Chứng từ là gì và tầm quan trọng của nó trong kế toán quản trị của doanh nghiệp như thế nào? Làm sao để mọi chứng từ được pháp luật công nhận và làm bằng chứng khi có vấn đề phát sinh trong giao dịch? Tìm hiểu ngay cùng 123job nhé!

Để duy trì một doanh nghiệp, người lãnh đạo phải nắm bắt được tình hình hoạt động của doanh nghiệp đó. Làm sao để người lãnh đạo có thể cập nhật tình hình của tất cả các hoạt động cũng như hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp? Chứng từ chính là một trong những công cụ hiệu quả ghi lại chi tiết các hoạt động của doanh nghiệp và quá trình thực hiện công việc. Vì vậy, có thể thấy đây là một trong những công cụ quan trọng trong công cuộc quản lý và lãnh đạo một doanh nghiệp. Để sử dụng chứng từ một cách hiệu quả thì doanh nghiệp cần hiểu được chứng từ là gì và tầm quan trọng của chứng từ là gì.

I.Chứng từ là gì?

Chứng từ là gì? Chứng từ được xem là một loại tài liệu bắt buộc ghi lại toàn bộ nội dung của các giao dịch, nghiệp vụ cần được hạch toán và ghi chép vào sổ kế toán của doanh nghiệp. 

Chứng từ là một dạng tài liệu được sử dụng phổ biến trong lĩnh vực kế toán và được dùng làm bằng chứng cho những giao dịch của doanh nghiệp và được thể hiện thông tin qua các thước đo như lao động, giá trị, hiện vật. 

1

Chứng từ là gì?

Hiểu được chứng từ là gì chưa đủ để kế toán lập nội dung chính xác, vì vậy kế toán cần hiểu được nội dung chính của chứng từ là gì để hoạt động hiệu quả hơn. 

  • Tên và số hiệu: Phiếu nhập, phiếu xuất phản ánh khái quát nội dung kinh tế của nghiệp vụ
  • Thời gian lập: Phản ảnh thời gian lập nghiệp vụ kinh tế hỗ trợ việc kiểm tra số liệu và thứ tự thời gian.
  • Thông tin của đơn vị hay cá nhân lập: Phản ánh đối tượng liên quan chịu trách nhiệm cho nội dung được nêu. 
  • Thông tin của đối tác
  • Nội dung hay mục đích lập chứng từ là gì: Nội dung được tóm tắt hỗ trợ cho hoạt động kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp.
  • Tổng số tiền phát sinh 
  • Xác nhận từ công ty thông qua chữ ký, con dấu của người lập. 

Bên cạnh những thông tin chính, chứng từ kế toán còn có những thông tin bổ sung không bắt buộc nhằm làm rõ hơn những nội dung liên quan đến nghiệp vụ kinh tế được phản ánh trong nội dung. Chứng từ bổ sung có thể là logo công ty, một số thông tin liên quan đến đặc thù sản phẩm tùy thuộc vào đặc điểm hay lĩnh vực kinh doanh của công ty. 

Chứng từ thường được lập với đầy đủ số liên theo quy định như 3 liên, 5 liên tùy theo hoạt động kế toán quản trị của công ty. Bên cạnh đó, việc ghi chép cần được thực hiện một cách cẩn thận với nội dung rõ ràng, trung thực, không được gạch xóa hay bỏ trống. Trong trường hợp, viết sai nội dung, kế toán để bản hủy hóa đơn mà không xé rời khỏi cuốn.

Nghiêm cấm mọi trường hợp kế toán trưởng ký xác nhận trên những chứng từ trắng hay mẫu in sẵn mà chưa rõ nội dung chứng từ là gì. Vì  là một công cụ quan trọng trong kế toán quản trị nên việc không trung thực, nhầm lẫn có chủ đích sẽ bị phạt theo pháp luật. 

