7 bước tạo lập một kế hoạch truyền thông hoàn chỉnh, hiệu quả nhất

Kế hoạch truyền thông là gì? Tại sao phải lập kế hoạch truyền thông? Cấu trúc của một kế hoạch truyền thông bao gồm những gì? Những lưu ý khi lập kế hoạch truyền thông là gì? Hãy cùng 123job.vn đi tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.

Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào thì việc thực hiện kế hoạch truyền thông trong chiến lược Marketing nói riêng và chiến lược kinh doanh của công ty nói chung luôn là điều cần thiết. Một kế hoạch truyền thông tốt sẽ giúp khách hàng biết đến sản phẩm nhiều hơn và công ty cũng dễ dàng định vị thương hiệu của mình trên thị trường kinh doanh. Vậy kế hoạch truyền thông là gì? Tại sao phải lập kế hoạch truyền thông? Cấu trúc của một kế hoạch truyền thông bao gồm những gì? Những lưu ý khi lập kế hoạch truyền thông là gì? Hãy cùng 123job.vn đi tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.

I. Kế hoạch truyền thông là gì?

Kế hoạch truyền thông là gì?

Kế hoạch truyền thông là cách tiếp cận dựa trên chính sách để cung cấp thông tin tới các bên có liên quan đến doanh nghiệp, là kế hoạch chính thức xác định xem ai sẽ cung cấp thông tin cụ thể, những thông tin đó sẽ được gửi tới kênh truyền thông như thế nào và kênh truyền thông sẽ được phép sử dụng những thông tin ấy. Một kế hoạch truyền thông hiệu quả sẽ  dự đoán được những thông tin nào sẽ được gửi tới các đối tượng cụ thể, xác định ai sẽ là người có thẩm quyền truyền đạt thông tin bí mật đó. Ngoài ra, lập kế hoạch truyền thông nên xác định cẩn thận những gì các bên liên quan của các kênh truyền thông sẽ sử dụng để thu hút các nhóm đối tượng cụ thể.

Một bản lập kế hoạch truyền thông trong các tình huống khẩn cấp sẽ phải giải quyết các cách cả kênh truyền thông điện tử và phi điện tử nên được sử dụng để phổ biến thông tin trong chiến lược truyền thông. Khi doanh nghiệp của bạn muốn giới thiệu một sản phẩm, dịch vụ mới tới khách hàng thì bạn cần phải có một kế hoạch truyền thông rõ ràng bởi đây sẽ là công cụ thiết yếu để doanh nghiệp truyền tải thông điệp trên các kênh truyền thông và thu hút sự chú ý của nhiều khách hàng. 

Xem thêm: Hướng dẫn cách xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp

II. Tại sao phải lập kế hoạch truyền thông? 

Tại sao phải lập kế hoạch truyền thông? 

Lập kế hoạch truyền thông hoàn hảo sẽ sẽ giúp bạn biết những được những việc cụ thể bạn cần làm là gì, hạn chế được tối đa những sự cố có thể xảy ra, tránh lãng phí và dư thừa nguồn nhân lực,... thuộc chiến lược truyền thông. Đặc biệt, lập kế hoạch truyền thông sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá được hiệu quả kế hoạch để có thể áp dụng trong những chiến lược truyền thông và chiến dịch Marketing lần sau. 

Một kế hoạch truyền thông được đánh giá bởi hiệu quả, sự chi tiết mà nó mang lại và việc lập kế hoạch truyền thông cũng có những vai trò to lớn trong chiến lược truyền thông như sau:

- Kế hoạch truyền thông cho biết chiến lược truyền thông cần phải thực hiện, cho biết mục tiêu cũng như cách thức đạt được mục tiêu của chiến lược truyền thông. Nếu không có kế hoạch truyền thông rõ ràng với những kênh truyền thông được xác định thì kế hoạch truyền thông sẽ thất bại và không dễ gì đạt được chiến lược truyền thông mong muốn

- Lập kế hoạch truyền thông giúp doanh nghiệp dễ dàng dự đoán được những điều có thể xảy ra khi thực hiện chiến lược truyền thông và tìm ra những giải pháp ứng phó phù hợp.

