Văn phòng đại diện là gì? Cơ cấu tổ chức của văn phòng đại diện là gì? Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không? Việc xuất hóa đơn, hạch toán thuế của doanh nghiệp được quy định như thế nào? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

Đối với bất kỳ công ty hay doanh nghiệp thương mại nào hiện nay, khi thành lập thì họ sẽ có một văn phòng đại diện hợp pháp. Văn phòng đại diện hiện nay đang là xu hướng của rất nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước, nhất là thời kỳ kinh tế thị trường phát triển và cạnh tranh gay gắt như hiện nay. Các doanh nghiệp, công ty thành lập văn phòng đại diện thường nhằm mục đích mở rộng kinh doanh và nâng cao doanh số bán hàng. Vậy văn phòng đại diện được hiểu là gì? Cơ cấu tổ chức của một văn phòng đại diện như thế nào? Những yêu cầu, thắc mắc xoay quanh việc thành lập văn phòng đại diện như tư cách pháp nhân, mã số thuế doanh nghiệp là gì? Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ giải đáp tất cả những thắc mắc liên quan đến việc thành lập văn phòng đại diện.

I. ĐI TÌM KHÁI NIỆM VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN LÀ GÌ?

1. Văn phòng đại diện là gì?

văn phòng đại diện là gì

Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện là một khái niệm rất quen thuộc đối với nhiều người nhưng không phải ai cũng thực sự hiểu về cụm từ này. Theo như Luật doanh nghiệp 2014 thì văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ những lợi ích đó. Tổ chức và hoạt động của văn phòng đại diện đều như đơn vị phụ thuộc phải tuân thủ theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, để hiểu ngắn gọn hơn thì chúng ta có thể hiểu văn phòng không được phép ký kết hợp đồng kinh doanh, không được trực tiếp điều hành kinh doanh mà không có sự cho phép của trụ sở chính bởi nó chỉ là đơn vị phụ thuộc mà thôi. Doanh nghiệp sẽ quản lý mọi hoạt động của đơn vị phụ thuộc là văn phòng đại diện, vì lẽ đó mà mọi hoạt động như kê khai thu, làm mã số thuế, đại diện tư cách pháp nhân và xuất hóa đơn điện tử sẽ do doanh nghiệp, do trụ sở chính quản lý và đơn vị phụ thuộc không có quyền. 

Trường hợp các doanh nghiệp chọn thành lập văn phòng đại diện là khi doanh nghiệp chỉ cần một địa chỉ hợp pháp để dễ dàng hơn trong quá trình giao dịch với các đối tác mà không cần thiết phải thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời. 

2. Cơ cấu tổ chức như thế nào?

cơ cấu tổ chức của văn phòng đại diện

Cơ cấu tổ chức của văn phòng đại diện

Cơ cấu tổ chức của một văn phòng tương đối đơn giản với chức danh của người đứng đầu sẽ là Trưởng văn phòng đại diện. Với tư cách đó thì văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân, có thể thay mặt công ty, doanh nghiệp ký kết hợp đồng để phục vụ cho các hoạt động của văn phòng đại diện như thuê mặt bằng, mua sắm trang thiết bị, ký kết hợp đồng lao động với người lao động làm việc tại văn phòng. Tóm lại, cơ cấu hợp đồng của văn phòng đại diện sẽ do công ty mẹ quyết định, hoạt động dưới sự cho phép của công ty mẹ cho đơn vị phụ thuộc. 

II. GIẢI ĐÁP THẮC MẮC VỀ VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN

1. Vốn điều lệ

Vì văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, không có tư cách pháp nhân nên khi khi tiến hành thành lập văn phòng thì sẽ không đăng ký mức vốn điều lệ công ty. Bởi mọi trách nhiệm về hoạt động tài chính của đơn vị phụ thuộc đều do doanh nghiệp, công ty mẹ nắm giữ và quản lý nên mọi chi phí hoạt động của văn phòng đều do doanh nghiệp - công ty mẹ chi trả cho văn phòng đơn vị phụ thuộc. Còn về thuế môn bài, mã số thuế cho văn phòng đại diện thì sẽ được doanh nghiệp - công ty mẹ nộp hàng năm và sẽ do doanh nghiệp nộp trên cơ sở của đơn vị phụ thuộc vào doanh nghiệp theo đại diện tư cách pháp nhân.

2. Nên thành lập văn phòng đại diện hay chi nhánh công ty?

nên thành lập văn phòng đại diện hay chi nhánh công ty

Nên thành lập văn phòng đại diện hay chi nhánh công ty?

