Nhân viên thu mua là gì? Kinh nghiệm xin việc làm vị trí nhân viên thu mua

Bạn hiểu như thế nào về nghề thu mua ở các doanh nghiệp hiện nay? Công việc của nhân viên thu mua sẽ bao gồm những gì và kinh nghiệm khi xin việc làm ở vị trí nhân viên thu mua như thế nào? Để có thể giải đáp những thắc mắc trên, cùng 123job.vn tìm hiểu

Nếu các bạn đã nghe về nhân viên thu mua vậy chắc hẳn cũng sẽ rất bất ngờ vì đó chính là vị trí nhân viên cốt lõi trong một doanh nghiệp. Các bản hợp đồng của công ty có thành công hay không và phần nhiều nhờ vào các bộ phận này. Tại sao lại nói như vậy? Hãy cùng theo dõi bài viết về nhân viên thu mua nhé.

I. Nhân viên thu mua là gì trong doanh nghiệp?   

Nhân viên thu mua ở trong tiếng anh gọi là “Purchaser” – là người chịu trách nhiệm trong toàn bộ các hoạt động thu thập hoặc mua hàng hóa và các dịch vụ của doanh nghiệp để có thể phục vụ cho quá trình sản xuất và kinh doanh. Quá trình thu mua ở trong doanh nghiệp bao gồm những công tác chuẩn bị và xem xét những nhu cầu cũng như đồng thời thực hiện việc tiếp nhận để thanh toán mọi chi phí khi hoạt động. Công việc này có liên quan trực tiếp đến các vấn đề như là:

- Lập lên các kế hoạch thu mua
- Xác định cụ thể, rõ ràng những tiêu chuẩn
- Nghiên cứu để phân tích và lựa chọn cho các nhà cung cấp
- Phân tích giá trị của những sản phẩm  và dịch vụ
- Quản lý vấn đề có liên quan đến tài chính và đàm phán về giá cả
- Việc thu mua các sản phẩm và dịch vụ
- Quản lý nhiều hợp đồng quan trọng
- Kiểm soát toàn bộ số lượng hàng hóa tồn kho
- Thanh toán và thực hiện một vài chức năng khác nhau có liên quan

Mỗi quy trình thu mua đều là một phần của kế hoạch và các chiến lược trong kinh doanh, sản xuất của doanh nghiệp, để quyết định đến sự thành công hay thất bại của những hoạt động có liên quan. Một doanh nghiệp chắc chắn không thể tồn tại nếu như mà giá thu mua đầu vào có cao hơn so đối với những lợi nhuận bán ra, công việc bán nhiều sản phẩm, các dịch vụ trở nên phi thực tế.

II. Công việc của một nhân viên thu mua doanh nghiệp

Một nhân viên thu mua chính là người thực hiện các công việc có liên quan đến việc đảm bảo các nguyên vật liệu và các dịch vụ để phục vụ cho công việc duy trì cũng như là phát triển của một doanh nghiệp. Tất cả những mặt hàng đều phải được mua từ các nhà cung cấp uy tín và chất lượng nhất, được tuân theo đúng như những thỏa thuận đã đưa ra của hai bên. Điều quan trọng nhất  trong công việc của nhân viên thu mua đó là phải tìm được giá trị và lợi nhuận tối đa cho doanh nghiệp thông qua việc thỏa thuận về thời gian mua hàng và những khoản chi phí với nhà cung cấp. Cụ thể các công việc của họ là:

1. Xây dựng các kế hoạch mua hàng cụ thể 

- Nhân viên thu mua là người tiếp nhận các yêu cầu mua hàng từ những bộ phận có nhu cầu, để thực hiện việc phân tích và xác định rõ ràng, chính xác yêu cầu đó như là màu sắc, kích thước, các thông số kỹ thuật và các thành phần,...

- Xây dựng nên các kế hoạch để có thể thu mua hàng hóa làm sao cho đảm bảo để cung cấp đầy đủ nhất những nguyên vật liệu, những trang thiết bị cần thiết để phục vụ cho hoạt động sản xuất và kinh doanh trong doanh nghiệp.

2. Tìm kiếm các nhà cung cấp về vật tư các trang thiết bị cho doanh nghiệp 

- Đối với những mặt hàng đã nhập rất nhiều lần, nhân viên thu mua cũng sẽ chỉ cần liên hệ với các nhà cung cấp đã có để thực hiện thu mua. Tuy nhiên, các nhân viên thu mua cũng cần phải kiểm tra lại về giá cả từ những nguồn khác nhau để có thể nắm được giá cả của thị trường và tạo nhiều cơ hội để tìm được nhà cung cấp mới tốt hơn.