- Lập kế hoạch truyền thông chi tiết với kênh truyền thông được xác định thì doanh nghiệp sẽ thiết lập được các tiêu chuẩn kiểm tra hiệu quả của chiến lược truyền thông

Xem thêm: Truyền thông kỹ thuật số là gì? 5 kênh truyền thông số phổ biến hiện nay

III. Cấu trúc cơ bản của kế hoạch truyền thông cho doanh nghiệp 

1. Mục tiêu

Mục tiêu

Mục tiêu của lập kế hoạch truyền thông cần được xác định rõ ràng với kênh truyền thông nhất định và các bước hệ thống hóa mục tiêu của chiến lược truyền thông. Mục tiêu của việc lập kế hoạch truyền thông không giống với mục tiêu kinh doanh bởi mọi công việc có thể diễn ra theo đúng kế hoạch nhưng lại không đảm bảo được mức doanh thu sẽ đạt được của chiến lược truyền thông.

Để có thể xác định chính xác mục tiêu và lập kế hoạch truyền thông thì bạn cần hiểu rõ về chiến lược truyền thông của công ty mình, biết được những ý tưởng kinh doanh, mục đích mong muốn đạt được:
- Mục tiêu của lập kế hoạch truyền thông là giới thiệu sản phẩm mới trên các kênh truyền thông nhất định của doanh nghiệp
- Tìm kiếm sự quan tâm của khách hàng qua những vấn đề nào
- Xây dựng thương hiệu và khiến các nhóm đối tượng khách hàng khác nhau có thể nhận diện thương hiệu chính xác

2. Đối tượng mục tiêu

Kế hoạch truyền thông có thành công hay không, chiến lược truyền thông có đạt được hiệu quả hay không phụ thuộc nhiều vào việc xác định đối tượng mục tiêu của chiến lược truyền thông. Xác định đúng nhóm đối tượng sẽ có thể dễ dàng tổ chức những sự kiện phù hợp với đối tượng ấy. Trong khi lập kế hoạch truyền thông với những kênh truyền thông có thể xác định thì hãy vạch ra mức độ quan trọng cũng như tầm ảnh hưởng của các đối tượng khách hàng

Dưới đây là một số nhóm đối tượng mục tiêu có thể xác định cho việc lập kế hoạch truyền thông cũng như xây dựng chiến lược truyền thông của bạn:
- Người nổi tiếng có sức ảnh hưởng lớn
- Các chuyên gia, phân tích chuyên môn
- Nhà lãnh đạo doanh nghiệp
- Cơ quan báo chí

3. Chiến lược truyền thông

Chiến lược truyền thông

Thiết lập chiến lược truyền thông hiệu quả thì bạn cần hiểu rõ mục tiêu phát triển, tiếp cận được những ai trên các kênh truyền thông bằng việc trả lời những câu hỏi như sau:
- Công cụ truyền thông sử dụng là gì?
- Thông tin tiếp cận đối tượng mục tiêu bằng cách nào?
- Quá trình tiếp cận khách hàng diễn ra như thế nào?
- Sự tham gia của báo chí, mạng xã hội có vai trò như thế nào?

4. Tuyên bố

Tuyên bố trong kế hoạch truyền thông và chiến lược truyền thông của doanh nghiệp cần ngắn gọn, súc tích nhưng vẫn phải đầy đủ nhất kế hoạch được vạch ra trước đó. Tuyên bố được đưa ra trong kế hoạch truyền thông, trên kênh truyền thông sẽ là cơ sở then chốt để phát triển các ý tưởng truyền thông, ý tưởng kinh doanh.