2

Yêu cầu về nội dung chứng từ là gì

Trong một số ngành đặc thù như quản trị xuất nhập khẩu, bộ chứng từ ngành quản trị xuất nhập khẩu sẽ bao gồm Invoice, Packing List, C/O, hợp đồng mua bán, vận đơn, tờ khai hải quan,... Vì vậy, có thể thấy trong mỗi lĩnh vực khác nhau, khái niệm chứng từ là gì cũng khác nhau, tài liệu đi kèm cũng trở nên khác biệt. Tính chất hoạt động của ngành quản trị xuất nhập khẩu khá nghiêm ngặt với giá trị hợp đồng lớn, vì vậy những tài liệu đi kèm được kiểm soát nghiêm ngặt nhằm đảm bảo sự an toàn cho công ty và đơn hàng. 

II. Như thế nào là chứng từ hợp lệ? 

Nếu chưa hiểu chứng từ là gì, kế toán sẽ hiểu nhầm mọi loại tài liệu đều được pháp luật công nhận và coi như một loại chứng từ hợp lệ. Vì vậy để xác định chứng từ là gì và làm sao để hợp lệ thì cần một số yếu tố:

- Tính pháp lý: Chứng từ sẽ đáp ứng được tính pháp lý nếu như có đầy đủ xác nhận của các bên liên quan được đề cập. Đây là một cách để tránh những tranh chấp phát sinh trong quá trình diễn ra giao dịch. Nếu có tranh chấp xảy ra, đây sẽ là căn cứ để phân định đúng sai và trách nhiệm của mỗi bên. Trong một số trường hợp, vì chưa tìm hiểu kỹ về chứng từ là gì và những luật định liên quan, kế toán có thể chưa lường trước được một số tình huống hóa đơn bất hợp pháp. 

Doanh nghiệp xuất hóa đơn đỏ về những mặt hàng, dịch vụ không nằm trong phạm vi kinh doanh được ghi trong đăng ký kinh doanh. 

Doanh nghiệp có hóa đơn mua hàng của những doanh nghiệp nằm trong danh sách tạm dừng kinh doanh hoặc bỏ trốn của cơ quan thuế. 

3

Nhứng lưu ý với nội dung chứng từ là gì

- Tính đúng luật pháp: Đây là tài liệu có giá trị sử dụng và được sử dụng làm bằng chứng khi nó tuân thủ đúng quy định về mặt nội dung theo từng loại chứng từ. Ví dụ như một chứng từ không có nội dung giao dịch hay không ghi rõ giá tiền giao dịch thì sẽ không được công nhận để tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp.  

Doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực nào thì hóa đơn cũng phải có nội dung phù hợp phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh đó. Ví dụ như một doanh nghiệp không phải đơn vị kinh doanh thủy sản nhưng lại có những hóa đơn đầu vào về thực phẩm cá, mực,... Có thể giám đốc doanh nghiệp có sử dụng dịch vụ bên ngoài, tuy nhiên vì không liên quan đến nghiệp vụ của công ty nên hóa đơn này bất hợp lý. 

- Tính trung thực: Chứng từ là một công cụ ghi lại những sự kiện một cách khách quan, sự kiện là sự kiện thật và không chứa nội dung bịa đặt trong tất cả các giao dịch kinh tế của doanh nghiệp. Mọi sự sai lệch về số lượng, đơn giá, thành tiền,... đều sẽ bị phạt nếu bị phát hiện. 

- Tính rõ ràng: Chứng từ phải được trình bày rõ ràng, rành mạch với nội dung cụ thể và không chứa những từ ngữ gây hiểu lầm ảnh hưởng đến quyết định xét duyệt. Dù nội dung trên chứng từ là gì cũng không được thể hiện bằng những loại mực như mực phai, mực bút chì, mực đỏ. 

Dù là chứng từ kế toán hay quản trị xuất nhập khẩu, bất cứ nội dung nào cũng cần đảm bảo những tiêu chí trên để được công nhận về mặt pháp luật. Chỉ những chứng từ hợp pháp mới được đem ra làm bằng chứng khi có tranh chấp xảy ra, vì vậy chỉ hiểu chứng từ là gì chưa đủ để bạn trở thành một kế toán chuyên nghiệp. 