- Còn đối với những mặt hàng mới, với quy trình tìm kiếm thì các nhà cung cấp sẽ thực hiện theo các bước như sau:

• Với những mặt hàng là nguyên vật liệu thì các nhân viên thu mua cần phải dựa vào những kết quả đánh giá của doanh nghiệp để có thể lựa chọn ra nhà cung cấp phù hợp và đáp ứng tốt nhất về những tiêu chuẩn đã đặt ra.
• Tiếp đó, lập ra danh sách với nhà cung cấp tiềm năng nhất để có thể liên hệ và thỏa thuận khi hợp tác.
• Lựa chọn về một số nhà cung cấp sao cho phù hợp nhất, để có thể đáp ứng được những yêu cầu chất lượng về các nguồn hàng.
• Tiến hành đàm phán, thỏa thuận đối với các nhà cung cấp để có được nhiều mức giá tốt nhất cho doanh nghiệp.
• Cuối cùng chính là yêu cầu về việc sử dụng các hãng mẫu.

3. Tiến hành thu mua sản phẩm, dịch vụ 

- Sau khi đã tìm kiếm được các nhà cung cấp thì nhân viên thu mua cũng sẽ tiến hành để thỏa thuận và ký kết hợp đồng mua hàng đối với nhà cung cấp phù hợp.

- Luôn theo dõi sát sao về tiến độ giao hàng từ những nhà cung cấp.

- Cần phối hợp đối với bộ phận kỹ thuật có liên quan để kiểm tra chất lượng của sản phẩm và các dịch vụ để có thể xử lý kịp thời những vấn đề phát sinh hoặc phát hiện ra những mặt hàng không đạt yêu cầu.

4. Một số công việc có liên quan khác

- Nhân viên thu mua còn đảm nhận các công việc đánh giá về nhà cung cấp theo định kỳ cũng như là xử lý các loại chứng từ thanh toán, sau đó để chuyển đến bộ phận kế toán để họ có thể quản lý.

- Đề xuất những ý tưởng, các phương án để kinh doanh mới để nâng cao về hiệu quả cho công việc trong hoạt động thu mua.

- Thực hiện các công việc làm báo cáo tuần, tháng, quý, năm theo đúng quy định và tham gia đầy đủ những buổi họp trong bộ phận và công ty.

- Thực hiện một số công việc có liên quan khác khi được quản lý về yêu cầu.

III. Kỹ năng cần có của một nhân viên thu mua

Đối với hoạt động kinh doanh của những doanh nghiệp, việc có đội ngũ nhân viên thu mua giỏi và chuyên nghiệp đó là một trong những yếu tố quan trọng để quyết định đến sự thành công hoặc thất bại. Vậy đâu là tiêu chuẩn để có thể đánh giá được nhiều năng lực thực sự của một nhân viên thu mua giỏi?

1. Am hiểu kiến thức chuyên môn về hàng hóa hay giá cả thị trường

Một nhân viên thu mua giỏi và chuyên nghiệp cần phải có sự hiểu biết về sản phẩm và dịch vụ mà mình phụ trách và vị trí nhân viên thu mua này thường được giao cho một vài người quản lý bán hàng có năng lực tốt trong nội bộ doanh nghiệp hoặc những nhân viên có nhiều kinh nghiệm trong các lĩnh vực bán lẻ. 

Khi tìm kiếm những nhà cung cấp và nguồn hàng trong doanh nghiệp, các nhân viên thu mua cần phải biết rõ được các sản phẩm đó có đảm bảo về chất lượng và mang lại hiệu quả trong kinh doanh hay không, từ đó đưa ra những chính sách và điều kiện cụ thể, sao cho phù hợp nhất với nhà cung cấp. Không chỉ vậy, một nhân viên thu mua giỏi cần phải dự đoán được nhiều xu thế phát triển của thị trường, nhu cầu khách hàng để tìm kiếm những mặt hàng, sản phẩm, dịch vụ phù hợp nhất, đồng thời loại bỏ được các mặt hàng về chất lượng chưa tốt.