5. Thông điệp truyền thông

Thông điệp truyền thông

Thông điệp truyền thông chính là ý nghĩa mà doanh nghiệp muốn truyền tải tới khách hàng. Để có thể xây dựng được thông điệp truyền thông nổi bật thì doanh nghiệp cần chú ý những điều sau đây:
- Thông điệp phải bám sát vào mục tiêu
- Thông điệp phải mới mẻ và đặc biệt
- Sử dụng con số cụ thể để thể hiện chi tiết của thông điệp
- Nội dung của thông điệp cần bao quát được mọi đối tượng mục tiêu

6. Chiến thuật thực thi

Chiến thuật thực thi

Chiến thuật thực thi chính là những gì song hành trong việc lập kế hoạch truyền thông trước đó. Chiến thuật cũng cần phải có quy trình thực hiện để đảm bảo được tính hiệu quả của việc lập kế hoạch truyền thông trước đó. Hơn nữa, việc lập kế hoạch truyền thông cũng cần phải đánh giá tổng quát môi trường kinh doanh để có thể có chiến thuật đúng đắn nhất.

Đây là một nội dung vô cùng quan trọng của quá trình lập kế hoạch truyền thông với kênh truyền thông nhất định, giúp chiến lược truyền thông đạt được hiệu quả cao.

7. Phân tích rủi ro

Phân tích rủi ro

Trong quá trình lập kế hoạch truyền thông thì không thể thiếu một bước vô cùng quan trọng chính là phân tích rủi ro của sự kiện. Song song với việc triển khai kế hoạch truyền thông trên kênh truyền thông thì người lập kế hoạch truyền thông cần xác định các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện để có thể chuẩn bị sẵn sàng các phương án đối phó.

8. Hoạch định chi phí

Hoạch định chi phí

Sau khi lập kế hoạch truyền thông thì kế hoạch sẽ được tổ chức và cần phải có một khoản chi phí để có thể thực hiện được kế hoạch. Từng hạng mục của kế hoạch truyền thông giúp xây dựng chiến lược truyền thông cần xác định khoản chi phí cụ thể để đảm bảo kế hoạch được diễn ra thành công nhất. Đặc biệt, trong khi hoạch định chi phí thì doanh nghiệp cần cân đối chính xác theo khả năng tài chính của công ty.

9. Xây dựng tiêu chí đánh giá

Lập kế hoạch truyền thông cần được xây dựng theo các giai đoạn và từng giai đoạn sẽ phải có những quá trình thực hiện cụ thể. Việc có quá trình cụ thể sẽ dễ dàng hơn trong việc thực hiện và đánh giá được chính xác hiệu quả của chiến lược truyền thông.

Xem thêm: Khủng hoảng truyền thông là gì? Cahs xử lý khủng hoảng truyền thông.

IV. 07 bước lập một bản kế hoạch truyền thông hiệu quả

1. Bước 1: Xác định khán giả mục tiêu (Target Audience)

Một bản kế hoạch truyền thông muốn đạt được hiệu quả trên các kênh truyền thông thì cần xác định rõ ràng đối tượng khán giả mục tiêu. Trong bước này, nhiều marketer đang nhầm tưởng đối tượng mục tiêu chính là consumers nhưng trên thực tế thì đối tượng mục tiêu lại đang tập trung ở 4 kiểu chính như sau:
- Potential buyer là người mua tiềm năng
- Current user là người dùng hiện tại
- Decider là người ra quyết định
- Influencer là người gây ảnh hưởng

2. Bước 2: Lựa chọn mục tiêu truyền thông (Objective)

Rất nhiều người khi lập kế hoạch truyền thông trên các kênh truyền thông để phát triển chiến lược truyền thông mơ hồ về mục tiêu truyền thông. Mặc dù đóng vai trò xương sống trong việc lập kế hoạch truyền thông nhưng mục tiêu truyền thông được quyết định dựa nhiều vào linh cảm và kinh nghiệm của người lập kế hoạch truyền thông. Để có thể xác định được mục tiêu truyền thông chính xác thì chúng ta có thể sử dụng theo mô hình kim tự tháp dưới đây:

Lựa chọn mục tiêu truyền thông

Dựa vào tình hình cụ thể của thị trường truyền thông và thị trường kinh doanh mà mục tiêu truyền thông sẽ có những mức độ khác nhau. Tuy nhiên, để có thể lập được kế hoạch truyền thông hiệu quả thì người lập cần phải có tư duy Marketing sắc bén.