Việc thành lập văn phòng đại diện hay chi nhánh công ty sẽ phụ thuộc vào mục đích kinh doanh của từng doanh nghiệp hay công ty. Ví dụ, trong trường hợp mục đích của công ty chỉ là muốn có đơn vị phụ thuộc địa diện cho công ty trong việc xúc tiến mối quan hệ với khách hàng, giới thiệu các sản phẩm và dịch vụ tới khách hàng và không có bất kỳ hoạt động có mục đích thu lợi nhuận trực tiếp nào từ đơn vị phụ thuộc thì doanh nghiệp, công ty đó nên thành lập văn phòng đại diện là phù hợp nhất. 

Còn trong trường hợp doanh nghiệp, công ty muốn có một đơn vị phụ thuộc kinh doanh độc lập và thu lợi nhuận ròng trực tiếp từ các hoạt động kinh doanh thì doanh nghiệp, công ty đó nên thành lập một chi nhánh công ty để đảm bảo rằng đơn vị phụ thuộc có thể hoạt động kinh doanh trực tiếp với các khách hàng.

3. Có tư cách pháp nhân không? 

Đối với tư cách pháp nhân thì căn cứ theo điều luật của Bộ luật dân sự thì văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân chi nhánh không phải là tư cách pháp nhân. Người đứng đầu văn phòng đại diện, người chỉ được thực hiện các hoạt động theo ủy quyền của tư cách pháp nhân chứ không phải là người trực tiếp có tư cách pháp nhân. Để được công nhân là một văn phòng có tư cách pháp nhân thì đơn vị phụ thuộc cần đáp ứng 4 tiêu chí sau: được thành lập hợp pháp, có cơ cấu tổ chức hợp pháp, có tài sản độc lập với cá nhân và các tổ chức khác, tham gia vào các quan hệ pháp luật một cách hợp pháp và độc lập. Với các tiêu chí trên thì có thể khẳng định văn phòng đại diện không phải là tư cách pháp nhân, không phải là tư cách pháp nhân và trưởng văn phòng đại diện cũng không có tư cách pháp nhân.

4. Có mã số thuế không?

Đối với việc cấp mã số thuế thì văn phòng đại diện vẫn được cấp mã số thuế vì văn phòng đại diện vẫn phải tự động đóng 2 loại thuế đó là Thuế môn bài và Thuế thu nhập cá nhân. Căn cứ vào các quy định của Bộ thì văn phòng phải thực hiện việc đăng ký mã số thuế và việc đăng ký mã số thuế sẽ được thực hiện theo đúng những quy định của pháp luật. Do đó mà doanh nghiệp, công ty mở văn phòng đại diện có hoạt động kinh doanh hay thay mặt công ty, doanh nghiệp thực hiện các hoạt động thanh toán công nợ từ việc từ hoạt động kinh doanh của công ty thì bắt buộc phải có mã số thuế và thanh toán thuế môn bài theo mã số thuế. Còn trong trường hợp mà doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện không nhằm mục đích kinh doanh thì không cần mã số thuế môn bài, mã số thuế, không cần nộp thuế môn bài. 

III. VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CÓ ĐƯỢC XUẤT HÓA ĐƠN KHÔNG

văn phòng đại diện có được xuất hóa đơn không

Văn phòng đại diện có được xuất hóa đơn không?

Trong quá trình kinh doanh thì một văn phòng không được phép xuất hóa đơn bởi tất cả các hoạt động kinh doanh, tất cả các điều khoản hợp đồng được ký kết đều phải thông qua sự cho phép của trụ sở chính, của công ty mẹ đối với đơn vị phụ thuộc. Còn trong trường hợp, văn phòng đại diện không có mã số thuế, chưa đăng ký mã số thuế thì sẽ lấy mã số thuế của đơn vị phụ thuộc để có thể thực hiện đúng các yêu cầu mua bán theo mã số thuế. 

IV. HẠCH TOÁN KẾ TOÁN CỦA VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN?

Vì văn phòng đại diện không tiến hành kinh doanh nên không phát sinh các vấn đề về hạch toán thuế như các loại hình doanh nghiệp khác. Tuy nhiên, vì văn phòng đại diện vẫn sử dụng lao động nên vẫn phát sinh các vấn đề về thuế thu nhập cá nhân.

V. KẾT LUẬN

Như vậy, qua bài viết trên chúng tôi đã giải đáp tất cả thắc mắc liên quan đến việc thành lập văn phòng đại diện như văn phòng đại diện là gì, cơ cấu tổ chức của văn phòng đại diện như thế nào, văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không, việc xuất hóa đơn và hạch toán thuế của doanh nghiệp được quy định như thế nào,... Mong rằng bài viết sẽ đem đến những điều bổ ích cho những ai đang quan tâm đến việc thành lập văn phòng đại diện.