2. Kỹ năng giao tiếp, đàm phán tốt

Là người trực tiếp làm việc để trao đổi với các nhà cung cấp, để thỏa thuận và ký kết những hợp đồng nên kỹ năng giao tiếp, để đàm phán chính là yếu tố không thể thiếu đối đối với mỗi nhân viên thu mua. Thực tế có thể thấy, không có hoạt động mua hàng nào mà không có đàm phán, để mặc cả với các nhà cung cấp.

Nhân viên thu mua có thể là những người lạnh lùng, quyết đoán và tuyệt đối không để cảm xúc chi phối nhiều hành động, cho dù những nhà cung cấp có đang trong tình trạng như thế nào, vẫn khéo léo để đưa ra những điều kiện có lợi nhất cho nhiều doanh nghiệp của mình. Và điều này rất cần thiết trong nhiều hoạt động kinh doanh. Khả năng giao tiếp tốt cũng giúp bạn tạo được thiện cảm, sự tin tưởng đối với những đối tác, khách hàng, từ đó hoạt động thu mua sẽ diễn ra nhanh chóng, dễ dàng hơn để tạo được hiệu quả tốt cho doanh nghiệp.

3. Năng động, sự sáng tạo và để bắt kịp xu thế của thị trường

Để trở thành một nhân viên thu mua giỏi thì bạn không chỉ dừng lại ở việc tìm kiếm những nguồn hàng hay đi khảo sát, để điều tra giá cả mà còn cần phải liên tục cập nhật những tin tức, những chuyển biến của thị trường trong một cách nhanh nhất. Tất cả những biến động và khủng hoảng truyền thông hoặc các chính sách ưu đãi đều có ảnh hưởng đến công việc thu mua và trao đổi hàng hóa của những doanh nghiệp. Do đó, nhân viên thu mua cần phải nắm bắt kịp thời về yếu tố đó của thị trường để có nhiều phương án giải quyết kịp thời cho hoạt động về sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

4. Một số kỹ năng khác

Bên cạnh những kỹ năng phía trên, nhân viên thu mua cũng cần phải rèn luyện hay đáp ứng một vài tiêu chí sau để đảm bảo là công việc sẽ được thực hiện một cách hiệu quả nhất:
- Kỹ năng để quản lý điều hành nguồn cung ứng
- Kỹ năng để theo dõi những vấn đề về tài chính
- Kỹ năng xây dựng những mối quan hệ tốt với nhà cung cấp
- Kỹ năng về tổ chức
- Kỹ năng chăm sóc khách hàng tốt
- Khả năng chịu áp lực ở trong công việc

IV. Kinh nghiệm khi xin việc làm vị trí nhân viên thu mua

Hiện nay, cùng với sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của nền kinh tế, nhu cầu về nguồn nhân lực trong những doanh nghiệp cũng không ngừng tăng lên thì công việc tìm kiếm một số công việc về lĩnh vực thu mua không phải là điều quá khó khăn. Tuy nhiên, cùng với những bạn mới ra trường, chưa có nhiều kinh nghiệm trong khi ứng tuyển xin việc làm thì cần phải lưu ý về một số vấn đề quan trọng để không bị đánh mất cơ hội của mình một cách đáng tiếc.

1. Tích lũy các kỹ năng thực tế

Đối với bất kỳ công việc nào, nhất là những vị trí quan trọng trong doanh nghiệp thì kiến thức và các kỹ năng làm việc chính là yếu tố không thể thiếu. Ngoài việc nắm bắt những kiến thức về chuyên ngành được học ở trường, các bạn cũng cần phải tìm hiểu để nghiên cứu và có trải nghiệm thực tế nhất, vận dụng những kiến thức đó vào trong đời sống xã hội. Đặc biệt, kỹ năng chuyên môn chính là tiêu chí rất quan trọng để đánh giá về năng lực của mỗi người khi ứng tuyển vào các vị trí nhân viên thu mua. 

Việc bạn có những kỹ năng như là giao tiếp tốt, biết quan sát và lắng nghe, chịu được nhiều áp lực công việc,... chắc chắn sẽ là lợi thế khi xin việc tại những công ty, doanh nghiệp. Chính vì vậy, ngay từ khi còn đi học, bạn hãy không ngừng tích lũy thật nhiều kiến thức và kỹ năng, có kinh nghiệm thực tế để có thể tạo cho mình các cơ hội việc làm tốt nhất trong tương lai.