3. Bước 3: Thiết kế truyền thông

Có 3 yếu tố cơ bản để tạo nên một bộ thiết kế truyền thông hoàn chỉnh, đó là:
- Message strategy là chiến lược truyền thông về thông điệp
- Creative strategy là chiến lược về hình thức sáng tạo
- Message source là nguồn phát thông điệp

4. Bước 4: Chọn kênh truyền thông (Channels)

Chọn kênh truyền thông

Sau khi đã lập kế hoạch truyền thông hoàn chỉnh thì việc tiếp theo cần làm là chọn kênh truyền thông phù hợp. Có rất nhiều cách để chọn kênh truyền thông nhưng đây là hai cách chính:

4.1. Lựa chọn kênh cá nhân (Personal)

- Direct marketing - Marketing trực tiếp: là hình thức liên hệ trực tiếp với khách hàng mục tiêu thông qua hình thức gửi email, gọi điện thoại,...
- Personal selling - Bán hàng cá nhân: diễn ra khi người bán gặp trực tiếp người mua với mục đích giao dịch mua bán
- WoM - Truyền miệng: đây là hình thức kênh truyền thông mà hai bên đánh giá sản phẩm. dịch vụ qua lời nói với nhau. 

4.2. Lựa chọn kênh đại chúng

- Advertising - quảng cáo: một số hình thức quảng cáo phổ biến có thể kể đến như quảng cáo trên truyền hình, qua điện thoại, Internet, trên báo chí, tạp chí, website hay tờ rơi.
- Sales promotion - Xúc tiến bán: khuyến mãi, hàng dùng thử, phiếu thưởng, thẻ quà tặng, mua một tặng một, quay số,...
- Events - sự kiện: tổ chức các sự kiện setup cửa hàng, tổ chức hội nghị, hội thảo, hội chợ
- PR - Quan hệ công chúng: cải thiện cách nhìn của mọi người về sản phẩm giúp nâng cao hình ảnh của công ty

5. Bước 5: Thiết lập ngân sách (Budget)

Muốn một kế hoạch truyền thông diễn ra theo đúng kế hoạch trên kênh truyền thông thì cần phải chuẩn bị tốt về chi phí thì chiến lược truyền thông mới đạt hiệu quả. Có rất nhiều cách để thiết lập ngân sách cho doanh nghiệp:
- Dựa vào doanh số mục tiêu
- Dựa vào kinh nghiệm đã thực hiện những kế hoạch truyền thông, chiến lược truyền thông trên kênh truyền thông trước đây
- Dựa trên chỉ số Conversion rate trong quá khứ và của đối thủ cạnh tranh
- Dựa trên ngân sách chi của đối thủ cạnh tranh

6. Bước 6: Cân đối media mix

Media mix là truyền thông hỗn hợp, giúp bám sát vào hành trình của khách hàng. Media mix sẽ chạy bài bản trên các kênh truyền thông, xác định kênh nào lên trước, kênh nào lên sau.

Xem thêm: Truyền thông chính thống và truyền thông xã hội - Startup nên lựa chọn kênh nào

V.  Những lưu ý để có một kế hoạch truyền thông hiệu quả

1. Nắm rõ toàn bộ các thông tin liên quan đến sản phẩm mới

Để có thể lập được kế hoạch kinh doanh chi tiết trên kênh truyền thông, có một chiến lược truyền thông hiệu quả thì mọi thông tin liên quan đến sản phẩm, dịch vụ thì bạn cần phải nắm rõ từng chi tiết. Bạn phải là chuyên gia về sản phẩm của mình thì mới có thể cạnh tranh được với các đối thủ khác. 

