cho đúng, tránh những trường hợp áp dụng sai sẽ bị phạt.
III. Hạch toán khi tính tiền lương và các khoản phải trả
Chú ý cần phải xác định chi tiết là tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp đó đã trả cho bộ phận nào và doanh nghiệp mình đã áp dụng chế độ kế toán theo thông tư số 200 hay 133 để hạch toán lương cho chính xác.
Ví dụ:
- Chi phí hạch toán lương lương cho nhân viên bán hàng trực thuộc bộ phận bán hàng và doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư số 133, thi hạch toán lương vào: Nợ 6421.
- Tiêu chí xác định các loại hình doanh nghiệp, căn cứ để doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán hạch toán lương theo Thông tư số 133 hay 200…
- Sau khi xác định được doanh nghiệp mình áp dụng chế độ nào và tiền lương trả cho bộ phận nào, sẽ hạch toán lương chi tiết như sau:
Nợ TK 154: Chi phí sản xuất và kinh doanh dở dang
Nợ TK 241: Xây dựng cơ bản còn dở dang
Nợ TK 622: Chi phí cho nhân công trực tiếp: theo Thông tư 200
Nợ TK 623:Chi phí cho sử dụng máy thi công 6231 - theo Thông tư 200
Nợ TK 641: Các chi phí bán hàng 6411 - theo Thông tư 200
Nợ TK 6421: Các chi phí bán hàng- theo Thông tư 133
Nợ TK 642: Chi phí quản lí các doanh nghiệp - theo Thông tư số 200
Nợ TK 6422: Các chi phí quản lý doanh nghiệp - theo Thông tư số 133
Có Tk 334: Cần phải trả cho người lao động 3341, 3348
IV. Hạch toán các khoản Bảo hiểm trích theo lương
1. Khi trích các khoản Bảo hiểm, KPCĐ trừ vào chi phí của doanh nghiệp
Cần phải chi tiết theo từng bộ phận. Ví dụ: Bộ phận về bán hàng, bộ phận về quản lý cần dựa vào bảng tính lương để hạch toán lương.
Nợ Tk 154;241;622;627;641;642…: LƯƠNG tham gia BHXH nhân 23,5%
Có Tk 3383 “BHXH”: lương tham gia BHXH nhan17,5%
Có TK 3384 “BHYT”lương tham gia BHXH nhân 3%
Có TK 3386 hoặc 3385 ‘BHTN’: lương tham gia BHXH nhân 1%
Có TK 3382 ‘KPCĐ’: lương tham gia BHXH nhân 2%
Chú ý: Riêng bảo hiểm thất nghiệp:
- Nếu doanh nghiệp áp dụng theo Thông tư số 200 là TK: 3386
- Nếu doanh nghiệp áp dụng theo Thông tư số 133 là TK: 3385
2. Trích từ khoản bảo hiểm trừ vào lương của công nhân viên
Nợ Tk 334: LƯƠNG tham gia BHXH nhân 10,5%
Có Tk 3383: lương tham gia BHXH nhân 8 %
Có TK 3384 : lương tham gia BHXH nhân 1,5%
Có TK 3386 hoặc 3385: lương tham gia BHXH nhân 1%
3. Dựa trên giấy nộp tiền cho cơ quan BHXH, liên đoàn lao động của quận, huyện:
Nợ Tk 3383: Số tiền đã được trích BHXH ‘lương tham gia BHXH nhan 25,5%’
Nợ TK 3384: Số tiền đã được trích BHYT ‘lương tham gia BHXH nhân 4,5 %’
Nợ TK 3386 hoặc 3385: Số tiền đã được trích BHTN “ lương tham gia BHXH nhân 2%”
Nợ TK 3382 : số tiền để đóng kinh phí công đoàn “ lương tham gia BHXH nhân 2%”
Có Tk 1111, 1121: tổng cần phải nộp “LƯƠNG tham gia BHXH nhân 34%”
Cụ thể:
- Nộp bên cơ quan BHXH: 32%
- Nộp bên liên doàn lao động quận, huyện là 2%
V. Hạch toán khi trả lương
- Khi cần thanh toán tiền lương hoặc nhân viên muốn ứng trước tiền lương hạch toán lương:
Nợ TK 334: Phải trả người lao động
Có TK 111,112 : Số tiền phải trả
Lưu ý: Cần phải dựa vào bảng thanh toán lương, phiếu chi tiền lương để hạch toán lương khi trả tiền lương.
Cần phải dựa vào bảng thanh toán lương để hạch toán tiền lương
VI. Hạch toán trả lương bằng sản phẩm và hàng hóa
Nếu sản phầm và hàng hóa thuộc đối tượng phải chịu thuế GTGT cần tính theo phương pháp khấu trừ, kế toàn tiền lương hạch toán lương cần phản ánh doanh thu bán hàng nội bộ theo giá bán hàng chưa có thuế GTGT:
Nợ TK 334: Cần phải trả người lao động: 3341,3348
Có Tk 3331: Thuế GTGT cần phải nộp 33311
Có TK 5118: Doanh thu khác “ giá bán chưa áp dụng thuế GTGT”.
Nếu như không thuộc đối tượng phải thuế GTGT hoặc kê khai thuế GTGT theo những phương pháp trực tiếp; kế toán hạch toán lương cần phản ánh doanh thu bán hàng nội bộ theo đơn giá thanh toán:
Nợ TK 334: Cần phải trả người lao động 3341,3348
Có TK 5118: Doanh thu khác “ giá thanh toán”
VII. Hạch toán khi tính lương phải trả theo quỹ khen thưởng
- Khi hạch toán lương muốn xác định số tiền thưởng trả công nhân viên chức từ quỹ khen thưởng:
Nợ TK 353: Qũy khen thưởng và phúc lợi
Có TK 334: Phải trả cho người lao động.
- Khi cần xuất quỹ chi trả tiền thưởng:
Nợ TK 334: Phải trả cho người lao động
Có các TK: 111,112,…
VIII. Hạch toán tiền chế độ thai sản
Nợ TK 338: Cần phải trả, phải nộp khác 3383
Có TK 334: Phải trả cho người lao động 3341
- Khi nhận tiền của cơ quan BHXH trả cho doanh nghiệp:
Nợ TK 111, 112:
CÓ TK 3383
- Khi cần trả chế độ thai sản, ốm đau,… cho công nhân viên
Nợ TK :334
Có TK 111,112.
IX. Kết
Công việc hạch toán lương tuy không quá vất vả nhưng lại là một công việc rất áp lực do có liên quan đến lợi ích của toàn bộ nhân viên của công ty. Nhưng chỉ cần nắm vững những yêu cầu cơ bản của việc hạch toàn lương cũng như có sự đam mê công việc, tỉ mỉ và cẩn thận thì bạn sẽ làm tốt thôi.
Trang chủ 
Mẫu CV 
Nhắn tin 
Tài khoản 
Thêm