2. Không ngừng trau dồi, lĩnh hội kiến thức chuyên môn

Kiến thức luôn là vô hạn và chưa bao giờ đủ đối với từng người, bên cạnh những bài học ở trên trường lớp, các bạn cũng cần phải tự tìm kiếm những thông tin và các kiến thức có liên quan từ các trung tâm đào tạo, các trang web uy tín về cộng đồng học tập cũng như là đọc nhiều sách về kỹ năng đàm phán, nghệ thuật giao tiếp,... để có thể trau dồi và lĩnh hội thêm nhiều điều hữu ích và nâng cao về trình độ của bản thân. 

Đây là việc hết sức quan trọng nếu các bạn muốn trở thành một nhân viên thu mua giỏi và vô cùng chuyên nghiệp. Bởi thực tế, đối với nguồn nhân lực và sự cạnh tranh mạnh mẽ như là hiện nay, nếu như không đủ về kiến thức, kỹ năng và trình độ chuyên môn cao, các bạn sẽ khó có thể vượt qua được những đối thủ khác nhau và giữ lấy cơ hội việc làm của mình.

3. Theo dõi các thông tin tuyển dụng và sự lựa chọn nơi làm việc phù hợp

Một số kinh nghiệm quan trọng khi xin việc vị trí nhân viên thu mua chính là sự lựa chọn được một môi trường khi làm việc chất lượng. Vậy câu hỏi đặt ra là tìm kiếm ở đâu?

Thực tế đối với các bạn sinh viên mới ra trường thì việc có thể tự tìm kiếm những mối quan hệ và các doanh nghiệp tốt là rất khó. Tuy nhiên, đối với sự phát triển của công nghệ, nhất là Internet cùng với sự ra đời của hàng loạt những trang web tuyển dụng thì công việc tìm kiếm một công ty làm việc đã trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Nổi bật nhất là phải kể đến đó là website 123job.vn – nơi đang cung cấp những việc làm hấp dẫn và uy tín nhất dành cho ứng viên đang có nhu cầu tìm việc. Tại đây, các bạn có thể theo dõi cũng như tìm kiếm việc làm nhân viên thu mua theo các địa điểm, mức lương,... theo mong muốn của bản thân. Từ đó bạn có thể lựa chọn ứng tuyển vào một doanh nghiệp uy tín, chất lượng và có một số công việc đáng mơ ước.

4. Chú ý về hồ sơ khi xin việc làm nhân viên thu mua

Hồ sơ xin việc là yếu tố vô cùng quan trọng, bạn không thể thiếu đối với bất kỳ ai khi xin việc làm. Và đối với vị trí nhân viên thu mua, bạn cần phải tạo ra một bộ hồ sơ, trong đó cần lưu ý nhất là CV xin việc để cung cấp cho các nhà tuyển dụng những thông tin cần thiết khi tham gia ứng tuyển. Việc có một mẫu CV ấn tượng và độc đáo chắc chắn cũng sẽ là một lợi thế lớn giúp các bạn được lựa chọn và mở ra những cơ hội việc làm cho bản thân. Bạn có thể tự thiết kế cho mình một mẫu CV hay cũng có thể tham khảo một vài mẫu CV cũng như cách viết CV chuyên nghiệp ở trên website 123job.vn để tạo ra cho mình một bộ hồ sơ hoàn hảo nhất khi ứng tuyển vào vị trí nhân viên thu mua.

V. Trở thành nhân viên mua hàng, bạn cần học những gì? 

1. Quản lý mối quan hệ tuyệt vời

Những điều bạn nên biết về nhân viên thu mua

Các mối quan hệ tuyệt vời sẽ thường là nền tảng của việc thu mua hiệu quả. Có nhiều mối quan hệ tốt không chỉ giúp cho các bạn làm việc tốt hơn đối với nhà cung cấp, mà còn đảm bảo bạn đáp ứng đúng các nhu cầu của đồng nghiệp hay doanh nghiệp của bạn.

Hãy nhớ rằng những mối quan hệ kinh doanh tuyệt vời để được hình thành dựa trên sự tôn trọng lẫn nhau cũng như là các mối quan hệ cá nhân, điều đó có nghĩa là việc quản lý kỳ vọng và làm việc trong một môi trường minh bạch để luôn làm đúng những gì bạn đã cam kết.