Khi nắm rõ thông tin sản phẩm thì bạn có thể đặt mình vào vị trí của khách hàng để giải đáp những thắc mắc của họ về một sản phẩm mới.

2. Miêu tả chính xác và ngắn gọn sản phẩm

Giới thiệu sản phẩm luôn là công việc cần phải có sự kiên nhẫn, kỹ năng giao tiếp bởi không phải ai cũng muốn nghe bạn giới thiệu sản phẩm đâu. Bạn cần phải tự tìm cách giới thiệu độc đáo để thu hút sự chú ý của mọi người. Những câu miêu tả cụ thể, chính xác, ngắn gọn sẽ đạt hiệu quả cao hơn là những câu dài lan man, đây chính là nhiệm vụ của các nhân viên trong bộ phận phát triển sản phẩm

3. Xây dựng một hệ thống hình ảnh đẹp, rõ ràng và sắc nét

Xây dựng một hệ thống hình ảnh đẹp

Hệ thống hình ảnh được sử dụng trong toàn bộ kế hoạch truyền thông và chiến lược truyền thông phải là những hình ảnh thật của sản phẩm và có độ nhận diện thương hiệu cao. Đặc biệt, phải đảm bảo những hình ảnh giới thiệu đó là của doanh nghiệp bạn chứ không phải của ai khác. Điều này sẽ giúp cho khách hàng thấy được sự nhất quán của sản phẩm và sẽ tin tưởng sử dụng những sản phẩm, dịch vụ ấy.

4. Tìm kiếm sự sáng tạo

Việc lập kế hoạch truyền thông để quảng bá, tiếp thị sản phẩm trên kênh truyền thông cần có sự sáng tạo mới lạ, độc đáo để có thể thu hút sự chú ý của khách hàng. Một ý tưởng mới, một khái niệm độc đáo, một chủ đề mới lạ sẽ đạt hiệu quả hơn là những ý tưởng truyền thống trước đây.

5. Xây dựng kế hoạch tiếp thị trên nhiều kênh truyền thông khác nhau

Lập một bản kế hoạch truyền thông chi tiết, một chiến lược truyền thông hiệu quả thì không thể chỉ quảng cáo trên một kênh truyền thông. Doanh nghiệp nên tìm kiếm nhiều kênh truyền thông khác nhau và thực hiện tiếp thị trên tất cả những kênh truyền thông đó thì sẽ đạt được hiệu quả cao hơn. Một số kênh truyền thông phổ biến có thể kể đến như trên truyền hình, trên Internet, trên báo chí,...

6. Kết chặt thông điệp

Mục đích cuối cùng của việc tiếp thị chính là truyền tải được thông điệp, chắc chắn rằng khách hàng đều biết đến thông điệp của sản phẩm. Bạn nên bắt đầu từ một ý tưởng lớn sau đó sẽ kết lại ý tưởng này bằng 3 - 5 thông điệp chủ chốt. Một chiến lược truyền thông đạt được hiệu quả sẽ thuộc chuỗi mắt xích như sau: thông báo -> giới thiệu -> thu hút -> tác động. 

Xem thêm: Truyền thông đa phương tiện - "con tắc kè hoa" của giới truyền thông

VI. Kết luận

Với bài viết trên thì 123job.vn đã cùng bạn đọc đi tìm hiểu về khái niệm kế hoạch truyền thông, cấu trúc cơ bản của một kế hoạch truyền thông, các bước để lập một kế hoạch truyền thông hiệu quả, lưu ý khi lập kế hoạch truyền thông,... Mong rằng bài viết đã cung cấp đến bạn đọc những thông tin hữu ích nhất về kế hoạch truyền thông.