4

Chứng từ là gì trong xuất nhập khẩu

III. Các loại chứng từ

1. Chứng từ thu, chi liên quan đến tiền mặt

Chứng từ thu chi hay còn được gọi là phiếu thu, chi bao gồm những tài liệu liên quan đến hóa đơn mua hay bán hàng thanh toán ngay được thể hiện đầy đủ nội dung. 

Ngoài ra, chứng từ thu chi còn bao gồm cả giấy đề nghị thanh toán, hay giấy đề nghị tạm ứng. 

2. Chứng từ liên quan ngân hàng

Một số khái niệm chứng từ là gì liên quan đến ngân hàng:

Ủy nhiệm chi được sử dụng để bên mua hàng thanh toán tiền hàng cho bên bán hàng thông qua các giao dịch ngân hàng. Nội dung trên ủy nhiệm chi hợp lệ sẽ có chữ ký của giám đốc, kế toán trưởng. 

Séc dùng để rút tiền gửi của tổ chức về nhập quỹ tiền mặt. 

Giấy báo nợ là một dạng tài liệu mà tổ chức tài chính cung cấp cho doanh nghiệp để thể hiện số tiền trong tài khoản của công ty đang giảm.

Giấy báo có được ngân hàng cung cấp với nội dung được thể hiện là số tiền trong tổ chức tài chính đang tăng. 

Giấy nhận nợ được dùng để chứng minh tổ chức tài chính đang thực hiện giao dịch cho vay với doanh nghiệp. 

Một số loại chứng từ khác liên quan như giấy tờ bảo lãnh hợp đồng, cầm cố, thế chấp,...  

5

Nhứng loại chứng từ liên quan đến ngân hàng

3. Các loại chứng từ nhập, xuất liên quan công ty sản xuất, xây dựng

Những công ty sản xuất thường có những loại chứng từ như phiếu xuất kho được dùng để phản ánh số lượng nguyên liệu xuất hay phiếu nhập thể hiện số lượng nguyên liệu nhập kho, thành phẩm hay hàng hóa. Ngoài ra, tài liệu phản ánh số liệu tồn kho, số liệu vật tư đã sử dụng, tỷ lệ hao hụt cũng là một dạng của chứng từ là gì.

4. Các loại chứng từ khác

Một số tài liệu khác như bảng chấm công, bảng lương, phiếu lương, hợp đồng mua bán hàng hóa và chứng từ kế toán, bảng thanh toán tiền thưởng, hợp đồng giao khoán hay bảng thanh toán tiền làm thêm giờ. Những tài liệu này hỗ trợ cho việc trao đổi trong công ty giữa các phòng ban như nhân sự, kế toán, ban quản lý. 

5. Chứng từ điện tử

Chứng từ điện tử cũng được coi là biểu hiện của chứng từ là gì thể hiện dữ liệu ở dạng điện tử và được mã hóa trong lúc truyền qua mạng máy tính. Hiện nay, chứng từ điện tử đang dần thay thế cho chứng từ giấy vì sự tiện lợi cũng như tính minh bạch khi sử dụng chứng từ điện tử. Khai báo thuế, hóa đơn điện tử được thể hiện bằng chứng từ điện tử vừa hỗ trợ doanh nghiệp và nhà nước tiết kiệm thời gian trong khâu kê khai thuế.

6. Hoá đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng là biểu hiện đơn giản nhất cho chứng từ là gì - một dạng tài liệu được lập ra khi nhà bán thực hiện hoạt động bán hàng cho người mua hàng. Theo luật, có những mức quy định nhất định về các khoản tiền cần được lập hóa đơn bán hàng và những khoản không cần lập đơn bán hàng. 

Hóa đơn bán hàng sẽ được thể hiện dưới những hình thức như: Hóa đơn mẫu in sẵn, hóa đơn in từ máy, hóa đơn điện tử. Bất cứ loại chứng từ tự in từ doanh nghiệp đều cần được cơ quan tài chính có thẩm quyền chấp nhận bằng văn bản trước khi thực hiện.