2. Kỹ năng đàm phán mạnh mẽ

Mối quan hệ tốt là nền tảng tuy nhiên kỹ năng đàm phán mạnh mẽ là yếu tố quan trọng để mang lại nhiều giá trị thực cho doanh nghiệp trong khi thực hiện công việc của nhân viên thu mua. Hãy nhớ đàm phán không chỉ là việc kiên trì theo đuổi những mục tiêu của bạn mà còn là việc hiểu và khám phá các nhu cầu cũng như là mục tiêu của đối phương trong bất cứ cuộc thảo luận nào. Khả năng đọc được suy nghĩ của người khác để nhận ra khi nào cần phải thỏa hiệp dựa trên sự hiểu biết đó là một kỹ năng mà các bạn nên nuôi dưỡng. Mỗi cuộc đàm phán là khác nhau, điều đó còn có nghĩa là khả năng linh hoạt của các bạn là một phần rất quan trọng của thành công.

3. Quản lý thời gian hoàn hảo

Đảm bảo hàng hóa được mua hay được giao đúng thời hạn, cụ thể chính là suôn sẻ qua những kênh phê duyệt bắt buộc và đáp ứng nhiều kỳ vọng đưa ra là điều rất quan trọng để giảm thời gian chết và khi tránh gây cản trở năng suất, đảm bảo về chức năng thu mua mang lại hiệu quả cao nhất trong doanh nghiệp của bạn.

Mặc dù môi trường hiện đại với sự hỗ trợ của các công cụ mua sắm điện tử giúp bạn tiết kiệm thời gian trong việc thu mua, tuy nhiên bạn vẫn phải quản lý các khoảng thời gian đó một cách hiệu quả nhất. 

4. Suy nghĩ chiến lược

Tư duy chiến lược có liên quan đến khả năng phân tích để đảm bảo bạn luôn nhìn thấy những vấn đề tiềm ẩn hay nhu cầu sắp tới. Khả năng cập nhật sự thay đổi trong thị trường cung ứng, dự đoán nhu cầu trong tương lai và những điều này cũng có ảnh hưởng thế nào đến các hoạt động kinh doanh giúp cho doanh nghiệp của bạn luôn ở thế cạnh tranh trong một số thị trường năng động 

5. Kỹ năng khi phân tích và đưa ra quyết định

Để trở thành một nhân viên thu mua thành công, các bạn cần có khả năng phân tích và đưa ra việc quyết định (và đôi khi là nhanh chóng). Bạn có thể có nhiều sự lựa chọn về nhà cung cấp và các sản phẩm. Bạn sẽ cần phải chọn một số nhà cung cấp về giá cả, chất lượng, các tùy chọn giao hàng và dịch vụ tổng thể tốt nhất. 

Chẳng hạn, khi phải đưa ra quyết định về loại bao bì khi sử dụng cho sản phẩm, bạn có thể sử dụng giấy thay vì nhựa để thân thiện hơn so với môi trường. Đây có thể là một sự lựa chọn hiệu quả về chi phí tùy thuộc vào ngành nghề tuy nhiên bạn cần phải cân nhắc các yếu tố khác như là nhận diện về thương hiệu tổng thể và mục tiêu của công ty khi đưa ra quyết định. Trong nhiều trường hợp, các bạn cũng cần phải đưa ra những lựa chọn này một cách nhanh chóng nhất.

6. Cập nhật liên tục

Chuyên gia thu mua phải liên tục tự cập nhật về những gì đã xảy ra trên thị trường, kể cả trong và ngoài lĩnh vực về hoạt động. Bằng cách tham gia những hội chợ và sự kiện, bạn có thể phát hiện ra những sản phẩm mới để kết nối được những nhà cung cấp mới với giá cả và cũng như chất lượng hấp dẫn hơn nhằm mục đích mang lại lợi ích tốt nhất cho doanh nghiệp.

VI. Kết luận

Hiện nay, nhân viên thu mua đang ngày càng trở nên “hot” tại doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là trong bối cảnh bùng nổ về công nghệ thông tin giúp cho khoảng cách giữa người thu mua với nhà cung cấp cũng ngày càng rút ngắn. Đây chính là cơ hội cũng là thách thức đối với những bạn mới bước chân vào ngành nghề, chưa có nhiều kinh nghiệm. Hy vọng với những chia sẻ bên trên đây của 123job.vn, các bạn sẽ nắm bắt những thông tin quan trọng và hữu ích nhất cho công việc cũng như là kinh nghiệm xin việc làm vị trí nhân viên thu mua nhé!