6

Chứng từ điện tử

7. Quản lý, sử dụng chứng từ kế toán

Việc quản lý và sử dụng chứng từ kế toán cần được thể hiện minh bạch, rõ ràng. Mọi nội dung và số liệu được thể hiện trên tài liệu là căn cứ để ghi sổ kế toán. Chứng từ phải được sắp xếp một cách logic tuân theo trình tự thời gian và được bảo quản an toàn theo pháp luật. Chứng từ kế toán là loại tài liệu gốc có giá trị pháp lý nên sau khi sử dụng, chứng từ kế toán cần được đóng gói cẩn thận và được bảo quản khi cần cho việc sử dụng sau này. 

Bên cạnh đó chỉ những cơ quan có thẩm quyền mới có quyền được giữ, tịch thu hay niêm phong chứng từ kế toán. Trong trường hợp tịch thu, cơ quan phải sao chụp tài liệu và ký xác nhận thông tin trên chứng từ là gì. Mọi cơ quan có thẩm quyền khi niêm phong cần phải lập biên bản và ghi rõ nguyên nhân, ký tên và đóng dấu.

Bên cạnh, cách phân loại chứng từ theo nội dung kinh tế, trong kế toán quản trị kế toán còn được phân loại theo mức độ khái quát của số liệu trên chứng từ như chứng từ gốc và tổng hợp. Chứng từ gốc chỉ những loại chứng từ kế toán được lập ngay thời điểm các nghiệp vụ phát sinh hoặc vừa được hoàn thanh. Chứng từ tổng hợp là những chứng từ kế toán được lập để tổng hợp số liệu từ những bản gốc để đơn giản hóa việc ghi chép. 

Một cách phân loại khác được sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh như chứng từ kế toán bên ngoài và bên trong. Chứng từ kế toán bên ngoài phản ánh những nghiệp vụ kinh tế được lập từ bên ngoài như ngân hàng, doanh nghiệp đối tác. Chứng từ bên trong được phát hành để phục vụ kiểm soát nội bộ doanh nghiệp phục vụ cho việc trao đổi hay chốt thông tin.  

IV. Ý nghĩa và tầm cần thiết của chứng từ với doanh nghiệp

Như đã đề cập ở trên, để thực hiện đúng pháp luật thì kế toán cần hiểu được ý nghĩa của chứng từ là gì để hoàn thiện những nghiệp vụ kinh tế phù hợp.

8;

Ý nghĩa của chứng từ là gì

Việc lập chứng từ cũng là cách để ghi lại quá trình thu chi và dòng tiền của doanh nghiệp nhằm phục vụ cho khấu trừ, hoàn thuế của doanh nghiệp. Đây cũng được xem là chỉ thị nhằm truyền đạt yêu cầu của nghiệp vụ giữa các cấp trong tổ chức. 

Chứng từ kế toán là một phần quan trọng trong kế toán quản trị, vì vậy chất lượng hoạt động kế toán cũng phụ thuộc nhiều vào các loại chứng từ kế toán. Hiểu được chứng từ là gì, ta thấy đây là một công việc đòi hỏi sự cẩn thận với nội dung được ghi lại kèm để đảm bảo tính hợp pháp theo đúng nghiệp vụ kinh tế. 

Chứng từ là căn cứ pháp lý chứng minh cho toàn bộ số liệu được ghi lại trên các tài liệu kế toán. Bên cạnh đó, nó còn là căn cứ để kiểm tra nghĩa vụ thuế của tổ chức đối với nhà nước. Với những tác dụng trên, chứng từ kế toán luôn là loại tài liệu bắt buộc trong mọi giao dịch của công ty. 

V. Kết luận 

Khái niệm chứng từ là gì là tiền đề để một kế toán bước đầu hiểu được khái quát về chứng từ kế toán. Tuy nhiên để thực hiện những nghiệp vụ liên quan đến chứng từ kế toán, họ cần phải tìm hiểu thêm về những quy định của nhà nước để thực hiện nó một cách hợp lý, hợp pháp. Để hoạt động kế toán quản trị hiệu quả, chứng từ chính là công cụ để hỗ trợ kế toán trong mọi giao dịch hay ghi chép. Trong bất cứ lĩnh vực nào kể cả xuất nhập khẩu, chứng từ luôn đóng một vai trò không thể thiếu khi giao dịch.